Le piccole imprese possono essere gestite come imprese redditizie, ma possono non avere soldi. Di conseguenza, tenere traccia delle loro spese è fondamentale per sostenerle. Esistono alcuni approcci finanziari fondamentali per tenere traccia delle spese delle piccole imprese in Excel.

Lo schema di un tracciatore di spese per piccole imprese può variare da azienda ad azienda. Gli utenti possono costruire da soli un tipico foglio di lavoro di Excel o utilizzare un programma di Modello .

In questo articolo parleremo del monitoraggio delle spese e dei suoi componenti, nonché dei metodi per tenere traccia delle spese delle piccole imprese in Excel.

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Utilizzate il set di dati per esercitarvi o come Modello .

Monitoraggio delle spese aziendali

Tenere traccia di ogni spesa, con i relativi scopi e le ricevute, è noto come monitoraggio delle spese Per vari motivi, ogni azienda grande o piccola lo fa. Tracciamento delle spese aiuta le aziende a individuare le perdite di denaro, a tracciare le bollette, a trovare gli errori di registrazione, a effettuare investimenti redditizi e a presentare le dichiarazioni dei redditi. La tracciabilità delle spese svolge un ruolo cruciale nella sostenibilità aziendale.

Componenti del Tracker delle spese aziendali

Un tracker delle spese aziendali è costituito da numerosi componenti, che le aziende possono includere a seconda delle loro esigenze. I seguenti elementi sono obbligatori per ogni tracker delle spese. Cercate di aggiungere o modificare questi elementi nei tracker delle spese per renderli più convenienti.

(i) Nome: Nome del dipendente o della persona che effettua le spese.

(ii) ID dipendente: Numero di identificazione del dipendente per visualizzare le sue credenziali.

(iii) Dipartimento: Nome del reparto a cui il dipendente è assegnato.

(iv) Manager: Nome del responsabile che controlla le spese.

(v) Periodo di tempo: L'arco temporale delle spese sostenute.

(vi) Descrizione: Indicare lo scopo delle spese sostenute.

(vii) Categoria di spesa: Inserire le spese ricorrenti in colonne per visualizzarle come categorie di spesa.

(viii) Totale: Utilizzare la formula (ad es, Somma o Altri) per trovare gli importi totali.

(ix) Tracciamento settimanale o mensile: Preparate fogli di lavoro diversi per periodi di tempo diversi, come settimane e mesi.

(x) Ricevute: Aggiungete le ricevute per rendere credibile il documento (immagini o link).

(xi) Autorizzato da: Il nome della persona che controlla le spese.

2 metodi semplici per tenere traccia delle spese di una piccola azienda in Excel

Seguite uno dei metodi per tenere traccia delle spese delle piccole imprese in Excel.

Metodo 1: utilizzare un modello per tenere traccia delle spese della piccola impresa in Excel

I modelli sono un modo semplice per inserire le spese sostenute e tenerne traccia. Excel offre numerosi modelli per attività di tipo finanziario, tra cui quello per la tracciabilità delle spese. Vai a Excel File > Nuovo Tipo Tracciamento delle spese nel Barra di ricerca Gli utenti possono trovare numerosi modelli da abbinare.

Per saperne di più: Come calcolare le entrate e le uscite aziendali in un foglio di lavoro Excel

Metodo 2: Creare un registro delle spese utilizzando i fogli di lavoro di Excel per tenere traccia delle spese

Gli utenti potrebbero desiderare un foglio di lavoro Excel personalizzato per tenere traccia delle loro spese. In questo caso, possono costruire il proprio tracker delle spese da zero. Per farlo, devono seguire i seguenti passaggi.

Passo 1: aprire un conto finanziario o bancario

Di solito, i titolari d'azienda erogano denaro per le spese necessarie. Invece di gestire la piccola cassa o altri mezzi, è molto più facile utilizzare un conto finanziario (ad esempio, un conto bancario) per fornire denaro per le spese. In questo modo, è possibile tracciare ogni transazione per verificare le spese rispetto alle fatture o alle ricevute.

Fase 2: Compilazione di dati che si estendono in un determinato periodo

Ogni tracker delle spese dovrebbe avere un periodo di tempo specifico entro il quale contenere le spese dettagliate. Questi periodi di tempo possono essere giorni, settimane o mesi. A seconda della dichiarazione dell'azienda, gli utenti possono modificare i loro tracker delle spese in modo da includere determinate voci in un periodo di tempo specifico.

Fase 3: Inserire le spese fisse o non fisse

Per le aziende esistono alcune spese fisse e, ovviamente, alcune spese variabili che variano di volta in volta. In questi casi, gli utenti devono inserire le spese man mano che si verificano.

Fase 4: Mantenere un orario specifico per l'inserimento delle voci

Con il passare dei giorni, le spese sostenute devono essere inserite con la loro rispettiva descrizione. Come gli utenti mantengono un certo periodo di tempo per l'inserimento delle spese, devono anche seguire un orario fisso per l'inserimento delle spese sostenute. L'orario può essere alla fine di un giorno, di una settimana o di un mese. Questo perché offre una protezione dalla doppia registrazione, assicura la corrispondenza incrociata e mantiene la sequenza.

Passo 5: Utilizzare le formule per eseguire le operazioni

Per trovare il totale delle spese o per altri calcoli, gli utenti possono utilizzare le formule di Excel. L'esecuzione di queste formule garantisce una rapida individuazione del totale delle spese sostenute. Inoltre, consentono di effettuare ulteriori calcoli per soddisfare qualsiasi criterio stabilito dagli utenti. Nel tracker delle spese, utilizziamo la funzione SOMMA per trovare le spese accumulate.

Passo 6: allegare immagini o link delle ricevute

In genere, gli utenti ottengono le ricevute per le spese sostenute. È importante che compilino o alleghino tali ricevute al tracker delle spese per le rispettive date, inserendo immagini o link a immagini. Inoltre, devono fornire i rispettivi importi accanto ai link inseriti.

Fase 7: Controllo incrociato delle spese sostenute

Dopo aver inserito tutte le voci, gli utenti devono effettuare un controllo incrociato tra le spese sostenute e le ricevute una volta nel periodo di funzionamento del tracker delle spese. Eventuali discrepanze nelle voci devono essere eliminate e reinserite di conseguenza.

Per saperne di più: Come creare un foglio di calcolo delle spese in Excel (2 modi adatti)

Conclusione

In questo articolo abbiamo parlato di tracciatori di spese aziendali e di come tenere traccia delle spese di una piccola impresa in Excel. Inoltre, gli utenti possono trovare i componenti necessari di un tracciatore di spese e possono includere componenti propri. Possono utilizzare il set di dati allegato per esercitarsi e come modello per tenere traccia delle loro spese. Speriamo che questo articolo faccia abbastanza luce sull'argomento per chiarire le vostreSe avete ulteriori domande o avete qualcosa da aggiungere, commentate.