Kleine Unternehmen können zwar profitabel sein, aber kein Geld haben. Daher ist die Verfolgung ihrer Ausgaben für ihren Fortbestand unerlässlich. Es gibt einige grundlegende Finanzansätze, um die Ausgaben von Kleinunternehmen in Excel zu verfolgen.

Die Gliederung eines Kostenverzeichnisses für Kleinunternehmen kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Die Nutzer können entweder selbst eine typische Excel-Tabelle erstellen oder ein Vorlage .

In diesem Artikel besprechen wir die Kostenerfassung und ihre Komponenten sowie Methoden, um die Ausgaben von Kleinunternehmen in Excel zu erfassen.

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Verwenden Sie den Datensatz zum Üben oder als Vorlage .

Verfolgung von Geschäftsausgaben

Die Aufzeichnung der einzelnen Ausgaben mit ihren Verwendungszwecken und Belegen wird als Ausgabenüberwachung Aus verschiedenen Gründen tut dies jedes große oder kleine Unternehmen. Expense Tracker hilft Unternehmen, Geldverluste zu erkennen, Versorgungsrechnungen zu verfolgen, Eingabefehler zu finden, gewinnbringende Investitionen zu tätigen und Steuererklärungen einzureichen. Die Kostenverfolgung spielt eine entscheidende Rolle für die Nachhaltigkeit eines Unternehmens.

Komponenten des Business Expenses Tracker

Ein Spesenplaner besteht aus zahlreichen Komponenten, die Unternehmen je nach Bedarf hinzufügen können. Die folgenden Elemente sind für jeden Spesenplaner obligatorisch. Versuchen Sie, diese Elemente in Spesenplaner hinzuzufügen oder zu ändern, um die Erfassung der Ausgaben zu vereinfachen.

(i) Name: Name des Mitarbeiters oder der Person, die die Ausgaben tätigt.

(ii) Mitarbeiter-ID: ID-Nummer des Mitarbeiters, um seine Anmeldedaten einzusehen.

(iii) Abteilung: Name der Abteilung, der der Mitarbeiter zugeordnet ist.

(iv) Manager: Name der verantwortlichen Person, die den Überblick über die Ausgaben hat.

(v) Zeitspanne: Der zeitliche Rahmen für die entstandenen Kosten.

(vi) Beschreibung: Geben Sie den Zweck der entstandenen Kosten an.

(vii) Ausgabenkategorie: Fügen Sie wiederkehrende Ausgaben in Spalten ein, um sie als Ausgabenkategorien anzuzeigen.

(viii) Insgesamt: Formel verwenden (z.B., Summe oder Andere), um die Gesamtbeträge zu ermitteln.

(ix) Wöchentliche oder monatliche Verfolgung: Erstellen Sie verschiedene Arbeitsblätter für unterschiedliche Zeiträume wie Wochen und Monate.

(x) Quittungen: Fügen Sie Belege für die Glaubwürdigkeit hinzu (Bilder oder Links).

(xi) Autorisiert durch: Der Name der Person, die die Ausgaben überwacht.

2 einfache Methoden, um die Ausgaben eines Kleinunternehmens in Excel zu erfassen

Befolgen Sie eine der Methoden, um die Ausgaben von Kleinunternehmen in Excel zu erfassen.

Methode 1: Verwendung einer Vorlage zur Verfolgung von Ausgaben für kleine Unternehmen in Excel

Vorlagen sind ein einfacher Weg, um anfallende Ausgaben einzugeben und zu verfolgen. Excel bietet zahlreiche Vorlagen für finanzbezogene Aufgaben, und der Ausgabenplaner ist eine davon. Zu Excel gehen Datei > Neu > Typ Expense Tracker im Suchleiste Die Benutzer finden zahlreiche Vorlagen, die zu ihnen passen.

Lesen Sie mehr: Berechnung von Geschäftseinnahmen und -ausgaben in einem Excel-Arbeitsblatt

Methode 2: Erstellen eines Ausgabenprotokolls mit Excel-Arbeitsblättern, um die Ausgaben zu verfolgen

Wenn Sie ein individuelles Excel-Arbeitsblatt wünschen, um Ihre Ausgaben zu erfassen, können Sie Ihre eigene Ausgabenübersicht erstellen. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.

Schritt 1: Eröffnung eines Finanzkontos oder Bankkontos

In der Regel geben Unternehmer Geld für notwendige Ausgaben aus. Anstatt mit einer Portokasse oder anderen Mitteln zu hantieren, ist es viel einfacher, ein Finanzkonto (z. B. ein Bankkonto) zu verwenden, um Geld für Ausgaben bereitzustellen. Auf diese Weise kann er oder sie jede Transaktion verfolgen, um die Ausgaben mit Rechnungen oder Quittungen zu vergleichen.

Schritt 2: Zusammenstellung von Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg

Jede Kostenerfassung sollte einen bestimmten Zeitraum haben, in dem die einzelnen Ausgaben erfasst werden. Diese Zeiträume können Tage, Wochen oder Monate sein. Je nach den Angaben des Unternehmens können die Benutzer ihre Kostenerfassung so anpassen, dass bestimmte Posten innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfasst werden.

Schritt 3: Fixe oder nicht fixe Ausgaben einfügen

Für Unternehmen gibt es einige feste Ausgaben. Und natürlich gibt es einige variable Ausgaben, die von Zeit zu Zeit variieren. In diesen Fällen müssen die Benutzer diese Ausgaben eingeben, wenn sie anfallen.

Schritt 4: Behalten Sie eine bestimmte Zeit für die Eingabe von Einträgen bei

Im Laufe der Tage müssen die angefallenen Ausgaben mit ihrer jeweiligen Beschreibung eingegeben werden. Da die Benutzer einen bestimmten Zeitraum für die Eingabe der Ausgaben einhalten, müssen sie auch einen festen Zeitpunkt für die Eingabe der angefallenen Ausgaben einhalten. Dieser Zeitpunkt kann am Ende eines Tages, einer Woche oder eines Monats liegen. Dies bietet Schutz vor Doppeleingaben, gewährleistet einen Abgleich und hält die Reihenfolge ein.

Schritt 5: Verwenden von Formeln zur Durchführung von Operationen

Um die Gesamtausgaben oder andere Berechnungen zu ermitteln, können die Benutzer Excel-Formeln verwenden. Die Ausführung dieser Formeln gewährleistet eine schnelle Ermittlung der gesamten angefallenen Ausgaben. Außerdem ermöglichen sie weitere Berechnungen, um die vom Benutzer festgelegten Kriterien zu erfüllen. Im Ausgaben-Tracker verwenden wir die Funktion SUMME um die kumulierten Ausgaben zu ermitteln.

Schritt 6: Bilder oder Links von Quittungen anhängen

In der Regel erhalten die Nutzer Quittungen für Ausgaben, die sie getätigt haben. Es ist wichtig, dass sie diese Quittungen für die jeweiligen Daten zusammenstellen oder an den Ausgaben-Tracker anhängen, indem sie Bilder oder Bild-Links einfügen. Außerdem müssen sie die entsprechenden Beträge neben den eingefügten Links angeben.

Schritt 7: Gegenprüfung der angefallenen Kosten

Nach der Eingabe aller Einträge müssen die Benutzer die angefallenen Ausgaben einmal während des Betriebszeitraums des Spesenverzeichnisses mit den Quittungen abgleichen. Jede Unstimmigkeit in den Einträgen sollte angesprochen und entsprechend neu eingegeben werden.

Lesen Sie mehr: Wie man eine Ausgabentabelle in Excel erstellt (2 geeignete Methoden)

Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir uns mit der Verfolgung von Geschäftsausgaben in Excel befasst. Außerdem können die Benutzer die notwendigen Komponenten einer Kostenverfolgung finden und eigene Komponenten hinzufügen. Sie können den beigefügten Datensatz zum Üben und als Vorlage für die Verfolgung ihrer Ausgaben verwenden. Wir hoffen, dass dieser Artikel genug Licht auf das Thema wirft, um IhreKommentieren Sie, wenn Sie weitere Fragen haben oder etwas hinzufügen möchten.