Oddiy kunda loyiha menejeri bir vaqtning o'zida bir nechta loyihalarni boshqarishi kerak. Agar ular to'g'ri tashkil etilmagan bo'lsa, ushbu loyihalarni kuzatish zerikarli bo'lishi mumkin. Dinamik bo'lgan umumiy ko'rinishga ega bo'lish ham ko'p yordam berishi mumkin. Bir vaqtning o'zida Excelda bir nechta loyihalarni qanday kuzatishimiz mumkinligi masalasini hal qilish uchun biz Excel shablonini taqdim etdik, unda tushuntirishlar bilan Excelda bir nechta loyihalaringizni kuzatish uchun varaqni mashq qilishingiz va o'zgartirishingiz mumkin.

Shablonni yuklab oling.

Ushbu shablonni quyida yuklab oling.

Bir nechta loyihalarni kuzatish.xlsx

Bizga Project Tracker nima uchun kerak?

Project Tracker-dan foydalanishning asosiy zarurati samarasizligi va resurslar taqsimotining nomutanosibligidan kelib chiqadi. Loyiha kuzatuvchisi bizga kamroq resurslar bilan ko'proq narsaga erishishga yordam beradi. Asosiy sabablar quyida keltirilgan.

• Vazifaning to'lib ketishi
• Resurslarning taqsimlanishi
• Qayta belgilangan ustuvorliklar ro'yxati yo'q

Loyihaning afzalliklari Kuzatuvchi

Loyiha kuzatuvchisini boshqarishning oʻzi biroz vaqt talab qilsa-da, natija koʻp kuch sarflashga arziydi.

Koʻp loyihalar kuzatuvchisining afzalliklari juda kam:

• Juda ko'p tafsilotlarga kirmasdan ma'lumotlarga umumiy nuqtai nazar beradi.
• Jarayonni hech qanday qiyinchiliksiz takrorlashi mumkin.
• Resurslardan samarali foydalanish.
• Imkoniyatli. bir vazifadan ikkinchisiga oʻtish.

Bir nechtasini kuzatish uchun shablon yaratish bosqichlari diagramma.

Tuzuvchi yorlig'idan ochiladigan menyu qo'shgandan so'ng. Menejer nomini ochiladigan menyuga qo'shamiz.

• Ismlarni qo'shgandan so'ng formulani katakchaga kiritamiz D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Keyin, katakchaga quyidagi  formulani kiritamiz. 6>D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Quyidagini kiriting D17 katakchadagi formula:

=D15-D16

• Keyingi katakchani tanlang D18 va quyidagi formulani kiriting:

=D16/D15

• Quyidagini kiriting D19 katakchadagi formula:

=1-D18

• Menejerlar oʻrtasida almashishingiz mumkin ochiladigan menyuda va ularning ishlashi dinamik ravishda oʻzgarib borayotganini jadvalda koʻring.
• Keyingi ish varaqidagi qoʻshish yorligʻi orqali boshqa donut diagrammasidan foydalaniladi.
• Keyin biz bogʻlaymiz. sichqonchaning o'ng tugmachasini bosib Ma'lumotlarni tanlash -ni bosing.
• Keyin yangi oynada Qo'shish -ni bosing.
• Keyin $D$16:$D$17 katak diapazonini Se-ga kiriting. ries qiymatlari .
• Bundan keyin OK -ni bosing.

• Keyin oynaning o'ng tomonidagi Tahrirlash belgisini bosing.

• Keyingi katakchalar diapazonini kiriting $B$16:$C$17 diapazon nomlarini belgilash uchun.
• Endi biz menejer nomini o'zgartirganimizda, donut diagrammasi ham shunday bo'ladi.mos ravishda o'zgartiring.

• Endi bizning asboblar paneli Excelda bir nechta loyihalarni bir joyda kuzatishga tayyor.

Ushbu shablon Excelda bir nechta loyihalarni samarali kuzatish va boshqarishga yordam beradi deb umid qilaman.

Batafsil o'qing: Excelda loyihaning borishini qanday kuzatish mumkin (Yuklab olish). Bepul shablon)

Xulosa

Xulosa qilib aytadigan bo'lsak, "Excel'da bir nechta loyihalarni qanday kuzatish mumkin" degan savolga Excel namunasi shablonini taqdim etish orqali javob beriladi. Kuzatuv maqsadida Gantt diagrammasidan foydalandik va keyin bir nechta loyihalarni boshqarishni osonlashtirish uchun bir qator diagrammalarni qo'shdik.

Bu muammo uchun ish kitobining namunasi ilova qilingan. bir nechta loyiha kuzatuvini mashq qila oladi.

Izoh bo'limi orqali har qanday savol yoki fikr-mulohazalarni bemalol so'rang. Exceldemy hamjamiyatini yaxshilash bo'yicha har qanday taklif juda qadrlanadi

Biz bu yerda bir nechta loyihalarni bitta Excel shablonida kuzatish uchun namunaviy ish varag'ini qo'shamiz. Excelda bir nechta loyihalarni kuzatish uchun biz har xil turdagi diagrammalardan iborat bir nechta varaqlarni yaratishimiz kerak, ular bizga butun loyihaning xulosasi va umumiy ko'rinishini taqdim etadi.

1-qadam: Bir nechta loyihalardan ma'lumotlarni yig'ish

Ushbu loyihani kuzatish uchun Excel shablonini yaratishdan oldin eng muhim qadam, biz vazifalar ro'yxatini yaratishimiz va ularni alohida loyihalarga taqsimlashimiz kerak. Biz ularni loyiha ma'lumoti sifatida ham aniqlashimiz mumkin.

• Birinchi navbatda, ma'lumotlarni tartibga soling, ya'ni loyihangizni kichikroq vazifalarga bo'ling, so'ngra ularni boshlanish sanalari va tugash sanalariga rejalashtiring.
• Shuningdek , vazifa uchun mas'ul bo'ladigan menejerni tayinlang.
• Ularning borishini belgilang. Va uni varaqqa yozib qo'ying.

• Keyin, yangi ish varag'ini yarating va o'sha ish varag'idan ma'lumotlar varaqasidagi barcha ma'lumotlarni bog'lang.
• Keyin biz har bir vazifa bajarilgan kunlar sonini hisoblash uchun sarflangan kunlar ustunini qo'shamiz.
• Buni amalga oshirish uchun katakka quyidagi formulani kiriting. G3 .

• Va keyin To'ldirish dastagi belgisini quyidagiga torting katak G32 .
• Endi katakchalar diapazoni G3 to G32 endi Boshlanish sanasi<7 o'rtasidagi farqlar bilan to'ldiriladi> va har birining To'lash sanasi vazifa.

• Endi G3 to G32 hujayralar diapazoni endi oʻrtasidagi farqlar bilan toʻldiriladi. Har bir topshiriqning Boshlanish sanasi va Bajarish sanasi .

• Keyin, biz qanday qilib qo'shamiz ko'p kun har bir vazifani sanaga sarflangan, buni qilish. L3 katakchaga quyidagi formulani kiriting:

=G3*F3

• To‘ldirish dastagi ni L32 katakka torting, shundan so‘ng L3:L32 katakcha diapazoni endi har bir katak uchun sarflangan kunlar bilan to‘ldirilganligini sezasiz. vazifa.

2-qadam: Gantt diagrammasini tayyorlang

Loyiha xronologiyasini aniq ko'rib chiqish uchun foydalanuvchi yaratishi mumkin. Gantt bir nechta loyihalarda taqsimlangan vazifalar jadvali. Biz bu bosqichda IF va Sana funksiyalaridan foydalanamiz.

• Endi bu maʼlumotlardan foydalanib Gantt diagrammasini tayyorlaymiz. .
• Buning uchun biz shartli formatlashdan foydalanamiz va bundan oldin barcha bajarilgan vazifalar uchun vaqt jadvalini yaratishimiz kerak.
• Buning uchun biz vaqt jadvalimiz uchun dastlabki sanani belgilab oldik. va keyin vaqt jadvalining yakuniy sanasini belgilang. Bu holda, bu 3-fevral 2020 va yakuniy to'lov sanasi 27-aprel 2021 .
• Har bir kun uchun vaqt jadvalini belgilashimiz kerakligi sababli, biz belgilaymiz quyidagi formula:

Keyin Toʻldirish dastagini gorizontal ravishda 2021-yil 27-aprelgacha torting .

• Keyingi matnni vertikal ravishda ko'rsatish uchun katakchalarni formatlangkamroq boʻshliqda koʻproq satrlarni koʻrish uchun.

• Shundan soʻng, barcha sarlavhalar endi soat miliga teskari burilganini sezasiz.

• Keyin J3 katakchani tanlang va quyidagi formulani kiriting:

• Keyin Toʻldirish dastagini gorizontal ravishda torting.
• Bunda “ X ” belgisi qoʻyiladi. qaysi vazifa bajarilgan.

Masalan, boshqa hujayralar uchun ham xuddi shunday jarayonni takrorlang. J4 katakchasini, so'ngra quyidagi formulani tanlang.

Va To'ldirish dastagi belgisini torting. gorizontal uchi.

• Formulani barcha qatorlar uchun takrorlash vazifaning barcha vaqt jadvalini belgilaydi.

• Keyin, biz shartli formatlash oʻsha belgilardan Gantt diagrammasini yaratish uchun foydalanadi.
• Buni amalga oshirish uchun avval Uy sahifasidan Shartli formatlash tugmasini bosing. tab.
• Keyin Yangi qoidalar -ni bosing.

• Keyingi, yangi oynada Faqat Qoidalar turini tanlang boʻlimidagi parametrlarini oʻz ichiga olgan katakchalarni formatlang.
• Shuning uchun, ochiladigan menyudan Faqat li katakchalarni formatlash-ni tanlang. Maxsus matn birinchi ochiladigan oynada va ikkinchi ochiladigan oynada O'z ichiga olgan -ni tanlang.
• Uchinchi oynada biz belgi harfimizni ko'rsatishimiz kerak. Biz x, -ni qo'yamiz, chunki biz vazifa vaqt jadvalini x bilan belgilashni xohlaymiz.
• Keyin bosing. Format .

• Keyin, yangi format oynasida To'ldirish yorlig'iga o'ting va keyin Fill Effects -ni bosing.

• Keyin Fill Effects oynasida -ni tanlang. Ikki rang .
• Bundan so'ng o'zingizga kerakli rangni tanlang, biz Qora va Oq ni Rang 2 va Rang 1 .
• Keyin Soyalash uslublarida Gorizontal -ni tanlang.
• Keyingi, invariantlar, o'zingiz yoqtirgan variantlarni tanlang. Biz o'rta chiziqni tanlaymiz.
• Formatlash ish varag'ida qanday ko'rinishini ko'rsatadigan namunali oyna paydo bo'ladi.
• Bundan keyin OK tugmasini bosing.

• Keyin Shrift yorlig'ida kerakli rangni tanlang. Biz Qora harfni x qora fon bilan aralashtirish uchun tanlaymiz.
• Bundan keyin OK tugmasini bosing.

• OK tugmasini bosgandan so'ng, biz ushbu oynada Formatlash qoidasini tahrirlash oynasiga qaytamiz. OK tugmasini bosing.

• Keyin yana Shartli formatlash qoidalari menejeri oynasiga qaytamiz.
• Bundan keyin Ilova tugmasini bosing.

• Gantt diagrammasi tayyor bo'ladi va juda yaxshi ko'rinadi.

Ushbu Gantt diagrammasi bilan yaxshiroq ishlash uchun aylantirish paneli qo'shishimiz mumkin.

• Buni amalga oshirish uchun ishchi varaqdagi Dasturchi yorlig'ini bosing.
• Keyin, Qo'shish buyrug'ini bosing.ochiladigan menyuga o'ting va O'tkazish paneli (Boshqaruvdan) -ni bosing.

• Bundan so'ng oynada aylantirish tugmasi paydo bo'ladi. ish varag'ini o'zgartiring.
• O'tkazish tugmasi hajmini o'zgartiring va ustiga sichqonchaning o'ng tugmasini bosing.
• Keyin Formatni boshqarish -ni bosing.

Yangi Formatni boshqarish oynasida, Boshqaruv yorlig'ida siz bog'lanmoqchi bo'lgan katakning joylashuvini kiriting., bu holda biz tanlaymiz $E$38 .

• Keyin o'zingizning xohishingiz bo'yicha minimal qiymatni tanlang, biz bu erda 3 ni tanlaymiz.
• Keyin sizning xohishingiz bo'yicha maksimal qiymatni tanlang, biz tanlaymiz Bu yerda 400, chunki biz bu yerda 365 kundan ortiq vaqtni ko‘rib chiqyapmiz.
• Kundan-kunga davom etayotganimiz uchun qo‘shimcha o‘zgarish ni 1 sifatida tanlang.
• OK bundan keyin.

• Keyin J2 katakchani tanlaymiz va $ katakchasini bog`lash uchun quyidagi formulani kiritamiz. E$38 shu kungacha.

• Formula kiritilgandan so'ng, sana bir xil bo'lib qoladi. lekin endi u $E$38 katakka ulangan. Endi biz aylantirish panelini aylantirganimizda $E$38 yacheykaning qiymati ortadi va sana ham ortadi. keyingi katakchalar.
• Va endi aylantirish paneli shunday ishlaydi.
• Bizning Gantt diagrammasi endi tugallandi.

3-qadam : Ishlash matritsasi diagrammalarini yaratish

Keyingi qadam bir nechta loyiha dinamik kuzatuvi asosida unumdorlik matritsalari jadvallarini yaratishdir. Bulardiagrammalar bizga dinamik va turli loyihalarni bitta shablonda boshqarishga yordam beradigan umumiy ko'rinishni beradi. Ushbu bosqichni bajarish uchun biz SUMIF va O'RTALASH funksiyalaridan yordam olamiz.

• Endi biz Loyiha samaradorligi<7 nomli yangi ish varag'ini ochamiz>.
• Keyin quyidagi rasmdagi kabi jadval yarating.

• Keyin F26 katagiga formulani kiriting. :

Va Toʻldirish dastagini F28 katakka torting.

• Keyin G26 katagiga formulani kiriting:

Va To'ldirish dastagini G28 katakka torting.

• Keyin <6 katakchaga formulani kiriting>H26 :

Va Toʻldirish dastagini katakchaga G28 torting.

Keyin jadval qandaydir ko'rinishga ega bo'ladi.

• Asosan biz qanchasini solishtiramiz. kunlarda har bir loyiha yakunlanishi va ular qanchalik muvaffaqiyatga erishganini kuzatishi kerak. Keyin biz qancha loyiha ishi qolganligini ham hisoblab chiqdik.
• Keyin biz bir nechta loyihalarning borishini taqqoslaydigan shtrixli diagramma tuzamiz.
• Buni amalga oshirish uchun qo'shish yorlig'iga o'ting va ustiga bosing. 100% to'plangan ustun .

• Diagramma paydo bo'lganda, diagramma maydonini bosing va sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing. .
• Kontekst menyusidan Ma'lumotlarni tanlash -ni bosing.

• Keyin TanlangMa'lumotlar manbalari oynasida Qo'shish -ni bosing.

• Keyin yangi oynada hujayralar diapazonini tanlang. seriya nomi $E$26:$E$28 .
• Va seriya qiymati sifatida $G$26:$G$28 katakchalar oraligʻini tanlang.
• Bundan keyin OK -ni bosing.

• Keyin avvalgi bosqichga oʻxshab, Qoʻshish<7-ni bosing> tugmasini yana bosing va quyidagi katakchalar diapazonini tanlang $E$26:$E$28 .
• Keyin, $H$26:$H$28 katakchalar diapazonini tanlang. Seriya qiymatlari da.
• Bundan keyin OK -ni bosing.

• Endi Diagrammaga o'q nomini qo'shish uchun Tahrirlash tugmasini bosing.

• Keyin katakchalar diapazonini tanlang E$26:$E$28 qutida.

• Endi siz loyiha nomlarini koʻrasiz. Ma'lumotlar manbasini tanlang. u diagrammada ham ko'rinadi.

• Bundan keyin OK ni bosing .

Endi siz diagrammani toʻliq shaklda koʻrasiz.

4-qadam: G enerate Dashboard

Yozgi uslubda taqdimot qilish uchun biz ushbu bosqichda turli ishlash mezonlari asosida loyihalarni samarali kuzatishimizga yordam beradigan yana bir qancha jadvallarni tuzamiz. SUMIF funksiyasi bu yerda ishlatiladi.

• Endi yangi ish varag'ida biz quyidagi kabi yangi jadval qo'shamiz.

• Va keyin qancha kun, necha kun o'tkazganimizni qiymatini bog'lang H13 to H16 katakchalari oraligʻidagi umumiy loyihada qolgan va hokazo.
• Keyin biz Qoʻshish yorligʻidan oddiy donut diagrammasini kiritamiz. , diagramma standart sozlamalarni ko'rsatadi va tasodifiy qiymatni tanlaydi.

• Keyin biz donut diagrammasi uchun ma'lumotlar oralig'ini tanlaymiz.
• Buni amalga oshirish uchun sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing va Ma'lumotlarni tanlash -ni bosing.

• Keyin yangi oynada, Qo'shish tugmasini bosing.

• Tanlash oynasini hosil qiling va katakchalar diapazonini tanlang $F$7:$ F$8 .

• OK tugmasini bosgandan so'ng, donut diagrammasi endi bog'langan ma'lumotlar bilan ko'rsatilayotganiga e'tibor bering.
• Ba'zi o'zgartirishlardan so'ng u qandaydir ko'rinishga ega bo'ladi.

• Buning ustiga to'rtburchak Qo'shish yorlig'idan matn qutisi shakli.

• Va qutini donutning bo'sh joyiga qo'ying va qutini katak bilan bog'lang. $H$15 , biz bilamizki, $H$15 katak c ishining foizini ko'rsatadi. loyihada toʻldirilgan.
• Shuning uchun, agar biron-bir sababga koʻra maʼlumotlarimiz oʻzgarsa, ishning bajarilishi foizi ham donut diagrammasida, ham matn maydonida oʻzgaradi.

• Shundan so'ng, biz loyiha menejerlarining ismlarini va ularning ishlash matritsini asboblar paneliga qo'shamiz.
• Buni amalga oshirish uchun har bir menejerning ish faoliyatini baholash uchun ochiladigan menyuni qo'shamiz. Gantt