Mažos įmonės gali būti valdomos kaip pelningos įmonės, tačiau gali neturėti pinigų. Todėl jų išlaidų stebėjimas yra gyvybiškai svarbus norint jas išlaikyti. Yra keletas pagrindinių finansinių metodų, kaip "Excel" programoje stebėti mažos įmonės išlaidas.

Smulkiojo verslo išlaidų sekimo programos metmenys gali skirtis priklausomai nuo įmonės. Vartotojai gali patys susikurti tipinę "Excel" darbalapį arba naudoti Šablonas .

Šiame straipsnyje aptarsime išlaidų stebėjimą ir jo sudedamąsias dalis, taip pat metodus, kaip "Excel" programoje stebėti smulkiojo verslo išlaidas.

Atsisiųsti "Excel" darbaknygę

Naudokite duomenų rinkinį praktiškai arba kaip Šablonas .

Verslo išlaidų stebėjimas

Kiekvienų išlaidų, jų tikslų ir kvitų apskaita vadinama išlaidų stebėjimas Dėl įvairių priežasčių tai daro kiekviena didelė ar maža įmonė. Išlaidų seklys padeda įmonėms nustatyti pinigų nutekėjimą, sekti komunalinių paslaugų sąskaitas, rasti įvedimo klaidas, atlikti pelningas investicijas ir pateikti mokesčių deklaracijas. Išlaidų sekimas yra labai svarbus verslo tvarumui.

Verslo išlaidų sekimo programos sudedamosios dalys

Verslo išlaidų sekimo programą sudaro daug komponentų. Tačiau įmonės gali juos įtraukti priklausomai nuo savo poreikių. Toliau išvardyti elementai yra tarsi privalomi kiekvienai išlaidų sekimo programai. Pasistenkite įtraukti arba pakeisti šiuos elementus į išlaidų sekimo programas, kad būtų patogiau sekti išlaidas.

(i) Vardas ir pavardė: Darbuotojo arba asmens, kuris patiria išlaidas, vardas ir pavardė.

(ii) Darbuotojo ID: darbuotojo ID numerį, kad galėtumėte peržiūrėti jo įgaliojimus.

(iii) Departamentas: Skyriaus, kuriam priskirtas darbuotojas, pavadinimas.

(iv) Vadybininkas: Atsakingo asmens, kuris peržiūri išlaidas, vardas ir pavardė.

(v) Laikotarpis: Laikotarpis, per kurį patiriamos išlaidos.

(vi) Aprašymas: Nurodykite patirtų išlaidų paskirtį.

(vii) Išlaidų kategorija: Į stulpelius įterpkite pasikartojančias išlaidas, kad galėtumėte jas peržiūrėti kaip išlaidų kategorijas.

(viii) Iš viso: Naudokite formulę (pvz, Suma arba Kiti), kad rastumėte bendrą sumą.

(ix) Savaitės arba mėnesio stebėjimas: Sukurkite skirtingus darbo lapus skirtingiems laikotarpiams, pavyzdžiui, savaitėms ir mėnesiams.

(x) Įplaukos: Pridėkite patikimumo patvirtinimus (paveikslėlius arba nuorodas).

(xi) Įgaliotas: Išlaidas kontroliuojančio asmens vardas ir pavardė.

2 Lengvi būdai sekti smulkaus verslo išlaidas "Excel

Vadovaukitės bet kuriuo iš šių būdų, kad galėtumėte stebėti smulkiojo verslo išlaidas "Excel" programoje.

1 būdas: šablono naudojimas mažos įmonės išlaidoms apskaityti "Excel" programoje

Šablonai - tai paprastas būdas įvesti patirtas išlaidas ir jas stebėti. "Excel" siūlo daugybę šablonų, skirtų su finansais susijusioms užduotims atlikti, o išlaidų stebėjimo šablonas yra vienas iš jų. Eikite į "Excel Failas > Naujas > Tipas Išlaidų seklys į Paieškos juosta Vartotojai gali rasti daugybę šablonų.

Skaityti daugiau: Kaip apskaičiuoti verslo pajamas ir išlaidas "Excel" darbalapyje

2 būdas: išlaidų sekimo programos sukūrimas naudojant "Excel" darbalapius išlaidoms sekti

Naudotojai gali norėti turėti pritaikytą "Excel" darbalapį savo išlaidoms sekti. Tokiu atveju jie gali susikurti savo išlaidų sekimo programą nuo nulio. Norėdami tai padaryti, jie turi atlikti toliau nurodytus veiksmus.

1 žingsnis: atidarykite finansinę sąskaitą arba banko sąskaitą

Paprastai verslo savininkai išmoka pinigus būtinoms išlaidoms. Užuot tvarkę smulkias pinigų sumas ar naudojęsi kitomis priemonėmis, daug paprasčiau naudoti finansinę sąskaitą (t. y. banko sąskaitą) išlaidoms padengti. Tokiu būdu jis ar ji gali stebėti kiekvieną operaciją ir patikrinti išlaidas pagal sąskaitas ar kvitus.

2 veiksmas: surinkite duomenis, išplečiančius tam tikrą laikotarpį

Kiekviena išlaidų sekimo priemonė turėtų turėti konkretų laikotarpį, per kurį joje būtų laikomos detalizuotos išlaidos. Šie laikotarpiai gali būti dienos, savaitės arba mėnesiai. Atsižvelgdami į įmonės ataskaitą, naudotojai gali modifikuoti savo išlaidų sekimo priemones, kad į jas būtų galima įtraukti tam tikrus elementus per konkretų laikotarpį.

3 veiksmas: įveskite fiksuotas arba nefiksuotas išlaidas

Įmonėse yra tam tikrų fiksuotų išlaidų. Ir, aišku, yra tam tikrų kintamų išlaidų, kurios laikas nuo laiko kinta. Tokiais atvejais naudotojai turi įvesti šias išlaidas, kai jos atsiranda.

4 veiksmas: nustatykite konkretų įrašų įvedimo laiką

Bėgant dienoms, patirtas išlaidas reikia įvesti su atitinkamu jų aprašymu. Kadangi naudotojai išlaiko tam tikrą laikotarpį, per kurį turi įvesti išlaidas, jie taip pat turi laikytis nustatyto laiko, per kurį turi įvesti patirtas išlaidas. Šis laikas gali būti dienos, savaitės ar mėnesio pabaiga. Taip daroma todėl, kad tai apsaugo nuo dvigubo įrašymo, užtikrina kryžminį atitikimą ir išlaiko seką.

5 veiksmas: naudokite formules operacijoms atlikti

Norėdami rasti bendrą išlaidų sumą ar atlikti kitus skaičiavimus, naudotojai gali naudoti "Excel" formules. Šių formulių atlikimas užtikrina greitą visų patirtų išlaidų nustatymą. Be to, jos leidžia atlikti tolesnius skaičiavimus pagal bet kokius naudotojų nustatytus kriterijus. Išlaidų stebėjimo programoje naudojame SUM funkcija rasti sukauptas išlaidas.

6 veiksmas: pridėkite kvitų vaizdus arba nuorodas

Paprastai naudotojai gauna patirtų išlaidų kvitus. Svarbu, kad jie surinktų arba pridėtų tuos kvitus prie išlaidų sekimo programos atitinkamomis datomis, įterpdami paveikslėlius arba paveikslėlių nuorodas. Be to, jie turi nurodyti atitinkamas sumas šalia įterptų nuorodų.

7 veiksmas: kryžminis patirtų išlaidų patikrinimas

Įvedę visus įrašus, naudotojai kartą per išlaidų sekimo programos veiklos laikotarpį turi sutikrinti patirtas išlaidas su kvitais. Į bet kokius įrašų neatitikimus reikia atkreipti dėmesį ir juos atitinkamai įvesti iš naujo.

Skaitykite daugiau: Kaip "Excel" programoje sukurti išlaidų skaičiuoklę (2 tinkami būdai)

Išvada

Šiame straipsnyje aptarėme verslo išlaidų sekimo įrankius ir būdus, kaip "Excel" programoje sekti smulkiojo verslo išlaidas. Be to, naudotojai gali rasti būtinus išlaidų sekimo įrankio komponentus ir įtraukti savo komponentus. Pridėtą duomenų rinkinį jie gali naudoti praktiškai ir kaip šabloną savo išlaidoms sekti. Tikimės, kad šis straipsnis pakankamai nušviečia šią temą, kad paaiškėtų jūsųsupratimas. Jei turite papildomų klausimų ar norite ką nors pridurti, komentuokite.