Bizneset e vogla mund të drejtohen si ndërmarrje fitimprurëse, por nuk mund të kenë para. Si rezultat, gjurmimi i shpenzimeve të tyre është jetik për mbajtjen e tyre. Ka disa qasje themelore financiare për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të biznesit të vogël në Excel.

Përmbledhja e një gjurmuesi të shpenzimeve të biznesit të vogël mund të ndryshojë nga biznesi në biznes. Përdoruesit mund të ndërtojnë vetë një fletë pune tipike të Excel-it ose të përdorin një Shembull .

Në këtë artikull, ne do të diskutojmë gjithashtu përcjelljen e shpenzimeve dhe komponentët e tij si metoda për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të biznesit të vogël në Excel.

Shkarko Excel Workbook

Përdor grupin e të dhënave për të praktikuar ose si një Shembull .

Ndjekja e shpenzimeve të biznesit

Mbjekja e çdo shpenzimi, me qëllimet dhe arkëtimet, njihet si gjurmimi i shpenzimeve . Për arsye të ndryshme, çdo biznes i madh apo i vogël e bën këtë. Gjurmuesi i shpenzimeve ndihmon bizneset të identifikojnë rrjedhjet e parave, të gjurmojnë faturat e shërbimeve, të gjejnë gabime në hyrje, të bëjnë investime të vlefshme për fitim dhe të paraqesin deklarata tatimore. Monitorimi i shpenzimeve luan një rol vendimtar në qëndrueshmërinë e biznesit.

Përbërësit e gjurmuesit të shpenzimeve të biznesit

Një gjurmues i shpenzimeve të biznesit përbëhet nga komponentë të shumtë. Por bizneset mund t'i përfshijnë ato në varësi të kërkesave të tyre. Artikujt e mëposhtëm janë disi të detyrueshëm për çdo gjurmues shpenzimesh. Provonipër të shtuar ose modifikuar këta zëra në gjurmuesit e shpenzimeve për ta bërë më të përshtatshëm gjurmimin e shpenzimeve.

(i) Emri: Emri i punonjësit ose personit që bën shpenzimet.

0>(ii) ID e punonjësit: Numri i identifikimit të punonjësit për të parë kredencialet e tij/saj.

(iii) Departamenti: Emri i departamentit që punonjësi i është caktuar te.

(iv) Menaxheri: Emri i personit përgjegjës që shqyrton shpenzimet.

(v) Periudha kohore: Koha kornizë brenda shpenzimeve të bëra.

(vi) Përshkrim: Jep qëllimin e shpenzimeve të bëra.

(vii) Kategoria e shpenzimeve: Fut shpenzimet e përsëritura në kolona për t'i parë ato si kategori shpenzimesh.

(viii) Totali: Përdor formulën (d.m.th., Suma ose të tjera) për të gjetur shumat totale.

(ix) Ndjekja javore ose mujore: Bëni fletë pune të ndryshme për periudha të ndryshme kohore, si p.sh. javë dhe muaj.

(x) Futjet: Shto fatura për besueshmëri (imazhe ose lidhje).

(xi) Autorizuar nga: Emri i personi që monitoron shpenzimet.

2 Metoda të thjeshta për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të biznesit të vogël në Excel

Ndiq ndonjë nga metodat për të mbajtur shënim shpenzimet e biznesit të vogël në Excel .

Metoda 1: Përdorimi i një shablloni për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të biznesit të vogël në Excel

Modelët janë një mënyrë e thjeshtë për të futur shpenzimet e bëra dhe për t'i gjurmuar ato. Excel ofron modele të shumta përdetyrat e lidhura me financat, dhe gjurmuesi i shpenzimeve është një prej tyre. Shkoni te Excel Skedari > I ri > Shkruani Gjurmuesi i shpenzimeve në Shilli i kërkimit . Përdoruesit mund të gjejnë modele të shumta për t'u shoqëruar me ta.

Lexo më shumë: Si të llogariten të ardhurat dhe shpenzimet e biznesit në fletën e punës në Excel

Metoda 2: Krijimi i një gjurmuesi të shpenzimeve duke përdorur fletë pune të Excel për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve

Përdoruesit mund të dëshirojnë një fletë pune të personalizuar në Excel për të mbajtur nën kontroll shpenzimet e tyre. Në atë rast, ata mund të ndërtojnë gjurmuesin e tyre të shpenzimeve nga e para. Për ta bërë këtë, ata duhet të ndjekin hapat e mëposhtëm.

Hapi 1: Hapni një llogari financiare ose llogari bankare

Zakonisht, pronarët e bizneseve japin para për shpenzimet e kërkuara. Në vend që të trajtoni paratë e imta ose mjete të tjera, është shumë më e lehtë të përdorni një llogari financiare (d.m.th., një llogari bankare) për të siguruar para për shpenzimet. Duke vepruar kështu, ai ose ajo mund të gjurmojë çdo transaksion për të verifikuar shpenzimet kundrejt faturave ose faturave.

Hapi 2: Përpilimi i të dhënave duke zgjeruar një periudhë të caktuar

Çdo gjurmues shpenzimesh duhet të ketë një periudhë të caktuar kohore brenda së cilës mban shpenzimet e detajuara. Këto periudha mund të jenë ditë, javë ose muaj. Në varësi të deklaratës së biznesit, përdoruesit mund të modifikojnë gjurmuesit e tyre të shpenzimeve për të akomoduar artikuj të caktuar brenda një periudhe të caktuar kohore.

Hapi 3: Fut Shpenzimet fikse ose jo fikse

Për bizneset ka disa shpenzime fikse. Dhe padyshim, ka disa shpenzime të ndryshueshme që ndryshojnë herë pas here. Në ato raste, përdoruesit duhet t'i fusin ato shpenzime ashtu siç ndodhin.

Hapi 4: Mbani një kohë specifike për futjen e shënimeve

Me kalimin e ditëve, shpenzimet e bëra duhet të futen me përshkrimin e tyre përkatës. Duke qenë se përdoruesit mbajnë një periudhë të caktuar kohore për të futur shpenzimet brenda, ata gjithashtu duhet të ndjekin një kohë fikse për të futur shpenzimet e bëra. Koha mund të jetë në fund të një dite, jave ose muaji. Kjo është për shkak se ofron mbrojtje nga futja e dyfishtë, siguron përputhjen e kryqëzuar dhe ruan sekuencën.

Hapi 5: Përdorni formulat për të kryer operacione

Për të gjetur shpenzimet totale ose llogaritje të tjera, përdoruesit mund të përdorin formulat e Excel. Kryerja e këtyre formulave siguron gjetje të shpejta të shpenzimeve totale të kryera. Gjithashtu, ato lejojnë llogaritjet e mëtejshme për të përmbushur çdo kriter të caktuar nga përdoruesit. Në gjurmuesin e shpenzimeve, ne përdorim funksionin SUM për të gjetur shpenzimet e grumbulluara.

Hapi 6: Bashkangjit imazhet ose lidhjet e faturave

Në përgjithësi, përdoruesit marrin fatura për shpenzimet që bëjnë. Është e rëndësishme që ata t'i përpilojnë ose t'i bashkëngjisin ato fatura në gjurmuesin e shpenzimeve për datat përkatëse duke futur imazhe ose lidhje imazhesh. Gjithashtu, ata duhet të japin shumat përkatëse ngjitur me lidhjet e futura.

Hapi7: Kontrolli i kryqëzuar i shpenzimeve të bëra

Pas futjes së të gjitha hyrjeve, përdoruesit duhet të kryqëzojnë shpenzimet e bëra me faturat një herë në periudhën operative të gjurmuesit të shpenzimeve. Çdo mospërputhje në hyrje duhet të adresohet dhe të rifutet në përputhje me rrethanat.

Lexo më shumë: Si të bëni një tabelë shpenzimesh në Excel (2 mënyra të përshtatshme)

Përfundim

Në këtë artikull, ne diskutuam gjurmuesit e shpenzimeve të biznesit dhe mënyrat për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të biznesit të vogël në Excel. Gjithashtu, përdoruesit mund të gjejnë komponentët e nevojshëm të një gjurmuesi shpenzimesh dhe mund të përfshijnë komponentë të tyre. Ata mund të përdorin të dhënat e bashkangjitura për të praktikuar dhe si një model për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të tyre. Shpresojmë që ky artikull të hedhë dritë të mjaftueshme mbi temën për të sqaruar mirëkuptimin tuaj. Komentoni nëse keni pyetje të mëtejshme ose keni ndonjë gjë për të shtuar.