Mục lục
Vào một ngày bình thường, Người quản lý dự án phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Việc theo dõi các dự án đó có thể rất tẻ nhạt nếu chúng không được tổ chức hợp lý. Có một chế độ xem tóm tắt động cũng có thể giúp ích rất nhiều. Để giải quyết vấn đề về cách chúng tôi có thể theo dõi nhiều dự án trong Excel cùng một lúc, chúng tôi đã cung cấp một mẫu Excel có giải thích để bạn có thể thực hành và sửa đổi trang tính theo ý muốn của mình để theo dõi nhiều dự án của mình trong Excel.
Tải xuống mẫu
Tải xuống mẫu này bên dưới.
Theo dõi nhiều dự án.xlsx
Tại sao chúng ta cần Trình theo dõi dự án?
Sự cần thiết cơ bản của việc sử dụng Trình theo dõi dự án xuất phát từ sự kém hiệu quả và phân phối tài nguyên không cân đối. Trình theo dõi dự án có thể giúp chúng tôi đạt được nhiều hơn với ít tài nguyên hơn. Những lý do chính được trình bày bên dưới.
- Tràn tải nhiệm vụ
- Phân phối tài nguyên
- Không có danh sách ưu tiên cố định
Ưu điểm của dự án Trình theo dõi
Mặc dù bản thân việc quản lý trình theo dõi dự án mất một chút thời gian, nhưng kết quả đầu ra khá đáng để nỗ lực.
Ưu điểm của Trình theo dõi nhiều dự án là khá ít:
- Cung cấp tổng quan về dữ liệu mà không đi sâu vào quá nhiều chi tiết.
- Có thể lặp lại quy trình mà không gặp rắc rối nào.
- Sử dụng tài nguyên hiệu quả.
- Có khả năng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Các bước tạo mẫu để theo dõi nhiều biểu đồ.
- Sau khi thêm tên, chúng tôi nhập công thức vào ô D15 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32) 
- Sau đó, chúng ta nhập công thức sau vào ô D16 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)
- Nhập thông tin sau công thức trong ô D17 :
=D15-D16 
- Tiếp theo chọn ô D18 và nhập công thức sau:
=D16/D15 
- Nhập như sau công thức trong ô D19 :
=1-D18 
- Bạn có thể chuyển giữa các trình quản lý trong menu thả xuống và xem hiệu suất của chúng thay đổi linh hoạt trong bảng.
- Người tiếp theo sẽ sử dụng một biểu đồ vành khuyên khác trong trang tính, thông qua tab chèn.
- Sau đó, chúng tôi liên kết biểu đồ các giá trị bằng biểu đồ, bằng cách nhấp chuột phải và nhấp vào Chọn dữ liệu .
- Sau đó, trên cửa sổ mới, nhấp vào Thêm .
- Sau đó nhập phạm vi của ô $D$16:$D$17 vào Se ries giá trị .
- Nhấp vào OK sau đó.
- Sau đó nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa ở bên phải cửa sổ.
- Tiếp theo nhập phạm vi ô $B$16:$C$17 để chỉ định tên phạm vi.
- Bây giờ khi chúng tôi thay đổi tên của người quản lý , biểu đồ vành khuyên cũng sẽthay đổi tương ứng.
- Giờ đây, trang tổng quan của chúng tôi đã sẵn sàng để theo dõi nhiều dự án trong Excel ở một nơi.
Hy vọng mẫu này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý nhiều dự án trong Excel một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Cách Theo dõi tiến độ dự án trong Excel (Tải xuống Mẫu miễn phí)
Kết luận
Tóm lại, câu hỏi “Cách theo dõi nhiều dự án trong Excel” được trả lời tại đây bằng cách cung cấp một mẫu Excel mẫu. Chúng tôi đã sử dụng biểu đồ Gantt cho mục đích theo dõi và sau đó thêm một chuỗi biểu đồ để giúp việc quản lý nhiều dự án trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Đối với vấn đề này, một sổ làm việc mẫu được đính kèm nơi bạn có thể thực hành theo dõi nhiều dự án.
Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào thông qua phần nhận xét. Mọi đề xuất để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được đánh giá cao
Dự án trong ExcelChúng tôi sẽ thêm một trang tính mẫu tại đây, với mục đích theo dõi nhiều dự án trong một mẫu Excel duy nhất. Để theo dõi nhiều dự án trong Excel, chúng ta cần tạo nhiều trang tính với các loại biểu đồ khác nhau để cung cấp cho chúng ta bản tóm tắt và tổng quan về toàn bộ dự án.
Bước 1: Thu thập dữ liệu từ nhiều dự án
Bước quan trọng nhất trước khi tạo mẫu Excel theo dõi dự án này, chúng ta cần tạo một danh sách các nhiệm vụ và phân bổ chúng thành các dự án riêng biệt. Chúng tôi cũng có thể xác định chúng dưới dạng thông tin dự án.
- Đầu tiên, hãy sắp xếp dữ liệu, nghĩa là chia dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, sau đó lên lịch cho chúng vào ngày bắt đầu và ngày đến hạn.
- Ngoài ra , hãy chỉ định một người quản lý sẽ chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này.
- Đánh dấu tiến trình của họ. Và ghi lại nó trên trang tính.
- Tiếp theo, tạo một trang tính mới và từ trang tính đó, liên kết tất cả dữ liệu từ tab biểu dữ liệu.
- Sau đó, chúng tôi sẽ thêm một cột số ngày đã sử dụng để tính số ngày mỗi nhiệm vụ được hoàn thành.
- Để thực hiện việc này, hãy nhập công thức sau vào ô G3 .
=E3-F3
- Sau đó kéo biểu tượng Fill Handle vào ô G32 .
- Bây giờ, phạm vi ô G3 đến G32 hiện chứa đầy sự khác biệt giữa Ngày bắt đầu và Ngày đến hạn của mỗinhiệm vụ.
- Giờ đây, phạm vi ô từ G3 đến G32 hiện chứa đầy sự khác biệt giữa Ngày bắt đầu và Ngày đến hạn của từng nhiệm vụ.
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ thêm cách thức nhiều ngày dành cho mỗi nhiệm vụ cho đến nay, để làm điều này. nhập công thức sau vào ô L3 :
=G3*F3
- Kéo Fill Handle vào ô L32 , sau đó bạn sẽ nhận thấy rằng phạm vi của ô L3:L32 hiện được lấp đầy bằng số ngày dành cho mỗi nhiệm vụ.
Bước 2: Chuẩn bị Biểu đồ Gantt
Để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về dòng thời gian của dự án, người dùng có thể tạo Biểu đồ Gantt của các nhiệm vụ được phân bổ trong nhiều dự án. Chúng ta sẽ sử dụng các hàm IF và Date trong bước này.
- Bây giờ chúng ta sẽ chuẩn bị biểu đồ Gantt sử dụng thông tin này .
- Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện và trước đó, chúng tôi cần tạo dòng thời gian cho tất cả các tác vụ đã hoàn thành.
- Đối với điều này, chúng tôi đặt ngày ban đầu cho dòng thời gian của mình rồi đặt ngày cuối cùng của dòng thời gian. Trong trường hợp này, đó là ngày 3 tháng 2 năm 2020 và ngày đáo hạn cuối cùng là ngày 27 tháng 4 năm 2021 .
- Vì chúng tôi cần đặt lịch trình cho mỗi ngày nên chúng tôi đặt công thức dưới đây:
=J2+1 Sau đó kéo Fill Handle theo chiều ngang cho đến 27 tháng 4 năm 2021 .
- Tiếp theo định dạng các ô để hiển thị văn bản theo chiều dọcđể xem nhiều hàng hơn trong không gian ít hơn.
- Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các tiêu đề hiện được xoay ngược chiều kim đồng hồ.
- Sau đó chọn ô J3 và nhập công thức sau:
=IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","") 
- Sau đó, kéo Fill Handle theo chiều ngang.
- Làm như vậy sẽ đánh dấu “ X ” trong đó nhiệm vụ đã được thực hiện.
Ví dụ: lặp lại quy trình tương tự cho các ô khác. chọn ô J4 , sau đó chọn công thức sau.
=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","") Và kéo biểu tượng Fill Handle vào ô kết thúc ngang.
- Lặp lại công thức cho tất cả các hàng sẽ đánh dấu tất cả dòng thời gian của nhiệm vụ.
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ Gantt từ các điểm đánh dấu đó.
- Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện từ Trang chủ tab.
- Sau đó nhấp vào Quy tắc mới .
- Tiếp theo, trong cửa sổ mới, hãy chọn Chỉ định dạng các ô có chứa các tùy chọn từ hộp Chọn loại quy tắc .
- Do đó, trong menu thả xuống Chỉ định dạng các ô có , hãy chọn Văn bản cụ thể trong hộp thả xuống đầu tiên và chọn Chứa trong hộp thả xuống thứ hai.
- Trong hộp thứ ba, chúng ta cần chỉ định ký tự đánh dấu của mình. Chúng tôi đặt x, vì chúng tôi muốn đánh dấu dòng thời gian của nhiệm vụ bằng x.
- Sau đó nhấp vào Định dạng .
- Tiếp theo, trong cửa sổ định dạng mới, hãy chuyển đến tab Điền và sau đó nhấp vào Hiệu ứng tô màu .
- Sau đó, trong cửa sổ Hiệu ứng tô màu , hãy chọn Hai màu .
- Ngay sau đó, hãy chọn màu bạn muốn, chúng tôi chọn Đen và Trắng làm Màu 2 và Màu 1 .
- Sau đó, trong Kiểu bóng, chọn Ngang .
- Tiếp theo, bất biến, hãy chọn các biến thể ưa thích của bạn. Chúng tôi chọn sọc ở giữa.
- Sẽ có một cửa sổ mẫu cho biết định dạng sẽ trông như thế nào trong trang tính.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Sau đó, trong tab Phông chữ , hãy chọn màu bạn muốn. Chúng tôi chọn Đen để trộn chữ cái x với nền đen.
- Nhấp vào OK sau đó.
- Sau khi nhấp vào OK, chúng ta sẽ quay lại cửa sổ Chỉnh sửa quy tắc định dạng , trong cửa sổ đó. Nhấp vào OK .
- Sau đó, chúng ta quay lại cửa sổ Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện .
- Nhấp vào Áp dụng sau đó.
- Biểu đồ Gantt sẽ sẵn sàng và hiển thị khá tốt.
Chúng ta có thể thêm thanh cuộn để xử lý tốt hơn biểu đồ Gantt này.
- Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Nhà phát triển trong trang tính.
- Sau đó nhấp vào lệnh Chèn , từmenu thả xuống và nhấp vào Thanh cuộn (Từ điều khiển) .
- Sau đó, một nút cuộn sẽ xuất hiện trên trang tính.
- Thay đổi kích thước nút cuộn rồi nhấp chuột phải vào nút đó.
- Sau đó nhấp vào Kiểm soát định dạng .
Trong cửa sổ Điều khiển định dạng mới, trong tab Điều khiển , hãy nhập vị trí của ô mà bạn muốn liên kết. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn $E$38 .
- Sau đó chọn giá trị tối thiểu theo ý muốn của bạn, chúng tôi chọn 3 ở đây.
- Sau đó chọn giá trị tối đa theo ý muốn của bạn, chúng tôi chọn 400 ở đây, vì chúng tôi đang xử lý hơn 365 ngày ở đây.
- Chọn thay đổi gia tăng là 1, khi chúng tôi tiến hành từng ngày.
- Nhấp vào OK sau đó.
- Sau đó, chúng tôi chọn ô J2 và nhập công thức sau để liên kết ô $ E$38 cho đến ngày nay.
=DATE(2020,2,E38 ) 
- Sau khi nhập công thức, ngày vẫn giữ nguyên. nhưng bây giờ nó được kết nối với ô $E$38. bây giờ khi chúng ta cuộn thanh cuộn, giá trị của ô $E$38 sẽ tăng và ngày cũng sẽ tăng trong các ô tiếp theo.
- Và đây là cách thanh cuộn hiện đang hoạt động bình thường.
- Biểu đồ Gantt của chúng ta hiện đã hoàn tất.
Bước 3 : Tạo biểu đồ ma trận hiệu suất
Bước tiếp theo là tạo biểu đồ ma trận hiệu suất trên cơ sở theo dõi động nhiều dự án. Những thứ kiabiểu đồ sẽ cung cấp cho chúng tôi tổng quan năng động và giúp chúng tôi quản lý các dự án khác nhau trong một mẫu. Để hoàn thành bước này, chúng tôi sẽ nhờ trợ giúp từ các hàm SUMIF và AVERAGEIF .
- Bây giờ, chúng tôi mở một trang tính mới có tên Hiệu suất dự án .
- Sau đó tạo bảng giống như hình bên dưới.
- Sau đó nhập công thức vào ô F26 :
=SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]]) Và kéo Fill Handle vào ô F28.
- Sau đó nhập công thức vào ô G26 :
=AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress]) Và kéo Fill Handle vào ô G28 .
- Sau đó nhập công thức vào ô H26 :
=1-G26 Và kéo Fill Handle vào ô G28 .
Sau đó, bảng sẽ trông như thế này.
- Về cơ bản, những gì chúng tôi đã làm là so sánh có bao nhiêu mỗi dự án sẽ cần phải hoàn thành và theo dõi tiến độ thực sự của chúng. Sau đó, chúng tôi cũng tính toán lượng công việc dự án còn lại.
- Sau đó, chúng tôi sẽ tạo biểu đồ thanh hiển thị so sánh tiến độ của nhiều dự án.
- Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab chèn và nhấp vào Cột xếp chồng 100% .
- Khi biểu đồ xuất hiện, nhấp vào khu vực biểu đồ và nhấp chuột phải .
- Từ menu ngữ cảnh, nhấp vào Chọn dữ liệu .
- Sau đó, trên Lựa chọnCửa sổ Nguồn dữ liệu, nhấp vào Thêm .
- Sau đó, trên cửa sổ mới, chọn phạm vi ô trong tên chuỗi $E$26:$E$28 .
- Và làm giá trị chuỗi, hãy chọn dải ô $G$26:$G$28 .
- Nhấp OK sau bước này.
- Sau đó, tương tự như bước trước, nhấp vào Thêm một lần nữa và chọn dải ô sau $E$26:$E$28 .
- Tiếp theo, chọn dải ô $H$26:$H$28 trong Giá trị chuỗi .
- Nhấp vào OK sau bước này.
- Bây giờ nhấp vào nút Chỉnh sửa để thêm tên trục trên biểu đồ.
- Sau đó chọn phạm vi ô E$26:$E$28 vào hộp.
- Bây giờ, bạn sẽ thấy tên dự án hiện được trình bày ở phía bên phải của Chọn Nguồn dữ liệu. nó cũng sẽ hiển thị trong biểu đồ.
- Nhấp vào OK sau đó .
Bây giờ bạn sẽ thấy biểu đồ ở dạng đầy đủ.
Bước 4: G tạo Bảng điều khiển
Để tạo bản trình bày theo phong cách mùa hè, chúng tôi sẽ tạo thêm một số biểu đồ ở bước này dựa trên các tiêu chí hiệu suất khác nhau sẽ giúp chúng tôi theo dõi các dự án một cách hiệu quả. Hàm SUMIF sẽ được sử dụng ở đây.
- Bây giờ trong trang tính mới, chúng ta sẽ thêm một bảng mới như bên dưới.
- Và sau đó liên kết giá trị của số ngày chúng tôi đã sử dụng, bao nhiêu ngàycòn lại trong toàn bộ dự án, v.v. trên phạm vi ô H13 đến H16 .
- Sau đó, chúng tôi chèn biểu đồ vành khuyên bình thường từ tab Chèn , biểu đồ sẽ hiển thị cài đặt mặc định và chọn một số giá trị ngẫu nhiên.
- Sau đó, chúng tôi chọn phạm vi dữ liệu cho biểu đồ vành khuyên.
- Để thực hiện việc này, chúng tôi nhấp chuột phải và nhấp vào Chọn dữ liệu .
- Sau đó, trong cửa sổ mới, nhấp vào Thêm .
- Tạo cửa sổ lựa chọn và chọn phạm vi ô $F$7:$ F$8 .
- Sau khi nhấp vào OK , hãy lưu ý rằng biểu đồ vành khuyên hiện đang hiển thị cùng với dữ liệu được liên kết.
- Sau một số sửa đổi, nó sẽ trông như thế này.
- Để thêm vào bên trên, chúng ta sẽ thêm một hình chữ nhật Hình hộp văn bản từ tab Chèn.
- Và đặt hộp ở chế độ chờ của bánh rán và liên kết hộp với ô $H$15 , chúng tôi biết rằng ô $H$15 hiển thị phần trăm công việc c đã hoàn thành trong dự án.
- Vì vậy, nếu vì bất kỳ lý do gì mà dữ liệu của chúng tôi thay đổi, tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc cũng sẽ thay đổi trong cả biểu đồ vành khuyên và hộp văn bản.
- Sau đó, chúng tôi sẽ thêm tên của người quản lý dự án và ma trận hiệu suất của họ vào bảng điều khiển.
- Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ thêm trình đơn thả xuống để đánh giá hiệu suất của từng người quản lý trong Gantt
