У звичайний день керівник проекту повинен керувати кількома проектами одночасно. Відстеження цих проектів може бути нудним, якщо вони не організовані належним чином. Наявність зведеного подання, яке є динамічним, також може дуже допомогти. Щоб вирішити питання, як ми можемо відстежувати кілька проектів у Excel одночасно, ми надали шаблон Excel з поясненнями, де ви можете практикувати та змінювати аркуш за своїм бажаннямвідстежувати свої численні проекти в Excel.

Завантажити шаблон

Завантажте цей шаблон нижче.

Відстеження декількох проектів.xlsx

Навіщо потрібен Project Tracker?

Основна потреба у використанні трекеру проектів пов'язана з неефективністю та непропорційністю розподілу ресурсів. Трекер проектів може допомогти нам досягти більшого з меншими ресурсами. Основні причини наведені нижче.

• Переповнення завдання
• Розподіл ресурсів
• Немає фіксованого переліку пріоритетів

Переваги Project Tracker

Хоча саме управління трекером проекту займає певний час, результат цілком вартий зусиль.

Переваг трекеру Multiple Projects досить багато:

• Дає загальний огляд даних, не заглиблюючись у деталі.
• Може повторити процес без зайвого клопоту.
• Ефективне використання ресурсів.
• Здатний переключатися з одного завдання на інше.

Покрокове створення шаблону для відстеження декількох проектів в Excel

Ми додамо зразок робочого аркуша для відстеження декількох проектів в одному шаблоні Excel. Для того, щоб відстежувати кілька проектів в Excel, нам потрібно створити кілька аркушів з різними типами діаграм, які нададуть нам підсумок і огляд всього проекту.

Крок 1: Збір даних з декількох проектів

Найважливішим кроком перед створенням цього шаблону відстеження проектів в Excel є створення переліку завдань і розподіл їх на окремі проекти, які ми можемо ідентифікувати як інформацію про проект.

• По-перше, організуйте дані, тобто розділіть свій проект на менші завдання, а потім розкладіть їх за датами початку та термінами виконання.
• Також призначити менеджера, який буде відповідати за виконання цього завдання.
• Відмічайте їхні успіхи. І записуйте на аркуші.

• Потім створіть новий аркуш і на цьому аркуші зв'яжіть всі дані з вкладки "Таблиці даних".
• Потім додамо колонку днів, витрачених на те, щоб розрахувати кількість днів на виконання кожного завдання завершено.
• Для цього необхідно ввести в комірку наступну формулу G3 .

• А потім перетягніть Ручка наповнення іконка в комірку G32 .
• Тепер асортимент комірок G3 до G32 зараз наповнений відмінностями між Дата початку та Термін виконання кожного завдання.

• Тепер асортимент комірок G3 до G32 зараз наповнений відмінностями між Дата початку та Термін виконання кожного завдання.

• Далі додамо, скільки днів витрачено на кожне завдання на сьогоднішній день, для цього в комірку введемо наступну формулу L3 :

=G3*F3

• Перетягніть Ручка наповнення в камеру L32 то можна помітити, що діапазон комірок L3:L32 тепер заповнений днями, проведеними з кожним завданням.

Крок 2: Підготуйте діаграму Ганта

Для того, щоб отримати чітке уявлення про терміни виконання проекту, користувач може створити Gantt діаграма розподілу завдань між декількома проектами. Ми будемо використовувати ЯКЩО і Дата функціонує на цьому етапі.

• Зараз ми підготуємо Gantt діаграму, використовуючи цю інформацію.
• Для цього ми будемо використовувати умовне форматування, а перед цим нам потрібно створити часову шкалу для всіх виконаних завдань.
• Для цього ми встановлюємо початкову дату нашої шкали часу, а потім встановлюємо кінцеву дату шкали часу. В даному випадку це 3 лютого 2020 року і остаточний термін сплати 27 квітня 2021 року .
• Оскільки нам потрібно встановити часові рамки для кожного дня, ми задаємо формулу нижче:

Потім перетягніть кнопку Ручка наповнення по горизонталі до 27 квітня 2021 року .

• Далі відформатуйте клітинки, щоб текст відображався вертикально, щоб переглянути більше рядків на меншому просторі.

• Після цього ви помітите, що всі заголовки тепер повернуті проти годинникової стрілки.

• Потім виділіть комірку J3 і введіть наступну формулу:

• Потім перетягніть кнопку Ручка наповнення по горизонталі.
• Зробивши це, ви позначите " X ", в якому завдання було виконано.

Повторіть цю процедуру для інших комірок, наприклад, виберіть комірку J4 а потім за наступною формулою.

І перетягніть Ручка наповнення іконку до горизонтального кінця.

• Повторення формули для всіх рядків позначить всю часову шкалу завдання.

• Далі за допомогою умовного форматування створимо Gantt діаграму з цих позначок.
• Для цього, по-перше, натисніть на Умовне форматування від Головна сторінка рахунок.
• Потім натисніть на Нові правила .

• Далі, у новому вікні, оберіть Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять опції від Виберіть тип правила Ящик.
• Тому, в рамках проекту Відформатувати тільки клітинки з у випадаючому меню оберіть Конкретний текст у першому випадаючому вікні та виберіть Вміст у другому випадаючому вікні.
• У третьому полі нам потрібно вказати нашу літеру позначення. Ставимо x, оскільки ми хочемо позначити часову шкалу задачі символом x.
• Потім натисніть на Формат .

• Далі, у вікні нового формату, перейдіть на вкладку Заповнити та натисніть на вкладку Ефекти заповнення .

• Потім у Ефекти заповнення у вікні, виберіть Два кольори .
• Відразу після цього вибираємо бажаний колір, вибираємо Чорний і Білий в якості Колір 2 і Колір 1 .
• Потім у Стилі затінення, обирати Горизонтальні .
• Далі інваріанти, обираємо бажані варіанти. Ми обираємо середню смужку.
• З'явиться вікно-зразок, що показує, як буде виглядати форматування на робочому аркуші.
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Потім у Шрифт на вкладці вибираємо бажаний колір. Вибираємо Чорний змішати літеру x на чорному тлі.
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Після натискання ГАРАЗД, ми повернемося до Редагувати правило форматування у цьому вікні натисніть ГАРАЗД. .

• Тоді ми знову повертаємося до Диспетчер правил умовного форматування вікно.
• Натисніть Подати заявку після цього.

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Gantt діаграма буде готова і її буде видно досить добре.

Ми можемо додати смугу прокрутки для кращої роботи з цим Gantt діаграму.

• Для цього необхідно натиснути на кнопку Розробник на вкладці робочого аркуша.
• Потім натисніть на кнопку Вставка у випадаючому меню та натисніть на кнопку Смуга прокрутки (З елементів керування) .

• Після цього на робочому аркуші з'явиться кнопка прокрутки.
• Змініть розмір кнопки прокрутки та натисніть на неї правою кнопкою миші.
• Потім натисніть на Контроль формату .

У новому Контроль формату у вікні, у вікні Контроль на вкладці вводимо місце розташування комірки, яку потрібно зв'язати, в даному випадку вибираємо $E$38 .

• Далі обираємо мінімальне значення за бажанням, тут обираємо 3.
• Потім виберіть максимальне значення за вашим бажанням, ми обираємо 400, оскільки тут ми маємо справу з більш ніж 365 днями.
• Обирайте інкрементна зміна як 1, по мірі того, як ми просуваємося день за днем.
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Потім виділяємо комірку J2 і введіть наступну формулу для зв'язування комірки $E$38 до цього дня.

• Після введення формули дата залишається такою ж. але тепер вона пов'язана з коміркою $E$38. тепер при прокручуванні смуги прокрутки значення комірки $E$38 буде збільшуватися і дата також буде збільшуватися в наступних комірках.
• А ось так тепер коректно працює смуга прокрутки.
• Наш Gantt на сьогоднішній день завершено.

Крок 3: Створення матричних діаграм ефективності

Наступним кроком є створення матричних діаграм ефективності на основі динамічного відстеження декількох проектів. Ці діаграми дадуть нам динамічний огляд і допоможуть нам керувати різними проектами в одному шаблоні. Для завершення цього кроку ми скористаємося допомогою від SUMIF і AVERAGEIF функції.

• Тепер відкриваємо новий робочий аркуш з ім'ям Ефективність проекту .
• Потім створіть таблицю так, як показано на малюнку нижче.

• Потім введіть формулу в комірку F26 :

І перетягніть Ручка наповнення в камеру F28.

• Потім введіть формулу в комірку G26 :

І перетягніть Ручка наповнення в камеру G28 .

• Потім введіть формулу в комірку H26 :

І перетягніть Ручка наповнення в камеру G28 .

Тоді таблиця матиме приблизно такий вигляд.

• В основному, ми порівнювали, скільки днів потрібно для завершення кожного проекту, і відстежували, якого прогресу вони фактично досягли. Потім ми також підрахували, скільки роботи по проекту ще залишилося.
• Потім ми створимо гістограму, яка покаже порівняння прогресу кількох проектів.
• Для цього перейдіть на вкладку "Вставка" і натисніть на кнопку 100% Складена колонка .

• Коли діаграма з'явиться, натисніть на область діаграми та клацніть правою кнопкою миші.
• У контекстному меню натисніть на кнопку Виберіть Дані .

• Потім на Вибір джерел даних у вікні, натисніть на кнопку Додати .

• Потім у новому вікні виділяємо діапазон комірок в назві серії $E$26:$E$28 .
• А в якості значення ряду виберіть діапазон комірок $G$26:$G$28 .
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Далі аналогічно до попереднього кроку натисніть на кнопку Додати і виберіть наступний діапазон комірок $E$26:$E$28 .
• Далі виділяємо діапазон комірок $H$26:$H$28 в Значення серій .
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Тепер натисніть на кнопку Редагувати для додавання назви осі на діаграму.

• Потім виділяємо діапазон комірок E$26:E$28 в коробці.

• Тепер ви побачите, що назви проектів тепер представлені в правій частині Виберіть Джерело даних. це також буде видно на графіку.

• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

Зараз ви побачите графік у повному вигляді.

Крок 4: Створення інформаційної панелі

Щоб зробити презентацію в літньому стилі, на цьому етапі ми зробимо ще кілька діаграм на основі різних критеріїв ефективності, які допоможуть нам ефективно відслідковувати проекти. Функція SUMIF будуть використані тут.

• Тепер на новому аркуші ми додамо нову таблицю, як показано нижче.

• А потім прив'язати до діапазону комірок значення, скільки днів ми витратили, скільки днів залишилося в загальному проекті і т.д. H13 до H16 .
• Потім вставляємо звичайну діаграму пончиків з Вставка графік покаже налаштування за замовчуванням і вибере якесь випадкове значення.

• Потім обираємо діапазон даних для діаграми "пончик".
• Для цього натискаємо правою кнопкою миші та обираємо пункт Виберіть Дані .

• Потім у новому вікні натисніть на Додати .

• Сформувати вікно виділення та виділити діапазон комірок $F$7:$F$8 .

• Після натискання ГАРАЗД. Зверніть увагу, що діаграма "пончик" тепер відображається з відповідними даними.
• Після певної модифікації він виглядатиме приблизно так.

• На додачу до цього додамо прямокутний Текстове поле на вкладці Вставка.

• І помістіть коробку в неробочий стан пончика і зв'яжіть коробку з коміркою $H$15 ми знаємо, що осередок $H$15 показує відсоток виконаних робіт за проектом.
• Отже, якщо з якихось причин наші дані зміняться, то відсоток виконання робіт також зміниться як на діаграмі-"пончику", так і в текстовому полі.

• Після цього ми додамо на дашборд імена керівників проектів та матрицю їхньої ефективності.
• Для цього ми додамо випадаюче меню для оцінки роботи кожного керівника в Gantt діаграму.
• Після додавання випадаючого меню з розділу Розробник У випадаючому меню додаємо ім'я менеджера.

• Після додавання імен вводимо формулу в комірку D15 :

• Потім вводимо в комірку наступну формулу D16 :

=SUMIF('Діаграма Ганта'!C3:C32,'Огляд проекту'!D14,'Діаграма Ганта'!I3:I32)

• Введіть в комірку наступну формулу D17 :

• Далі виберіть комірку D18 і введіть наступну формулу:

• Введіть в комірку наступну формулу D19 :

• Ви можете перемикатися між менеджерами у випадаючому меню і бачити, як динамічно змінюються їхні показники в таблиці.
• Далі на робочому аркуші буде використана інша діаграма "пончик" через вкладку "Вставка".
• Потім ми пов'язуємо значення з діаграмою, клацнувши правою кнопкою миші і натиснувши на Виберіть Дані .
• Потім у новому вікні натисніть на Додати .
• Потім введіть діапазон комірки $D$16:$D$17 в Значення серій .
• Натисніть ГАРАЗД. після цього.

• Потім натисніть на кнопку Редагувати у правій частині вікна.

• Далі введіть діапазон комірок $B$16:$C$17 вказати назви діапазонів.
• Тепер, коли ми змінюємо менеджера назву, то відповідно зміниться і діаграма пончиків.

• Тепер наш дашборд готовий до відстеження декількох проектів в Excel в одному місці.

Сподіваємось, цей шаблон допоможе вам ефективно відстежувати та керувати кількома проектами в Excel.

Читати далі: Як відстежувати прогрес проекту в Excel (завантажити безкоштовний шаблон)

Висновок

Підводячи підсумок, на питання "Як відстежувати кілька проектів в Excel" ми відповімо тут, надавши зразок шаблону Excel. Ми використовували шаблон Gantt для цілей відстеження, а потім додав ряд діаграм, щоб значно полегшити управління кількома проектами.

Для вирішення цього завдання додається зразок робочого зошита, в якому можна потренуватися у відстеженні декількох проектів.

Ви можете задати будь-які питання або залишити відгук через розділ коментарів. Будь-яка пропозиція щодо покращення Ексельдемія спільноти буде дуже відчутним