Малый бизнес может работать как прибыльное предприятие, но не иметь денег. Поэтому отслеживание его расходов является жизненно важным для его поддержания. Существует несколько основных финансовых подходов для отслеживания расходов малого бизнеса в Excel.

Набросок программы отслеживания расходов в малом бизнесе может варьироваться от предприятия к предприятию. Пользователи могут либо самостоятельно построить типичную рабочую таблицу Excel, либо использовать Шаблон .

В этой статье мы обсудим отслеживание расходов и его составляющие, а также методы ведения учета расходов малого бизнеса в Excel.

Скачать рабочую книгу Excel

Используйте набор данных для практики или в качестве Шаблон .

Отслеживание деловых расходов

Отслеживание каждого расхода с указанием его целей и квитанций известно как отслеживание расходов По разным причинам каждый крупный или малый бизнес делает это. Отслеживание расходов помогает предприятиям выявлять утечки денег, отслеживать счета за коммунальные услуги, находить ошибки при вводе данных, делать выгодные инвестиции и подавать налоговые декларации. Отслеживание расходов играет важную роль в обеспечении устойчивости бизнеса.

Компоненты программы отслеживания деловых расходов

Трекер расходов состоит из множества компонентов, но предприятия могут включать их в зависимости от своих требований. Нижеперечисленные элементы являются обязательными для каждого трекера расходов. Попробуйте добавить или изменить эти элементы в трекере расходов, чтобы сделать его более удобным для отслеживания расходов.

(i) Имя: Имя сотрудника или лица, осуществляющего расходы.

(ii) Идентификатор сотрудника: ID номер сотрудника для просмотра его/ее учетных данных.

(iii) Департамент: Название отдела, к которому приписан сотрудник.

(iv) Менеджер: Имя ответственного лица, которое следит за расходами.

(v) Период времени: Срок в пределах понесенных расходов.

(vi) Описание: Укажите цель понесенных расходов.

(vii) Категория расходов: Вставляйте повторяющиеся расходы в столбцы, чтобы просматривать их как категории расходов.

(viii) Всего: Используйте формулу (т.е, Сумма или Другие), чтобы найти общие суммы.

(ix) Еженедельное или ежемесячное отслеживание: Сделайте разные рабочие листы для разных периодов времени, например, для недель и месяцев.

(x) Квитанции: Добавьте подтверждения достоверности (изображения или ссылки).

(xi) Уполномочен: Имя человека, который следит за расходами.

2 простых способа вести учет расходов малого бизнеса в Excel

Следуйте любому из этих методов, чтобы вести учет расходов малого бизнеса в Excel.

Метод 1: Использование шаблона для учета расходов малого бизнеса в Excel

Шаблоны - это простой способ ввода понесенных расходов и их отслеживания. Excel предлагает множество шаблонов для решения задач, связанных с финансами, и программа отслеживания расходов - один из них. Перейти в Excel Файл > Новый > Тип Отслеживание расходов в Панель поиска Пользователи могут найти множество шаблонов для них.

Читать далее: Как рассчитать доходы и расходы бизнеса в рабочем листе Excel

Метод 2: Создание журнала расходов с помощью рабочих листов Excel для отслеживания расходов

Пользователи могут захотеть создать собственный рабочий лист Excel для учета своих расходов. В этом случае они могут создать свой собственный журнал учета расходов с нуля. Для этого им необходимо выполнить следующие шаги.

Шаг 1: Открыть финансовый счет или банковский счет

Обычно владельцы бизнеса выделяют деньги на необходимые расходы. Вместо того чтобы работать с мелкой наличностью или другими способами, гораздо проще использовать финансовый счет (т.е. банковский счет) для предоставления денег на расходы. Поступая таким образом, он или она может отслеживать каждую транзакцию для сверки расходов со счетами или квитанциями.

Шаг 2: Соберите данные за определенный период

Каждый трекер расходов должен иметь определенный период времени, в течение которого он хранит детализированные расходы. Эти периоды времени могут быть днями, неделями или месяцами. В зависимости от заявления предприятия, пользователи могут модифицировать свои трекеры расходов для учета определенных статей в течение определенного периода времени.

Шаг 3: Вставьте фиксированные или нефиксированные расходы

Для предприятий существуют постоянные расходы. И, очевидно, есть переменные расходы, которые меняются время от времени. В таких случаях пользователям необходимо вводить эти расходы по мере их возникновения.

Шаг 4: Выдерживайте определенное время для ввода записей

По мере того как проходят дни, понесенные расходы должны вводиться с соответствующим описанием. Поскольку пользователи поддерживают определенный период времени для ввода расходов, они также должны придерживаться фиксированного времени для ввода понесенных расходов. Это время может быть в конце дня, недели или месяца. Это необходимо, потому что это обеспечивает защиту от двойной записи, обеспечивает перекрестное сопоставление и сохраняет последовательность.

Шаг 5: Использование формул для выполнения операций

Для нахождения общей суммы расходов или других расчетов пользователи могут использовать формулы Excel. Выполнение этих формул обеспечивает быстрое нахождение общей суммы понесенных расходов. Кроме того, они позволяют проводить дальнейшие расчеты в соответствии с любыми критериями, установленными пользователями. В программе отслеживания расходов мы используем функция SUM чтобы найти накопленные расходы.

Шаг 6: Прикрепите изображения или ссылки на квитанции

Как правило, пользователи получают квитанции о произведенных расходах. Важно, чтобы они составили или прикрепили эти квитанции к трекеру расходов за соответствующие даты, вставив изображения или ссылки на изображения. Также необходимо указать соответствующие суммы рядом со вставленными ссылками.

Шаг 7: Перекрестная проверка понесенных расходов

После ввода всех записей пользователям необходимо перепроверить понесенные расходы с чеками один раз за период работы системы отслеживания расходов. Любое несоответствие в записях должно быть устранено и введено заново.

Читайте также: Как сделать таблицу расходов в Excel (2 удобных способа)

Заключение

В этой статье мы обсудили трекеры расходов и способы учета расходов малого бизнеса в Excel. Кроме того, пользователи могут найти необходимые компоненты трекера расходов и включить в него свои собственные компоненты. Они могут использовать прилагаемый набор данных для практики и в качестве шаблона для учета своих расходов. Надеемся, что эта статья прольет достаточно света на тему, чтобы прояснить ваши вопросы.понимание. Прокомментируйте, если у вас есть дополнительные вопросы или вам есть что добавить.