Докато работите с голяма база данни, може да се наложи да създадете списък с данни или текст от дадената база данни. Ако го направите ръчно, това ще ви коства много време. Excel има някои функции и формули, чрез които лесно можете да създадете списък от обхвата на данните. Днес в тази статия ще демонстрираме някои методи за създаване на списъци от обхват в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете този лист за упражнения, за да се упражнявате, докато четете тази статия.

Създаване на списък от обхват в Excel (3 метода)

1. Създаване на списък от обхват чрез създаване на падащ списък

Изготвянето на падащ списък е чудесен начин за създаване на списъци от даден диапазон. С помощта на падащ списък можете да изберете конкретни данни за секунди. В този раздел ще разгледаме два вида падащи списъци при изготвяне на списък от даден диапазон. За да научите повече за падащия списък, Кликнете тук!

i. Независим падащ списък

Независим падащ списък е мястото, където можете да избирате свободно данните си и няма автоматично обновяване на данните. Да научим!

Стъпка 1:

Тук, в дадената ситуация, някои имена на книги и филми са дадени в "Име на книгата" и "Име на филма" Трябва да създадем падащ списък от този диапазон от данни. За да направите това, създайте две колони с имена "Списък с книги" и "Списък с филми" Под тези колони ще направим нашия падащ списък.

Стъпка 2:

Сега щракнете върху клетката E4 под Списък на книгите колона, отидете в Данни след това кликнете върху Утвърждаване на данните .

E4→Данни→Утвърждаване на данни

Стъпка 3:

Появява се прозорец за валидиране на данни. Изберете Списък като критерий за валидиране на данни, щракнете върху Икона на полето на източника за да изберете източника на данни.

Изберете данните си от колоната Book Name ( $B$4:$B$16) и щракнете върху ОК да продължите

И нашият падащ списък от списъка с данни Book Name е създаден.

Стъпка 4:

По същия начин за Списък на филмите повторете следните процедури и в полето за източник изберете данните си от колоната "Име на филм" ( $C$4:$C$16).

Кликнете върху Добре за да получите падащия списък. Ето как чрез създаването на падащ списък можете да направите списък от диапазон от данни.

ii. Динамичен падащ списък

Стъпка 1:

Динамичният падащ списък ще актуализира данните ви автоматично. За да направите динамичен падащ списък, отидете на Данни , кликнете върху Утвърждаване на данните . В прозореца за валидиране на данни изберете Списък като критерии за валидиране. В полето за източник вмъкнете OFFSET функцията. Формулата е следната,

Къде,

• Референцията е $B$4
• Редове и колони е 0
• [височина] е COUNTIF($B$4:$B$100,"")

Кликнете върху Добре за да продължите. Създава се наш динамичен падащ списък.

За да проверите дали този списък е динамичен или не, изтрийте някои данни от нашия диапазон от данни. Тогава ще видим, че данните в падащия списък също се актуализират.

Прочетете повече: Как да създадете динамичен зависим падащ списък в Excel

Стъпка 2:

Сега за списъка с филми направете същото, което демонстрирахме за списъка с имена на книги. И в този случай OFFSET формулата е,

Кликнете върху Добре за да направите динамичен падащ списък от даден диапазон.

2. Създаване на списък от диапазон с помощта на Excel VBA

Използване на Excel VBA , можем лесно да съставим списък от даден диапазон от данни. За да го научим, нека следваме следните процедури.

Стъпка 1:

За тази процедура ще използваме същия лист с данни. Първо, натиснете CTRL+F11 за да отворите прозореца за разработчици.

Стъпка 2:

Появява се нов прозорец. Тук Кликване с десния бутон на мишката на листа, в който искате да приложите VBA код. От наличните опции изберете Insert (Вмъкване) и щракнете върху Module (Модул).

Стъпка 3:

В новия прозорец запишете вашите VBA код. Предоставяме кода тук.

 Sub UniqueList() 'VBA Dim InputRng As Range, OutRng As Range xTitleId = "Book & Movie Name" Set InputRng = Application.Selection Set InputRng = Application.InputBox("Range:", xTitleId, InputRng.Address, Type:=8) Set OutRng = Application.InputBox("OutPut to (single cell):", xTitleId, Type:=8) For i = 1 To InputRng.Rows.Count For j = 1 To InputRng.Columns.Count OutRng.Value =InputRng.Cells(i, j).Value Set OutRng = OutRng.Offset(1, 0) Next Next End Sub 

Можете да промените обхвата на въвеждане според изискванията си. Щракнете върху Изпълнявайте икона.

Стъпка 4:

Появи се нов прозорец. Тук въведете обхвата от данни, с който ще създадете списък. щракнете върху Добре за да продължите.

Сега в изходния прозорец изберете клетката, в която искате да получите списъка.

Кликнете върху Добре за да получите списъка си. И работата ни е свършена.

3. Създаване на списък от диапазон въз основа на критерий

В този раздел ще създадем списък от диапазон от данни въз основа на критерии.

Стъпка 1:

В следващия пример са дадени някои имена на книги и филми в Име на книга и филм В колоната някои имена се повтарят. Сега ще направим уникален списък от тази колона, в който всяко име ще се появи само веднъж.

Стъпка 2:

В клетка D4 под Уникален списък колона, Приложете INDEX с MATCH Вмъкнете стойностите и крайната формула е,

Къде,

• Списъкът е B4:B24
• Look_Value за MATCH функция е 0
• Обхватът на COUNTIF функция е $D$3:D3
• Критерий е B4:B24
• Искаме EXACT съвпадение ( 0 ).

Тази формула е формула за масив. Затова натиснете "CTRL+SHIFT+ENTER" да приложите тази формула

Стъпка 3:

Сега приложете същата формула към останалите клетки, за да получите крайния резултат.

Бързи бележки

➤ За да избегнете грешки, не забравяйте да проверявате Игнориране на празно място и Падащо меню в клетката.

➤При създаването на динамичен падащ списък се уверете, че препратките към клетките са абсолютни (като например $B$4 ), а не относителни (като например B2 , или B$2 , или $B2)

➤ Преса CTRL+SHIFT+ENTER за прилагане на формула за масив.

Заключение

Днес обсъдихме три различни процедури за създаване на списък от даден диапазон. Надявам се тази статия да ви бъде полезна. Ако имате някакви предложения или неясноти, ще се радваме да ги коментирате.