Pienyritykset voivat toimia kannattavina yrityksinä, mutta niillä ei voi olla rahaa. Tämän vuoksi niiden kulujen seuranta on elintärkeää niiden ylläpitämiseksi. On olemassa joitakin perustavanlaatuisia taloudellisia lähestymistapoja pienyritysten kulujen seurantaan Excelissä.

Pienen yrityksen kulujenseurannan hahmotelmat voivat vaihdella yrityksestä toiseen. Käyttäjät voivat joko rakentaa itse tyypillisen Excel-taulukon tai käyttää apuna Malli .

Tässä artikkelissa käsittelemme kulujen seurantaa ja sen osatekijöitä sekä menetelmiä, joilla voit seurata pienyritysten kuluja Excelissä.

Lataa Excel-työkirja

Käytä tietokokonaisuutta harjoitteluun tai Malli .

Liiketoiminnan kulujen seuranta

Kunkin menon, sen tarkoituksen ja kuittien seuraaminen tunnetaan nimellä kulujen seuranta Eri syistä jokainen suuri tai pieni yritys tekee niin. Kulujen seuranta auttaa yrityksiä havaitsemaan rahavuotoja, seuraamaan käyttökustannuksia, löytämään kirjausvirheitä, tekemään kannattavia investointeja ja tekemään veroilmoituksia. Kulujen seuranta on ratkaisevassa asemassa liiketoiminnan kestävyyden kannalta.

Yrityskulujen seurantajärjestelmän osat

Yrityksen kulujenseuranta koostuu lukuisista komponenteista. Yritykset voivat kuitenkin sisällyttää niitä omien tarpeidensa mukaan. Alla olevat kohteet ovat tavallaan pakollisia jokaiselle kulujenseurantaohjelmalle. Yritä lisätä tai muuttaa näitä kohteita kulujenseurantaohjelmiin, jotta kulujen seuraaminen olisi helpompaa.

(i) Nimi: Kulut tekevän työntekijän tai henkilön nimi.

(ii) Työntekijän tunnus: Työntekijän ID-numero, jotta voit tarkastella hänen valtakirjojaan.

(iii) Osasto: Sen osaston nimi, johon työntekijä on sijoitettu.

(iv) Johtaja: Kuluja valvovan vastuuhenkilön nimi.

(v) Ajanjakso: Aikataulu aiheutuneiden kulujen puitteissa.

(vi) Kuvaus: Ilmoita aiheutuneiden kulujen tarkoitus.

(vii) Menoluokka: Lisää toistuvia kuluja sarakkeisiin, jotta voit tarkastella niitä kululuokkina.

(viii) Yhteensä: Käytä kaavaa (esim, Sum tai Muut) kokonaismäärien löytämiseksi.

(ix) Viikoittainen tai kuukausittainen seuranta: Tee erilaisia työlehtiä eri ajanjaksoille, kuten viikoille ja kuukausille.

(x) Kuitit: Lisää uskottavuutta lisäävät kuitit (kuvat tai linkit).

(xi) Valtuutettu: Kuluja valvovan henkilön nimi.

2 Helppo tapoja seurata Small Business Expenses Excelissä

Noudata mitä tahansa menetelmää pienten yritysten kulujen seuraamiseksi Excelissä.

Menetelmä 1: Mallin käyttäminen pienten yritysten kulujen seuraamiseen Excelissä

Mallit ovat helppo tapa syöttää syntyneitä kuluja ja seurata niitä. Excel tarjoaa lukuisia malleja taloushallintoon liittyviin tehtäviin, ja kulujen seuranta on yksi niistä. Siirry Exceliin Tiedosto > Uusi > Tyyppi Kulujen seuranta vuonna Hakupalkki . Käyttäjät voivat löytää lukuisia malleja, jotka sopivat niiden kanssa yhteen.

Lue lisää: Kuinka laskea liiketoiminnan tulot ja kulut Excel-taulukossa

Menetelmä 2: Excel-taulukoiden avulla kulujen seurantaan tarkoitetun kuluseurannan luominen

Käyttäjät saattavat haluta räätälöidyn Excel-taulukon, jolla he voivat seurata kulujaan. Siinä tapauksessa he voivat rakentaa oman kuluseurantaohjelman tyhjästä. Tätä varten heidän on noudatettava seuraavia ohjeita.

Vaihe 1: Rahoitustilin tai pankkitilin avaaminen

Yleensä yrityksen omistajat maksavat rahaa tarvittavia kuluja varten. Sen sijaan, että he käsittelisivät pikkurahaa tai muita keinoja, on paljon helpompaa käyttää rahoitustiliä (eli pankkitiliä) rahan antamiseen kuluja varten. Näin hän voi seurata jokaista tapahtumaa ja tarkistaa kulut laskujen tai kuittien perusteella.

Vaihe 2: Kokoa tiedot, jotka ulottuvat tietylle ajanjaksolle.

Jokaisella kuluseurannalla tulisi olla tietty ajanjakso, jonka sisällä se pitää eritellyt kulut. Nämä ajanjaksot voivat olla päiviä, viikkoja tai kuukausia. Yrityksen selvityksestä riippuen käyttäjät voivat muokata kuluseurantaansa siten, että se sisältää tietyt erät tietyn ajanjakson sisällä.

Vaihe 3: Lisää kiinteät tai ei-kiinteät kulut.

Yrityksillä on joitakin kiinteitä kuluja. Ja tietysti on myös joitakin muuttuvia kuluja, jotka vaihtelevat ajoittain. Näissä tapauksissa käyttäjien on kirjattava nämä kulut sitä mukaa kuin niitä syntyy.

Vaihe 4: Säilytä tietty aika merkintöjen syöttämiselle.

Päivien kuluessa syntyneet kulut on kirjattava kuvauksineen. Koska käyttäjät pitävät yllä tiettyä ajanjaksoa, jonka kuluessa kulut kirjataan, heidän on myös noudatettava kiinteää ajankohtaa syntyneiden kulujen kirjaamiselle. Ajankohta voi olla päivän, viikon tai kuukauden lopussa. Tämä suojaa kaksinkertaiselta kirjaamiselta, varmistaa ristiintaulukoinnin ja ylläpitää järjestystä.

Vaihe 5: Kaavojen käyttäminen operaatioiden suorittamiseen

Käyttäjät voivat käyttää Excel-kaavoja kokonaiskulujen löytämiseksi tai muiden laskelmien tekemiseksi. Näiden kaavojen avulla voidaan varmistaa, että aiheutuneet kokonaiskulut saadaan nopeasti selville. Lisäksi niiden avulla voidaan tehdä lisälaskelmia käyttäjien asettamien kriteerien täyttämiseksi. Kulujen seurannassa käytetään SUMMA-funktio kertyneiden kulujen löytämiseksi.

Vaihe 6: Liitä kuittien kuvia tai linkkejä

Yleensä käyttäjät saavat kuitit kuluistaan. On tärkeää, että he kokoavat tai liittävät nämä kuitit kulujen seurantaan kulloisellakin päivämäärällä lisäämällä kuvia tai kuvalinkkejä. Heidän on myös annettava vastaavat summat lisättyjen linkkien viereen.

Vaihe 7: Ristiintaulukointi aiheutuneista kuluista

Kun kaikki kirjaukset on syötetty, käyttäjien on tarkistettava syntyneet kulut kuittien kanssa kerran kuluseurannan toimintakauden aikana. Kirjausten mahdolliset ristiriitaisuudet on käsiteltävä ja kirjattava uudelleen.

Lue lisää: Kuinka tehdä Excel-taulukko kulujen laskentataulukosta (2 sopivaa tapaa)

Päätelmä

Tässä artikkelissa käsittelimme liikekulujen seurantalaitteita ja tapoja seurata pienyrityksen kuluja Excelissä. Lisäksi käyttäjät voivat löytää tarvittavat osat kulujen seurantalaitteesta ja voivat sisällyttää siihen omia osia. He voivat käyttää oheista tietokokonaisuutta harjoitteluun ja mallina kulujensa seuraamiseen. Toivomme, että tämä artikkeli valaisee aihetta riittävästi selventääkseen sinunKommentoi, jos sinulla on lisäkysymyksiä tai jotain lisättävää.