В Microsoft Excel съхраняваме данни на случаен принцип. След това обработваме тези данни според нуждите си и получаваме желания резултат. Excel има някои вградени функции според нуждите ни за обработка на данни. Една от тях е сортирането на данни. Но понякога се сблъскваме с проблеми при сортирането на куп числа. Ще обсъдим как да решим проблема с неправилното сортиране на числа от Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете тази учебна тетрадка, за да се упражнявате, докато четете тази статия.

Сортирането на номера не работи.xlsx

4 причини и решения за това, че Excel не подрежда правилно числата

Има няколко причини, поради които сортиране на числа не работи правилно в Excel . По-конкретно, открихме 4 причини.

• Непечатаеми символи в цифрови данни
• Предни или крайни интервали в данните
• Числата случайно са форматирани като текст
• Числа, генерирани с помощта на RAND, RANDARRAY, или РАНДБЕТА МЕЖДУ функции

В разделите по-долу ще разгледаме тези причини, как да ги идентифицираме и какви са решенията им.

Причина 1: Числата имат непечатаеми символи

Нека разгледаме следния набор от данни. В него има данни за цените на някои продукти, които са събрани от интернет. Копирахме ги от интернет и форматирахме цените в счетоводен формат на Excel. (Въпреки че първите 4 записа не са форматирани по съответния начин поради неизвестен засега проблем.

Сега нека се опитаме да сортираме данните.

• Първо изберете всички клетки на Цена колона.
• Натиснете десния бутон на мишката. Изберете Сортиране опция от Контекстно меню .
• Изберете Сортиране от A до Z опция.

А сега вижте резултата.

Тук сортирането не се извършва успешно. 4 клетките се сортират по неправилен начин.

Как да откриете проблема

Сега трябва да разберем колко непечатаеми знака са добавени към желаните от нас данни. Ще използваме Excel Функция LEN за да разберете броя на обектите във всяка клетка. Ctrl+Z за да отмените предишната операция за сортиране.

• Добавяне на колона с име Брой на Char .
• Отидете на Клетка D5 и въведете следната формула.

=LEN(C5)

• Сега натиснете бутона Въведете и плъзнете бутона Дръжка за пълнене иконата надолу.

В новата колона е показан номерът на символа на всяка клетка. Клетка D6 и D11, имаме 2. Това означава, че съответните им клетки C6 и C11 съдържат 2 Но там виждаме само един цифров символ. Така че има Един (1) , цифровият символ в клетките C6 и C11 .

Решение: Премахване на непечатаемите знаци с функцията CLEAN

За да сортираме успешно всички данни, трябва да премахнем тези непечатаеми символи. Функция ПОЧИСТВАНЕ лесно премахва тези символи, които не могат да бъдат отпечатани.

• Добавяне на нова колона с име Проверени данни върху набора от данни.
• Сега отидете в Клетка E5 и поставете формулата по-долу.

=CLEAN(C5)

• Натиснете Въведете и издърпайте Дръжка за пълнене към последната клетка.

• Сега копирайте числата от колоната "Изчистени данни", щракнете върху клетка E5 и въведете ALT+H+V+V за да ги поставите като стойности.
• След това кликнете върху Икона за грешка и изберете Конвертиране в число опция.

• Сега извършете операцията за сортиране, както е показано по-горе.

След премахването на всички непечатаеми символи данните са сортирани успешно.

Прочетете още: Как да сортирате в Excel по брой символи (2 метода)

Причина 2: наличие на водещи или последващи интервали

Ако числата съдържат начални или крайни интервали, ще се сблъскате с проблеми при сортирането на такива числа. За да разберете ясно, нека разгледаме следния пример.

Да предположим, че работим със следния набор от данни. Имаме за цел да сортираме цената на елементите от списъка.

Забележете, че всички данни не са подравнени надясно в Цена колона.

Сега ще се опитаме да сортираме данните в Цена колона от най-малката до най-голямата.

Тук последните 3 клетки не са подредени по подходящ начин.

Как да откриете проблема

Ако цифровите ви данни са смесени с интервали в тях, те всъщност вече не са числа. Така че можете да проверите дали са цифрови стойности или не, ако не успеете да ги сортирате правилно.

Можем да използваме Excel Функция ISNUMBER за да извършите тази проверка. Просто следвайте стъпките по-долу.

• Първо, добавете колона с име Статус .
• След това въведете следната формула Клетка D5 .

=ISNUMBER(C5)

• Сега натиснете бутона Въведете и да разширите останалите клетки на тази колона.

Получаваме TRUE ако обектът е число, в противен случай ще получим FALSE . Последният 3 обекти от Цена Колоната съдържа данни; това не са чисти числа. В данните има начални и крайни интервали.

Решение: Отстраняване на интервалите с функцията TRIM

Като Функция TRIM премахва допълнителни интервали от даден набор от данни на Excel, можем да го използваме и за нашата кауза.

Стъпки:

• Добавете още една колона с име Модифицирани данни .
• Отидете на Клетка E5 и въведете следната формула.

=TRIM(C5)

• Сега натиснете бутона Въведете и дръпнете към последната клетка.

• Сега подредете набора от данни от най-малкия към най-големия.

Успешно извършихме сортиране.

Прочетете още: Как да подредите числата в Excel (6 метода)

Подобни четива

• Как да сортираме по месец в Excel (4 метода)
• Как да сортирате IP адреса в Excel (6 метода)
• [Решено!] Сортирането в Excel не работи (2 решения)
• Как да добавите бутон за сортиране в Excel (7 метода)
• Как да сортирате уникален списък в Excel (10 полезни метода)

Причина 3: Числените стойности случайно са форматирани като текст и не са подредени правилно

Тук се появява друг интересен проблем. В нашата съвкупност от данни можем да видим всички наши числа в Цена Но някои от клетките съдържат данни, които не са в Номер формат, но са в Текст формат. Ето наборът от данни.

• Сега подредете данните от най-малките към най-големите, за да видите какво ще се случи след операцията.

Можем да видим последния 4 клетките остават несортирани.

Как да откриете проблема

Първо трябва да разберем дали те са числа или не. Функция ISNUMBER се използва за тази цел.

• Отидете в клетка D5 в Статус колона.
• Поставете формулата по-долу.

=ISNUMBER(C5)

• Сега натиснете бутона Въведете и да го разширите.

Можем да видим, че FALSE в последния 4 Това означава, че това не са числа. Трябва да получим цифровата стойност на тези текстови данни.

Решение 1: Конвертиране на текст в цифрови данни с функцията VALUE

Ще използваме Функция VALUE тук. Това СТОЙНОСТ функцията ще извлече цифровата стойност от текстова препратка.

• Отидете на Клетка E5 и поставете следната формула.

=VALUE(C5)

• Сега натиснете бутона Въведете и издърпайте до последната клетка.

Получаваме числови стойности от текстовите данни.

• Сега извършете операцията за сортиране от най-малкия до най-големия.

Сега данните са подредени правилно.

Решение 2: Конвертиране на текст в число чрез бутон по подразбиране

Имаме алтернативно решение на този проблем. То е да преобразуваме текстовите стойности в числа и да ги сортираме.

• Натиснете Клетка C11 която съдържа текстова стойност.
• Ще се покаже бутон за предупреждение с няколко опции.
• Изберете Конвертиране в число опция.

• Направете това и за други клетки, които съдържат текстови стойности.

• Сега превърнахме всички стойности в числа. Така че подредете числата от най-малкото до най-голямото.

Тук получаваме сортирания резултат.

Прочетете още: Как да използвате бърз клавиш на Excel за сортиране на данни (7 лесни начина)

Причина 4: Числа, генерирани с функциите RAND или RANDBETWEEN на Excel

Понякога генерираме случайни числа в Excel с помощта на RAND или РАНДБЕТА МЕЖДУ Функции. Един проблем е свързан с такива числа - когато извършвате операция в обхвата на клетките, в които има случайни числа, числата често се променят. Така че, когато се опитате да сортирате такива случайни числа, това ще ви даде правилните резултати.

Решение: Копирайте генерираните числа и ги поставете на същото място

Първо ще преобразуваме данните във фиксирани стойности и след това ще извършим операцията сортиране.

• Изберете всички клетки на Възраст колона.
• Копирайте ги, като натиснете Ctrl+C .
• Сега натиснете десния бутон на мишката.
• Изберете Стойности(V) от Контекстно меню .

• Тук получаваме фиксирани стойности. Отсега нататък те няма да се държат като случайни данни.

• Сега подредете Възраст данни от най-малкия до най-големия.

Прочетете още: Как да използвате функцията за сортиране в Excel VBA (8 подходящи примера)

Заключение

В тази статия показахме кои са проблемите, с които се сблъскваме при извършване на операции за сортиране. След като открихме проблема, показахме и техните решения. Надявам се, че това ще задоволи нуждите ви. Моля, разгледайте нашия уебсайт Exceldemy.com и дайте своите предложения в полето за коментари.