کسب و کارهای کوچک را می توان به عنوان شرکت های سودآور اداره کرد اما نمی توانند پولی داشته باشند. در نتیجه، ردیابی هزینه های آنها برای حفظ آنها حیاتی است. برخی از رویکردهای مالی اساسی برای پیگیری هزینه‌های کسب‌وکار کوچک در اکسل وجود دارد.

طرح کلی یک ردیاب هزینه‌های کسب‌وکار کوچک ممکن است از کسب‌وکاری به کسب‌وکار دیگر متفاوت باشد. کاربران می توانند به تنهایی یک کاربرگ معمولی اکسل بسازند یا از یک قالب استفاده کنند.

در این مقاله، ما ردیابی هزینه و اجزای آن را نیز مورد بحث قرار خواهیم داد. به‌عنوان روش‌هایی برای پیگیری هزینه‌های کسب‌وکارهای کوچک در اکسل.

دانلود کتاب کار اکسل

از مجموعه داده برای تمرین یا به‌عنوان الگو استفاده کنید.

ردیابی هزینه های کسب و کار

پیگیری هر هزینه، با آنها اهداف و رسیدها، به عنوان ردیابی هزینه شناخته می شود. به دلایل مختلف، هر کسب و کار بزرگ یا کوچکی این کار را انجام می دهد. ردیاب هزینه به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا نشت پول را شناسایی کنند، صورت‌حساب‌های آب و برق را ردیابی کنند، اشتباهات ورودی را پیدا کنند، سرمایه‌گذاری‌های سودآور انجام دهند و اظهارنامه مالیاتی را ثبت کنند. ردیابی هزینه نقش مهمی در پایداری کسب و کار دارد.

اجزای ردیاب هزینه های کسب و کار

ردیاب هزینه های کسب و کار از اجزای متعددی تشکیل شده است. اما کسب‌وکارها بسته به خواسته‌هایشان می‌توانند آنها را شامل شوند. موارد زیر برای هر ردیاب هزینه اجباری است. تلاش كردنبرای افزودن یا اصلاح این موارد در ردیاب‌های هزینه‌ها برای راحت‌تر کردن ردیابی هزینه‌ها.

(i) نام: نام کارمند یا شخصی که هزینه‌ها را انجام می‌دهد.

(ii) شناسه کارمند: شماره شناسه کارمند برای مشاهده اعتبار وی.

(iii) بخش: نام بخشی که کارمند به آن اختصاص داده شده است. به.

(iv) مدیر: نام مسئولی که هزینه ها را بررسی می کند.

(v) دوره زمانی: زمان چارچوب در هزینه های انجام شده.

(vi) توضیحات: هدف هزینه های انجام شده را ارائه دهید.

(vii) دسته هزینه: درج هزینه‌های تکرارشونده در ستون‌ها برای مشاهده آنها به عنوان دسته‌های هزینه.

(viii) مجموع: از فرمول (به عنوان مثال، جمع یا موارد دیگر) برای یافتن مجموع مبالغ استفاده کنید.

(ix) پیگیری هفتگی یا ماهانه: کاربرگ های مختلف برای دوره های زمانی مختلف مانند هفته ها و ماه ها ایجاد کنید.

(x) رسیدها: افزودن رسید برای اعتبار (تصاویر یا پیوندها).

(xi) مجوز توسط: نام شخصی که هزینه ها را نظارت می کند.

2 روش آسان برای پیگیری هزینه های کسب و کارهای کوچک در اکسل

هر یک از روش ها را برای پیگیری هزینه های مشاغل کوچک در اکسل دنبال کنید. .

روش 1: استفاده از یک الگو برای پیگیری هزینه‌های کسب‌وکارهای کوچک در اکسل

الگوها روشی آسان برای وارد کردن هزینه‌های انجام شده و ردیابی آنها هستند. اکسل قالب های متعددی را برایوظایف مربوط به مالی، و ردیاب هزینه یکی از آنهاست. به Excel File > New > Expense Tracker را در Search Bar تایپ کنید. کاربران ممکن است الگوهای متعددی برای همراهی با آنها پیدا کنند.

بیشتر بخوانید: نحوه محاسبه درآمد و هزینه کسب و کار در کاربرگ اکسل

روش 2: ایجاد یک ردیاب هزینه با استفاده از کاربرگ های Excel برای پیگیری هزینه ها

کاربران ممکن است یک کاربرگ سفارشی اکسل برای پیگیری هزینه های خود بخواهند. در این صورت، آنها می توانند ردیاب هزینه های خود را از ابتدا بسازند. برای انجام این کار، آنها باید مراحل زیر را دنبال کنند.

مرحله 1: باز کردن یک حساب مالی یا حساب بانکی

معمولاً، صاحبان مشاغل برای هزینه های مورد نیاز پول پرداخت می کنند. به جای رسیدگی به پول نقد یا وسایل دیگر، استفاده از یک حساب مالی (به عنوان مثال، یک حساب بانکی) برای تهیه پول برای هزینه ها بسیار آسان تر است. با انجام این کار، او می‌تواند هر تراکنش را برای تأیید هزینه‌ها در برابر قبض‌ها یا رسیدها ردیابی کند.

مرحله 2: جمع‌آوری داده‌ها گسترش یک دوره معین

هر ردیاب هزینه باید دارای دوره زمانی مشخصی است که در آن هزینه های تفصیلی را نگهداری می کند. این دوره های زمانی می تواند روز، هفته یا ماه باشد. بسته به بیانیه کسب و کار، کاربران می‌توانند ردیاب‌های هزینه خود را تغییر دهند تا اقلام خاصی را در یک دوره زمانی خاص جای دهند.

مرحله 3: درج هزینه‌های ثابت یا غیر ثابت

برای مشاغل، هزینه های ثابتی وجود دارد. و بدیهی است که برخی از هزینه های متغیر وجود دارد که از زمان به زمان متفاوت است. در این موارد، کاربران باید آن هزینه‌ها را به محض وقوع وارد کنند.

مرحله 4: یک زمان مشخص برای وارد کردن ورودی‌ها حفظ کنید

با گذشت روزها، هزینه‌های متحمل شده باید با توضیحات مربوطه وارد شوند. از آنجایی که کاربران دوره زمانی مشخصی را برای وارد کردن هزینه‌ها در نظر می‌گیرند، آنها همچنین باید یک زمان ثابت را برای وارد کردن هزینه‌های انجام شده دنبال کنند. زمان می تواند در پایان یک روز، هفته یا ماه باشد. این به این دلیل است که از ورود دوگانه محافظت می کند، تطابق متقاطع را تضمین می کند و توالی را حفظ می کند.

مرحله 5: از فرمول ها برای انجام عملیات استفاده کنید

برای یافتن کل هزینه ها یا سایر محاسبات، کاربران می توانند از فرمول های Excel استفاده کنند. اجرای آن فرمول ها، یافتن سریع کل هزینه های متحمل شده را تضمین می کند. همچنین، آنها به محاسبات بیشتر اجازه می دهند تا هر معیاری را که توسط کاربران تعیین شده است، برآورده کنند. در ردیاب هزینه، از تابع SUM برای یافتن هزینه های انباشته شده استفاده می کنیم.

مرحله 6: تصاویر یا پیوندهای رسیدها را پیوست کنید

به طور کلی، کاربران برای هزینه هایی که متحمل می شوند رسید دریافت می کنند. مهم است که آنها با درج تصاویر یا پیوندهای تصویر، این رسیدها را برای تاریخ های مربوطه به ردیاب هزینه کامپایل یا پیوست کنند. همچنین، آنها باید مقادیر مربوطه را در مجاورت پیوندهای درج شده ارائه دهند.

مرحله7: بررسی متقاطع هزینه های انجام شده

پس از وارد کردن همه ورودی ها، کاربران باید یک بار در دوره عملیاتی ردیاب هزینه، هزینه های انجام شده را با رسید بررسی کنند. هر گونه عدم تطابق در ورودی ها باید برطرف شود و بر اساس آن دوباره وارد شود.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد یک صفحه گسترده هزینه در اکسل (2 روش مناسب)

نتیجه گیری

در این مقاله، ردیاب‌های هزینه کسب‌وکار و راه‌های پیگیری هزینه‌های کسب‌وکارهای کوچک در اکسل را مورد بحث قرار دادیم. همچنین، کاربران می توانند اجزای لازم یک ردیاب هزینه را پیدا کنند و می توانند اجزای خود را در بر گیرند. آنها می توانند از مجموعه داده پیوست شده برای تمرین و به عنوان یک الگو برای پیگیری هزینه های خود استفاده کنند. امیدواریم این مقاله به اندازه کافی روشنگر موضوع باشد تا درک شما را روشن کند. اگر سؤالات بیشتری دارید یا چیزی برای اضافه کردن دارید، نظر دهید.