Малий бізнес може працювати як прибуткове підприємство, але може не мати грошей. Як наслідок, відстеження його витрат є життєво важливим для його підтримки. Існує кілька фундаментальних фінансових підходів для відстеження витрат малого бізнесу в Excel.

Контур відстеження витрат малого бізнесу може відрізнятися від бізнесу до бізнесу. Користувачі можуть або створити типовий робочий аркуш Excel самостійно, або використовувати Шаблон .

У цій статті ми розглянемо облік витрат та його складові, а також способи ведення обліку витрат малого бізнесу в Excel.

Завантажити книгу Excel

Використовуйте набір даних для практики або в якості Шаблон .

Відстеження бізнес-витрат

Ведення обліку кожної витрати, з їх призначенням і надходженням, називається контроль витрат З різних причин це робить кожен великий чи малий бізнес. Трекер витрат допомагає бізнесу виявляти витоки коштів, відстежувати рахунки за комунальні послуги, знаходити помилки при введенні даних, робити вигідні інвестиції та подавати податкові декларації. Відстеження витрат відіграє вирішальну роль у забезпеченні стійкості бізнесу.

Компоненти трекеру бізнес-витрат

Бізнес-трекер витрат складається з численних компонентів, але підприємства можуть включати їх залежно від своїх потреб. Наведені нижче елементи є обов'язковими для кожного трекера витрат. Спробуйте додати або змінити ці елементи в трекерах витрат, щоб зробити їх більш зручними для відстеження витрат.

(i) Ім'я: ПІБ працівника або особи, яка здійснює витрати.

(ii) Посвідчення працівника: Ідентифікаційний номер працівника для перегляду його облікових даних.

(iii) Департамент: Назва підрозділу, до якого призначається працівник.

(iv) Менеджер: Прізвище відповідальної особи, яка контролює витрати.

(v) Часовий проміжок: Терміни в межах понесених витрат.

(vi) Опис: Вказати мету понесених витрат.

(vii) Категорія витрат: Вставте періодичні витрати в колонки, щоб переглянути їх як категорії витрат.

(viii) Усього: Використовуйте формулу (тобто, Сума або Інші), щоб знайти Загальні суми.

(ix) Щотижневе або щомісячне відстеження: Зробіть різні робочі аркуші для різних періодів часу, наприклад, тижнів і місяців.

(x) Квитанції: Додайте підтвердження для достовірності (зображення або посилання).

(xi) Уповноважений: ПІБ особи, яка здійснює контроль за витратами.

2 простих способи обліку витрат малого бізнесу в Excel

Скористайтеся будь-яким із способів обліку витрат малого бізнесу в Excel.

Спосіб 1: Використання шаблону для обліку витрат малого бізнесу в Excel

Шаблони - це простий спосіб вводити понесені витрати та відстежувати їх. Excel пропонує безліч шаблонів для фінансових завдань, і трекер витрат є одним з них. Перейти до Excel Файл > Новий Тип Трекер витрат в Рядок пошуку Користувачі можуть знайти численні шаблони для роботи з ними.

Читати далі: Як розрахувати доходи та витрати бізнесу в таблиці Excel

Спосіб 2: Створення трекера витрат з використанням таблиць Excel для обліку витрат

Користувачі можуть захотіти мати власну таблицю Excel для відстеження своїх витрат. У такому випадку вони можуть створити власний трекер витрат з нуля. Для цього їм потрібно виконати наступні кроки.

Крок 1: Відкрийте фінансовий або банківський рахунок

Зазвичай, власники бізнесу виділяють гроші на необхідні витрати. Замість того, щоб мати справу з дрібною готівкою або іншими засобами, набагато простіше використовувати фінансовий рахунок (тобто банківський рахунок) для забезпечення грошей на витрати. Таким чином, він або вона може відстежувати кожну транзакцію, щоб звірити витрати з рахунками або квитанціями.

Крок 2: Збір даних за певний період

Кожна система відстеження витрат повинна мати певний період часу, протягом якого вона зберігає деталізовані витрати. Ці періоди можуть бути днями, тижнями або місяцями. Залежно від звітності підприємства, користувачі можуть модифікувати свої системи відстеження витрат, щоб врахувати певні статті витрат протягом певного періоду часу.

Крок 3: Вставте фіксовані або нефіксовані витрати

Для бізнесу є фіксовані витрати, і, очевидно, є змінні витрати, які змінюються час від часу. У таких випадках користувачі повинні вводити ці витрати по мірі їх виникнення.

Крок 4: Дотримуйтесь певного часу для введення записів

З плином часу понесені витрати повинні вводитися з відповідним описом. Оскільки користувачі підтримують певний часовий період для введення витрат, вони також повинні дотримуватися фіксованого часу для введення понесених витрат. Час може бути в кінці дня, тижня або місяця. Це пов'язано з тим, що це забезпечує захист від подвійного введення, забезпечує перехресну перевірку та підтримує послідовність.

Крок 5: Використання формул для виконання операцій

Для знаходження загальної суми витрат або інших розрахунків користувачі можуть використовувати формули Excel. Виконання цих формул забезпечує швидке знаходження загальної суми понесених витрат, а також дозволяє проводити подальші розрахунки за будь-якими критеріями, встановленими користувачами. У трекері витрат ми використовуємо функція SUM знайти накопичені витрати.

Крок 6: Прикріпіть зображення або посилання на квитанції

Як правило, користувачі отримують квитанції про понесені витрати. Важливо, щоб вони компілювали або прикріплювали ці квитанції до трекеру витрат за відповідні дати, вставляючи зображення або посилання на зображення. Крім того, вони повинні вказувати відповідні суми поруч із вставленими посиланнями.

Крок 7: Перехресна перевірка понесених витрат

Після введення всіх проводок, користувачі повинні один раз за період роботи трекера витрат звірити понесені витрати з надходженнями. Будь-яка невідповідність у проводках повинна бути усунута і внесена повторно відповідно.

Детальніше: Як створити таблицю витрат в Excel (2 способи)

Висновок

У цій статті ми обговорили трекери бізнес-витрат та способи відстеження витрат малого бізнесу в Excel. Крім того, користувачі можуть знайти необхідні компоненти трекера витрат і можуть включати власні компоненти. Вони можуть використовувати доданий набір даних для практики та як шаблон для відстеження своїх витрат. Ми сподіваємось, що ця стаття проливає достатньо світла на тему, щоб прояснити вашіКоментуйте, якщо у вас є додаткові запитання або ви хочете щось додати.