Parastā dienā projektu vadītājam ir jāpārvalda vairāki projekti vienlaicīgi. Šo projektu izsekošana var būt garlaicīga, ja tie nav pareizi organizēti. Daudz var palīdzēt arī kopsavilkuma skats, kas ir dinamisks. Tor atrisināt jautājumu par to, kā mēs varam izsekot vairākiem projektiem programmā Excel uzreiz, mēs nodrošinājām Excel veidni ar paskaidrojumiem, kur varat praktizēt un mainīt lapu, kā vēlaties, lai.Excel programmā varat izsekot vairākiem projektiem.

Lejupielādēt veidni

Lejupielādējiet šo veidni zemāk.

Vairāku projektu izsekošana.xlsx

Kāpēc mums ir nepieciešams projektu izsekotājs?

Projektu izsekotāja izmantošanas pamatvajadzība izriet no neefektivitātes un resursu sadalījuma disproporcijas. Projektu izsekotājs var palīdzēt mums sasniegt vairāk ar mazākiem resursiem. Galvenie iemesli ir minēti turpmāk.

• Uzdevuma pārpilnība
• Resursu sadalījums
• Nav noteikta prioritāšu saraksta

Projektu izsekošanas sistēmas priekšrocības

Lai gan projekta izsekotāja pārvaldība pati par sevi aizņem mazliet laika, rezultāts ir ieguldīto pūļu vērts.

Vairāku projektu izsekotāja priekšrocības ir vairākas:

• Sniedz pārskatu par datiem, neiedziļinoties pārāk detalizēti.
• Varat atkārtot procesu bez jebkādām grūtībām.
• Efektīva resursu izmantošana.
• Spēj pāriet no viena uzdevuma uz otru.

Veidi, kā izveidot veidni vairāku projektu izsekošanai programmā Excel

Mēs šeit pievienosim parauga darblapu, kas paredzēta vairāku projektu izsekošanai vienā Excel veidnē. Lai Excel programmā varētu izsekot vairākiem projektiem, mums ir jāizveido vairākas lapas ar dažāda veida diagrammām, kas mums sniegs kopsavilkumu un pārskatu par visu projektu.

1. solis: Apkopot datus no vairākiem projektiem

Vissvarīgākais solis pirms šī projekta izsekošanas Excel veidnes izveides ir izveidot uzdevumu sarakstu un sadalīt tos atsevišķos projektos,. Mēs arī varam tos identificēt kā projekta informāciju.

• Vispirms sakārtojiet datus, t. i., sadaliet projektu mazākos uzdevumos, pēc tam sadaliet tos sākuma datumos un izpildes termiņos.
• Piešķiriet arī vadītāju, kurš būs atbildīgs par uzdevumu.
• Atzīmējiet viņu progresu. Un atzīmējiet to uz lapas.

• Pēc tam izveidojiet jaunu darblapu un šajā darblapā sasaistiet visus datus no datu lapas cilnes.
• Tad mēs pievienosim kolonnu par pavadītajām dienām, lai aprēķināt dienu skaitu katram uzdevumam. ir pabeigta.
• Lai to izdarītu, šūnā ievadiet šādu formulu G3 .

• Un pēc tam velciet Uzpildes rokturis ikona uz šūnas G32 .
• Tagad šūnu diapazons G3 uz G32 tagad ir piepildīta ar atšķirībām starp Sākuma datums un Termiņš katru uzdevumu.

• Tagad šūnu diapazons G3 uz G32 tagad ir piepildīta ar atšķirībām starp Sākuma datums un Termiņš katru uzdevumu.

• Tālāk mēs saskaitīsim, cik dienas līdz šim ir pavadītas katrā uzdevumā, lai to izdarītu. šūnā ievadiet šādu formulu. L3 :

=G3*F3

• Velciet Uzpildes rokturis uz šūnu L32 , tad pamanīsiet, ka šūnas diapazons L3:L32 tagad ir aizpildīta ar dienām, kas pavadītas, veicot katru uzdevumu.

2. solis: Ganta diagrammas sagatavošana

Lai iegūtu skaidru pārskatu par projekta laika grafiku, lietotājs var izveidot Ganta uzdevumu diagramma, kas sadalīti vairākos projektos. Mēs izmantosim IF un Datums funkcijas šajā posmā.

• Tagad mēs sagatavosim Ganta diagrammu, izmantojot šo informāciju.
• Šim nolūkam mēs izmantosim nosacīto formatēšanu, un pirms tam mums ir jāizveido laika grafiks visiem veiktajiem uzdevumiem.
• Šim nolūkam mēs iestatām sākotnējo datumu mūsu laika grafikam un pēc tam iestatām laika grafika galīgo datumu. Šajā gadījumā tas ir. 3 februāris 2020 un galīgais termiņš ir 2021. gada 27. aprīlis .
• Tā kā mums ir nepieciešams iestatīt laika grafiku katrai dienai, mēs iestatām formulu, kas parādīta zemāk:

Pēc tam velciet Uzpildes rokturis horizontāli līdz 2021. gada 27. aprīlis .

• Tālāk formatējiet šūnas, lai teksts tiktu attēlots vertikāli, lai mazāk vietas atvēlētu vairāk rindu.

• Pēc tam pamanīsiet, ka visas galvenes tagad ir pagrieztas pretēji pulksteņrādītāja rādītāja virzienam.

• Pēc tam atlasiet šūnas J3 un ievadiet šādu formulu:

• Pēc tam velciet Uzpildes rokturis horizontāli.
• Veicot šo darbību, tiks atzīmēts " X ", kurā uzdevums ir paveikts.

Atkārtojiet šo pašu procesu arī pārējām šūnām, piemēram, atlasiet šūnas. J4 un pēc tam šādu formulu.

Un velciet Uzpildes rokturis ikonu uz horizontālo galu.

• Atkārtojot formulu visām rindām, tiks atzīmētas visas uzdevuma laika līnijas.

• Tālāk mēs izmantosim nosacīto formatēšanu, lai izveidotu Ganta diagramma no šīm atzīmēm.
• Lai to izdarītu, vispirms noklikšķiniet uz Nosacījumu formatēšana no Sākums cilne.
• Pēc tam noklikšķiniet uz Jauni noteikumi .

• Tālāk jaunajā logā atlasiet Formatējiet tikai tās šūnas, kurās ir opcijas no Izvēlieties noteikuma veidu kaste.
• Tāpēc Formatējiet tikai šūnas ar nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Īpašs teksts pirmajā nolaižamajā lodziņā un atlasiet Satur otrajā nolaižamajā lodziņā.
• Trešajā lodziņā ir jānorāda mūsu zīmes burts. Mēs ieliekam x, jo mēs vēlamies atzīmēt uzdevuma laika līniju ar x.
• Pēc tam noklikšķiniet uz Formāts .

• Pēc tam jaunajā formāta logā dodieties uz Aizpildiet cilni un pēc tam noklikšķiniet uz Aizpildījuma efekti .

• Pēc tam Aizpildījuma efekti logā izvēlieties Divas krāsas .
• Uzreiz pēc tam izvēlieties vēlamo krāsu, mēs izvēlamies Black un White kā Krāsa 2 un Krāsa 1 .
• Pēc tam Ēnošanas stili, izvēlēties Horizontālā .
• Tālāk, invarianti, izvēlieties vēlamos variantus. Mēs izvēlamies vidējo svītru variantu.
• Tiks parādīts parauga logs, kurā būs redzams, kā darba lapā izskatīsies formatējums.
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Pēc tam Fonts cilnē izvēlieties vēlamo krāsu. Mēs izvēlamies Black savienot burtu x ar melnu fonu.
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Noklikšķinot uz LABI, mēs atgriezīsimies pie Formatēšanas noteikuma rediģēšana logā, šajā logā noklikšķiniet uz LABI .

• Tad mēs atkal atgriežamies pie Nosacītās formatēšanas noteikumu pārvaldnieks logs.
• Noklikšķiniet uz Piesakies pēc tam.

• Portāls Ganta diagramma būs gatava un labi redzama.

Mēs varam pievienot ritināšanas joslu, lai to labāk apstrādātu. Ganta diagramma.

• Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz Izstrādātājs cilne darblapā.
• Pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot komandu no nolaižamajā izvēlnē un noklikšķiniet uz Ritināšanas josla (No vadības paneļa) .

• Pēc tam darblapā tiks parādīta ritināšanas poga.
• Mainiet ritināšanas pogas lielumu un pēc tam noklikšķiniet uz tās ar peles labo pogu.
• Pēc tam noklikšķiniet uz Formāta kontrole .

Jaunajā Formāta kontrole logā Vadība cilnē ievadiet tās šūnas atrašanās vietu, kuru vēlaties saistīt, šajā gadījumā mēs izvēlamies $E$38 .

• Pēc tam izvēlieties minimālo vērtību pēc jūsu vēlmēm, šeit mēs izvēlamies 3.
• Pēc tam izvēlieties maksimālo vērtību pēc jūsu vēlmēm, mēs šeit izvēlamies 400, jo mēs šeit strādājam ar vairāk nekā 365 dienām.
• Izvēlieties pakāpeniskas izmaiņas kā 1, kā mēs turpinām dienu pēc dienas.
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Pēc tam izvēlamies šūnu J2 un ievadiet šādu formulu, lai sasaistītu šūnas $E$38 līdz šim datumam.

• Pēc formulas ievadīšanas datums paliek nemainīgs, bet tagad tas ir savienots ar šūnu. $E$38. tagad, ritinot ritināšanas joslu, šūnas vērtība $E$38 palielināsies, un nākamajās šūnās palielināsies arī datums.
• Tagad ritināšanas josla darbojas pareizi.
• Mūsu Ganta diagramma ir pabeigta.

3. solis: Izveidojiet veiktspējas matricas diagrammas

Nākamais solis ir izveidot veiktspējas matricas diagrammas, pamatojoties uz vairāku projektu dinamisko izsekošanu. Šīs diagrammas sniegs mums pārskatu, kas ir dinamisks un palīdz mums pārvaldīt dažādus projektus vienā veidnē. Lai pabeigtu šo soli, mēs izmantosim palīdzību no SUMIF un VIDĒJAISIF funkcijas.

• Tagad mēs atveram jaunu darblapu ar nosaukumu Projekta izpilde .
• Pēc tam izveidojiet tabulu, kas līdzinās zemāk redzamajam attēlam.

• Pēc tam šūnā ievadiet formulu F26 :

Un velciet Uzpildes rokturis uz šūnu F28.

• Pēc tam šūnā ievadiet formulu G26 :

Un velciet Uzpildes rokturis uz šūnu G28 .

• Pēc tam šūnā ievadiet formulu H26 :

Un velciet Uzpildes rokturis uz šūnu G28 .

Tad tabula izskatīsies šādi.

• Būtībā mēs salīdzinājām, cik dienas katram projektam būtu vajadzīgas, lai to pabeigtu, un izsekojām, cik liels progress ir panākts. Pēc tam aprēķinājām arī, cik daudz projekta darbu vēl ir atlikuši.
• Pēc tam izveidosim joslu diagrammu, kurā būs redzams vairāku projektu progresa salīdzinājums.
• Lai to izdarītu, atveriet cilni Ievietot un noklikšķiniet uz 100% kaudzē sakrautas kolonnas .

• Kad parādās diagramma, noklikšķiniet uz diagrammas apgabala un noklikšķiniet ar peles labo peles pogu.
• Konteksta izvēlnē noklikšķiniet uz Izvēlieties datus .

• Tad uz Izvēlieties datu avotus logā noklikšķiniet uz Pievienot .

• Pēc tam jaunajā logā atlasiet šūnu diapazonu sērijas nosaukumā. $E$26:$E$28 .
• Un kā sērijas vērtību atlasiet šūnu diapazonu $G$26:$G$28 .
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Pēc tam, līdzīgi kā iepriekšējā solī, noklikšķiniet uz Pievienot vēlreiz nospiediet pogu un atlasiet šādu šūnu diapazonu $E$26:$E$28 .
• Pēc tam atlasiet šūnu diapazonu $H$26:$H$28 in the Sērijas vērtības .
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Tagad noklikšķiniet uz Rediģēt pogu, lai pievienotu ass nosaukumu diagrammā.

• Pēc tam atlasiet šūnu diapazonu E$26:$E$28 kastē.

• Tagad redzēsiet, ka projektu nosaukumi tagad ir attēloti labajā pusē. Izvēlieties datu avotu. tas būs redzams arī diagrammā.

• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

Tagad redzēsiet diagrammu pilnā formā.

4. solis: Izveidot paneli

Lai veidotu vasaras stila prezentāciju, šajā posmā mēs izveidosim vēl dažas diagrammas, pamatojoties uz dažādiem darbības kritērijiem, kas palīdzēs mums efektīvi izsekot projektiem. SUMIF funkcija šeit tiks izmantots.

• Tagad jaunajā darblapā mēs pievienosim jaunu tabulu, kā norādīts tālāk.

• Un pēc tam šūnu diapazonā sasaistiet vērtību par to, cik daudz dienu mēs pavadījām, cik dienas atlikušas kopējā projektā utt. H13 uz H16 .
• Pēc tam mēs ievietojam parasto mīklas diagrammu no Ievietot cilnē diagramma parādīs noklusējuma iestatījumus un izvēlēsies kādu nejaušu vērtību.

• Pēc tam mēs izvēlamies datu diapazonu dongauta diagrammai.
• Lai to izdarītu, ar peles labo peles pogu noklikšķiniet uz un noklikšķiniet uz Izvēlieties datus .

• Pēc tam jaunajā logā noklikšķiniet uz Pievienot .

• Izveidojiet atlases logu un atlasiet šūnu diapazonu. $F$7:$F$8 .

• Noklikšķinot uz LABI , pamaniet, ka mīklas diagramma tagad tiek parādīta ar saistītajiem datiem.
• Pēc nelielām izmaiņām tas izskatīsies apmēram šādi.

• Lai to papildinātu, mēs pievienosim taisnstūrveida Teksta lodziņš formu no cilnes Insert.

• Un novietojiet lodziņu dīkstāvē no pīrāga un savienojiet lodziņu ar šūniņu. $H$15 , mēs zinām, ka šūna $H$15 parāda, cik procentuāli ir pabeigts darbs pie projekta.
• Tātad, ja kāda iemesla dēļ mainās mūsu dati, mainīsies arī darba izpildes procentuālā daļa gan dongauta diagrammā, gan teksta logā.

• Pēc tam mēs pievienosim projektu vadītāju vārdus un viņu darbības rezultātu matricu informācijas panelim.
• Lai to izdarītu, mēs pievienosim nolaižamo izvēlni, lai novērtētu katra vadītāja sniegumu. Ganta diagramma.
• Pēc nolaižamās izvēlnes pievienošanas no Izstrādātājs cilnē. Izlaižamajā izvēlnē pievienojam pārvaldnieka vārdu.

• Pēc nosaukumu pievienošanas ievadām formulu šūnā D15 :

• Pēc tam šūnā ievadām šādu formulu D16 :

=SUMIF("Ganta diagramma"!C3:C32, "Projekta pārskats"!D14, "Ganta diagramma"!I3:I32)

• Ievadiet šādā šūnā šādu formulu D17 :

• Tālāk atlasiet šūnu D18 un ievadiet šādu formulu:

• Šādu formulu ievadiet šūnā D19 :

• Nolaižamajā izvēlnē varat pārslēgties starp pārvaldniekiem un redzēt, kā tabulā dinamiski mainās to veiktspēja.
• Tālāk er izmantos vēl vienu mīklas diagrammu darblapā, izmantojot cilni ievietot.
• Pēc tam mēs sasaistām vērtības ar diagrammu, noklikšķinot ar peles labo peles pogu un noklikšķinot uz Izvēlieties datus .
• Pēc tam jaunajā logā noklikšķiniet uz Pievienot .
• Pēc tam ievadiet šūnas diapazonu $D$16:$D$17 in the Sērijas vērtības .
• Noklikšķiniet uz LABI pēc tam.

• Pēc tam noklikšķiniet uz Rediģēt ikona loga labajā pusē.

• Tālāk ievadiet šūnu diapazonu $B$16:$C$17 lai norādītu diapazonu nosaukumus.
• Tagad, kad mēs mainām vadītāja nosaukumu, attiecīgi mainīsies arī mīklas diagramma.

• Tagad mūsu vadības panelis ir gatavs, lai Excel programmā Excel vienā vietā varētu izsekot vairākiem projektiem.

Ceru, ka šī veidne palīdzēs jums efektīvi izsekot un pārvaldīt vairākus projektus programmā Excel.

Lasīt vairāk: Kā sekot līdzi projekta progresam programmā Excel (Lejupielādēt bezmaksas veidni)

Secinājums

Rezumējot, šeit ir sniegta atbilde uz jautājumu "Kā Excel programmā Excel izsekot vairākus projektus", sniedzot Excel veidnes paraugu. Mēs izmantojām Excel veidni. Ganta diagrammu izsekošanas nolūkos un pēc tam pievienoja virkni diagrammu, lai atvieglotu vairāku projektu pārvaldību.

Šai problēmai ir pievienots darba burtnīcas paraugs, kurā varat izmēģināt vairāku projektu izsekošanu.

Jūtieties brīvi uzdot jebkādus jautājumus vai atsauksmes, izmantojot komentāru sadaļu. Jebkurš ieteikums, lai uzlabotu Exceldemy kopiena būs augsti vērtējama.