Įprastą dieną projektų vadovas turi vienu metu valdyti kelis projektus. Šių projektų stebėjimas gali būti nuobodus, jei jie nėra tinkamai organizuoti. Dinamiškas suvestinės vaizdas taip pat gali labai padėti. Tor išspręsti klausimą, kaip mes galime stebėti kelis projektus "Excel" vienu metu, mes pateikėme "Excel" šabloną su paaiškinimais, kur galite praktikuoti ir keisti lapą pagal savo valią, kadstebėti kelis projektus "Excel" programoje.

Atsisiųsti šabloną

Atsisiųskite šį šabloną toliau.

Kelių projektų stebėjimas.xlsx

Kodėl mums reikia "Project Tracker"?

Pagrindinė būtinybė naudoti projektų sekimo priemonę kyla dėl neefektyvumo ir išteklių paskirstymo disproporcijų. Projektų sekimo priemonė gali padėti mums pasiekti daugiau naudojant mažiau išteklių. Pagrindinės priežastys nurodytos toliau.

• Užduoties perpildymas
• Išteklių paskirstymas
• Nėra nustatyto prioritetų sąrašo

Projektų sekimo programos privalumai

Nors projekto sekimo programos valdymas užima šiek tiek laiko, rezultatai yra verti pastangų.

Kelių projektų sekimo programos privalumų yra nemažai:

• Pateikiama duomenų apžvalga, nesigilinant į pernelyg daug detalių.
• Galite pakartoti procesą be jokių sunkumų.
• Efektyvus išteklių naudojimas.
• Gali peršokti nuo vienos užduoties prie kitos.

Kelių projektų stebėjimo "Excel" programoje šablono kūrimo žingsniai

Čia pridėsime pavyzdinį darbalapį, skirtą keliems projektams stebėti viename "Excel" šablone. Norėdami "Excel" programoje stebėti kelis projektus, turime sukurti kelis lapus su įvairių tipų diagramomis, kuriose būtų pateikta viso projekto santrauka ir apžvalga.

1 žingsnis: rinkite duomenis iš kelių projektų

Svarbiausias žingsnis prieš kuriant šį projekto stebėjimo "Excel" šabloną, turime sukurti užduočių sąrašą ir suskirstyti jas į atskirus projektus,. Taip pat galime jas identifikuoti kaip projekto informaciją.

• Pirmiausia sutvarkykite duomenis, t. y. suskirstykite projektą į smulkesnes užduotis, tada suplanuokite jų pradžios ir pabaigos datas.
• Taip pat paskirkite vadovą, kuris bus atsakingas už užduotį.
• Pažymėkite jų pažangą. Ir užrašykite ją lape.

• Tada sukurkite naują darbalapį ir jame susiekite visus duomenis iš skirtuko "Duomenų lapas".
• Tada pridėsime praleistų dienų stulpelį, kad apskaičiuoti kiekvienos užduoties dienų skaičių. baigtas.
• Norėdami tai padaryti, ląstelėje įveskite šią formulę G3 .

• Tada vilkite Užpildymo rankena piktograma į ląstelę G32 .
• Dabar ląstelių diapazonas G3 į G32 dabar yra užpildyta skirtumais tarp Pradžios data ir Atlikimo data kiekvienos užduoties.

• Dabar ląstelių diapazonas G3 į G32 dabar yra užpildyta skirtumais tarp Pradžios data ir Atlikimo data kiekvienos užduoties.

• Toliau pridėsime, kiek dienų iki šiol buvo praleista kiekvienai užduočiai atlikti, kad tai padarytume, ląstelėje įveskite šią formulę L3 :

=G3*F3

• Vilkite Užpildymo rankena į ląstelę L32 , tada pastebėsite, kad ląstelės diapazonas L3:L32 dabar yra užpildytas dienomis, praleistomis atliekant kiekvieną užduotį.

2 žingsnis: Parengti Gantto diagramą

Norėdamas susidaryti aiškią projekto tvarkaraščio apžvalgą, naudotojas gali sukurti Gantt užduočių, paskirstytų keliuose projektuose, diagrama. IF ir Data funkcijos šiame etape.

• Dabar paruošime Gantt diagramą, kurioje pateikiama ši informacija.
• Tam naudosime sąlyginį formatavimą, o prieš tai turime sukurti visų atliktų užduočių laiko juostą.
• Šiuo atveju nustatome pradinę mūsų laiko juostos datą ir tada nustatome galutinę laiko juostos datą. Šiuo atveju tai yra 2020 m. vasario 3 d. o galutinė data yra 2021 m. balandžio 27 d. .
• Kadangi reikia nustatyti kiekvienos dienos laiko juostą, nustatome toliau pateiktą formulę:

Tada vilkite Užpildymo rankena horizontaliai, kol 2021 m. balandžio 27 d. .

• Tada suformatuokite ląsteles, kad tekstas būtų rodomas vertikaliai, kad mažiau vietos užimtų daugiau eilučių.

• Po to pastebėsite, kad visos antraštės dabar pasuktos prieš laikrodžio rodyklę.

• Tada pasirinkite langelį J3 ir įveskite šią formulę:

• Tada vilkite Užpildymo rankena horizontaliai.
• Atlikdami tai pažymėsite " X ", kurioje užduotis buvo atlikta.

Tą patį procesą pakartokite ir su kitomis ląstelėmis, pvz., pasirinkite ląstelę J4 , o tada ši formulė.

Ir vilkite Užpildymo rankena piktogramą prie horizontalaus galo.

• Pakartojus formulę visoms eilutėms, bus pažymėtos visos užduoties laiko juostos.

• Toliau, naudodami sąlyginį formatavimą, sukursime Gantt diagramą iš šių žymėjimų.
• Norėdami tai padaryti, pirmiausia spustelėkite Sąlyginis formatavimas iš Pagrindinis skirtukas.
• Tada spustelėkite Naujos taisyklės .

• Tada naujame lange pasirinkite formatuokite tik tas ląsteles, kuriose yra parinktys iš Pasirinkite taisyklės tipą dėžutė.
• Todėl Formuoti tik langelius su išplečiamajame meniu pasirinkite Konkretus tekstas pirmajame išskleidžiamajame lange ir pasirinkite Sudėtyje yra antrajame išskleidžiamajame lange.
• Trečiajame langelyje turime nurodyti savo ženklo raidę. x, nes norime pažymėti užduoties laiko juostą su x.
• Tada spustelėkite Formatas .

• Tada naujame formato lange eikite į Užpildykite skirtuką ir spustelėkite Užpildymo efektai .

• Tada į Užpildymo efektai langą, pasirinkite Dvi spalvos .
• Iš karto po to pasirinkite norimą spalvą, mes pasirenkame Juoda ir Balta kaip 2 spalva ir 1 spalva .
• Tada į Šešėlių stiliai, pasirinkite Horizontalus .
• Toliau, invariantai, pasirinkite pageidaujamus variantus. Mes pasirenkame vidurinės juostelės variantą.
• Bus pateiktas pavyzdinis langas, kuriame bus parodyta, kaip formatavimas atrodys darbalapyje.
• Spustelėkite GERAI po to.

• Tada į Šriftas skirtuką, pasirinkite norimą spalvą. Juoda sujungti raidę x su juodu fonu.
• Spustelėkite GERAI po to.

• Paspaudę GERAI, mes grįšime į Redaguoti formatavimo taisyklę langą, tame lange spustelėkite GERAI .

• Tada vėl grįžtame prie Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkyklė langas.
• Spustelėkite Taikyti po to.

• Svetainė Gantt diagrama bus paruošta ir matoma gana gerai.

Galime pridėti slinkties juostą, kad būtų galima geriau tvarkyti šį Gantt diagramą.

• Norėdami tai padaryti, spustelėkite Kūrėjas darbalapio skirtukas.
• Tada spustelėkite Įdėkite komandą iš išskleidžiamojo meniu ir spustelėkite Slinkimo juosta (iš valdiklio) .

• Po to darbalapyje atsiras slinkties mygtukas.
• Pakeiskite slinkties mygtuko dydį ir spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu.
• Tada spustelėkite Formato valdymas .

Naujajame Formato valdymas lange, esančiame Valdymas kortelėje įveskite ląstelės, kurią norite susieti, vietą. $E$38 .

• Tada pasirinkite mažiausią pageidaujamą reikšmę, mes čia pasirenkame 3.
• Tada pasirinkite didžiausią norimą reikšmę, mes čia pasirenkame 400, nes čia turime reikalų su daugiau nei 365 dienomis.
• Pasirinkite laipsniškas pokytis kaip 1, kaip mes toliau diena po dienos.
• Spustelėkite GERAI po to.

• Tada pasirenkame ląstelę J2 ir įveskite šią formulę, kad susietumėte ląstelę $E$38 iki šios dienos.

• Įvedus formulę, data išlieka ta pati, tačiau dabar ji yra prijungta prie ląstelės $E$38. dabar, kai slinksime slinkties juostą, ląstelės vertė $E$38 padidės, o vėlesniuose langeliuose padidės ir data.
• Dabar slinkties juosta veikia tinkamai.
• Mūsų Gantt diagrama yra baigta.

3 veiksmas: sukurkite veiklos matricos diagramas

Kitas žingsnis - sukurti veiklos rezultatų matricos diagramas pagal kelių projektų dinaminį stebėjimą. Šios diagramos suteiks mums dinamišką apžvalgą ir padės mums valdyti skirtingus projektus pagal vieną šabloną. Norėdami atlikti šį žingsnį, pasinaudosime pagalba iš SUMIF ir VIDUTINISIF funkcijos.

• Dabar atidarome naują darbalapį pavadinimu Projekto vykdymas .
• Tada sukurkite lentelę, panašią į toliau pateiktą paveikslėlį.

• Tada ląstelėje įveskite formulę F26 :

Ir vilkite Užpildymo rankena į ląstelę F28.

• Tada ląstelėje įveskite formulę G26 :

Ir vilkite Užpildymo rankena į ląstelę G28 .

• Tada ląstelėje įveskite formulę H26 :

Ir vilkite Užpildymo rankena į ląstelę G28 .

Tada lentelė atrodys taip.

• Iš esmės palyginome, kiek dienų reikės kiekvienam projektui užbaigti, ir stebėjome, kokia pažanga iš tikrųjų padaryta. Tada taip pat apskaičiavome, kiek projekto darbų dar liko.
• Tada sukursime stulpelinę diagramą, kurioje bus parodyti kelių projektų pažangos palyginimai.
• Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką įterpti ir spustelėkite 100 % sukrautas stulpelis .

• Kai diagrama pasirodys, spustelėkite diagramos sritį ir dešiniuoju pelės klavišu.
• Kontekstiniame meniu spustelėkite Pasirinkite duomenis .

• Tada ant Pasirinkite duomenų šaltinius langą, spustelėkite Pridėti .

• Tada naujame lange pasirinkite ląstelių intervalą serijos pavadinime $E$26:$E$28 .
• Ir kaip serijos reikšmę pasirinkite ląstelių intervalą $G$26:$G$28 .
• Spustelėkite GERAI po to.

• Tada, kaip ir ankstesniame žingsnyje, spustelėkite Pridėti ir vėl pasirinkite šį ląstelių intervalą $E$26:$E$28 .
• Tada pasirinkite ląstelių intervalą $H$26:$H$28 į Serijos vertės .
• Spustelėkite GERAI po to.

• Dabar spustelėkite Redaguoti mygtuką, kad į diagramą būtų įtrauktas ašies pavadinimas.

• Tada pasirinkite ląstelių intervalą E$26:$E$28 dėžutėje.

• Dabar pamatysite, kad projektų pavadinimai pateikiami dešinėje lango pusėje. Pasirinkite duomenų šaltinį. jis taip pat bus matomas diagramoje.

• Spustelėkite GERAI po to.

Dabar matysite visą diagramą.

4 veiksmas: sukurti prietaisų skydelį

Norėdami parengti vasariško stiliaus pristatymą, šiame etape sudarysime dar keletą diagramų, pagrįstų įvairiais veiklos kriterijais, kurie padės mums efektyviai stebėti projektus. Funkcija SUMIF čia bus naudojamas.

• Dabar naujame darbalapyje pridėsime naują lentelę, kaip nurodyta toliau.

• Ir tada susiekite vertę, kiek dienų praleidome, kiek dienų liko iki viso projekto pabaigos ir t. t., su langelių diapazonu. H13 į H16 .
• Tuomet įterpiame įprastą doughnut diagramą iš Įdėkite skirtuke, diagrama rodys numatytuosius nustatymus ir pasirinks atsitiktinę vertę.

• Tada pasirenkame duomenų diapazoną, skirtą doughnut diagramai.
• Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite pelę ir spustelėkite Pasirinkite duomenis .

• Tada naujame lange spustelėkite Pridėti .

• suformuokite pasirinkimo langą ir pasirinkite ląstelių intervalą $F$7:$F$8 .

• Paspaudę GERAI , atkreipkite dėmesį, kad dabar rodoma duobutės diagrama su susijusiais duomenimis.
• Po tam tikrų pakeitimų jis atrodys maždaug taip.

• Be to, pridėsime stačiakampį Teksto langelis forma iš skirtuko Įterpti.

• Įstatykite langelį į lėkštę ir susiekite langelį su ląstele. $H$15 , žinome, kad ląstelė $H$15 parodo, kiek procentų projekto darbų atlikta.
• Taigi, jei dėl kokių nors priežasčių mūsų duomenys pasikeis, darbo atlikimo procentas taip pat pasikeis ir dugno diagramoje, ir teksto lange.

• Po to į prietaisų skydelį įtrauksime projektų vadovų vardus ir jų veiklos matricą.
• Tam tikslui pridėsime išskleidžiamąjį langą, skirtą kiekvieno vadybininko veiklos vertinimui. Gantt diagramą.
• Pridėjus išskleidžiamąjį meniu iš Kūrėjas skirtuką. Į išskleidžiamąjį meniu įtraukiame vadybininko vardą.

• Įrašę pavadinimus, ląstelėje įrašome formulę D15 :

• Tada į ląstelę įrašome šią formulę D16 :

=SUMIF("Gantt diagrama"!C3:C32, "Projekto apžvalga"!D14, "Gantt diagrama"!I3:I32)

• Ląstelėje įveskite šią formulę D17 :

• Toliau pasirinkite langelį D18 ir įveskite šią formulę:

• Ląstelėje įveskite šią formulę D19 :

• Išskleidžiamajame meniu galite perjungti vadybininkus ir lentelėje matyti, kaip dinamiškai keičiasi jų veiklos rezultatai.
• Toliau er bus naudojama dar viena darbalapyje esanti "doughnut" diagrama, naudojant skirtuką įterpti.
• Tada susiejame reikšmes su diagrama, dešiniuoju pelės klavišu spustelėję pelę ir spustelėję Pasirinkite duomenis .
• Tada naujame lange spustelėkite Pridėti .
• Tada įveskite ląstelės diapazoną $D$16:$D$17 į Serijos vertės .
• Spustelėkite GERAI po to.

• Tada spustelėkite Redaguoti piktogramą dešinėje lango pusėje.

• Toliau įveskite ląstelių intervalą $B$16:$C$17 nurodyti intervalų pavadinimus.
• Dabar, kai keičiame vadovo pavadinimą, atitinkamai pasikeis ir duoniukų diagrama.

• Dabar mūsų prietaisų skydelis paruoštas stebėti kelis projektus "Excel" programoje vienoje vietoje.

Tikimės, kad šis šablonas padės jums efektyviai stebėti ir valdyti kelis projektus "Excel" programoje.

Skaityti daugiau: Kaip "Excel" programoje stebėti projekto pažangą (atsisiųskite nemokamą šabloną)

Išvada

Apibendrinant galima teigti, kad į klausimą "Kaip "Excel" programoje stebėti kelis projektus" atsakoma pateikiant pavyzdinį "Excel" šabloną. Naudojome Gantt diagramą stebėjimo tikslais, o tada pridėjo eilę diagramų, kad būtų lengviau valdyti kelis projektus.

Šiam uždaviniui spręsti pridedamas pavyzdinis sąsiuvinis, kuriame galite išbandyti kelių projektų stebėjimą.

Drąsiai užduokite bet kokius klausimus ar atsiliepimus per komentarų skyrių. Bet koks pasiūlymas dėl geresnio Exceldemy bendruomenė bus labai vertinama.