جدول المحتويات
يمكن إدارة الأعمال الصغيرة كمؤسسات مربحة ولكن لا تملك المال. نتيجة لذلك ، يعد تتبع نفقاتهم أمرًا حيويًا لاستمرارهم. هناك بعض الأساليب المالية الأساسية لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel.
قد يختلف مخطط تعقب مصروفات الأعمال الصغيرة من شركة إلى أخرى. يمكن للمستخدمين إما إنشاء ورقة عمل Excel نموذجية بأنفسهم أو استخدام قالب .
في هذه المقالة ، سنناقش تتبع النفقات ومكوناتها أيضًا كطرق لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel.
تنزيل مصنف Excel
استخدم مجموعة البيانات للتدرب أو كقالب .
تتبع مصاريف الأعمال الصغيرة. xlsx
تتبع نفقات الأعمال
تتبع كل حساب ، مع الأغراض والإيصالات ، يُعرف باسم تتبع المصروفات . لأسباب مختلفة ، كل شركة كبيرة أو صغيرة تفعل ذلك. يساعد Expense Tracker الشركات على تحديد تسرب الأموال ، وتتبع فواتير الخدمات ، والعثور على أخطاء الإدخال ، وإجراء استثمارات جديرة بالربح ، وتقديم الإقرارات الضريبية. يلعب تتبع النفقات دورًا مهمًا في استدامة الأعمال.
مكونات تعقب نفقات الأعمال
يتكون متعقب نفقات الأعمال من عدة مكونات. لكن الشركات يمكن أن تشملهم حسب مطالبهم. العناصر أدناه إلزامية نوعًا ما لكل متتبع حساب. محاولةلإضافة هذه العناصر أو تعديلها في أجهزة تعقب النفقات لجعلها أكثر ملاءمة لتتبع النفقات.
(i) الاسم: اسم الموظف أو الشخص الذي يتحمل النفقات. 0> (ii) معرف الموظف: رقم معرف الموظف لعرض بيانات اعتماده.
(iii) القسم: اسم القسم الذي تم تعيينه للموظف إلى.
(iv) المدير: اسم الشخص المسؤول الذي يلقي نظرة عامة على النفقات.
(v) الفترة الزمنية: الوقت ضمن النفقات المتكبدة.
(vi) الوصف: قدم الغرض من النفقات المتكبدة.
(vii) فئة المصاريف: إدراج المصاريف المتكررة في الأعمدة لعرضها كفئات مصروفات.
(viii) الإجمالي: استخدم الصيغة (على سبيل المثال ، Sum أو أخرى) للعثور على المبالغ الإجمالية.
(ix) التتبع الأسبوعي أو الشهري: قم بعمل أوراق عمل مختلفة لفترات زمنية مختلفة مثل الأسابيع والأشهر.
(x) الإيصالات: إضافة إيصالات للمصداقية (صور أو روابط).
(xi) مفوض بواسطة: اسم الشخص الذي يراقب النفقات.
2 طرق سهلة لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel
اتبع أيًا من الطرق لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel .
الطريقة الأولى: استخدام قالب لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel
تعد القوالب طريقة سهلة لإدخال النفقات المتكبدة وتتبعها. يقدم Excel العديد من القوالب لـالمهام المتعلقة بالشؤون المالية ، ومن بينها أداة تعقب النفقات. انتقل إلى Excel File & gt؛ New & gt؛ اكتب تعقب النفقات في شريط البحث . قد يجد المستخدمون العديد من القوالب التي يمكن استخدامها معهم.
اقرأ المزيد: كيفية حساب الدخل والمصروفات التجارية في ورقة عمل Excel
الطريقة الثانية: إنشاء أداة تعقب النفقات باستخدام أوراق عمل Excel لتتبع النفقات
قد يرغب المستخدمون في الحصول على ورقة عمل Excel مخصصة لتتبع نفقاتهم. في هذه الحالة ، يمكنهم إنشاء أداة تعقب النفقات الخاصة بهم من البداية. للقيام بذلك ، يجب عليهم اتباع الخطوات التالية:
الخطوة 1: افتح حسابًا ماليًا أو حسابًا مصرفيًا
عادةً ، يقوم أصحاب الأعمال بصرف الأموال مقابل النفقات المطلوبة. بدلاً من التعامل مع المصروفات النثرية أو غيرها من الوسائل ، من الأسهل كثيرًا استخدام حساب مالي (أي حساب مصرفي) لتوفير الأموال لتغطية النفقات. من خلال القيام بذلك ، يمكنه تتبع كل معاملة للتحقق من النفقات مقابل الفواتير أو الإيصالات. لها فترة زمنية محددة تحتفظ خلالها بمصروفات مفصلة. يمكن أن تكون هذه الفترات الزمنية أيامًا أو أسابيع أو شهورًا. اعتمادًا على بيان النشاط التجاري ، يمكن للمستخدمين تعديل أدوات تعقب النفقات الخاصة بهم لاستيعاب عناصر معينة خلال فترة زمنية محددة.
الخطوة 3: إدراج النفقات الثابتة أو غير الثابتة
للشركات ، هناك بعض النفقات الثابتة. ومن الواضح أن هناك بعض النفقات المتغيرة التي تختلف من وقت لآخر. في هذه الحالات ، يحتاج المستخدمون إلى إدخال هذه النفقات عند حدوثها.
الخطوة 4: احتفظ بوقت محدد لإدخال الإدخالات
مع مرور الأيام ، تكبد النفقات يجب إدخالها مع وصف كل منها. نظرًا لأن المستخدمين يحتفظون بفترة زمنية معينة لإدخال النفقات فيها ، فإنهم يحتاجون أيضًا إلى اتباع وقت محدد لإدخال النفقات المتكبدة. يمكن أن يكون الوقت في نهاية يوم أو أسبوع أو شهر. هذا لأنه يوفر الحماية من الإدخال المزدوج ، ويضمن المطابقة المتبادلة ، ويحافظ على التسلسل.
الخطوة 5: استخدم الصيغ لإجراء العمليات
للعثور على إجمالي النفقات أو العمليات الحسابية الأخرى ، يمكن للمستخدمين استخدام صيغ Excel. يضمن تنفيذ هذه الصيغ نتائج سريعة لإجمالي النفقات المتكبدة. كما أنها تسمح بإجراء المزيد من العمليات الحسابية لتلبية أي معايير يحددها المستخدمون. في أداة تعقب النفقات ، نستخدم وظيفة SUM للعثور على النفقات المتراكمة.
الخطوة 6: إرفاق صور الإيصالات أو الروابط
بشكل عام ، يحصل المستخدمون على إيصالات بالنفقات التي يتكبدونها. من المهم أن يقوموا بتجميع أو إرفاق هذه الإيصالات بمتعقب النفقات للتواريخ المعنية عن طريق إدراج الصور أو روابط الصور. أيضًا ، يجب عليهم تقديم المبالغ ذات الصلة المجاورة للروابط المدرجة.
الخطوة7: تحقق من المصاريف المتكبدة
بعد إدخال جميع الإدخالات ، يحتاج المستخدمون إلى التحقق من النفقات المتكبدة مع الإيصالات مرة واحدة في فترة تشغيل أداة تعقب النفقات. يجب معالجة أي عدم تطابق في الإدخالات وإعادة إدخالها وفقًا لذلك.
اقرأ المزيد: كيفية عمل جدول بيانات للنفقات في Excel (طريقتان مناسبتان)
الخاتمة
في هذه المقالة ، ناقشنا أدوات تعقب نفقات الأعمال وطرق تتبع نفقات الأعمال الصغيرة في Excel. أيضًا ، يمكن للمستخدمين العثور على المكونات الضرورية لمتتبع النفقات ويمكن أن يتضمنوا مكونات خاصة بهم. يمكنهم استخدام مجموعة البيانات المرفقة للتدرب وكقالب لتتبع نفقاتهم. نأمل أن تلقي هذه المقالة الضوء الكافي على الموضوع لتوضيح فهمك. قم بالتعليق إذا كان لديك مزيد من الاستفسارات أو لديك أي شيء تضيفه.
