Hvor bra ville det være om cellene fylles automatisk? Mesteparten av tiden vil vi elske det. I dag skal vi vise deg hvordan du automatisk fyller ut celler i excel basert på verdien fra en annen celle. For denne økten skal vi bruke Excel 2019, bruk gjerne din foretrukne versjon.

Først av alt, la oss bli kjent med datasettet som er grunnlaget for dagens eksempler.

Her har vi en tabell som inneholder ansattes informasjon som navn, id, adresse, respektive avdeling og tiltredelsesdato. Ved å bruke disse dataene vil vi se hvordan du fyller celler automatisk.

Merk at dette er et grunnleggende datasett med dummydata. i et virkelighetsscenario kan du støte på et mye større og komplekst datasett.

Øvingsarbeidsbok

Du er velkommen til å laste ned øvingsarbeidsboken fra lenken nedenfor.

Autofyll celler basert på en annen celle

Her setter vi vårt eksempel på en slik måte at ved å oppgi et ansattnavn, vi finner informasjonen hans automatisk.

Her har vi introdusert informasjonsfelt atskilt fra den opprinnelige tabellen. La oss si at vi setter navnet, Robert .

Da bør vi få detaljene til Robert . La oss utforske hvordan vi kan gjøre det.

1. Ved å bruke VLOOKUP-funksjonen

Glem for et øyeblikk "auto-utfyll" ogtenk på å hente data som samsvarer med kriteriene, hvilke funksjoner du tenker på? Det er ganske åpenbart, VLOOKUP er en av disse.

VLOOKUP ser etter data, organisert vertikalt. For mer informasjon, sjekk denne VLOOKUP-artikkelen.

Nå skal vi skrive en formel ved hjelp av VLOOKUP funksjonen som vil hente de nøyaktige dataene vi vil ha i en celle.

La oss skrive formelen for å utlede id-en til den ansatte

I VLOOKUP funksjonen, har vi satt inn navnet ( I4) som oppslagsverdien . Deretter er hele tabellområdet som oppslagsmatrisen .

medarbeider-IDen er den andre kolonnen, så vi har satt 2 som kolonnenummer .

Vi har brukt IFERROR -funksjonen for å avslutte VLOOKUP -formelen. Dette vil eliminere eventuelle feil som oppstår fra formelen (for å vite om funksjonen, besøk artikkelen: IFERROR).

For å utlede avdelingsnavnet, må vi endre formelen,

Her har vi endret kolonne_nummer i henhold til plasseringen i den opprinnelige tabellen. Avdeling er den tredje kolonnen, så vi har brukt 3.

For Tilmeldingsdatoen og adressen vil formelen være

Og

Vi har funnet detaljene forden ansatte. Endre nå navnet og cellene vil bli automatisk oppdatert.

VLOOKUP med rullegardinliste

Tidligere ga vi navnet manuelt. Noen ganger kan det virke både tidkrevende og forvirrende.

For å løse problemet kan vi lage en nedtrekksliste for den ansattes navn. Sjekk artikkelen for å finne ut hvordan du lager en rullegardinliste.

I dialogboksen Datavalidering velg Liste og sett inn cellereferansen til navnene.

B4:B9 er området som inneholder navnene.

Nå finner vi rullegardinlisten.

Vi kan velge navnet mer effektivt og raskere nå.

De andre cellene fylles ut automatisk slik vi brukte VLOOKUP .

2. Bruke INDEX – MATCH-funksjonen

Operasjonen vi har utført gjennom VLOOKUP kan gjøres alternativt. Vi kan bruke kombinasjonen INDEX-MATCH for å fylle cellene automatisk.

MATCH finner posisjonen til en oppslagsverdi i en rad, kolonne eller tabell. INDEKS returnerer verdien på et gitt sted i et område. For å vite mer besøk artiklene: INDEX, MATCH.

Formelen vil være følgende

Her utleder formelen vår id-nummeret siden vi har gitt id-området innenfor INDEKS og MATCH -funksjonen gir radnummeret som samsvarer med kriterieneverdi i tabellen ( B4:B9 ).

For å utlede avdelingen vil vi endre området i INDEKSEN og formelen vil være den følgende

Avdelingene er i området D4 til D9 .

Formelen for Bislutningsdatoen vil være

Og for adressen

Nå for å avklare, la oss slette utvalget og velge hvilket som helst av navnene

Du vil finne at andre celler fylles ut automatisk.

3. Bruke HLOOKUP-funksjonen

Hvis din data er orientert horisontalt, så må du bruke OPPLEKKING funksjonen. For å vite om funksjonen besøk denne artikkelen: HLOOKUP.

Navn feltet vil bli satt fra rullegardinlisten. Og resten av feltet vil fylles ut automatisk.

For å utlede id, skal vi bruke følgende formel

Operasjonen ligner VLOOKUP -formelen. Innenfor HLOOKUP -funksjonen har vi gitt navnet som oppslagsverdien og tabellen som oppslagsmatrisen . ID-ene er på 2. rad, så radnummer er 2. Og 0 for nøyaktig samsvar.

Nå, for avdelingen, vil formelen være

Avdelingen er 3. rad, så radnummer er 3 her.

La oss skriveformel for sammenføyningsdatoen

Tilslutningsdatoen er den fjerde raden, så 8>radnummer er 4 her. Deretter endrer vi radnummeret til 5 for adressen.

La oss slette cellene og velge et navn fra menyen -nedliste

Etter at du har valgt navnet, vil du finne at andre celler fylles ut automatisk.

4. INDEKS -MATCH for Rows

Vi kan også bruke INDEX MATCH -kombinasjonen for radene. Formelen vil være følgende

Dette er for å utlede id-en, så vi har brukt C4:H4 i INDEKS funksjon, som er medarbeider-ID -raden.

Endre radområdet for å finne avdelingen

På samme måte endrer du radnummeret for sammenføyningsdatoen og adressen

Her C6:H6 er Tilmeldingsdato raden.

Og C7:H7 er Adresse raden, så formelen for å utlede adressen vil være som den som er angitt nedenfor

Konklusjon

Det var alt for i dag. Vi har listet opp flere måter å automatisk fylle ut celler basert på en annen celle. Håper du finner dette nyttig. Kommenter gjerne hvis noe virker vanskelig å forstå. Gi oss beskjed om andre metoder vi har gått glipp av her.