สารบัญ
ธุรกิจขนาดเล็กสามารถดำเนินการเป็นองค์กรที่ทำกำไรได้ แต่ต้องไม่มีเงิน ด้วยเหตุนี้ การติดตามค่าใช้จ่ายของพวกเขาจึงมีความสำคัญต่อการดำรงชีวิตของพวกเขา มีแนวทางทางการเงินพื้นฐานบางประการในการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel
โครงร่างของเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กอาจแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ ผู้ใช้สามารถสร้างแผ่นงาน Excel ทั่วไปด้วยตนเองหรือใช้ เทมเพลต ก็ได้
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการติดตามค่าใช้จ่ายและส่วนประกอบต่างๆ ด้วยเช่นกัน เป็นวิธีการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel
ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel
ใช้ชุดข้อมูลเพื่อฝึกฝนหรือเป็น เทมเพลต .
การติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก.xlsx
การติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจ
การติดตามค่าใช้จ่ายแต่ละรายการด้วย วัตถุประสงค์และใบเสร็จรับเงิน เรียกว่า การติดตามค่าใช้จ่าย ด้วยเหตุผลหลายประการ ธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กทุกแห่งจึงทำเช่นนั้น ตัวติดตามค่าใช้จ่าย ช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุการรั่วไหลของเงิน ติดตามค่าสาธารณูปโภค ค้นหาข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ทำการลงทุนที่คุ้มค่า และยื่นแบบแสดงรายการภาษี การติดตามค่าใช้จ่ายมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อความยั่งยืนของธุรกิจ
ส่วนประกอบของตัวติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
ตัวติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจประกอบด้วยองค์ประกอบมากมาย แต่ธุรกิจสามารถรวมไว้ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขา รายการด้านล่างเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมด ลองเพื่อเพิ่มหรือแก้ไขรายการเหล่านี้ในตัวติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อให้สะดวกยิ่งขึ้นในการติดตามค่าใช้จ่าย
(i) ชื่อ: ชื่อพนักงานหรือบุคคลที่ออกค่าใช้จ่าย
(ii) รหัสพนักงาน: หมายเลขประจำตัวของพนักงานเพื่อดูข้อมูลประจำตัวของเขา/เธอ
(iii) แผนก: ชื่อแผนกที่พนักงานได้รับมอบหมาย ถึง.
(iv) ผู้จัดการ: ชื่อของผู้รับผิดชอบที่ดูแลภาพรวมของค่าใช้จ่าย
(v) ช่วงเวลา: เวลา กรอบภายในค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
(vi) รายละเอียด: ระบุวัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
(vii) หมวดค่าใช้จ่าย: ใส่ ค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำในคอลัมน์เพื่อดูเป็นประเภทค่าใช้จ่าย
(viii) ทั้งหมด: ใช้สูตร (เช่น ผลรวม หรืออื่นๆ) เพื่อหายอดรวม
(ix) การติดตามรายสัปดาห์หรือรายเดือน: สร้างแผ่นงานที่แตกต่างกันสำหรับช่วงเวลาต่างๆ เช่น สัปดาห์และเดือน
(x) ใบเสร็จรับเงิน: เพิ่ม ใบเสร็จรับเงินเพื่อความน่าเชื่อถือ (รูปภาพหรือลิงก์)
(xi) อนุญาตโดย: ชื่อของ ผู้ตรวจสอบค่าใช้จ่าย
2 วิธีง่ายๆ ในการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel
ทำตามวิธีใดก็ได้เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel .
วิธีที่ 1: การใช้เทมเพลตเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel
เทมเพลตเป็นวิธีที่ง่ายในการป้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านั้น Excel มีเทมเพลตมากมายสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการเงิน และตัวติดตามค่าใช้จ่ายก็เป็นหนึ่งในนั้น ไปที่ Excel ไฟล์ > ใหม่ > พิมพ์ ตัวติดตามค่าใช้จ่าย ใน แถบค้นหา ผู้ใช้อาจพบเทมเพลตมากมายที่เหมาะกับพวกเขา
อ่านเพิ่มเติม: วิธีคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายทางธุรกิจในแผ่นงาน Excel
วิธีที่ 2: การสร้างตัวติดตามค่าใช้จ่ายโดยใช้แผ่นงาน Excel เพื่อติดตามค่าใช้จ่าย
ผู้ใช้อาจต้องการแผ่นงาน Excel ที่กำหนดเองเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของตน ในกรณีนั้น พวกเขาสามารถสร้างตัวติดตามค่าใช้จ่ายของตนเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น ในการทำเช่นนั้น พวกเขาต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: เปิดบัญชีการเงินหรือบัญชีธนาคาร
โดยปกติแล้ว เจ้าของธุรกิจจะจ่ายเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็น แทนที่จะจัดการเงินสดย่อยหรือวิธีอื่น การใช้บัญชีการเงิน (เช่น บัญชีธนาคาร) เพื่อเตรียมเงินสำหรับค่าใช้จ่ายจะง่ายกว่ามาก เมื่อทำเช่นนั้น เขาหรือเธอสามารถติดตามธุรกรรมแต่ละรายการเพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายเทียบกับใบเรียกเก็บเงินหรือใบเสร็จรับเงิน
ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมข้อมูลเพื่อขยายช่วงเวลาหนึ่ง
เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายแต่ละรายการควร มีช่วงเวลาที่กำหนดซึ่งถือเป็นรายการค่าใช้จ่าย ช่วงเวลาเหล่านี้อาจเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือนก็ได้ ผู้ใช้สามารถแก้ไขตัวติดตามค่าใช้จ่ายของตนเพื่อให้รองรับบางรายการภายในระยะเวลาที่กำหนด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคำชี้แจงของธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 3: ใส่ค่าใช้จ่ายคงที่หรือไม่คงที่
สำหรับธุรกิจ มีค่าใช้จ่ายคงที่บางส่วน และเห็นได้ชัดว่ามีค่าใช้จ่ายผันแปรบางอย่างที่แตกต่างกันไปตามช่วงเวลา ในกรณีดังกล่าว ผู้ใช้จำเป็นต้องป้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: รักษาเวลาเฉพาะสำหรับการป้อนข้อมูลรายการ
เมื่อเวลาผ่านไป ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จะต้องป้อนพร้อมกับคำอธิบายที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากผู้ใช้รักษาช่วงเวลาที่แน่นอนในการป้อนค่าใช้จ่ายภายใน พวกเขาจึงต้องปฏิบัติตามเวลาที่กำหนดเพื่อป้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เวลาอาจเป็นเมื่อสิ้นสุดวัน สัปดาห์ หรือเดือนก็ได้ เนื่องจากมีการป้องกันการเข้าซ้ำซ้อน รับรองการจับคู่ข้าม และรักษาลำดับ
ขั้นตอนที่ 5: ใช้สูตรเพื่อดำเนินการ
หากต้องการค้นหาค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือการคำนวณอื่นๆ ผู้ใช้อาจใช้สูตร Excel การดำเนินการตามสูตรเหล่านี้ช่วยให้สามารถค้นหาค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้การคำนวณเพิ่มเติมเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยผู้ใช้ ในเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย เราใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อค้นหาค่าใช้จ่ายสะสม
ขั้นตอนที่ 6: แนบรูปภาพหรือลิงก์ของใบเสร็จ
โดยทั่วไป ผู้ใช้จะได้รับใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมหรือแนบใบเสร็จรับเงินเหล่านั้นกับตัวติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับวันที่ที่เกี่ยวข้องโดยการแทรกรูปภาพหรือลิงก์รูปภาพ นอกจากนี้ พวกเขาต้องระบุจำนวนเงินตามลำดับที่อยู่ติดกับลิงก์ที่แทรก
ขั้นตอน7: ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
หลังจากป้อนรายการทั้งหมดแล้ว ผู้ใช้จำเป็นต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นพร้อมกับใบเสร็จรับเงินหนึ่งครั้งในรอบระยะเวลาการทำงานของตัวติดตามค่าใช้จ่าย รายการที่ไม่ตรงกันควรได้รับการแก้ไขและป้อนใหม่ตามลำดับ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดทำสเปรดชีตค่าใช้จ่ายใน Excel (2 วิธีที่เหมาะสม)
สรุป
ในบทความนี้ เราได้กล่าวถึงเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและวิธีติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กใน Excel นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถค้นหาส่วนประกอบที่จำเป็นของตัวติดตามค่าใช้จ่ายและสามารถรวมส่วนประกอบของตนเองได้ พวกเขาสามารถใช้ชุดข้อมูลที่แนบมาเพื่อฝึกฝนและเป็นแม่แบบในการติดตามค่าใช้จ่ายของพวกเขา เราหวังว่าบทความนี้จะให้ความกระจ่างเพียงพอในหัวข้อนี้เพื่อชี้แจงความเข้าใจของคุณ แสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือมีอะไรเพิ่มเติม
