V programu Microsoft Excel shranjujemo podatke naključno. Nato te podatke obdelujemo v skladu z našimi potrebami in dobimo želeni rezultat. Excel ima nekatere vgrajene funkcije v skladu z našimi potrebami po obdelavi podatkov. Ena od njih je razvrščanje podatkov. Vendar se včasih pri razvrščanju množice številk srečamo s težavami. Razpravljali bomo, kako rešiti težavo, da Excel številk ne razvršča pravilno.

Prenesi delovni zvezek za prakso

Prenesite ta delovni zvezek za vadbo, ki ga lahko uporabljate med branjem tega članka.

Razvrščanje številk ne deluje.xlsx

4 razlogi in rešitve z Excelom, ki številk ne razvršča pravilno

Razlogov je več. razvrščanje številk ne deluje pravilno v Excel . Natančneje, ugotovili smo. 4 razlogi.

• Netiskljivi znaki v številčnih podatkih
• vodilni ali končni presledki znotraj podatkov
• Številke so pomotoma oblikovane kot besedilo
• Številke, ustvarjene z uporabo RAND, RANDARRAY, ali RANDBETWEEN funkcije

V naslednjih razdelkih bomo obravnavali te razloge, kako jih prepoznati in kako jih rešiti.

Razlog 1: Številke imajo znake, ki jih ni mogoče natisniti

Oglejmo si naslednjo zbirko podatkov. V njej je nekaj podatkov o cenah izdelkov, ki so zbrani iz interneta. Prekopirali smo jih iz interneta in cene oblikovali v Excelovem računovodskem formatu (čeprav prvi 4 vnosi niso ustrezno oblikovani zaradi za zdaj neznane težave.

Zdaj poskusite razvrstiti podatke.

• Najprej izberite vse celice Cena stolpec.
• Pritisnite desni gumb miške. Izberite Razvrsti možnost iz Kontekstni meni .
• Izberite Razvrsti od A do Z možnost.

Zdaj si oglejte rezultat.

Sortiranje se tu ne izvede uspešno. Spodnji del 4 celice so razvrščene na napačen način.

Kako odkriti težavo

Zdaj moramo ugotoviti, koliko netiskljivih znakov je dodanih našim želenim podatkom. Uporabili bomo Excelov Funkcija LEN da ugotovite število predmetov v vsaki celici. Ctrl+Z za razveljavitev predhodno uporabljenega razvrščanja.

• Dodajte stolpec z imenom Št. oglja .
• Pojdi na Celica D5 in vnesite naslednjo formulo.

=LEN(C5)

• Zdaj pritisnite tipko Vnesite in povlecite gumb Ročaj za polnjenje ikona navzdol.

V novem stolpcu je prikazana številka znaka vsake celice. Celica D6 in . D11, imamo 2. To pomeni, da so njihove ustrezne celice C6 in . C11 vsebujejo 2 Vendar pa lahko vidimo le en številski znak. Ena (1) , številski znak v celicah C6 in . C11 .

Rešitev: Odstranite netiskljive znake s funkcijo CLEAN

Da bi uspešno razvrstili vse podatke, moramo te netiskljive znake odstraniti. Funkcija ČIŠČENJE zlahka odstrani netiskljive znake.

• Dodajte nov stolpec z imenom Preverjeni podatki na naboru podatkov.
• Zdaj pojdite v Celica E5 in prilepite spodnjo formulo.

=CLEAN(C5)

• Pritisnite Vnesite in potegnite Ročaj za polnjenje proti zadnji celici.

• Zdaj kopirajte številke iz stolpca Očiščeni podatki, kliknite na celico E5 in vnesite ALT+H+V+V da jih prilepite kot vrednosti.
• Nato kliknite na Ikona napake in izberite Pretvori v število možnost.

• Zdaj izvedite razvrščanje, kot je bilo prikazano prej.

Po odstranitvi vseh netiskljivih znakov so bili podatki uspešno razvrščeni.

Preberite več: Kako razvrstiti v Excelu po številu znakov (2 metodi)

Razlog 2: prisotnost vodilnih ali končnih presledkov

Če številke vsebujejo začetne ali končne presledke, boste imeli težave z razvrščanjem takih številk. Za jasnejše razumevanje si oglejmo naslednji primer.

Predpostavimo, da delamo z naslednjim naborom podatkov. Ciljno smo razvrstili ceno predmetov s seznama.

Opazite, da vsi podatki niso desno poravnani v Cena stolpec.

Zdaj bomo poskusili razvrstiti podatke v Cena stolpec od najmanjšega do največjega.

Pri tem zadnje 3 celice niso ustrezno razvrščene.

Kako odkriti težavo

Če so številski podatki pomešani s presledki, dejansko niso več številke. Če jih ne razvrstite pravilno, lahko torej preverite, ali so številske vrednosti ali ne.

Uporabimo lahko program Excel Funkcija ISNUMBER za izvedbo tega preverjanja. Sledite spodnjim korakom.

• Najprej dodajte stolpec z imenom Status .
• Nato vnesite naslednjo formulo Celica D5 .

=ISNUMBER(C5)

• Zdaj pritisnite tipko Vnesite in razširite na preostale celice tega stolpca.

Dobimo TRUE če je predmet število, sicer pa dobimo FALSE . Zadnji 3 predmeti iz Cena Stolpec vsebuje podatke; to niso čiste številke. V podatkih so začetni in končni presledki.

Rešitev: Odstranite presledke s funkcijo TRIM

Kot Funkcija TRIM odstrani dodatne presledke iz danega niza podatkov v Excelu, ga lahko uporabimo tudi za naš namen.

Koraki:

• Dodajte še en stolpec z imenom Spremenjeni podatki .
• Pojdi na Celica E5 in vnesite naslednjo formulo.

=TRIM(C5)

• Zdaj pritisnite tipko Vnesite in potegnite proti zadnji celici.

• Zbirko podatkov razvrstite od najmanjšega do največjega.

Uspešno smo izvedli sortiranje.

Preberite več: Kako v Excelu postaviti številke v številčni vrstni red (6 metod)

Podobna branja

• Kako razvrstiti po mesecih v Excelu (4 metode)
• Kako razvrstiti IP naslov v Excelu (6 metod)
• [Rešeno!] Excelovo razvrščanje ne deluje (2 rešitvi)
• Kako dodati gumb za razvrščanje v Excelu (7 metod)
• Kako razvrstiti edinstven seznam v Excelu (10 uporabnih metod)

Razlog 3: Številčne vrednosti so pomotoma oblikovane kot besedilo in niso pravilno razvrščene

Tu se pojavi še ena zanimiva težava. V našem naboru podatkov lahko vidimo vse naše številke v Cena Vendar nekatere celice vsebujejo podatke, ki niso v stolpcu Številka obliki, vendar so v Besedilo format. Tukaj je nabor podatkov.

• Zdaj razvrstite podatke od najmanjšega do največjega in preverite, kaj se zgodi po operaciji.

Vidimo lahko zadnji 4 celice ostanejo nerazvrščene.

Kako odkriti težavo

Najprej moramo ugotoviti, ali gre za številke ali ne. Funkcija ISNUMBER se uporablja za to.

• Pojdite v celico D5 v Status stolpec.
• Navedite spodnjo formulo.

=ISNUMBER(C5)

• Zdaj pritisnite tipko Vnesite in ga razširite.

Vidimo, da FALSE v zadnjem 4 celice. To pomeni, da to niso številke. Pridobiti moramo številčno vrednost teh besedilnih podatkov.

Rešitev 1: Pretvarjanje besedila v številčne podatke s funkcijo VALUE

Uporabili bomo Funkcija VALUE tukaj. To VREDNOST funkcija iz besedilne reference izlušči številčno vrednost.

• Pojdi na Celica E5 in prilepite naslednjo formulo.

=VALUE(C5)

• Zdaj pritisnite tipko Vnesite in potegnite do zadnje celice.

Iz besedilnih podatkov dobimo številčne vrednosti.

• Zdaj izvedite razvrščanje od najmanjšega do največjega.

Zdaj so podatki pravilno razvrščeni.

Rešitev 2: Pretvarjanje besedila v številko z uporabo privzetega gumba

Za to težavo imamo alternativno rešitev, in sicer tako, da besedilne vrednosti pretvorimo v številke in jih razvrstimo.

• Pritisnite Celica C11 ki vsebuje besedilno vrednost.
• Prikaže se opozorilni gumb z več možnostmi.
• Izberite Pretvori v število možnost.

• To storite tudi za druge celice, ki vsebujejo besedilne vrednosti.

• Zdaj smo vse vrednosti pretvorili v številke. Torej razvrstite številke od najmanjše do največje.

Tu dobimo razvrščen rezultat.

Preberite več: Kako uporabiti bližnjico programa Excel za razvrščanje podatkov (7 preprostih načinov)

Razlog 4: Številke, ustvarjene s funkcijama Excel RAND ali RANDBETWEEN

Včasih generiramo naključna števila v programu Excel z uporabo RAND ali RANDBETWEEN funkcij. Pri takšnih številkah se pojavlja ena težava - kadar koli izvedete operacijo v območju celic z naključnimi številkami, se številke pogosto spremenijo. Ko poskušate razvrstiti takšne naključne številke, boste dobili pravilne rezultate.

Rešitev: Kopirajte generirane številke in jih prilepite na isto mesto

Najprej bomo podatke pretvorili v fiksne vrednosti in nato izvedli operacijo razvrščanja.

• Izberite vse celice Starost stolpec.
• Kopirajte jih tako, da pritisnete Ctrl+C .
• Zdaj pritisnite desni gumb miške.
• Izberite Vrednosti (V) iz Kontekstni meni .

• Tu dobimo fiksne vrednosti. Odslej se ne bodo obnašale kot naključni podatki.

• Zdaj razvrstite Starost podatke od najmanjšega do največjega.

Preberite več: Kako uporabiti funkcijo razvrščanja v programu Excel VBA (8 primernih primerov)

Zaključek

V tem članku smo prikazali težave, s katerimi se srečujemo pri izvajanju operacij razvrščanja. Po odkrivanju težav smo prikazali tudi njihove rešitve. Upam, da bo to zadovoljilo vaše potrebe. Oglejte si našo spletno stran Exceldemy.com in podajte svoje predloge v polju za komentarje.