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在日常工作中，项目经理必须同时管理多个项目。 如果不对这些项目进行适当的组织，跟踪这些项目可能会很乏味。 拥有一个动态的摘要视图也会有很大的帮助。 为了解决我们如何在Excel中同时跟踪多个项目的问题，我们提供了一个Excel模板，其中有解释，你可以按照自己的意愿练习和修改表格，以在Excel中跟踪你的多个项目。
下载模板
下载下面这个模板。
跟踪多个项目.xlsx
为什么我们需要项目跟踪器？
使用项目跟踪器的基本必要性来自于效率低下和资源分配不均。 项目跟踪器可以帮助我们用更少的资源实现更多的目标。 主要原因如下。
- 溢出的任务
- 资源的分配
- 没有固定的优先事项清单
项目跟踪器的优势
虽然管理项目跟踪器本身需要一些时间，但其产出是相当值得努力的。
多个项目跟踪器的优势有很多。
- 给出了一个数据的概述，但没有涉及太多的细节。
- 可以重复这个过程，没有任何麻烦。
- 资源的利用是有效的。
- 能够从一个任务跳到另一个任务。
在Excel中创建跟踪多个项目的模板的步骤
我们将在此添加一个样本工作表，目的是在一个Excel模板中跟踪多个项目。 为了在Excel中跟踪多个项目，我们需要创建多个带有不同类型图表的工作表，为我们提供整个项目的总结和概述。
步骤1：从多个项目中收集数据
在制作这个项目跟踪Excel模板之前，最关键的一步是，我们需要创建一个任务清单，并将它们分配到不同的项目中，。 我们也可以将它们标识为项目信息。
- 首先，组织数据，这意味着将你的项目划分为较小的任务，然后将它们安排在开始日期和到期日期。
- 同时，指定一名经理，由他来负责这项工作。
- 标记他们的进展，并记在表上。
- 接下来，创建一个新的工作表，并从该工作表中链接数据表标签中的所有数据。
- 然后，我们将添加一个花费天数的栏目，以便 计算出每项任务的天数 已完成。
- 要做到这一点，在单元格中输入以下公式 G3 .
=E3-F3 - 然后拖动 填充手柄 图标到单元格 G32 .
- 现在，单元格的范围 G3 至 G32 的差异，现在充满了 开始日期 和 应付日期 的每个任务。
- 现在，单元格的范围 G3 至 G32 的差异，现在充满了 开始日期 和 应付日期 的每个任务。
- 接下来，我们将添加迄今为止在每项任务上花费的天数，要做到这一点，请在单元格中输入以下公式 L3 :
=G3*F3
- 拖动 填充手柄 到细胞 L32 ，那么你会注意到，单元格的范围是 L3:L32 现在充满了每项任务所花费的日子。
第2步：准备甘特图
为了清楚地了解项目的时间表，用户可以创建一个 甘特 我们将使用 基金会 和 日期 在这一步骤中的功能。
- 现在我们将准备一个 甘特 使用这些信息制作图表。
- 为此，我们将使用条件格式化，在这之前，我们需要为所有完成的任务创建一个时间轴。
- 为此，我们为我们的时间线设置初始日期，然后设置时间线的最终日期。 在这种情况下，它是 2020年2月3日 而最后的到期日是 2021年4月27日 .
- 由于我们需要为每一天设置一个时间线，我们设置了以下公式。
=J2+1 然后拖动 填充手柄 水平方向，直到 2021年4月27日 .
- 接下来格式化单元格，使其垂直显示文本，以便在较小的空间内查看更多的行。
- 之后，你会注意到，现在所有的标头都是逆时针旋转的。
- 然后选择单元格 J3 并输入以下公式。
=IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","") 
- 然后拖动 填充手柄 横向的。
- 这样做将标记" X "，其中任务已经完成。
对其他单元格重复同样的过程，例如：选择单元格 J4 ，然后是以下公式。
=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","") 并拖动 填充手柄 图标到水平端。
- 对所有行重复该公式将标记所有任务的时间线。
- 接下来，我们将使用条件格式化来创建一个 甘特 从这些标记的图表。
- 要做到这一点，首先，点击 条件性格式化 从 首页 标签。
- 然后点击 新规则 .
- 接下来，在新窗口中，选择 只格式化包含以下内容的单元格 选项，从 选择一个规则类型 箱子。
- 因此，在 只对有以下内容的单元格进行格式化 的下拉菜单，选择 具体文本 在第一个下拉框中，选择 含有 在第二个下拉框中。
- 在第三个方框中，我们需要指定我们的标记字母。 我们把 x, 因为我们想用x来标记任务的时间线。
- 然后点击 格式 .
- 接下来，在新的格式窗口中，进入 填充 标签，然后点击 填充效果 .
- 然后在 填充效果 窗口，选择 两种颜色 .
- 紧接着，选择你想要的颜色，我们选择 黑色 和 白 作为 颜色2 和 颜色1 .
- 然后在 阴影样式。 选择 横向 .
- 接下来是变体，选择你喜欢的变体。 我们选择中间的条纹。
- 会有一个样本窗口显示工作表中的格式化情况。
- 点击 认可 在这之后。
- 然后在 字体 标签，选择你想要的颜色。 我们选择 黑色 来融合字母 x 与黑色的背景。
- 点击 认可 在这之后。
- 在点击 好的。 我们将返回到 编辑格式化规则 窗口，在该窗口中，点击 认可 .
- 然后我们又回到了 条件性格式化规则管理器 窗口。
- 点击 申请 在这之后。
- ǞǞǞ 甘特 图表将准备好，并能很好地看到。
我们可以添加一个滚动条来更好地处理这个问题 甘特 图。
- 要做到这一点，请点击 开发商 工作表中的标签。
- 然后点击 插入 命令，从下拉菜单中选择，并点击 滚动条（来自控制中心） .
- 此后，工作表上会出现一个滚动按钮。
- 调整滚动按钮的大小，然后右键点击它。
- 然后点击 格式控制 .
在新 格式控制 窗口，在 控制 选项卡，输入你要链接的单元格的位置，在本例中，我们选择 $E$38 .
- 然后按照你的意愿选择最小值，我们在这里选择3。
- 然后按照你的意愿选择最大值，我们在这里选择400，因为我们在这里处理的是超过365天的问题。
- 选择 渐进式变化 作为1，当我们一天天进行时。
- 点击 认可 在这之后。
- 然后我们选择单元格 J2 并输入以下公式来连接该单元格 $E$38 到今天为止。
=date(2020,2,e38) ) 
- 输入公式后，日期保持不变。但现在它被连接到单元格中了 $E$38. 现在，当我们滚动滚动条时，单元格的值 $E$38 将会增加，日期也会在随后的单元格中增加。
- 这就是现在滚动条正常工作的样子。
- 我们的 甘特 现在，图表已经完成。
第3步：创建绩效矩阵图
下一步是在多个项目动态跟踪的基础上创建绩效矩阵图。 这些图表将为我们提供一个动态的概述，帮助我们在一个模板中管理不同的项目。 为了完成这一步，我们将从以下方面获得帮助 SUMIF 和 平均值IF 职能。
- 现在我们打开一个新的工作表，名为 项目业绩 .
- 然后创建一个像下图一样的表格。
- 然后在单元格中输入公式 F26 :
=SUMIF(Table1[项目],E26,Table1[[日要求]]) 并拖动 填充手柄 到细胞 F28.
- 然后在单元格中输入公式 G26 :
=AVERAGEIF(Table1[Project], 'Project Performance'!E26,Table1[Progress]) 并拖动 填充手柄 到细胞 G28 .
- 然后在单元格中输入公式 H26 :
=1-G26 并拖动 填充手柄 到细胞 G28 .
然后，该表将有点像这样。
- 基本上，我们所做的是比较每个项目需要多少天才能完成，并跟踪他们实际取得了多少进展。 然后，我们还计算了仍有多少项目工作剩余。
- 然后我们将创建一个条形图，显示多个项目的进度比较。
- 要做到这一点，请进入 "插入 "选项卡并点击 100%堆积柱 .
- 当图表出现时，点击图表区域，并在鼠标上点击右键。
- 从上下文菜单中点击 选择数据 .
- 然后在 选择数据源 窗口，点击 添加 .
- 然后在新窗口中，选择系列名称中的单元格范围 $E$26:$E$28 .
- 并作为系列值选择单元格的范围 $G$26:$G$28 .
- 点击 认可 在这之后。
- 然后与上一步类似，点击 添加 按钮，并选择以下单元格范围 $E$26:$E$28 .
- 接下来，选择单元格的范围 $H$26:$H$28 在 系列价值 .
- 点击 认可 在这之后。
- 现在点击 编辑 按钮在图表上添加轴的名称。
- 然后选择单元格的范围 E$26:$E$28 在盒子里。
- 现在你会看到项目名称现在呈现在右边的 选择数据源。 它也将在图表中显示出来。
- 点击 认可 在这之后。
现在你将看到图表的完整形式。
第4步：生成仪表板
为了做一个总结式的介绍，我们将在这一步上根据各种绩效标准再做一些图表，这将帮助我们有效地跟踪项目。 SUMIF函数 在这里将被使用。
- 现在在新的工作表中，我们将添加一个新的表格，如下所示。
- 然后将我们花了多少天，总项目还剩多少天等的数值链接在单元格的范围内 H13 至 H16 .
- 然后我们插入一个正常的圆环图，从 插入 选项卡，图表将显示默认设置并选择一些随机值。
- 然后我们为圆环图挑选数据范围。
- 要做到这一点，我们在鼠标上点击右键，然后点击 选择数据 .
- 然后在新窗口中，点击 添加 .
- 形成选择窗口，并选择单元格的范围 $F$7:$F$8 .
- 在点击 认可 ，注意到现在显示的圆环图与数据有关。
- 经过一些修改，它看起来会有点像这样。
- 在此基础上，我们将添加一个矩形的 文本框 形状从插入标签。
- 并将盒子放在甜甜圈的空位上，将盒子与单元格连接起来 $H$15 ，我们知道，细胞 $H$15 显示项目完成工作的百分比。
- 因此，如果由于任何原因我们的数据发生了变化，工作完成百分比也会在圆环图和文本框中发生变化。
- 之后，我们将把项目经理的名字和他们的绩效矩阵添加到仪表盘上。
- 为了做到这一点，我们将添加一个下拉菜单，用于评估每个经理的业绩。 甘特 图。
- 在添加了一个下拉菜单后，从 开发商 我们在下拉菜单中添加经理的名字。
- 添加完名称后，我们在单元格中输入公式 D15 :
=SUMIF('甘特图'! C3:C32,D14,'甘特图'! F3:F32) 
- 然后我们在该单元格中输入以下公式 D16 :
=SUMIF('甘特图'!C3:C32,'项目概览'!D14,'甘特图'!I3:I32)
- 在该单元格中输入以下公式 D17 :
=D15-D16 
- 接下来选择单元格 D18 并输入以下公式。
=D16/D15 
- 在单元格中输入以下公式 D19 :
=1-D18 
- 你可以在下拉菜单中切换管理人员，并看到他们的表现在表中动态变化。
- 接下来尔将在工作表中通过插入标签使用另一个甜甜圈图。
- 然后，我们通过右击鼠标并点击以下链接，将这些数值与图表联系起来 选择数据 .
- 然后在新窗口中点击 添加 .
- 然后输入单元格的范围 $D$16:$D$17 在 系列价值 .
- 点击 认可 在这之后。
- 然后点击 编辑 窗口右侧的图标。
- 接下来输入单元格的范围 $B$16:$C$17 来指定范围名称。
- 现在，当我们改变 经理的 名称，圆环图也将相应改变。
- 现在我们的仪表板已经准备好了，可以在一个地方跟踪Excel中的多个项目。
希望这个模板能帮助你在Excel中有效地跟踪和管理多个项目。
阅读更多。 如何在Excel中跟踪项目进展（下载免费模板）
总结
综上所述，"如何在Excel中跟踪多个项目 "的问题在此通过提供一个Excel模板样本来回答。 我们使用了一个 甘特 为了跟踪目的，我们在图表中添加了一串图表，以便使这个管理多个项目的工作更加容易。
对于这个问题，我们附上了一个样本工作簿，你可以在其中练习多个项目跟踪。
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