সুচিপত্র
একটি নিয়মিত দিনে, একজন প্রজেক্ট ম্যানেজারকে একসাথে একাধিক প্রজেক্ট পরিচালনা করতে হয়। এই প্রকল্পগুলি সঠিকভাবে সংগঠিত না হলে ট্র্যাক করা ক্লান্তিকর হতে পারে। গতিশীল একটি সারাংশ ভিউ থাকাও অনেক সাহায্য করতে পারে। আমরা কিভাবে Excel এ একাধিক প্রজেক্ট একসাথে ট্র্যাক করতে পারি সেই সমস্যার সমাধান করার জন্য, আমরা ব্যাখ্যা সহ একটি এক্সেল টেমপ্লেট প্রদান করেছি যেখানে আপনি এক্সেলে আপনার একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করার জন্য আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী শীটটি অনুশীলন এবং পরিবর্তন করতে পারবেন।
টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
নীচের এই টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করুন।
Track Multiple Projects.xlsx
কেন আমাদের প্রজেক্ট ট্র্যাকার দরকার?
প্রজেক্ট ট্র্যাকার ব্যবহার করার মৌলিক প্রয়োজনীয়তা অদক্ষতা এবং সম্পদ বিতরণের অসমতা থেকে আসে। প্রজেক্ট ট্র্যাকার আমাদের কম সংস্থান সহ আরও অর্জন করতে সহায়তা করতে পারে। মূল কারণগুলো নিচে উল্লেখ করা হলো।
- অভারফ্লো অফ টাস্ক
- সম্পদ বিতরণ
- কোন নির্দিষ্ট অগ্রাধিকার তালিকা নেই
প্রকল্পের সুবিধা ট্র্যাকার
যদিও একটি প্রজেক্ট ট্র্যাকার পরিচালনা করতে কিছুটা সময় লাগে, তবে আউটপুটটি প্রচেষ্টার যথেষ্ট মূল্যবান৷
মাল্টিপল প্রজেক্ট ট্র্যাকারের সুবিধাগুলি বেশ কয়েকটি:
<8একাধিক ট্র্যাক করার জন্য টেমপ্লেট তৈরির পদক্ষেপ চার্ট।
- নামগুলি যোগ করার পর, আমরা কক্ষে সূত্র লিখি D15 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)
- তারপর আমরা সেলে নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখি D16 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)
- নিম্নলিখিত লিখুন কক্ষে সূত্র D17 :
=D15-D16
- পরবর্তী ঘর নির্বাচন করুন D18 এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন:
=D16/D15
- নিম্নলিখিত লিখুন কক্ষে সূত্র D19 :
=1-D18
62>
- আপনি পরিচালকদের মধ্যে পরিবর্তন করতে পারেন ড্রপ-ডাউন মেনুতে এবং টেবিলে তাদের কার্যকারিতা পরিবর্তনশীলভাবে দেখুন৷
- পরবর্তী erটি সন্নিবেশ ট্যাবের মাধ্যমে ওয়ার্কশীটে অন্য ডোনাট চার্ট ব্যবহার করবে৷
- তারপর আমরা লিঙ্ক করি মাউসের ডান-ক্লিক করে এবং ডেটা নির্বাচন করুন এ ক্লিক করে চার্টের সাথে মান।
- তারপর নতুন উইন্ডোতে যোগ করুন এ ক্লিক করুন।
- তারপর Se-এ সেলের পরিসর লিখুন $D$16:$D$17 ries মান ।
- এর পরে ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।
- তারপর উইন্ডোর ডানদিকে সম্পাদনা করুন আইকনে ক্লিক করুন।
64>
- এর পর কক্ষের পরিসর লিখুন $B$16:$C$17 রেঞ্জের নাম নির্দিষ্ট করতে।
- এখন যেহেতু আমরা ম্যানেজারের নাম পরিবর্তন করি, ডোনাট চার্টও হবেসেই অনুযায়ী পরিবর্তন করুন৷
- এখন আমাদের ড্যাশবোর্ড এক জায়গায় Excel এ একাধিক প্রকল্প ট্র্যাক করার জন্য প্রস্তুত৷
<66
>> বিনামূল্যের টেমপ্লেট)উপসংহার
সংক্ষেপে, "এক্সেলের একাধিক প্রকল্পগুলি কীভাবে ট্র্যাক করবেন" প্রশ্নের উত্তর এখানে একটি নমুনা এক্সেল টেমপ্লেট প্রদান করে দেওয়া হয়েছে। আমরা ট্র্যাকিংয়ের উদ্দেশ্যে একটি গ্যান্ট চার্ট ব্যবহার করেছি এবং তারপর একাধিক প্রকল্প পরিচালনা করা আরও সহজ করার জন্য চার্টের একটি স্ট্রিং যুক্ত করেছি।
এই সমস্যার জন্য, একটি নমুনা ওয়ার্কবুক সংযুক্ত করা হয়েছে যেখানে আপনি একাধিক প্রকল্প ট্র্যাকিং অনুশীলন করতে পারেন৷
বিনা দ্বিধায় মন্তব্য বিভাগের মাধ্যমে যেকোনো প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন৷ Exceldemy সম্প্রদায়ের উন্নতির জন্য যেকোনো পরামর্শ অত্যন্ত প্রশংসনীয় হবে
এক্সেলের প্রকল্পগুলিএকটি এক্সেল টেমপ্লেটে একাধিক প্রকল্প ট্র্যাক করার উদ্দেশ্যে আমরা এখানে একটি নমুনা ওয়ার্কশীট যোগ করব। এক্সেলে একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করার জন্য, আমাদেরকে বিভিন্ন ধরণের চার্ট সহ একাধিক শীট তৈরি করতে হবে যা আমাদের পুরো প্রোজেক্টের একটি সারাংশ এবং ওভারভিউ প্রদান করবে।
ধাপ 1: একাধিক প্রজেক্ট থেকে ডেটা সংগ্রহ করুন
এই প্রজেক্ট ট্র্যাকিং এক্সেল টেমপ্লেট তৈরি করার আগে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ, আমাদের কাজগুলির একটি তালিকা তৈরি করতে হবে এবং সেগুলিকে আলাদা প্রকল্পে বিতরণ করতে হবে। আমরা সেগুলিকে প্রকল্পের তথ্য হিসাবেও শনাক্ত করতে পারি৷
- প্রথমে, ডেটা সংগঠিত করুন, যার অর্থ আপনার প্রকল্পকে ছোট ছোট কাজগুলিতে ভাগ করা, তারপর সেগুলিকে শুরুর তারিখ এবং নির্ধারিত তারিখগুলিতে নির্ধারণ করা৷
- এছাড়াও৷ , একজন ম্যানেজারকে বরাদ্দ করুন যিনি টাস্কের জন্য দায়ী হতে চলেছেন৷
- তাদের অগ্রগতি চিহ্নিত করুন৷ এবং শীটে এটি নোট করুন।
- এরপর, একটি নতুন ওয়ার্কশীট তৈরি করুন এবং সেই ওয়ার্কশীট থেকে, ডেটাশিট ট্যাব থেকে সমস্ত ডেটা লিঙ্ক করুন।
- তারপর আমরা প্রতিটি কাজ কতদিন সম্পন্ন হয়েছে তা গণনা করার জন্য কাটানো দিনের একটি কলাম যোগ করব।
- এটি করার জন্য, কক্ষে নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন G3 ।
=E3-F3
- এবং তারপরে ফিল হ্যান্ডেল আইকনটি টেনে আনুন সেল G32 ।
- এখন সেলের পরিসর G3 থেকে G32 এখন শুরু করার তারিখ<7 এর মধ্যে পার্থক্য দিয়ে পূর্ণ।> এবং প্রতিটির নির্ধারিত তারিখ টাস্ক৷
- এখন সেলের পরিসর G3 থেকে G32 এর মধ্যে পার্থক্য দিয়ে পূর্ণ। প্রতিটি কাজের শুরু করার তারিখ এবং নির্ধারিত তারিখ ।
- এর পরে, আমরা কীভাবে যোগ করব অনেক দিন কেটে গেছে প্রতিটি কাজে, এই কাজটি করতে। কক্ষ L3 :
=G3*F3
<8 নিচের সূত্রটি লিখুন
ধাপ 2: Gantt চার্ট প্রস্তুত করুন
প্রকল্পের টাইমলাইনের স্পষ্ট ওভারভিউ পাওয়ার জন্য ব্যবহারকারী একটি তৈরি করতে পারেন Gantt একাধিক প্রকল্পে বিতরণ করা কাজের চার্ট। আমরা এই ধাপে IF এবং তারিখ ফাংশন ব্যবহার করতে যাচ্ছি।
- এখন আমরা এই তথ্য ব্যবহার করে একটি গ্যান্ট চার্ট প্রস্তুত করব। .
- এর জন্য, আমরা শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করব, এবং এর আগে, আমাদের সম্পন্ন করা সমস্ত কাজের জন্য একটি টাইমলাইন তৈরি করতে হবে।
- এর জন্য, আমরা আমাদের টাইমলাইনের জন্য প্রাথমিক তারিখ সেট করি। এবং তারপর টাইমলাইনের চূড়ান্ত তারিখ সেট করুন। এই ক্ষেত্রে, এটি হল 3 ফেব্রুয়ারি 2020 এবং চূড়ান্ত শেষ তারিখ হল 27 এপ্রিল 2021 ।
- আমাদের প্রতিটি দিনের জন্য একটি টাইমলাইন সেট করতে হবে, আমরা সেট করেছি নিচের সূত্রটি:
=J2+1
তারপর ফিল হ্যান্ডেল অনুভূমিকভাবে 27 এপ্রিল 2021<7 পর্যন্ত টেনে আনুন>.
- টেক্সট উল্লম্বভাবে দেখানোর জন্য পরবর্তী সেলগুলিকে ফর্ম্যাট করুন৷কম জায়গায় আরও সারি দেখার জন্য৷
- এর পরে, আপনি লক্ষ্য করবেন যে সমস্ত শিরোনাম এখন কাঁটার বিপরীত দিকে ঘোরানো হয়েছে৷
- তারপর সেলটি নির্বাচন করুন J3 এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন:
=IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","")
- তারপর ফিল হ্যান্ডেল অনুভূমিকভাবে টেনে আনুন।
- এটি করলে " X " চিহ্নিত হবে কোন কাজটি করা হয়েছে৷
অন্যান্য কোষগুলির জন্য একই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করুন, উদাহরণস্বরূপ৷ সেল J4 এবং তারপরে নিম্নলিখিত সূত্রটি নির্বাচন করুন।
=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","")
এবং ফিল হ্যান্ডেল আইকনটি টেনে আনুন অনুভূমিক শেষ।
- সমস্ত সারিগুলির জন্য সূত্রটি পুনরাবৃত্তি করলে সমস্ত টাস্কের টাইমলাইন চিহ্নিত হবে।
- পরবর্তীতে, আমরা সেই মার্কিং থেকে একটি গ্যান্ট চার্ট তৈরি করতে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করবে।
- এটি করার জন্য, প্রথমে হোম থেকে শর্তাধীন বিন্যাস এ ক্লিক করুন। ট্যাব।
- তারপর নতুন নিয়ম এ ক্লিক করুন।
- এরপর, নতুন উইন্ডোতে, <নির্বাচন করুন 6>শুধুমাত্র সেল ফর্ম্যাট করুন যেখানে একটি নিয়মের ধরন নির্বাচন করুন বক্স থেকে বিকল্প রয়েছে।
- অতএব, ড্রপডাউন মেনুতে শুধুমাত্র সেলগুলিকে দিয়ে ফর্ম্যাট করুন, নির্বাচন করুন প্রথম ড্রপডাউন বক্সে নির্দিষ্ট টেক্সট এবং দ্বিতীয় ড্রপডাউন বক্সে ধারণ করা নির্বাচন করুন।
- তৃতীয় বক্সে, আমাদের মার্ক লেটার নির্দিষ্ট করতে হবে। আমরা x, রাখি যেমন আমরা টাস্ক টাইমলাইনকে x দিয়ে চিহ্নিত করতে চাই।
- তারপর ক্লিক করুন ফরম্যাট ।
- এরপর, নতুন ফরম্যাট উইন্ডোতে, ফিল ট্যাবে যান এবং তারপর Fill Effects এ ক্লিক করুন।
- তারপর Fill Effects উইন্ডোতে, নির্বাচন করুন। দুটি রঙ ।
- এর ঠিক পরে, আপনার পছন্দসই রঙ নির্বাচন করুন, আমরা কালো এবং সাদা কে রঙ 2 এবং রঙ 1 ।
- তারপর শেডিং শৈলীতে, নির্বাচন করুন অনুভূমিক ।
- পরবর্তী, ইনভেরিয়েন্ট, আপনার পছন্দের ভেরিয়েন্টগুলি বেছে নিন। আমরা মাঝের স্ট্রাইপটি বেছে নিই।
- ওয়ার্কশীটে ফর্ম্যাটিং কেমন দেখাবে তা দেখানোর জন্য একটি নমুনা উইন্ডো থাকবে।
- এর পরে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- তারপর ফন্ট ট্যাবে, আপনার পছন্দসই রঙ চয়ন করুন। আমরা কালো অক্ষরটি কালো পটভূমির সাথে মিশ্রিত করতে x কে বেছে নিই।
- এর পরে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- ঠিক আছে, ক্লিক করার পর আমরা সেই উইন্ডোতে ফরম্যাটিং নিয়ম সম্পাদনা উইন্ডোতে ফিরে যাব। ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- তারপর আমরা আবার কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম ম্যানেজার উইন্ডোতে ফিরে আসি।
- এর পর Apply এ ক্লিক করুন।
- Gantt চার্ট প্রস্তুত হবে এবং বেশ ভালোভাবে দৃশ্যমান।
এই গ্যান্ট চার্টটি ভালভাবে পরিচালনার জন্য আমরা একটি স্ক্রল বার যোগ করতে পারি।
- এটি করার জন্য, ওয়ার্কশীটের ডেভেলপার ট্যাবে ক্লিক করুন।
- তারপর থেকে ইনসার্ট কমান্ডে ক্লিক করুন।ড্রপডাউন মেনু, এবং স্ক্রোল বারে ক্লিক করুন (নিয়ন্ত্রণ থেকে) ।
- এর পরে, একটি স্ক্রোল বোতাম প্রদর্শিত হবে ওয়ার্কশীট।
- স্ক্রোল বোতামের আকার পরিবর্তন করুন এবং তারপরে ডান ক্লিক করুন।
- তারপর ফরম্যাট কন্ট্রোল এ ক্লিক করুন।
<33
নতুন ফরম্যাট কন্ট্রোল উইন্ডোতে, নিয়ন্ত্রণ ট্যাবে, আপনি যে ঘরটিকে লিঙ্ক করতে চান তার অবস্থান লিখুন।, এই ক্ষেত্রে, আমরা নির্বাচন করি $E$38 ।
- তারপর আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী সর্বনিম্ন মানটি বেছে নিন, আমরা এখানে 3টি বেছে নিই।
- তারপর আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী সর্বোচ্চ মানটি নির্বাচন করুন, আমরা বেছে নেব 400 এখানে, যেহেতু আমরা এখানে 365 দিনেরও বেশি দিন নিয়ে কাজ করছি৷
- 1 হিসেবে ক্রমবর্ধমান পরিবর্তন বেছে নিন, যেহেতু আমরা দিন দিন এগিয়ে যাচ্ছি৷
- ঠিক আছে <এ ক্লিক করুন 7>এর পর।
- তারপর আমরা সেল J2 নির্বাচন করি এবং সেল $ লিঙ্ক করতে নিম্নলিখিত সূত্রটি প্রবেশ করি E$38 এই তারিখ পর্যন্ত৷
=DATE(2020,2,E38
)
- সূত্রটি প্রবেশ করার পর, তারিখ একই থাকে। কিন্তু এখন এটি এখন $E$38 সেলের সাথে সংযুক্ত। এখন যখন আমরা স্ক্রল বার স্ক্রোল করব, সেলের মান $E$38 বেড়ে যাবে এবং তারিখও বাড়বে পরবর্তী কোষ।
- এবং এইভাবে স্ক্রোল বারটি এখন সঠিকভাবে কাজ করছে।
- আমাদের গ্যান্ট চার্ট এখন সম্পূর্ণ।
ধাপ 3 : পারফরম্যান্স ম্যাট্রিক্স চার্ট তৈরি করুন
পরবর্তী ধাপ হল একাধিক প্রজেক্ট ডায়নামিক ট্র্যাকিংয়ের ভিত্তিতে পারফরম্যান্স ম্যাট্রিক্স চার্ট তৈরি করা। সেগুলোচার্ট আমাদের একটি ওভারভিউ দেবে যা গতিশীল এবং আমাদেরকে একটি টেমপ্লেটে বিভিন্ন প্রকল্প পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এই ধাপটি সম্পূর্ণ করতে, আমরা SUMIF এবং AVERAGEIF ফাংশন থেকে সাহায্য নেব।
- এখন আমরা প্রজেক্ট পারফরম্যান্স<7 নামে একটি নতুন ওয়ার্কশীট খুলব।>.
- তারপর নিচের ছবির মত একটি টেবিল তৈরি করুন।
- তারপর সেলে সূত্রটি লিখুন F26 :
=SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]])
এবং ফিল হ্যান্ডেল সেল F28.
এ টেনে আনুন
- তারপর সেলে সূত্রটি লিখুন G26 :
=AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress])
এবং G28 সেলে ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনুন।
38>
- তারপর সেলে সূত্রটি লিখুন H26 :
=1-G26
এবং G28 সেলে ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনুন।
তাহলে টেবিলটি কিছুটা এরকম দেখাবে৷
- মূলত আমরা যা করেছি তা হল আমরা কতগুলি তুলনা করি প্রতিটি প্রকল্প শেষ করতে কত দিন প্রয়োজন হবে এবং তারা আসলে কতটা অগ্রগতি করেছে তা ট্র্যাক করুন। তারপরে আমরা হিসাব করেছি কতটা প্রকল্পের কাজ এখনও বাকি আছে।
- তারপর আমরা একাধিক প্রকল্পের অগ্রগতির তুলনা দেখানোর জন্য একটি বার চার্ট তৈরি করব।
- এটি করতে সন্নিবেশ ট্যাবে যান এবং ক্লিক করুন 100% স্ট্যাকড কলাম ।
- যখন চার্টটি প্রদর্শিত হবে, তখন চার্ট এলাকায় ক্লিক করুন এবং মাউসে ডান-ক্লিক করুন .
- প্রসঙ্গ মেনু থেকে ডেটা নির্বাচন করুন এ ক্লিক করুন।
- তারপর নির্বাচন করুনডেটা সোর্স উইন্ডো, যোগ করুন এ ক্লিক করুন।
43>
- তারপর নতুন উইন্ডোতে, ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন সিরিজের নাম $E$26:$E$28 ।
- এবং সিরিজের মান হিসাবে ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন $G$26:$G$28 ।
- এর পর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।
- তারপর একইভাবে আগের ধাপের মত, যোগ করুন<7 এ ক্লিক করুন।> আবার বোতাম এবং সেলের নিম্নোক্ত পরিসরটি নির্বাচন করুন $E$26:$E$28 ।
- এরপর, ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন $H$26:$H$28 সিরিজ মানগুলিতে ।
- এর পরে ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।
- এখন চার্টে অক্ষের নাম যোগ করতে সম্পাদনা বোতামে ক্লিক করুন।
- তারপর ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন E$26:$E$28 বক্সে৷
- এখন আপনি দেখতে পাবেন প্রকল্পের নামগুলি এখন ডানদিকে উপস্থাপিত হয়েছে ডেটা উৎস নির্বাচন করুন। এটি চার্টেও দৃশ্যমান হবে।
- এর পর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
এখন আপনি চার্টটি সম্পূর্ণ আকারে দেখতে পাবেন৷
ধাপ 4: G ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন
একটি গ্রীষ্মকালীন স্টাইল উপস্থাপনা করতে, আমরা এই ধাপে বিভিন্ন কর্মক্ষমতার মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে আরও কিছু চার্ট তৈরি করব যা আমাদের প্রকল্পগুলিকে দক্ষতার সাথে ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে। SUMIF ফাংশন এখানে ব্যবহার করা হবে।
- এখন নতুন ওয়ার্কশীটে, আমরা নীচের মত একটি নতুন টেবিল যোগ করব।
- এবং তারপর আমরা কত দিন কাটালাম, কত দিন তার মান লিঙ্ক করুনসেলের পরিসরে মোট প্রজেক্ট ইত্যাদি অবশিষ্ট থাকে H13 থেকে H16 ।
- তারপর আমরা ইনসার্ট ট্যাব থেকে একটি সাধারণ ডোনাট চার্ট সন্নিবেশ করি। , চার্টটি ডিফল্ট সেটিংস দেখাবে এবং কিছু র্যান্ডম মান বেছে নেবে।
- তারপর আমরা ডোনাট চার্টের জন্য ডেটা পরিসীমা বেছে নিই।
- এটি করার জন্য আমরা মাউসে রাইট-ক্লিক করি এবং Select Data এ ক্লিক করি।
- তারপর নতুন উইন্ডোতে, যোগ করুন এ ক্লিক করুন।
- নির্বাচন উইন্ডো তৈরি করুন এবং সেলের পরিসর নির্বাচন করুন $F$7:$ F$8 ।
- ঠিক আছে ক্লিক করার পর, লক্ষ্য করুন যে ডোনাট চার্ট এখন সংশ্লিষ্ট ডেটার সাথে দেখা যাচ্ছে।
- কিছু পরিবর্তনের পরে, এটি কিছুটা এরকম দেখাবে৷
- এর উপরে যোগ করতে, আমরা একটি আয়তক্ষেত্রাকার যোগ করব Insert ট্যাব থেকে টেক্সট বক্স আকৃতি।
- এবং ডোনাটের নিষ্ক্রিয় অবস্থায় বক্সটি রাখুন এবং বক্সটিকে সেলে লিঙ্ক করুন $H$15 , আমরা জানি যে সেল $H$15 কাজের শতাংশ দেখায় প্রজেক্টে সম্পূর্ণ করা হয়েছে।
- সুতরাং কোনো কারণে আমাদের ডেটা পরিবর্তন হলে, ডোনাট চার্ট এবং টেক্সট বক্স উভয় ক্ষেত্রেই কাজ সমাপ্তির শতাংশও পরিবর্তিত হবে।
- এর পরে, আমরা প্রকল্প পরিচালকদের নাম এবং তাদের কর্মক্ষমতা ম্যাট্রিক্স ড্যাশবোর্ডে যোগ করব।
- এটি করার জন্য, আমরা প্রতিটি পরিচালকের কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের জন্য একটি ড্রপ-ডাউন যোগ করব গ্যান্ট