Trong Microsoft Excel, chúng tôi lưu trữ dữ liệu một cách ngẫu nhiên. Sau đó, chúng tôi xử lý dữ liệu đó theo nhu cầu của chúng tôi và nhận được kết quả mong muốn. Excel có sẵn một số tính năng tùy theo nhu cầu xử lý dữ liệu của chúng ta. Một trong số đó là sắp xếp dữ liệu. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta gặp phải sự cố khi sắp xếp một loạt các số. Chúng ta sẽ thảo luận về cách giải quyết vấn đề các số không được sắp xếp chính xác bằng Excel.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải sách bài tập thực hành này để làm bài tập trong khi bạn đang đọc bài viết này.

Sắp xếp số không hoạt động.xlsx

4 lý do và giải pháp khi Excel không sắp xếp số chính xác

Có một số lý do tại sao sắp xếp số không hoạt động chính xác trong Excel . Cụ thể, chúng tôi đã tìm thấy 4 lý do.

• Ký tự không in được trong dữ liệu số
• Khoảng trắng ở đầu hoặc cuối bên trong dữ liệu
• Các số vô tình được định dạng dưới dạng Văn bản
• Các số được tạo bằng các hàm RAND, RANDARRAY, hoặc RANDBETWEEN

Trong các phần bên dưới, chúng tôi sẽ thảo luận về những lý do này, cách xác định chúng và giải pháp của chúng.

Lý do 1: Các số có ký tự không in được

Chúng ta hãy xem tập dữ liệu sau. Nó có một số dữ liệu giá sản phẩm được thu thập từ internet. Chúng tôi đã sao chép chúng từ internet và định dạng giá ở định dạng Kế toán Excel. (Mặc dù 4 mục đầu tiênkhông được định dạng phù hợp do một sự cố chưa biết cho đến nay.

Bây giờ, hãy thử sắp xếp dữ liệu.

• Đầu tiên, hãy chọn tất cả các ô của cột Giá .
• Nhấn nút chuột phải. Chọn tùy chọn Sắp xếp từ Menu ngữ cảnh .
• Chọn tùy chọn Sắp xếp từ A đến Z .

Bây giờ, hãy xem kết quả.

Việc sắp xếp không được thực hiện thành công ở đây. Các ô 4 dưới cùng được sắp xếp sai cách

Cách phát hiện sự cố

Bây giờ, chúng ta cần tìm xem có bao nhiêu ô không các ký tự có thể in được thêm vào dữ liệu mong muốn của chúng tôi. Chúng ta sẽ sử dụng hàm Excel LEN để tìm ra số lượng đối tượng trong mỗi ô. Nhấn Ctrl+Z để hoàn tác thao tác sắp xếp đã áp dụng trước đó.

• Thêm cột có tên Không. của Char .
• Chuyển đến Ô D5 và nhập công thức sau.

=LEN(C5)

• Bây giờ, hãy nhấn nút Enter và kéo biểu tượng Fill Handle xuống dưới.

Trong cột mới, không. của ký tự của từng ô đã thể hiện. Trong Ô D6 và D11, ta có 2. Điều đó có nghĩa là các ô tương ứng C6 và C11 chứa các ký tự 2 . Nhưng chúng ta chỉ có thể thấy một ký tự số duy nhất ở đó. Vì vậy, có Một (1) , ký tự số tại các ô C6 và C11 .

Giải pháp: Xóa Không -in đượcCác ký tự có Chức năng SẠCH

Để sắp xếp thành công toàn bộ dữ liệu, chúng ta cần xóa các ký tự không in được đó. Hàm Hàm CLEAN của Excel dễ dàng xóa các ký tự không in được đó.

• Thêm một cột mới có tên Dữ liệu đã xác minh vào tập dữ liệu.
• Bây giờ, hãy chuyển đến Ô E5 và dán công thức bên dưới.

=CLEAN(C5)

• Nhấn Enter và kéo biểu tượng Fill Handle về phía ô cuối cùng.

• Bây giờ hãy sao chép các số từ cột Dữ liệu được làm sạch, nhấp vào Ô E5 và nhập ALT+H+V+V để dán chúng dưới dạng giá trị.
• Sau đó nhấp vào Biểu tượng lỗi và chọn tùy chọn Chuyển sang số .

• Bây giờ, hãy thực hiện thao tác sắp xếp như minh họa trước đó.

Sau khi xóa tất cả các ký tự không in được, dữ liệu đã được sắp xếp thành công.

Đọc thêm: Cách sắp xếp trong Excel theo số ký tự (2 phương pháp)

Lý do 2: Có khoảng trắng ở đầu hoặc ở cuối

Nếu các số chứa các khoảng trống ở đầu hoặc cuối trong chúng, thì bạn sẽ gặp phải vấn đề sắp xếp với các số như vậy. Để hiểu rõ, hãy xem ví dụ sau.

Giả sử chúng ta đang làm việc với tập dữ liệu sau. Chúng tôi đã nhắm mục tiêu sắp xếp giá của các mặt hàng từ danh sách.

Lưu ý rằng tất cả dữ liệu không được căn phải trong cột Giá .

Bây giờ,chúng tôi sẽ cố gắng sắp xếp dữ liệu trong cột Giá từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Ở đây, 3 ô cuối cùng không được sắp xếp tương ứng.

Cách phát hiện sự cố

Nếu dữ liệu số của bạn bị trộn lẫn với khoảng trắng, thì chúng thực sự không còn là số nữa. Vì vậy, bạn có thể kiểm tra xem chúng có phải là giá trị số hay không nếu bạn không sắp xếp chúng đúng cách.

Chúng ta có thể sử dụng hàm ISNUMBER của Excel để thực hiện việc kiểm tra này. Chỉ cần làm theo các bước bên dưới.

• Đầu tiên, thêm một cột có tên Trạng thái .
• Sau đó nhập công thức sau vào Ô D5 .

=ISNUMBER(C5)

• Bây giờ, nhấn Enter và mở rộng sang các ô còn lại của cột đó.

Chúng tôi nhận được TRUE nếu đối tượng là một số, ngược lại, chúng tôi sẽ nhận được SAI . Đối tượng 3 cuối cùng của cột Giá chứa dữ liệu; đó không phải là những con số thuần túy. Dữ liệu có các khoảng trắng ở đầu và ở cuối.

Giải pháp: Loại bỏ khoảng trắng bằng Hàm TRIM

Vì Hàm TRIM sẽ loại bỏ các khoảng trắng thừa khoảng cách từ một tập hợp dữ liệu Excel nhất định, chúng tôi cũng có thể sử dụng nó cho mục đích của mình.

Các bước:

• Thêm một cột khác có tên Dữ liệu đã sửa đổi .
• Chuyển đến Ô E5 và nhập công thức sau.

=TRIM(C5)

• Bây giờ, nhấn nút Enter và kéo về phía cuối cùngô.

• Bây giờ, hãy sắp xếp tập dữ liệu từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Chúng tôi đã thực hiện sắp xếp thành công.

Đọc thêm: Cách sắp xếp số theo thứ tự số trong Excel (6 phương pháp)

Tương tự Bài đọc

• Cách sắp xếp theo tháng trong Excel (4 phương pháp)
• Cách sắp xếp địa chỉ IP trong Excel (6 phương pháp)
• [Đã giải quyết!] Sắp xếp trong Excel không hoạt động (2 giải pháp)
• Cách thêm nút sắp xếp trong Excel (7 phương pháp)
• Cách sắp xếp danh sách duy nhất trong Excel (10 phương pháp hữu ích)

Lý do 3: Các giá trị số vô tình được định dạng thành văn bản và không được sắp xếp đúng cách

Chúng ta có một vấn đề thú vị khác ở đây. Trong tập dữ liệu của mình, chúng tôi có thể thấy tất cả các con số của mình trong cột Giá . Tuy nhiên, một số ô chứa dữ liệu không ở định dạng Số mà ở định dạng Văn bản . Đây là tập dữ liệu.

• Bây giờ, hãy sắp xếp dữ liệu từ nhỏ nhất đến lớn nhất để xem điều gì xảy ra sau thao tác.

Chúng tôi có thể thấy các ô 4 cuối cùng vẫn chưa được sắp xếp.

Cách phát hiện sự cố

Chúng tôi cần tìm hiểu xem chúng có phải là số hay không trước. Hàm ISNUMBER được sử dụng cho việc này.

• Chuyển đến Ô D5 trong cột Trạng thái .
• Điền công thức bên dưới.

=ISNUMBER(C5)

• Bây giờ, nhấn Enter nút và mở rộngđó.

Chúng ta có thể thấy rằng FALSE trong các ô 4 cuối cùng. Điều đó có nghĩa đó không phải là những con số. Chúng ta cần lấy giá trị số của các dữ liệu văn bản đó.

Giải pháp 1: Chuyển đổi Văn bản thành Dữ liệu Số với Hàm VALUE

Chúng ta sẽ sử dụng hàm VALUE tại đây. Hàm VALUE này sẽ trích xuất giá trị số từ tham chiếu văn bản.

• Chuyển đến Ô E5 và dán công thức sau.

=VALUE(C5)

• Bây giờ, nhấn nút Enter và kéo đến ô cuối cùng.

Chúng ta lấy các giá trị số từ dữ liệu văn bản.

• Bây giờ, hãy thực hiện thao tác sắp xếp từ ô nhỏ nhất đến ô cuối cùng. lớn nhất.

Bây giờ, dữ liệu được sắp xếp chính xác.

Giải pháp 2: Chuyển văn bản thành số bằng nút mặc định

Chúng tôi có giải pháp thay thế cho vấn đề này. Đó là chuyển đổi các giá trị văn bản thành số và sắp xếp chúng.

• Nhấn Ô C11 chứa giá trị văn bản.
• Một nút cảnh báo sẽ hiển thị với nhiều các tùy chọn.
• Chọn tùy chọn Chuyển đổi thành số .

• Làm điều này cho các ô khác có chứa văn bản giá trị.

• Bây giờ, chúng tôi đã chuyển đổi tất cả các giá trị thành số. Vì vậy, hãy sắp xếp số từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Chúng tôi nhận được kết quả đã sắp xếp tại đây.

Đọc thêm: Cách Sử dụng Phím tắt Excel để Sắp xếp Dữ liệu (7 Dễ dàngCách)

Lý do 4: Các số được tạo bằng Hàm RAND hoặc RANDBETWEEN của Excel

Đôi khi chúng tôi tạo các số ngẫu nhiên trong Excel bằng cách sử dụng RAND hoặc Các chức năng RANDBETWEEN . Một vấn đề nằm ở những con số như vậy - bất cứ khi nào bạn thực hiện một thao tác trong phạm vi ô có số ngẫu nhiên, những con số này thường xuyên thay đổi. Vì vậy, khi bạn cố gắng sắp xếp các số ngẫu nhiên như vậy, nó sẽ cho bạn kết quả phù hợp.

Giải pháp: Sao chép các số đã tạo và dán chúng vào cùng một vị trí

Đầu tiên , chúng tôi sẽ chuyển đổi dữ liệu thành giá trị cố định rồi thực hiện thao tác sắp xếp.

• Chọn tất cả các ô của cột Tuổi .
• Sao chép chúng bằng cách nhấn Ctrl+C .
• Bây giờ, nhấn nút chuột phải.
• Chọn Values(V) từ Menu ngữ cảnh .

• Ở đây, chúng tôi lấy các giá trị cố định. Chúng sẽ không hoạt động như dữ liệu ngẫu nhiên kể từ bây giờ.

• Bây giờ, hãy sắp xếp dữ liệu Tuổi từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Đọc thêm: Cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel VBA (8 ví dụ phù hợp)

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã chỉ ra những vấn đề mà chúng tôi gặp phải khi thực hiện các thao tác sắp xếp. Sau khi phát hiện ra vấn đề, chúng tôi cũng đã chỉ ra các giải pháp của họ. Tôi hy vọng điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Vui lòng xem trang web của chúng tôi Exceldemy.com và đưa ra đề xuất của bạn trong nhận xéthộp.