V běžný den musí projektový manažer řídit více projektů najednou. Sledování těchto projektů může být únavné, pokud nejsou správně uspořádány. Mít souhrnné zobrazení, které je dynamické, může také hodně pomoci. Tor vyřešit otázku, jak můžeme sledovat více projektů v aplikaci Excel najednou, jsme poskytli šablonu aplikace Excel s vysvětlením, kde si můžete procvičit a upravit list podle své vůle, abyste mohlisledovat více projektů v aplikaci Excel.

Stáhnout šablonu

Stáhněte si tuto šablonu níže.

Sledování více projektů.xlsx

Proč potřebujeme nástroj Project Tracker?

Základní nutnost používat Project Tracker vychází z neefektivity a disproporce v rozdělení zdrojů. Project Tracker nám může pomoci dosáhnout více s menším množstvím zdrojů. Hlavní důvody jsou uvedeny níže.

• Přetečení úlohy
• Rozdělení zdrojů
• Žádný pevný seznam priorit

Výhody nástroje Project Tracker

Ačkoli samotná správa trackeru projektu zabere trochu času, výsledek stojí za to.

Výhod nástroje pro sledování více projektů je hned několik:

• Poskytuje přehled údajů, aniž by zabíhal do přílišných podrobností.
• Proces lze opakovat bez jakýchkoli potíží.
• Efektivní využití zdrojů.
• Schopnost přecházet z jednoho úkolu na druhý.

Kroky pro vytvoření šablony pro sledování více projektů v aplikaci Excel

Přidáme zde ukázkový pracovní list pro účely sledování více projektů v jedné šabloně aplikace Excel. Abychom mohli sledovat více projektů v aplikaci Excel, musíme vytvořit více listů s různými typy grafů, které nám poskytnou souhrn a přehled o celém projektu.

Krok 1: Shromáždění dat z více projektů

Nejdůležitějším krokem před vytvořením této šablony Excel pro sledování projektů je vytvoření seznamu úkolů a jejich rozdělení do samostatných projektů,. Můžeme je také identifikovat jako informace o projektu.

• Nejprve si uspořádejte data, což znamená rozdělit projekt na menší úkoly a následně je rozvrhnout do termínů zahájení a dokončení.
• Přidělte také manažera, který bude za úkol zodpovědný.
• Zaznamenejte si jejich pokroky a zaznamenejte je do listu.

• Poté vytvořte nový pracovní list a z tohoto listu propojte všechna data z karty datového listu.
• Pak přidáme sloupec strávených dnů, abychom mohli vypočítat počet dní pro každý úkol je dokončena.
• Za tímto účelem zadejte do buňky následující vzorec G3 .

• A pak přetáhněte Plnicí rukojeť ikona do buňky G32 .
• Nyní rozsah buněk G3 na G32 je nyní naplněn rozdíly mezi Datum zahájení a Datum splatnosti každého úkolu.

• Nyní rozsah buněk G3 na G32 je nyní naplněn rozdíly mezi Datum zahájení a Datum splatnosti každého úkolu.

• Dále sečteme, kolik dní jsme strávili na jednotlivých úkolech k dnešnímu dni, a to tak, že do buňky zadáme následující vzorec L3 :

=G3*F3

• Přetáhněte Plnicí rukojeť do buňky L32 , pak si všimnete, že rozsah buňky L3:L32 je nyní naplněn dny strávenými jednotlivými úkoly.

Krok 2: Příprava Ganttova diagramu

Pro získání jasného přehledu o časové ose projektu může uživatel vytvořit Gantt diagram úkolů rozdělených do více projektů. Použijeme IF a Datum funkce v tomto kroku.

• Nyní připravíme Gantt tabulku s využitím těchto informací.
• K tomu použijeme podmíněné formátování a předtím musíme vytvořit časovou osu pro všechny provedené úkoly.
• Pro tento účel nastavíme počáteční datum naší časové osy a poté nastavíme konečné datum časové osy. V tomto případě je to. 3. února 2020 a konečné datum splatnosti je 27. dubna 2021 .
• Protože potřebujeme nastavit časovou osu pro každý den, nastavíme následující vzorec:

Poté přetáhněte Plnicí rukojeť vodorovně, dokud 27. dubna 2021 .

• Dále naformátujte buňky tak, aby se text zobrazoval vertikálně, a zobrazte tak více řádků na menším prostoru.

• Poté si všimnete, že všechny hlavičky jsou nyní otočeny proti směru hodinových ručiček.

• Pak vyberte buňku J3 a zadejte následující vzorec:

• Poté přetáhněte Plnicí rukojeť vodorovně.
• Tím se označí " X ", ve kterém byl úkol splněn.

Stejný postup zopakujte i pro ostatní buňky, např. vyberte buňku J4 , a pak následující vzorec.

A přetáhněte Plnicí rukojeť na vodorovný konec.

• Opakováním vzorce pro všechny řádky se označí všechny časové osy úlohy.

• Dále použijeme podmíněné formátování k vytvoření Gantt graf z těchto označení.
• Chcete-li to provést, klikněte nejprve na Podmíněné formátování z Home tab.
• Pak klikněte na Nová pravidla .

• Poté v novém okně vyberte možnost Formátujte pouze buňky, které obsahují možnosti z Vyberte typ pravidla box.
• Proto v Formátujte pouze buňky s v rozevírací nabídce vyberte Specifický text v prvním rozevíracím seznamu a vyberte Obsahující v druhém rozevíracím seznamu.
• Do třetího pole musíme zadat naše písmeno značky. Vložíme x, protože chceme označit časovou osu úlohy pomocí x.
• Pak klikněte na Formát .

• Poté v novém okně formátu přejděte na položku Naplňte a pak klikněte na kartu Efekty výplně .

• Pak v Efekty výplně vyberte možnost Dvě barvy .
• Hned poté vyberte požadovanou barvu, my jsme zvolili Černá a Bílá jako Barva 2 a Barva 1 .
• Pak v Styly stínování, vyberte si Horizontální .
• Dále si vyberte varianty invariantů, které vám vyhovují. My jsme zvolili variantu s prostředním pruhem.
• Zobrazí se ukázkové okno, které ukazuje, jak by formátování vypadalo v pracovním listu.
• Klikněte na OK po tomto.

• Pak v Písmo vyberte požadovanou barvu. Černá prolínání písmen x s černým pozadím.
• Klikněte na OK po tomto.

• Po kliknutí na DOBŘE, se vrátíme do Upravit pravidlo formátování v tomto okně. Klikněte na OK .

• Pak se opět vrátíme k Správce pravidel podmíněného formátování okno.
• Klikněte na Použít po tomto.

• Na stránkách Gantt graf bude připraven a dobře viditelný.

Můžeme přidat posuvník pro lepší manipulaci s touto funkcí. Gantt graf.

• Chcete-li to provést, klikněte na Vývojář na kartě pracovního listu.
• Pak klikněte na Vložte z rozbalovací nabídky a klikněte na příkaz Posuvník (Z ovládacího prvku) .

• Poté se na pracovním listu objeví tlačítko pro posouvání.
• Změňte velikost rolovacího tlačítka a klikněte na něj pravým tlačítkem myši.
• Pak klikněte na Kontrola formátu .

V novém Kontrola formátu v okně Kontrola zadejte umístění buňky, kterou chcete propojit, v tomto případě vybereme možnost $E$38 .

• Poté zvolte minimální hodnotu podle svého přání, my zde zvolíme 3.
• Poté zvolte maximální hodnotu podle svého přání, my zde zvolíme 400, protože se zde zabýváme více než 365 dny.
• Vyberte si postupná změna jako 1, jak postupujeme den za dnem.
• Klikněte na OK po tomto.

• Pak vybereme buňku J2 a zadejte následující vzorec pro propojení buňky $E$38 k tomuto datu.

• Po zadání vzorce zůstane datum stejné, ale nyní je připojeno k buňce $E$38. nyní při posouvání posuvníku se hodnota buňky $E$38 se zvýší a datum se zvýší i v následujících buňkách.
• A takto nyní posuvník funguje správně.
• Naše Gantt je nyní kompletní.

Krok 3: Vytvoření maticových grafů výkonnosti

Dalším krokem je vytvoření maticových grafů výkonnosti na základě dynamického sledování více projektů. Tyto grafy nám poskytnou přehled, který je dynamický a pomůže nám řídit různé projekty v jedné šabloně. K dokončení tohoto kroku si vezmeme na pomoc SUMIF a PRŮMĚRNÝIF funkce.

• Nyní otevřeme nový pracovní list s názvem Výkonnost projektu .
• Poté vytvořte tabulku jako na obrázku níže.

• Pak do buňky zadejte vzorec F26 :

A přetáhněte Plnicí rukojeť do buňky F28.

• Pak do buňky zadejte vzorec G26 :

A přetáhněte Plnicí rukojeť do buňky G28 .

• Pak do buňky zadejte vzorec H26 :

A přetáhněte Plnicí rukojeť do buňky G28 .

Pak bude tabulka vypadat nějak takto.

• V podstatě jsme porovnali, kolik dní by každý projekt potřeboval k dokončení, a sledovali jsme, jakého pokroku skutečně dosáhl. Pak jsme také vypočítali, kolik práce na projektu ještě zbývá.
• Poté vytvoříme sloupcový graf zobrazující porovnání postupu více projektů.
• Chcete-li to provést, přejděte na kartu Vložit a klikněte na možnost 100% stohovaný sloupec .

• Po zobrazení grafu klikněte na oblast grafu a klikněte pravým tlačítkem myši.
• V kontextové nabídce klikněte na Vybrat data .

• Pak na Výběr zdrojů dat klikněte na Přidat .

• V novém okně pak vyberte rozsah buněk v názvu řady. $E$26:$E$28 .
• A jako hodnotu řady vyberte rozsah buněk $G$26:$G$28 .
• Klikněte na OK po tomto.

• Pak podobně jako v předchozím kroku klikněte na tlačítko Přidat a vyberte následující rozsah buněk $E$26:$E$28 .
• Dále vyberte rozsah buněk $H$26:$H$28 v Hodnoty řady .
• Klikněte na OK po tomto.

• Nyní klikněte na Upravit přidat název osy v grafu.

• Pak vyberte rozsah buněk E$26:$E$28 v krabici.

• Nyní uvidíte, že názvy projektů se nyní zobrazují na pravé straně okna. Vyberte zdroj dat. bude také viditelný v grafu.

• Klikněte na OK po tomto.

Nyní uvidíte graf v plné podobě.

Krok 4: Vytvoření řídicího panelu

Abychom vytvořili prezentaci v letním stylu, vytvoříme v tomto kroku ještě několik grafů na základě různých výkonnostních kritérií, které nám pomohou projekty efektivně sledovat. Funkce SUMIF zde bude použito.

• Nyní do nového pracovního listu přidáme novou tabulku, jak je uvedeno níže.

• A pak propojte hodnotu, kolik dní jsme strávili, kolik dní zbývá do konce projektu atd. na rozsah buněk. H13 na H16 .
• Poté vložíme normální koblihový graf ze složky Vložte karta, graf zobrazí výchozí nastavení a vybere nějakou náhodnou hodnotu.

• Poté vybereme rozsah dat pro koblihový graf.
• Za tímto účelem klikneme pravým tlačítkem myši a klikneme na položku Vybrat data .

• V novém okně pak klikněte na Přidat .

• Vytvořte výběrové okno a vyberte rozsah buněk. $F$7:$F$8 .

• Po kliknutí na OK , všimněte si, že se nyní zobrazuje koblihový graf s přiřazenými daty.
• Po určité úpravě bude vypadat přibližně takto.

• K tomu přidáme obdélníkový prvek. Textové pole tvaru na kartě Vložení.

• Umístěte rámeček do koblihy a propojte jej s buňkou. $H$15 , víme, že buňka $H$15 ukazuje procento dokončené práce na projektu.
• Pokud se tedy z nějakého důvodu změní naše data, změní se i procento dokončení práce v koblihovém grafu i v textovém poli.

• Poté přidáme jména projektových manažerů a jejich výkonnostní matici na přístrojovou desku.
• Za tímto účelem přidáme rozbalovací seznam pro hodnocení výkonnosti každého manažera v seznamu. Gantt graf.
• Po přidání rozevírací nabídky z Vývojář karta. V rozevírací nabídce přidáme jméno manažera.

• Po přidání jmen zadáme vzorec do buňky D15 :

• Pak do buňky zadáme následující vzorec D16 :

=SUMIF('Ganttův diagram'!C3:C32,'Přehled projektu'!D14,'Ganttův diagram'!I3:I32)

• Do buňky zadejte následující vzorec D17 :

• Dále vyberte buňku D18 a zadejte následující vzorec:

• Do buňky zadejte následující vzorec D19 :

• Mezi manažery můžete přepínat v rozevírací nabídce a v tabulce uvidíte, jak se jejich výkon dynamicky mění.
• Dále použijeme další koblihový graf v pracovním listu, a to prostřednictvím karty Vložit.
• Poté propojíme hodnoty s grafem kliknutím pravým tlačítkem myši a kliknutím na položku Vybrat data .
• V novém okně pak klikněte na Přidat .
• Pak zadejte rozsah buňky $D$16:$D$17 v Hodnoty řady .
• Klikněte na OK po tomto.

• Pak klikněte na Upravit na pravé straně okna.

• Dále zadejte rozsah buněk $B$16:$C$17 zadat názvy rozsahů.
• Nyní, když změníme manažera název, změní se odpovídajícím způsobem i koblihový graf.

• Nyní je náš řídicí panel připraven ke sledování více projektů v aplikaci Excel na jednom místě.

Doufám, že vám tato šablona pomůže efektivně sledovat a řídit více projektů v aplikaci Excel.

Přečtěte si více: Jak sledovat průběh projektu v aplikaci Excel (šablona ke stažení zdarma)

Závěr

Shrneme-li to, na otázku "Jak sledovat více projektů v aplikaci Excel" zde odpovídáme poskytnutím vzorové šablony aplikace Excel. Použili jsme šablonu. Gantt graf pro účely sledování a poté přidal řetězec grafů, aby bylo toto řízení více projektů mnohem jednodušší.

K tomuto problému je přiložen vzorový sešit, ve kterém si můžete procvičit sledování více projektů.

Neváhejte se zeptat na jakékoli otázky nebo zpětnou vazbu prostřednictvím sekce komentářů. Jakýkoli návrh na zlepšení Exceldemy komunita bude vysoce oceňována