Maaaring patakbuhin ang maliliit na negosyo bilang mga negosyong kumikita ngunit maaaring walang pera. Bilang resulta, ang pagsubaybay sa kanilang mga gastos ay mahalaga para sa pagpapanatili sa kanila. Mayroong ilang pangunahing paraan sa pananalapi upang masubaybayan ang mga gastos sa maliliit na negosyo sa Excel.

Ang balangkas ng isang tagasubaybay ng gastos sa maliit na negosyo ay maaaring mag-iba sa bawat negosyo. Maaaring bumuo ang mga user ng karaniwang Excel worksheet nang mag-isa o gumamit ng Template .

Sa artikulong ito, tatalakayin din natin ang pagsubaybay sa gastos at ang mga bahagi nito. bilang mga paraan para subaybayan ang mga gastusin sa maliit na negosyo sa Excel.

I-download ang Excel Workbook

Gamitin ang dataset para magsanay o bilang Template .

Pagsubaybay sa Mga Gastos sa Negosyo

Pagsubaybay sa bawat gastos, kasama ng kanilang mga layunin at resibo, ay kilala bilang pagsubaybay sa gastos . Para sa iba't ibang dahilan, ginagawa ito ng bawat malaki o maliit na negosyo. Tinutulungan ng Expense Tracker ang mga negosyo na tukuyin ang mga paglabas ng pera, subaybayan ang mga bill ng utility, maghanap ng mga error sa pagpasok, gumawa ng mga pamumuhunan na karapat-dapat sa kita, at mag-file ng mga tax return. Ang pagsubaybay sa gastos ay gumaganap ng isang mahalagang bahagi sa pagpapanatili ng negosyo.

Mga Bahagi ng Tagasubaybay ng Mga Gastusin sa Negosyo

Ang isang tagasubaybay ng gastos sa negosyo ay binubuo ng maraming bahagi. Ngunit maaaring isama sila ng mga negosyo depende sa kanilang mga pangangailangan. Ang mga item sa ibaba ay uri ng mandatory para sa bawat tagasubaybay ng gastos. Subukan moupang idagdag o baguhin ang mga item na ito sa mga tagasubaybay ng gastos upang gawing mas maginhawa ang pagsubaybay sa mga gastos.

(i) Pangalan: Pangalan ng empleyado o taong gumagawa ng mga gastos.

(ii) Employee ID: ID number ng empleyado para tingnan ang kanyang mga kredensyal.

(iii) Department: Pangalan ng departamentong itinalaga sa empleyado sa.

(iv) Manager: Pangalan ng taong namamahala na tumitingin sa mga gastos.

(v) Tagal ng Oras: Ang oras frame sa loob ng mga gastos na natamo.

(vi) Paglalarawan: Ibigay ang layunin ng mga natamo na gastos.

(vii) Kategorya ng Gastos: Ipasok umuulit na mga gastos sa mga column upang tingnan ang mga ito bilang mga kategorya ng gastos.

(viii) Kabuuan: Gumamit ng formula (i.e., Sum o Iba pa) upang mahanap ang Kabuuang halaga.

(ix) Lingguhan o Buwanang Pagsubaybay: Gumawa ng iba't ibang worksheet para sa iba't ibang yugto ng panahon gaya ng mga linggo, at buwan.

(x) Mga Resibo: Magdagdag mga resibo para sa kredibilidad (mga larawan o link).

(xi) Pinapahintulutan Ni: Ang pangalan ng taong sumusubaybay sa mga gastos.

2 Madaling Paraan para Subaybayan ang Mga Gastos sa Maliit na Negosyo sa Excel

Sundin ang alinman sa mga paraan upang masubaybayan ang mga gastos sa maliliit na negosyo sa Excel .

Paraan 1: Paggamit ng Template para Subaybayan ang Mga Gastos sa Maliit na Negosyo sa Excel

Ang mga template ay isang madaling paraan upang maipasok ang mga natamo na gastos at subaybayan ang mga ito. Nag-aalok ang Excel ng maraming mga template para samga gawaing nauugnay sa pananalapi, at isa sa mga ito ang tagasubaybay ng gastos. Pumunta sa Excel File > Bago > I-type ang Expense Tracker sa Search Bar . Maaaring makakita ang mga user ng maraming template na sasamahan sa kanila.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Kalkulahin ang Kita at Gastos ng Negosyo sa Excel Worksheet

Paraan 2: Paglikha ng Expense Tracker Gamit ang Excel Worksheets para Subaybayan ang mga Gastos

Maaaring gusto ng mga user ng customized na Excel worksheet upang masubaybayan ang kanilang mga gastos. Sa kasong iyon, maaari silang bumuo ng kanilang sariling tracker ng gastos mula sa simula. Para magawa ito, kailangan nilang sundin ang mga sumusunod na hakbang.

Hakbang 1: Magbukas ng Financial Account o Bank Account

Karaniwan, ang mga may-ari ng negosyo ay naglalabas ng pera para sa mga kinakailangang gastusin. Sa halip na humawak ng petty cash o iba pang paraan, mas madaling gumamit ng financial account (i.e., bank account) para magbigay ng pera para sa mga gastusin. Sa paggawa nito, masusubaybayan niya ang bawat transaksyon upang i-verify ang mga gastos laban sa mga singil o resibo.

Hakbang 2: Mag-compile ng Data na Pagpapalawak ng Ilang Panahon

Ang bawat tagasubaybay ng gastos ay dapat magkaroon ng isang tiyak na yugto ng panahon kung saan ito nagtataglay ng mga naka-itemize na gastos. Ang mga yugto ng panahon na ito ay maaaring mga araw, linggo, o buwan. Depende sa pahayag ng negosyo, maaaring baguhin ng mga user ang kanilang mga tagasubaybay ng gastos upang ma-accommodate ang ilang partikular na item sa loob ng isang partikular na yugto ng panahon.

Hakbang 3: Maglagay ng mga Fixed o Non-fixed Expenses

Para sa mga negosyo, may ilang nakapirming gastos. At malinaw naman, may ilang mga variable na gastos na nag-iiba sa pana-panahon. Sa mga sitwasyong iyon, kailangang ipasok ng mga user ang mga gastos na iyon kapag nangyari ang mga ito.

Hakbang 4: Panatilihin ang Tukoy na Oras para sa Pag-input ng Mga Entry

Sa pagdaan ng mga araw, natamo ang mga gastos kailangang ilagay sa kani-kanilang paglalarawan. Habang ang mga user ay nagpapanatili ng isang tiyak na yugto ng panahon upang ipasok ang mga gastos sa loob, kailangan din nilang sumunod sa isang nakapirming oras upang maipasok ang mga natamo na gastos. Ang oras ay maaaring nasa katapusan ng isang araw, linggo, o buwan. Ito ay dahil nag-aalok ito ng proteksyon mula sa double entry, tinitiyak ang cross-matching, at pinapanatili ang pagkakasunud-sunod.

Hakbang 5: Gumamit ng Mga Formula upang Magsagawa ng Mga Operasyon

Upang mahanap ang kabuuang gastos o iba pang mga kalkulasyon, maaaring gumamit ang mga user ng mga formula ng Excel. Ang pagsasagawa ng mga formula na iyon ay nagsisiguro ng mabilis na mga natuklasan ng kabuuang mga gastos. Gayundin, pinapayagan nila ang mga karagdagang kalkulasyon upang matugunan ang anumang pamantayang itinakda ng mga user. Sa tracker ng gastos, ginagamit namin ang ang function na SUM upang mahanap ang mga naipon na gastos.

Hakbang 6: Mag-attach ng Mga Larawan o Link ng Mga Resibo

Sa pangkalahatan, nakakakuha ang mga user ng mga resibo para sa mga gastos na kanilang natamo. Mahalagang i-compile o ilakip nila ang mga resibo na iyon sa tracker ng gastos para sa kani-kanilang mga petsa sa pamamagitan ng paglalagay ng mga larawan o link ng larawan. Gayundin, kailangan nilang magbigay ng kaukulang halaga na katabi ng mga inilagay na link.

Hakbang7: I-cross-Check ang mga Natamo na Gastos

Pagkatapos ipasok ang lahat ng mga entry, kailangang i-cross-check ng mga user ang mga natamo na gastos na may mga resibo nang isang beses sa panahon ng pagpapatakbo ng expense tracker. Anumang hindi pagkakatugma sa mga entry ay dapat na matugunan at muling ipasok nang naaayon.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Expense Spreadsheet sa Excel (2 Angkop na Paraan)

Konklusyon

Sa artikulong ito, tinalakay namin ang mga tagasubaybay ng gastos sa negosyo at mga paraan upang masubaybayan ang mga gastos sa maliliit na negosyo sa Excel. Gayundin, mahahanap ng mga user ang mga kinakailangang bahagi ng isang tracker ng gastos at maaaring magsama ng mga bahagi ng kanilang sarili. Magagamit nila ang naka-attach na dataset para magsanay at bilang template para subaybayan ang kanilang mga gastos. Umaasa kami na ang artikulong ito ay nagbibigay ng sapat na liwanag sa paksa upang linawin ang iyong pag-unawa. Magkomento kung mayroon kang karagdagang katanungan o may idadagdag.