Vodja projekta mora na redni dan voditi več projektov hkrati. Spremljanje teh projektov je lahko dolgočasno, če niso ustrezno organizirani. Veliko lahko pomaga tudi dinamičen pregled povzetka. Tor rešuje vprašanje, kako lahko v Excelu spremljamo več projektov hkrati, smo zagotovili Excelovo predlogo s pojasnili, kjer lahko vadite in spreminjate list po svoji volji, daspremljajte več projektov v Excelu.

Prenesi predlogo

To predlogo prenesite spodaj.

Sledenje več projektom.xlsx

Zakaj potrebujemo Project Tracker?

Osnovna potreba po uporabi sledilnika projektov izhaja iz neučinkovitosti in nesorazmerne porazdelitve virov. sledilnik projektov nam lahko pomaga doseči več z manj viri. glavni razlogi so navedeni v nadaljevanju.

• Prelivanje nalog
• Porazdelitev sredstev
• Ni fiksnega prednostnega seznama

Prednosti programa Project Tracker

Čeprav samo upravljanje sledilnika projektov zahteva nekaj časa, je rezultat vreden truda.

Prednosti sledilnika za več projektov je kar nekaj:

• Podaja pregled podatkov, ne da bi se spuščal v preveč podrobnosti.
• Postopek lahko ponovite brez težav.
• Učinkovita uporaba virov.
• Sposoben je preskakovati z ene naloge na drugo.

Koraki za ustvarjanje predloge za spremljanje več projektov v Excelu

Tukaj bomo dodali vzorčni delovni list za namen sledenja več projektom v eni sami predlogi Excel-a. Za sledenje več projektom v Excelu moramo ustvariti več listov z različnimi vrstami grafikonov, ki nam bodo zagotovili povzetek in pregled celotnega projekta.

Korak 1: Zbiranje podatkov iz več projektov

Najpomembnejši korak pred izdelavo te Excelove predloge za sledenje projektu je, da ustvarimo seznam nalog in jih razdelimo v ločene projekte. Prav tako jih lahko opredelimo kot informacije o projektu.

• Najprej organizirajte podatke, kar pomeni, da projekt razdelite na manjše naloge, nato pa jih razporedite na datume začetka in zaključka.
• Prav tako določite vodjo, ki bo odgovoren za nalogo.
• Označite njihov napredek in ga zapišite na list.

• Nato ustvarite nov delovni list in v njem povežite vse podatke iz zavihka podatkovnega lista.
• Nato bomo dodali stolpec porabljenih dni, da bi izračunati število dni za vsako nalogo. je končana.
• To storite tako, da v celico vnesete naslednjo formulo G3 .

• Nato povlecite Ročaj za polnjenje ikona v celico G32 .
• Zdaj je obseg celic G3 na . G32 je zdaj napolnjena z razlikami med Datum začetka in Rok plačila vsake naloge.

• Zdaj je obseg celic G3 na . G32 je zdaj napolnjena z razlikami med Datum začetka in Rok plačila vsake naloge.

• Nato bomo dodali, koliko dni smo do zdaj porabili za vsako nalogo, in sicer v celico vnesite naslednjo formulo L3 :

=G3*F3

• Povlecite Ročaj za polnjenje v celico L32 , potem boste opazili, da je obseg celice L3:L32 je zdaj napolnjen z dnevi, porabljenimi za posamezno nalogo.

Korak 2: Pripravite Ganttov diagram

Za jasen pregled časovnice projekta lahko uporabnik ustvari Gantt diagram nalog, porazdeljenih v več projektih. Uporabili bomo IF in . Datum funkcije v tem koraku.

• Zdaj bomo pripravili Gantt tabelo na podlagi teh informacij.
• Za to bomo uporabili pogojno oblikovanje, pred tem pa moramo ustvariti časovnico za vse opravljene naloge.
• Za to določimo začetni datum za našo časovno os in nato določimo končni datum časovne osi. V tem primeru je 3. februar 2020 končni rok plačila pa je 27. april 2021 .
• Ker moramo za vsak dan določiti časovni okvir, nastavimo formulo v nadaljevanju:

Nato povlecite Ročaj za polnjenje vodoravno do 27. april 2021 .

• Nato celice oblikujte tako, da se besedilo prikaže navpično, da se na manjšem prostoru prikaže več vrstic.

• Po tem boste opazili, da so vse glave obrnjene v nasprotni smeri urinega kazalca.

• Nato izberite celico J3 in vnesite naslednjo formulo:

• Nato povlecite Ročaj za polnjenje vodoravno.
• S tem boste označili " X ", v katerem je bila naloga opravljena.

Enak postopek ponovite za druge celice, na primer. izberite celico J4 in nato naslednjo formulo.

In povlecite Ročaj za polnjenje ikono na vodoravni konec.

• Če formulo ponovite za vse vrstice, bodo označene vse časovne osi naloge.

• Nato bomo s pogojnim oblikovanjem ustvarili Gantt grafikon iz teh oznak.
• To storite tako, da najprej kliknete na Pogojno oblikovanje iz Domov zavihek.
• Nato kliknite na Nova pravila .

• Nato v novem oknu izberite Oblikujte samo celice, ki vsebujejo možnosti iz Izberite vrsto pravila škatla.
• Zato je v Oblikujte samo celice z v spustnem meniju izberite Posebno besedilo v prvem spustnem oknu in izberite Vsebuje v drugem spustnem oknu.
• V tretjem polju moramo navesti črko oznake. x, saj želimo časovno os opravila označiti z x.
• Nato kliknite na Format .

• Nato v novem oknu formata pojdite na Napolnite in nato kliknite na zavihek Učinki polnjenja .

• Nato v Učinki polnjenja izberite Dve barvi .
• Takoj za tem izberite želeno barvo, mi smo izbrali Črna in . Bela kot Barva 2 in . Barva 1 .
• Nato v Slogi senčenja, izberite Vodoravno .
• Nato izberite želene različice invariant. Mi smo izbrali različico s srednjo črto.
• V oknu bo prikazan vzorec, ki prikazuje, kako bi bilo oblikovanje videti v delovnem listu.
• Kliknite . V REDU po tem.

• Nato v Pisava izberite želeno barvo. Izberemo Črna za mešanje črk x s črnim ozadjem.
• Kliknite . V REDU po tem.

• Po kliku na V REDU, se bomo vrnili v Urejanje pravila oblikovanja v tem oknu kliknite V REDU .

• Nato se spet vrnemo k Upravitelj pravil za pogojno oblikovanje okno.
• Kliknite . Uporabi po tem.

• Spletna stran Gantt grafikon bo pripravljen in dobro viden.

Dodamo lahko vrstico za pomikanje za boljše upravljanje tega Gantt grafikon.

• To storite tako, da kliknete na Razvijalec v delovnem listu.
• Nato kliknite na Vstavite v spustnem meniju in kliknite na Vrstica za pomikanje (Iz upravljalnika) .

• Nato se na delovnem listu pojavi gumb za pomikanje.
• Spremenite velikost gumba za pomikanje in ga nato kliknite z desno tipko miške.
• Nato kliknite na Nadzor formata .

V novem Nadzor formata v oknu Nadzor vnesite lokacijo celice, ki jo želite povezati, v tem primeru izberemo $E$38 .

• Nato po želji izberite najmanjšo vrednost, tukaj izberemo 3.
• Nato po želji izberite največjo vrednost, tukaj izberemo 400, saj imamo opravka z več kot 365 dnevi.
• Izberite postopna sprememba kot 1, ko nadaljujemo iz dneva v dan.
• Kliknite . V REDU po tem.

• Nato izberemo celico J2 in vnesite naslednjo formulo za povezavo celice $E$38 do tega datuma.

• Po vnosu formule datum ostane enak, vendar je zdaj povezan s celico $E$38. zdaj, ko pomikamo drsno vrstico, se vrednost celice $E$38 se bo povečal, datum pa se bo povečal tudi v naslednjih celicah.
• Tako zdaj vrstica za pomikanje deluje pravilno.
• Naš Gantt je zdaj popolna.

Korak 3: Ustvarite matrične diagrame uspešnosti

Naslednji korak je oblikovanje matričnih diagramov uspešnosti na podlagi dinamičnega sledenja več projektov. Ti diagrami nam bodo omogočili pregled, ki je dinamičen in nam pomaga pri upravljanju različnih projektov v eni predlogi. Za izvedbo tega koraka si bomo pomagali z SUMIF in . PRIMERNOIF funkcije.

• Zdaj odpremo nov delovni list z imenom Uspešnost projekta .
• Nato ustvarite tabelo, kot je prikazana na spodnji sliki.

• Nato v celico vnesite formulo F26 :

In povlecite Ročaj za polnjenje v celico F28.

• Nato v celico vnesite formulo G26 :

In povlecite Ročaj za polnjenje v celico G28 .

• Nato v celico vnesite formulo H26 :

In povlecite Ročaj za polnjenje v celico G28 .

Potem bo tabela videti nekako takole.

• V bistvu smo primerjali, koliko dni bi vsak projekt potreboval za dokončanje, in spremljali, koliko so dejansko napredovali. Nato smo izračunali tudi, koliko dela na projektu še ostaja.
• Nato bomo ustvarili stolpčni diagram, ki bo prikazoval primerjave napredka več projektov.
• To storite tako, da odprete zavihek Vstavljanje in kliknete na 100-odstotno zloženi stolpec .

• Ko se prikaže grafikon, kliknite na območje grafikona in kliknite z desno tipko miške.
• V kontekstnem meniju kliknite na Izberite podatke .

• Nato na Izberite vire podatkov kliknite na Dodaj .

• Nato v novem oknu izberite obseg celic v imenu serije $E$26:$E$28 .
• In kot vrednost serije izberite obseg celic $G$26:$G$28 .
• Kliknite . V REDU po tem.

• Nato podobno kot v prejšnjem koraku kliknite na Dodaj in ponovno izberite naslednje območje celic $E$26:$E$28 .
• Nato izberite obseg celic $H$26:$H$28 v Vrednosti serije .
• Kliknite . V REDU po tem.

• Zdaj kliknite na Uredi gumb za dodajanje imena osi na grafikonu.

• Nato izberite obseg celic E$26:$E$28 v škatli.

• Imena projektov so zdaj predstavljena na desni strani okna. Izberite Vir podatkov. bo vidna tudi v grafikonu.

• Kliknite . V REDU po tem.

Zdaj boste videli grafikon v polni obliki.

Korak 4: Ustvarjanje nadzorne plošče

Da bi pripravili pregledno predstavitev, bomo v tem koraku pripravili še nekaj grafov na podlagi različnih meril uspešnosti, ki nam bodo pomagali učinkovito spremljati projekte. Funkcija SUMIF se bo uporabljal v tem primeru.

• Zdaj bomo v novem delovnem listu dodali novo tabelo, kot je prikazano spodaj.

• In nato povežite vrednost, koliko dni smo porabili, koliko dni je še ostalo do konca celotnega projekta itd. na območju celic H13 na . H16 .
• Nato vstavimo običajni diagram iz Vstavite v zavihku bo grafikon prikazal privzete nastavitve in izbral naključno vrednost.

• Nato izberemo podatkovno območje za graf v obliki krofa.
• To storimo tako, da z desno tipko miške kliknemo na Izberite podatke .

• Nato v novem oknu kliknite na Dodaj .

• Oblikujte okno za izbiro in izberite obseg celic $F$7:$F$8 .

• Po kliku na V REDU , opazite, da je zdaj prikazan graf z narisanimi podatki.
• Po nekaj spremembah bo videti nekako takole.

• Na vrh tega bomo dodali še pravokotni Besedilno polje v zavihku Vstavljanje.

• Postavite polje v prazno stran krofa in ga povežite s celico. $H$15 , vemo, da je celica $H$15 prikazuje odstotek opravljenega dela na projektu.
• Če se podatki iz kakršnegakoli razloga spremenijo, se bo spremenil tudi odstotek opravljenega dela tako v kobljičnem grafikonu kot v besedilnem polju.

• Nato bomo na nadzorno ploščo dodali imena vodij projektov in njihovo matriko uspešnosti.
• V ta namen bomo dodali spustni seznam za ocenjevanje uspešnosti vsakega upravitelja v Gantt grafikon.
• Po dodajanju spustnega menija iz Razvijalec tab. V spustni meni dodamo ime upravitelja.

• Po dodajanju imen vnesemo formulo v celico D15 :

• Nato v celico vnesemo naslednjo formulo D16 :

=SUMIF('Ganttov diagram'!C3:C32,'Pregled projekta'!D14,'Ganttov diagram'!I3:I32)

• V celico vnesite naslednjo formulo D17 :

• Nato izberite celico D18 in vnesite naslednjo formulo:

• V celico vnesite naslednjo formulo D19 :

• V spustnem meniju lahko preklapljate med upravljavci in v tabeli vidite, kako se dinamično spreminja njihova uspešnost.
• V naslednjem koraku boste v delovnem listu uporabili še en diagram v obliki krožnika, in sicer prek zavihka Vstavljanje.
• Vrednosti nato povežemo z grafikonom tako, da z desnim klikom miške kliknemo na Izberite podatke .
• Nato v novem oknu kliknite na Dodaj .
• Nato vnesite območje celice $D$16:$D$17 v Vrednosti serije .
• Kliknite . V REDU po tem.

• Nato kliknite na Uredi na desni strani okna.

• Nato vnesite obseg celic $B$16:$C$17 da določite imena območij.
• Zdaj, ko spremenimo vodje ime, se bo ustrezno spremenil tudi diagram krožnikov.

• Naša nadzorna plošča je zdaj pripravljena za spremljanje več projektov v Excelu na enem mestu.

Upam, da vam bo ta predloga pomagala pri učinkovitem spremljanju in upravljanju več projektov v Excelu.

Preberite več: Kako spremljati napredek projekta v programu Excel (prenesite brezplačno predlogo)

Zaključek

Če povzamemo, na vprašanje "Kako spremljati več projektov v Excelu" odgovarjamo z vzorčno predlogo Excel. Uporabili smo Gantt grafikon za namene sledenja in nato dodal niz grafikonov, da bi olajšal upravljanje več projektov.

Za ta problem je priložen vzorčni delovni zvezek, v katerem lahko vadite sledenje več projektom.

V razdelku s komentarji lahko postavite vprašanja ali povratne informacije. Kakršen koli predlog za izboljšanje Odlično skupnost bo zelo cenjena.