สารบัญ
ในวันปกติ ผู้จัดการโครงการต้องจัดการหลายโครงการพร้อมกัน การติดตามโครงการเหล่านั้นอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายหากไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม การมีมุมมองสรุปแบบไดนามิกสามารถช่วยได้มากเช่นกัน เพื่อแก้ปัญหาเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถติดตามหลายโครงการใน Excel ได้ในคราวเดียว เราได้จัดทำเทมเพลต Excel พร้อมคำอธิบายที่คุณสามารถฝึกฝนและแก้ไขชีตตามที่คุณต้องการเพื่อติดตามหลายโครงการใน Excel
ดาวน์โหลดเทมเพลต
ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ด้านล่าง
ติดตามหลายโครงการ.xlsx
เหตุใดเราจึงต้องการตัวติดตามโครงการ
ความจำเป็นพื้นฐานของการใช้ Project Tracker มาจากความไม่มีประสิทธิภาพและการกระจายทรัพยากรที่ไม่สมส่วน ตัวติดตามโครงการสามารถช่วยให้เราประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง เหตุผลหลักระบุไว้ด้านล่าง
- งานล้นมือ
- การกระจายทรัพยากร
- ไม่มีรายการลำดับความสำคัญคงที่
ข้อดีของโครงการ ตัวติดตาม
แม้ว่าการจัดการตัวติดตามโครงการจะใช้เวลาเล็กน้อย แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่ากับความพยายาม
ข้อดีของตัวติดตามหลายโครงการมีอยู่ไม่กี่ข้อ:
- ให้ภาพรวมของข้อมูลโดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป
- สามารถทำซ้ำขั้นตอนได้โดยไม่ยุ่งยาก
- การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
- มีความสามารถ ของการกระโดดจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง
ขั้นตอนในการสร้างเทมเพลตเพื่อติดตามหลายรายการ แผนภูมิ
- หลังจากเพิ่มชื่อแล้ว เราป้อนสูตรในเซลล์ D15 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32) 
- จากนั้นเราป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D16 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)
- ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ สูตรในเซลล์ D17 :
=D15-D16 
- ถัดไป เลือกเซลล์ D18 และป้อนสูตรต่อไปนี้:
=D16/D15 
- ป้อนต่อไปนี้ สูตรในเซลล์ D19 :
=1-D18 
- คุณสามารถสลับระหว่างผู้จัดการ ในเมนูแบบเลื่อนลงและดูประสิทธิภาพการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกในตาราง
- ถัดไป er จะใช้แผนภูมิโดนัทอื่นในเวิร์กชีต ผ่านแท็บแทรก
- จากนั้นเราจะเชื่อมโยง ค่ากับแผนภูมิ โดยคลิกขวาที่เมาส์และคลิกที่ เลือกข้อมูล .
- จากนั้นในหน้าต่างใหม่ให้คลิกที่ เพิ่ม .
- จากนั้นป้อนช่วงของเซลล์ $D$16:$D$17 ใน Se ค่า ries .
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- จากนั้นคลิกที่ไอคอน แก้ไข ทางด้านขวาของหน้าต่าง
- ถัดไปป้อนช่วงของเซลล์ $B$16:$C$17 เพื่อระบุชื่อช่วง
- ตอนนี้ เมื่อเราเปลี่ยนชื่อ ผู้จัดการ แผนภูมิโดนัทก็จะเปลี่ยนตามนั้น
- ตอนนี้แดชบอร์ดของเราพร้อมที่จะติดตามหลายโครงการใน Excel ได้ในที่เดียว
หวังว่าเทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณติดตามและจัดการหลายโครงการใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีติดตามความคืบหน้าของโครงการใน Excel (ดาวน์โหลด เทมเพลตฟรี)
บทสรุป
โดยสรุป คำถาม “วิธีติดตามหลายโครงการใน Excel” ได้รับคำตอบที่นี่โดยให้ตัวอย่างเทมเพลต Excel เราใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตาม จากนั้นจึงเพิ่มสตริงของแผนภูมิเพื่อให้การจัดการหลายโครงการง่ายขึ้นมาก
สำหรับปัญหานี้ สมุดงานตัวอย่างจะแนบไปด้วย สามารถฝึกฝนการติดตามโครงการได้หลากหลาย
อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือข้อเสนอแนะผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการปรับปรุงของชุมชน Exceldemy จะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
โครงการใน Excelเราจะเพิ่มเวิร์กชีตตัวอย่างที่นี่ เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามหลายโครงการในเทมเพลต Excel เดียว ในการติดตามหลายโครงการใน Excel เราจำเป็นต้องสร้างแผ่นงานหลายแผ่นพร้อมแผนภูมิประเภทต่างๆ ซึ่งจะทำให้เรามีข้อมูลสรุปและภาพรวมของโครงการทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลจากหลายโครงการ
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดก่อนสร้างเทมเพลต Excel ติดตามโครงการนี้ เราจำเป็นต้องสร้างรายการงานและแจกจ่ายงานเหล่านั้นเป็นโครงการแยกต่างหาก นอกจากนี้ เรายังสามารถระบุว่าเป็นข้อมูลโครงการได้ด้วย
- ขั้นแรก จัดระเบียบข้อมูล ซึ่งหมายถึงการแบ่งโครงการออกเป็นงานเล็กๆ จากนั้นจัดกำหนดการให้เป็นวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด
- นอกจากนี้ กำหนดผู้จัดการที่จะรับผิดชอบงาน
- ทำเครื่องหมายความคืบหน้าของพวกเขา และจดบันทึกลงในแผ่นงาน
- จากนั้น สร้างแผ่นงานใหม่ และเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดจากแท็บแผ่นข้อมูลจากแผ่นงานนั้น
- จากนั้นเราจะเพิ่มคอลัมน์ของวันที่ใช้เพื่อ คำนวณจำนวนวันที่แต่ละงาน เสร็จสมบูรณ์
- ในการดำเนินการนี้ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ G3 .
=E3-F3
- แล้วลากไอคอน Fill Handle ไปที่ เซลล์ G32 .
- ตอนนี้ช่วงของเซลล์ G3 ถึง G32 ตอนนี้เต็มไปด้วยความแตกต่างระหว่าง วันที่เริ่มต้น และ วันครบกำหนด ของแต่ละรายการงาน
- ตอนนี้ช่วงของเซลล์ G3 ถึง G32 ตอนนี้เต็มไปด้วยความแตกต่างระหว่าง วันที่เริ่มต้น และ วันที่ครบกำหนด ของแต่ละงาน
- ต่อไป เราจะเพิ่มวิธีการ ใช้เวลาหลายวันในแต่ละงานจนถึงปัจจุบันเพื่อทำเช่นนี้ ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ L3 :
=G3*F3
ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแผนภูมิแกนต์
เพื่อให้ได้ภาพรวมที่ชัดเจนของไทม์ไลน์โครงการ ผู้ใช้สามารถสร้าง แผนภูมิแกนต์ ของงานที่กระจายในหลายโครงการ เราจะใช้ฟังก์ชัน IF และ วันที่ ในขั้นตอนนี้
- ตอนนี้ เราจะเตรียมแผนภูมิ Gantt โดยใช้ข้อมูลนี้ .
- สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และก่อนหน้านี้ เราต้องสร้างไทม์ไลน์สำหรับงานทั้งหมดที่ทำเสร็จแล้ว
- สำหรับสิ่งนี้ เรากำหนดวันที่เริ่มต้นสำหรับไทม์ไลน์ของเรา แล้วกำหนดวันที่สุดท้ายของไทม์ไลน์ ในกรณีนี้คือ 3 กุมภาพันธ์ 2020 และวันที่ครบกำหนดสุดท้ายคือ 27 เมษายน 2021
- เนื่องจากเราต้องกำหนดไทม์ไลน์ในแต่ละวัน เราจึงตั้งค่า สูตรด้านล่าง:
=J2+1 จากนั้นลาก Fill Handle ตามแนวนอนจนถึง 27 เมษายน 2021 .
- ถัดไปจัดรูปแบบเซลล์เพื่อแสดงข้อความในแนวตั้งเพื่อดูแถวเพิ่มเติมในพื้นที่น้อยลง
- หลังจากนั้น คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้ส่วนหัวทั้งหมดจะหมุนทวนเข็มนาฬิกา
- จากนั้นเลือกเซลล์ J3 และป้อนสูตรต่อไปนี้:
=IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","") 
- จากนั้นลาก Fill Handle ตามแนวนอน
- การทำเช่นนี้จะทำเครื่องหมาย “ X ” ซึ่งทำงานเสร็จแล้ว
ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับเซลล์อื่นๆ เช่น เลือกเซลล์ J4 แล้วตามด้วยสูตรต่อไปนี้
=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","") แล้วลากไอคอน Fill Handle ไปที่ สิ้นสุดในแนวนอน
- การทำซ้ำสูตรสำหรับทุกแถวจะทำเครื่องหมายไทม์ไลน์ทั้งหมดของงาน
- ต่อไป เรา จะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อสร้างแผนภูมิ Gantt จากการทำเครื่องหมายเหล่านั้น
- ในการดำเนินการนี้ ขั้นแรกให้คลิกที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก หน้าแรก แท็บ
- จากนั้นคลิกที่ กฎใหม่ .
- ถัดไป ในหน้าต่างใหม่ เลือก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี ตัวเลือกจากช่อง เลือกประเภทกฎ
- ดังนั้น ในเมนูแบบเลื่อนลง จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี ให้เลือก ข้อความเฉพาะ ในช่องดรอปดาวน์ช่องแรก และเลือก บรรจุ ในช่องดร็อปดาวน์ช่องที่สอง
- ในช่องที่สาม เราจำเป็นต้องระบุตัวอักษรทำเครื่องหมายของเรา เราใส่ x, ตามที่เราต้องการทำเครื่องหมายไทม์ไลน์ของงานด้วย x
- จากนั้นคลิกที่ รูปแบบ .
- ถัดไป ในหน้าต่างรูปแบบใหม่ ให้ไปที่แท็บ เติม จากนั้น คลิกที่ เติมเอฟเฟกต์ .
- จากนั้นในหน้าต่าง เติมเอฟเฟกต์ เลือก สองสี .
- หลังจากนี้ เลือกสีที่คุณต้องการ เราเลือก ดำ และ ขาว เป็น สี 2 และ สี 1 .
- จากนั้นใน รูปแบบการแรเงา เลือก แนวนอน .
- ถัดไป ค่าคงที่ เลือกรูปแบบที่คุณต้องการ เราเลือกแถบตรงกลาง
- จะมีหน้าต่างตัวอย่างแสดงว่าการจัดรูปแบบจะมีลักษณะอย่างไรในแผ่นงาน
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- จากนั้นในแท็บ แบบอักษร เลือกสีที่คุณต้องการ เราเลือก สีดำ เพื่อผสมตัวอักษร x กับพื้นหลังสีดำ
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- หลังจากคลิก ตกลง เราจะกลับไปที่หน้าต่าง แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ ในหน้าต่างนั้น คลิก ตกลง .
- จากนั้นเราจะกลับไปที่หน้าต่าง Conditional Formatting Rule Manager
- คลิก นำไปใช้ หลังจากนี้
- แผนภูมิ Gantt จะพร้อมใช้งานและ มองเห็นได้ค่อนข้างดี
เราสามารถเพิ่มแถบเลื่อนเพื่อการจัดการแผนภูมิ Gantt นี้ได้ดียิ่งขึ้น
- ในการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่แท็บ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ ในแผ่นงาน
- จากนั้นคลิกที่คำสั่ง แทรก จากเมนูแบบเลื่อนลง และคลิกที่ แถบเลื่อน (จากการควบคุม) .
- หลังจากนี้ ปุ่มเลื่อนจะปรากฏขึ้นบน แผ่นงาน
- ปรับขนาดปุ่มเลื่อนแล้วคลิกขวา
- จากนั้นคลิกที่ การควบคุมรูปแบบ .
ในหน้าต่าง การควบคุมรูปแบบ ใหม่ ในแท็บ การควบคุม ให้ป้อนตำแหน่งของเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยง ในกรณีนี้ เราเลือก $E$38 .
- จากนั้นเลือกมูลค่าขั้นต่ำตามที่คุณต้องการ เราเลือก 3 ที่นี่
- จากนั้นเลือกมูลค่าสูงสุดตามที่คุณต้องการ เราเลือก 400 ที่นี่ เนื่องจากเรากำลังเผชิญกับปัญหามากกว่า 365 วันที่นี่
- เลือก การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น เป็น 1 ขณะที่เราดำเนินการวันแล้ววันเล่า
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- จากนั้นเราเลือกเซลล์ J2 และป้อนสูตรต่อไปนี้เพื่อเชื่อมโยงเซลล์ $ E$38 จนถึงวันนี้
=DATE(2020,2,E38 ) 
- หลังจากป้อนสูตรแล้ว วันที่ยังคงเหมือนเดิม แต่ตอนนี้มันเชื่อมต่อกับเซลล์ $E$38 แล้ว เมื่อเราเลื่อนแถบเลื่อน ค่าของเซลล์ $E$38 จะเพิ่มขึ้น และวันที่ก็จะเพิ่มขึ้นใน เซลล์ถัดไป
- และนี่คือวิธีที่แถบเลื่อนทำงานได้อย่างถูกต้อง
- แผนภูมิ Gantt ของเราเสร็จสมบูรณ์แล้ว
ขั้นตอนที่ 3 : สร้างแผนภูมิเมทริกซ์ประสิทธิภาพ
ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนภูมิเมทริกซ์ประสิทธิภาพบนพื้นฐานของการติดตามแบบไดนามิกหลายโครงการ เหล่านั้นแผนภูมิจะให้ภาพรวมแบบไดนามิกและช่วยให้เราจัดการโครงการต่างๆ ในเทมเพลตเดียว เพื่อให้ขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์ เราจะใช้ความช่วยเหลือจากฟังก์ชัน SUMIF และ AVERAGEIF
- ตอนนี้ เราเปิดเวิร์กชีตใหม่ที่ชื่อว่า ประสิทธิภาพของโครงการ .
- จากนั้นสร้างตารางเหมือนภาพด้านล่าง
- จากนั้นป้อนสูตรในเซลล์ F26 :
=SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]]) แล้วลาก Fill Handle ไปยังเซลล์ F28
- จากนั้นป้อนสูตรในเซลล์ G26 :
=AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress]) แล้วลาก Fill Handle ไปยังเซลล์ G28 .
- จากนั้นป้อนสูตรในเซลล์ H26 :
=1-G26 แล้วลาก Fill Handle ไปยังเซลล์ G28 .
จากนั้นตารางจะมีลักษณะดังนี้
- โดยพื้นฐานแล้วสิ่งที่เราทำคือเปรียบเทียบจำนวน แต่ละโครงการจะต้องเสร็จสิ้นในแต่ละวัน และติดตามความคืบหน้าที่พวกเขาทำได้จริง จากนั้นเรายังคำนวณว่างานโครงการยังเหลืออีกเท่าใด
- จากนั้นเราจะสร้างแผนภูมิแท่งที่แสดงการเปรียบเทียบความคืบหน้าของหลายโครงการ
- โดยไปที่แท็บแทรกและคลิกที่ คอลัมน์แบบเรียงซ้อน 100% .
- เมื่อแผนภูมิปรากฏขึ้น ให้คลิกที่พื้นที่แผนภูมิแล้วคลิกขวาที่เมาส์ .
- จากเมนูบริบทให้คลิกที่ เลือกข้อมูล .
- จากนั้นที่ เลือกแหล่งข้อมูล หน้าต่าง คลิกที่ เพิ่ม .
- จากนั้น ในหน้าต่างใหม่ เลือกช่วงของเซลล์ใน ชื่อชุด $E$26:$E$28 .
- และเป็นค่าชุด ให้เลือกช่วงของเซลล์ $G$26:$G$28 .
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- จากนั้นคลิกที่ เพิ่ม<7 ในทำนองเดียวกันกับขั้นตอนก่อนหน้า> อีกครั้งและเลือกช่วงของเซลล์ต่อไปนี้ $E$26:$E$28 .
- ถัดไป เลือกช่วงของเซลล์ $H$26:$H$28 ใน ค่าชุดข้อมูล .
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- ตอนนี้ คลิกที่ปุ่ม แก้ไข เพื่อเพิ่มชื่อแกนในแผนภูมิ
- จากนั้นเลือกช่วงของเซลล์ E$26:$E$28 ในกล่อง
- ตอนนี้ คุณจะเห็นชื่อโครงการปรากฏอยู่ทางด้านขวาของ เลือกแหล่งข้อมูล จะปรากฏในแผนภูมิด้วย
- คลิก ตกลง หลังจากนี้ .
ตอนนี้คุณจะเห็นแผนภูมิในรูปแบบสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 4: G สร้างแดชบอร์ด
หากต้องการนำเสนอสไตล์ฤดูร้อน เราจะสร้างแผนภูมิเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้ตามเกณฑ์ประสิทธิภาพต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้เราติดตามโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชัน SUMIF จะถูกใช้ที่นี่
- ในเวิร์กชีตใหม่ เราจะเพิ่มตารางใหม่ตามด้านล่าง
- แล้วโยงค่าว่าเราใช้ไปกี่วัน กี่วันที่เหลืออยู่ในโครงการทั้งหมด ฯลฯ ในช่วงของเซลล์ H13 ถึง H16 .
- จากนั้นเราแทรกแผนภูมิโดนัทปกติจากแท็บ แทรก แผนภูมิจะแสดงการตั้งค่าเริ่มต้นและเลือกค่าสุ่ม
- จากนั้นเราจะเลือกช่วงข้อมูลสำหรับแผนภูมิโดนัท
- ในการทำเช่นนี้ เราคลิกขวาที่เมาส์และคลิกที่ เลือกข้อมูล .
- จากนั้นในหน้าต่างใหม่ คลิกที่ เพิ่ม .
- สร้างหน้าต่างการเลือก และเลือกช่วงของเซลล์ $F$7:$ F$8 .
- หลังจากคลิก ตกลง สังเกตว่าตอนนี้แผนภูมิโดนัทแสดงพร้อมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- หลังจากแก้ไขบางส่วนแล้ว จะมีลักษณะดังนี้
- หากต้องการเพิ่มเติม เราจะเพิ่มสี่เหลี่ยม กล่องข้อความ รูปร่างจากแท็บแทรก
- และวางกล่องในแนวว่างของโดนัท แล้วเชื่อมกล่องเข้ากับเซลล์ $H$15 เรารู้ว่าเซลล์ $H$15 แสดงเปอร์เซ็นต์ของงานค เสร็จสมบูรณ์แล้วในโครงการ
- ดังนั้นหากข้อมูลของเราเปลี่ยนแปลงด้วยเหตุผลใดก็ตาม เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของงานก็จะเปลี่ยนไปทั้งในแผนภูมิโดนัทและกล่องข้อความด้วย
- หลังจากนั้น เราจะเพิ่มชื่อผู้จัดการโครงการและเมทริกซ์ประสิทธิภาพของพวกเขาในแดชบอร์ด
- สำหรับการทำเช่นนี้ เราจะเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับการประเมินประสิทธิภาพของผู้จัดการแต่ละคนใน แกนต์
