Når du arbejder med en stor database, kan du have brug for at oprette en liste med data eller tekst fra den givne database. Hvis du gør det manuelt, vil det koste dig meget tid. Excel har nogle funktioner og formler, hvormed du nemt kan lave din liste fra dataområdet. I dag vil vi i denne artikel demonstrere nogle metoder til at oprette lister fra området i Excel.

Download arbejdsbog til øvelser

Download dette øvelsesark, så du kan øve dig, mens du læser denne artikel.

Opret liste fra område i Excel (3 metoder)

1. Oprettelse af liste fra område ved at lave en drop-down liste

At lave en drop-down liste er en fantastisk måde at lave lister fra et givet område. Ved hjælp af en drop-down liste kan du vælge specifikke data på få sekunder. Her i dette afsnit vil vi diskutere to typer drop-down lister, mens du laver en liste fra et område. Hvis du vil vide mere om drop-down listen, Klik her!

i. Uafhængig drop-down liste

På en uafhængig drop-down-liste kan du frit vælge dine data, og der er ingen automatisk opdatering af dataene. Lad os lære det!

Trin-1:

Her i den givne situation er nogle navne på bøgerne og filmene angivet i den "Bogens navn" og "Filmenavn" kolonnen. Vi skal lave en rulleliste ud fra denne række af data. For at gøre dette skal vi oprette to kolonner med navnet "Bogliste" og "Filmliste" hvor som helst i regnearket. Under disse kolonner vil vi lave vores drop-down liste.

Trin 2:

Klik nu på celle E4 under den Liste over bøger kolonne, gå til Data og klik derefter på Validering af data .

E4→Data→Datavalidering

Trin 3:

Der vises et vindue til datavalidering. Vælg Liste som datavalideringskriterium, klik på Ikon for kildefelt for at vælge din datakilde.

Vælg dine data i kolonnen Bognavn ( $B$4:$B$16) , og klik på OK at fortsætte

Og vores rulleliste fra datalisten Bognavn er oprettet.

Trin 4:

Tilsvarende gælder for Filmliste kolonnen, gentag følgende procedurer, og i kildefeltet skal du vælge dine data fra kolonnen Filmenavn ( $C$4:$C$16).

Klik på Ok for at få din drop-down-liste. På den måde kan du oprette en drop-down-liste ved at lave en liste fra et dataramme.

ii. Dynamisk drop-down-liste

Trin-1:

En dynamisk rulleliste opdaterer automatisk dine data. For at lave en dynamisk rulleliste skal du gå til Data , klik på Validering af data I vinduet til validering af data skal du vælge Liste som valideringskriterier. I kildefeltet indsættes OFFSET formlen er som følger,

Hvor,

• Referencen er $B$4
• Rækker og kolonner er 0
• [højde] er COUNTIF($B$4:$B$100,"")

Klik på Ok for at fortsætte. Vores dynamiske rulleliste er oprettet.

For at kontrollere, om denne liste er dynamisk eller ej, skal du slette nogle data fra vores dataramme. Derefter vil vi se, at drop-down-listens data også opdateres.

Læs mere: Sådan oprettes dynamisk afhængig drop down-liste i Excel

Trin 2:

For filmlisten gør du nu det samme, som vi demonstrerede for listen med bognavne. Og i dette tilfælde skal du bruge OFFSET formlen er,

Klik på Ok for at lave din dynamiske rulleliste fra et givet område.

2. Opret liste fra område ved hjælp af Excel VBA

Brug af den Excel VBA kan vi nemt lave en liste ud fra en given række data. For at lære det, skal vi følge disse procedurer.

Trin-1:

Vi vil bruge det samme datablad til denne procedure. Tryk først på CTRL+F11 for at åbne vinduet for udviklere.

Trin 2:

Et nyt vindue vises. Her Højreklik på på det ark, hvor du ønsker at anvende VBA kode. Vælg Indsæt blandt de tilgængelige muligheder, klik på Modul.

Trin 3:

I det nye vindue skal du skrive din VBA kode. Vi leverer koden her.

 Sub UniqueList() 'VBA Dim InputRng As Range, OutRng As Range xTitleId = "Book & Movie Name" Set InputRng = Application.Selection Set InputRng = Application.InputBox("Range:", xTitleId, InputRng.Address, Type:=8) Set OutRng = Application.InputBox("OutPut to (single cell):", xTitleId, Type:=8) For i = 1 To InputRng.Rows.Count For j = 1 To InputRng.Columns.Count OutRng.Value =InputRng.Cells(i, j).Value Set OutRng = OutRng.Offset(1, 0) Next Next End Sub 

Du kan ændre indtastningsområdet efter dine behov. Klik på Kør ikon.

Trin 4:

Et nyt vindue dukker op. Her kan du indtaste det dataområde, som du vil oprette en liste med. Klik på Ok for at fortsætte.

Vælg nu i outputvinduet den celle, hvor du vil have din liste.

Klik på Ok for at få din liste. Og vores arbejde er gjort.

3. Opret liste fra område baseret på et kriterium

I dette afsnit vil vi oprette en liste fra et dataramme baseret på kriterier.

Trin-1:

I det følgende eksempel får vi nogle bog- og filmnavne i Bog og film navn I kolonnen er der nogle navne, der gentages. Nu vil vi lave en unik liste ud fra denne kolonne, hvor hvert navn kun optræder én gang.

Trin 2:

I celle D4 under den Unik liste kolonnen, Anvend den INDEX med den MATCH formel. Indsæt værdierne, og den endelige formel er,

Hvor,

• Listen er B4:B24
• Look_Value til MATCH funktion er 0
• Omfanget for den COUNTIF funktion er $D$3:D3
• Kriteriet er B4:B24
• Vi vil have den EKSACT match ( 0 ).

Denne formel er en array-formel. Så tryk på "CTRL+SHIFT+ENTER" for at anvende denne formel

Trin 3:

Anvend nu den samme formel på resten af cellerne for at få det endelige resultat.

Hurtige noter

➤ For at undgå fejl skal du huske at kontrollere Ignorer tomt og Dropdown i en celle.

➤ Når du opretter en dynamisk rulleliste, skal du sørge for, at cellehenvisningerne er absolutte (f.eks. $B$4 ) og ikke relative (som f.eks. B2 , eller B$2 , eller $B2)

➤ Tryk på CTRL+SHIFT+ENTER for at anvende en array-formel.

Konklusion

I dag har vi diskuteret tre forskellige procedurer til at oprette en liste fra det givne område. Jeg håber, at denne artikel er nyttig for dig. Hvis du har forslag eller forvirring, er du velkommen til at kommentere.