Í Microsoft Excel geymum við gögn af handahófi. Síðan vinnum við þessi gögn í samræmi við þarfir okkar og fáum þá niðurstöðu sem óskað er eftir. Excel hefur nokkra innbyggða eiginleika í samræmi við þörf okkar til að vinna úr gögnum. Eitt af því er að flokka gögn. En stundum stöndum við frammi fyrir vandamálum þegar við flokkum fullt af tölum. Við munum ræða hvernig eigi að leysa vandamálið með því að tölur flokkast ekki rétt eftir Excel.

Sæktu æfingarvinnubók

Sæktu þessa æfingu til að æfa á meðan þú ert að lesa þessa grein.

Flokkunarnúmer virkar ekki.xlsx

4 ástæður og lausnir með Excel flokkar ekki tölur rétt

Það eru nokkrar ástæður hvers vegna flokkun númera virkar ekki rétt í Excel . Nánar tiltekið höfum við fundið 4 ástæður.

• Ekki prentanlegir stafir í tölulegum gögnum
• Fyrir eða aftan bil í gögnunum
• Tölur eru óvart sniðnar sem texti
• Tölur búnar til með RAND, RANDARRAY, eða RANDBETWEEN aðgerðum

Í köflum hér að neðan munum við Ræddu þessar ástæður, hvernig á að bera kennsl á þær og lausnir þeirra.

Ástæða 1: Tölur hafa óprentanlega stafi

Við skulum skoða eftirfarandi gagnasafn. Það hefur nokkur vöruverðsgögn sem er safnað af internetinu. Við höfum afritað þau af netinu og sniðið verð í Excel bókhaldsformi. (Þó fyrstu 4 færslurnareru ekki sniðin í samræmi við það vegna óþekkts vandamáls.

Nú skulum við reyna að flokka gögnin.

• Veldu fyrst öll frumur í Verð dálknum.
• Ýttu á hægri músarhnappinn. Veldu Raða valkostinn í Samhengisvalmyndinni .
• Veldu Raða A til Ö valkostinn.

Líttu nú á niðurstöðuna.

Flokkun er ekki framkvæmd hér. Neðstu 4 frumurnar eru flokkaðar á rangan hátt

Hvernig á að greina vandamálið

Nú þurfum við að finna út hversu margir ekki- prentanlegum stöfum er bætt við þau gögn sem við viljum. Við munum nota Excel LEN aðgerðina til að finna út fjölda hluta í hverjum reit. Ýttu á Ctrl+Z til að afturkalla flokkunaraðgerðina sem áður var beitt.

• Bættu við dálki sem heitir No. af Char .
• Farðu í Hólf D5 og settu eftirfarandi formúlu.

=LEN(C5)

• Ýttu nú á Enter hnappinn og dragðu táknið Fill Handle niður.

Í nýja dálkinum er nr. af karakter hvers fruma hefur sýnt. Í klefi D6 og D11, höfum við 2. Það þýðir að samsvarandi frumur þeirra C6 og C11 innihalda 2 stafi. En við getum aðeins séð einn tölustaf þar. Svo, það er Einn (1) , tölustafurinn í hólfum C6 og C11 .

Lausn: Fjarlægðu Non -prentanlegtStafir með CLEAN virkni

Til að flokka öll gögnin með góðum árangri þurfum við að fjarlægja þá stafi sem ekki er hægt að prenta. Excel CLEAN aðgerðin fjarlægir auðveldlega þessa stafi sem ekki er hægt að prenta.

• Bættu við nýjum dálki sem heitir Staðfest gögn á gagnasafninu.
• Farðu nú í Cell E5 og límdu formúluna hér að neðan.

=CLEAN(C5)

• Ýttu á Enter og dragðu Fill Handle táknið í átt að síðasta hólfinu.

• Afritaðu nú tölurnar úr hreinsuðum gögnum dálknum, smelltu á reit E5 og sláðu inn ALT+H+V+V til að líma þær sem gildi.
• Smelltu síðan á
• 3>Villutákn og veldu Breyta í númer valkostinn.

• Nú skaltu framkvæma flokkunaraðgerðina eins og sýnt er áður.

Eftir að hafa fjarlægt alla stafi sem ekki er hægt að prenta hefur gögnum verið flokkað með góðum árangri.

Lesa meira: Hvernig á að raða í Excel eftir fjölda stafa (2 aðferðir)

Ástæða 2: Tilvist fremstu eða aftan bila

Ef tölurnar innihalda leiðandi eða aftan rými í þeim, þá muntu standa frammi fyrir flokkunarvandamálum með slíkum tölum. Til að skilja skýrt skulum við sjá eftirfarandi dæmi.

Gera ráð fyrir að við séum að vinna með eftirfarandi gagnasafn. Við höfum stefnt að því að raða verði hlutanna af listanum.

Athugið að öll gögn eru ekki hægrijafnuð í Verð dálknum.

Nú,við reynum að flokka gögnin í Verð dálknum frá því minnsta til þess stærsta.

Hér eru síðustu 3 hólf ekki flokkuð í samræmi við það.

Hvernig á að greina vandamálið

Ef tölulegum gögnum þínum er blandað saman við bil í þeim eru þau í raun ekki tölur lengur. Þannig að þú getur athugað hvort þau séu tölugildi eða ekki ef þér tekst ekki að flokka þau rétt.

Við getum notað Excel ISNUMBER aðgerðina til að framkvæma þessa athugun. Fylgdu bara skrefunum hér að neðan.

• Bættu fyrst við dálki sem heitir Staða .
• Settu síðan eftirfarandi formúlu á Hólf D5 .

=ISNUMBER(C5)

• Nú skaltu ýta á Enter hnappinn og stækkað í restina af frumunum í þeim dálki.

Við fáum TRUE ef hluturinn er tala annars, fær FALSE . Síðustu 3 hlutir Price dálksins innihalda gögn; þetta eru ekki hreinar tölur. Það eru fremstu og afdrifandi rými með gögnunum.

Lausn: Losaðu þig við rýmin með TRIM aðgerðinni

Þar sem TRIM aðgerðin fjarlægir aukalega bilum úr tilteknu safni af Excel gögnum, við getum líka notað það fyrir okkar mál.

Skref:

• Bæta við öðrum dálki sem heitir Breytt gögn .
• Farðu í Cell E5 og settu eftirfarandi formúlu.

=TRIM(C5)

• Nú, ýttu á Enter hnappinn og dragðu í átt að síðastareit.

• Nú skaltu raða gagnasafninu frá því minnsta í það stærsta.

Okkur tókst að flokka.

Lesa meira: Hvernig á að setja tölur í töluröð í Excel (6 aðferðir)

Svipað Lestur

• Hvernig á að raða eftir mánuði í Excel (4 aðferðir)
• Hvernig á að raða IP tölu í Excel (6 aðferðir)
• [Leyst!] Excel flokkun virkar ekki (2 lausnir)
• Hvernig á að bæta við flokkunarhnappi í Excel (7 aðferðir)
• Hvernig á að raða einstökum lista í Excel (10 gagnlegar aðferðir)

Ástæða 3: Tölugildi fyrir tilviljun sniðið sem texta og er ekki raðað á réttan hátt

Við fáum annað áhugavert vandamál hér. Í gagnasafninu okkar getum við séð allar tölurnar okkar í Verð dálknum. En sumar frumanna innihalda gögn sem eru ekki á Númer sniði heldur eru á Texta sniði. Hér er gagnasafnið.

• Nú skaltu raða gögnunum frá þeim minnstu í þá stærstu til að sjá hvað gerist eftir aðgerðina.

Við getum séð síðustu 4 frumurnar vera óflokkaðar.

Hvernig á að greina vandamálið

Við þarf að komast að því hvort þær séu tölur eða ekki fyrst. ISNUMBER fallið er notað fyrir þetta.

• Farðu í reit D5 í Status dálknum.
• Settu formúluna fyrir neðan.

=ISNUMBER(C5)

• Nú skaltu ýta á Enter takka og framlengjaþað.

Við getum séð að FALSE í síðustu 4 frumunum. Það þýðir að þetta eru ekki tölur. Við þurfum að fá tölugildi þessara textagagna.

Lausn 1: Umbreyttu texta í töluleg gögn með VALUE fallinu

Við munum nota VALUE fallið hér. Þessi VALUE aðgerð mun draga tölugildið úr textatilvísun.

• Farðu í Hólf E5 og límdu eftirfarandi formúlu.

=VALUE(C5)

• Nú skaltu ýta á Enter hnappinn og draga að síðasta reit.

Við fáum tölugildi úr textagögnum.

• Nú skaltu framkvæma flokkunaraðgerðina frá því minnsta til stærsti.

Nú eru gögnin rétt flokkuð.

Lausn 2: Umbreyta texta í tölu með því að nota sjálfgefinn hnapp

Við höfum aðra lausn á þessu vandamáli. Það er að breyta textagildunum í tölur og raða þeim.

• Ýttu á Cell C11 sem inniheldur textagildi.
• Viðvörunarhnappur birtist með mörgum valkostir.
• Veldu Breyta í númer valkostinn.

• Gerðu þetta fyrir aðrar frumur sem innihalda texta gildi.

• Nú höfum við breytt öllum gildum í tölur. Svo skaltu flokka töluna frá minnstu til stærstu.

Við fáum flokkaða niðurstöðu hér.

Lesa meira: Hvernig á að nota Excel flýtileið til að flokka gögn (7 auðveltLeiðir)

Ástæða 4: Tölur búnar til með Excel RAND eða RANDBETWEEN aðgerðum

Stundum búum við til handahófskenndar tölur í Excel með RAND eða MILLI aðgerða. Eitt vandamál liggur við slíkar tölur - alltaf þegar þú framkvæmir aðgerð innan sviðs frumna sem hafa handahófskenndar tölur, breytast tölurnar oft. Þannig að þegar þú reynir að flokka slíkar handahófskenndar tölur mun það gefa þér viðeigandi niðurstöður.

Lausn: Afritaðu mynduðu tölurnar og límdu þær á sama stað

Fyrst , munum við umbreyta gögnunum í föst gildi og framkvæma síðan flokkunaraðgerðina.

• Veldu allar frumur Aldur dálksins.
• Afritu þær með því að ýta á Ctrl+C .
• Nú skaltu ýta á hægri músarhnappinn.
• Veldu Values(V) í samhengisvalmyndinni .

• Hér fáum við föst gildi. Þeir munu ekki haga sér eins og tilviljunarkennd gögn héðan í frá.

• Nú skaltu flokka Aldur gögnin frá þeim minnstu til þeirra stærstu.

Lesa meira: Hvernig á að nota flokkunaraðgerð í Excel VBA (8 viðeigandi dæmi)

Niðurstaða

Í þessari grein höfum við sýnt hvaða vandamál við stöndum frammi fyrir þegar flokkunaraðgerðir eru framkvæmdar. Eftir að hafa fundið vandamálið höfum við sýnt lausnir þeirra líka. Ég vona að þetta uppfylli þarfir þínar. Endilega kíkið á vefsíðuna okkar Exceldemy.com og gefðu uppástungur þínar í athugasemdumkassi.