สารบัญ
ในขณะที่ทำงานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ คุณอาจต้องสร้างรายการข้อมูลหรือข้อความจากฐานข้อมูลที่กำหนด หากคุณดำเนินการด้วยตนเอง คุณจะเสียเวลาอย่างมาก Excel มีฟีเจอร์และสูตรบางอย่างที่คุณสามารถสร้างรายการจากช่วงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย วันนี้ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีการสร้างรายการจากช่วงใน excel
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัด
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดนี้เพื่อฝึกฝนขณะที่คุณกำลังอ่าน article.
Excel-Create-List-From-Range.xlsx
สร้างรายการจากช่วงใน Excel (3 วิธี)
1. การสร้างรายการจากช่วงโดยการสร้างรายการแบบหล่นลง
การสร้างรายการแบบหล่นลงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างรายการจากช่วงที่กำหนด การใช้รายการแบบหล่นลงทำให้คุณสามารถเลือกข้อมูลที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงรายการแบบเลื่อนลงสองประเภทในขณะที่สร้างรายการจากช่วง หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการแบบเลื่อนลง คลิกที่นี่!
i. รายการแบบหล่นลงอิสระ
รายการแบบหล่นลงอิสระเป็นที่ที่คุณสามารถเลือกข้อมูลของคุณได้อย่างอิสระและไม่มีการอัพเดทข้อมูลอัตโนมัติ มาเรียนรู้กันเถอะ!
ขั้นตอนที่ 1:
ในสถานการณ์ที่กำหนด ชื่อของหนังสือและภาพยนตร์บางส่วนจะระบุไว้ใน “ชื่อหนังสือ” และคอลัมน์ “ชื่อภาพยนตร์” เราจำเป็นต้องสร้างรายการแบบเลื่อนลงจากช่วงข้อมูลนี้ ในการดำเนินการนี้ ให้สร้างสองคอลัมน์ชื่อ “หนังสือรายการ" และ "รายการภาพยนตร์" ที่ใดก็ได้ในแผ่นงาน ภายใต้คอลัมน์เหล่านั้น เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 2:
ตอนนี้คลิกที่เซลล์ E4 ภายใต้คอลัมน์ Book List ไปที่ Data จากนั้นคลิกที่ Data Validation .
E4→Data →การตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3:
หน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้น เลือกรายการเป็นเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล คลิกที่ ไอคอนฟิลด์แหล่งข้อมูล 
เพื่อเลือกแหล่งข้อมูลของคุณ
เลือกข้อมูลของคุณจากหนังสือ คอลัมน์ชื่อ ( $B$4:$B$16) และคลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
และรายการแบบเลื่อนลงของเรา จากรายการข้อมูลชื่อหนังสือจะถูกสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 4:
ในทำนองเดียวกัน สำหรับ รายการภาพยนตร์ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ซ้ำ และในช่องซอร์ส เลือกข้อมูลของคุณจากคอลัมน์ Movie Name ( $C$4:$C$16)
คลิก ตกลง เพื่อรับรายการดรอปดาวน์ของคุณ ด้วยเหตุนี้ การสร้างรายการแบบเลื่อนลงจะช่วยให้คุณสร้างรายการจากช่วงข้อมูลได้
ii. รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิก
ขั้นตอนที่ 1:
รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกจะอัปเดตข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ หากต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิก ให้ไปที่ ข้อมูล คลิกที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล เลือก รายการ เป็นเกณฑ์การตรวจสอบ ในฟิลด์ต้นฉบับ ให้แทรกฟังก์ชัน OFFSET สูตรคือนี้
=OFFSET($B$4,0,0,COUNTIF($B$4:$B$100,””))ที่ไหน
- การอ้างอิงคือ $B$4
- แถวและคอลัมน์คือ 0
- [ความสูง] คือ COUNTIF($B$4:$B$100,””)
คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกของเราถูกสร้างขึ้น
หากต้องการตรวจสอบว่ารายการนี้เป็นแบบไดนามิกหรือไม่ ให้ลบข้อมูลบางส่วนออกจากช่วงข้อมูลของเรา จากนั้นเราจะเห็นว่าข้อมูลรายการแบบเลื่อนลงได้รับการอัปเดตด้วย
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับไดนามิก ใน Excel
ขั้นตอนที่ 2:
ตอนนี้สำหรับรายการภาพยนตร์ ให้ทำแบบเดียวกับที่เราสาธิตสำหรับรายการชื่อหนังสือ และสำหรับกรณีนี้ สูตร OFFSET คือ
=OFFSET($C$4,0,0,COUNTIF($C$4:$C$100,”” ) 
คลิก ตกลง เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกจากช่วงที่กำหนด
2. สร้างรายการจากช่วงโดยใช้ Excel VBA
การใช้ Excel VBA เราสามารถสร้างรายการจากช่วงที่กำหนดได้อย่างง่ายดาย ข้อมูล หากต้องการเรียนรู้ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 1:
เราจะใช้แผ่นข้อมูลเดียวกันสำหรับขั้นตอนนี้ ขั้นแรกให้กด CTRL +F11 เพื่อเปิดหน้าต่างผู้พัฒนา
ขั้นตอนที่ 2:
หน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้น ที่นี่ คลิกขวา บนแผ่นงานที่คุณต้องการใช้โค้ด VBA จากตัวเลือกที่มีให้เลือก แทรก คลิกที่โมดูล
ขั้นตอนที่ 3:
ในหน้าต่างใหม่จดรหัส VBA ของคุณ เราให้รหัสที่นี่
3274
คุณสามารถเปลี่ยนช่วงการป้อนข้อมูลได้ตามความต้องการของคุณ คลิกที่ไอคอน เรียกใช้
ขั้นตอนที่ 4:
หน้าต่างใหม่โผล่ออกมา ที่นี่ป้อนช่วงข้อมูลที่คุณจะสร้างรายการด้วย คลิกที่ ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
ตอนนี้ในหน้าต่างผลลัพธ์ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการรับรายการของคุณ
คลิก ตกลง เพื่อรับรายการของคุณ และงานของเราก็เสร็จสิ้น
3. สร้างรายการจากช่วงตามเกณฑ์
ในส่วนนี้ เราจะสร้างรายการจากช่วงข้อมูลตามเกณฑ์
ขั้นตอน -1:
ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราได้รับชื่อหนังสือและภาพยนตร์ในคอลัมน์ ชื่อหนังสือและภาพยนตร์ ในคอลัมน์ บางชื่อซ้ำกัน ตอนนี้เราจะสร้างรายการที่ไม่ซ้ำกันจากคอลัมน์นี้ ซึ่งแต่ละชื่อจะปรากฏเพียงครั้งเดียว
ขั้นตอนที่ 2:
ใน เซลล์ D4 ภายใต้คอลัมน์ Unique List ใช้ INDEX ด้วยสูตร MATCH ใส่ค่าและสูตรสุดท้ายคือ
=INDEX(B4:B24,MATCH(0,COUNTIF($D$3:D3,B4:B24),0))<4โดยที่
- List คือ B4:B24
- Look_Value สำหรับฟังก์ชัน MATCH คือ 0
- ช่วงสำหรับฟังก์ชัน COUNTIF คือ $D$3:D3
- เกณฑ์คือ B4:B24
- เราต้องการการจับคู่ ตรงทั้งหมด ( 0 ).
สูตรนี้เป็นสูตรอาร์เรย์ ดังนั้น กด “CTRL+SHIFT+ENTER” เพื่อใช้สูตรนี้
ขั้นตอนที่ 3:
ตอนนี้ใช้สูตรเดียวกันกับเซลล์ที่เหลือเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย
หมายเหตุด่วน
➤เพื่อหลีกเลี่ยง อย่าลืมกาเครื่องหมาย ละเว้นว่าง และ เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์
➤ขณะสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอ้างอิงเซลล์เป็นแบบสัมบูรณ์ ( เช่น $B$4 ) และไม่สัมพันธ์กัน (เช่น B2 หรือ B$2 หรือ $B2)
➤ กด CTRL+SHIFT+ENTER เพื่อใช้สูตรอาร์เรย์
สรุป
วันนี้เราได้พูดถึงสามขั้นตอนที่แตกต่างกันในการสร้างรายการ จากช่วงที่กำหนด หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณ หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือความสับสน คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้
