Uobičajenog dana, menadžer projekta mora upravljati više projekata odjednom. Praćenje tih projekata moglo bi biti zamorno ako nisu pravilno organizirani. Dinamičan prikaz sažetka također može mnogo pomoći. Za rješavanje problema kako možemo pratiti više projekata u Excelu odjednom, dali smo Excel predložak s objašnjenjima gdje možete vježbati i modificirati list po želji da pratite više projekata u Excelu.

Preuzmite predložak

Preuzmite ovaj predložak ispod.

Pratite više projekata.xlsx

Zašto nam treba Project Tracker?

Osnovna potreba za korištenjem Project Tracker-a proizlazi iz neefikasnosti i disproporcije distribucije resursa. Project tracker nam može pomoći da postignemo više sa manje resursa. Glavni razlozi su navedeni u nastavku.

• Prelijevanje zadataka
• Distribucija resursa
• Nema fiksne liste prioriteta

Prednosti projekta Tracker

Iako je za samo upravljanje programom za praćenje projekta potrebno malo vremena, rezultat je prilično vrijedan truda.

Prednosti praćenja višestrukih projekata su brojne:

• Daje pregled podataka bez ulaska u previše detalja.
• Može ponoviti proces bez ikakvih problema.
• Efikasno korištenje resursa.
• Moguće skakanja s jednog zadatka na drugi.

Koraci za kreiranje predloška za višestruko praćenje grafikon.

Nakon dodavanja padajućeg menija sa kartice Razvojnik . Dodamo ime menadžera u padajući meni.

• Nakon što dodamo imena, unosimo formulu u ćeliju D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Zatim unosimo sljedeću  formulu u ćeliju D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Unesite sljedeće formula u ćeliji D17 :

=D15-D16

• Sljedeća odaberite ćeliju D18 i unesite sljedeću formulu:

=D16/D15

• Unesite sljedeće formula u ćeliji D19 :

=1-D18

• Možete se prebacivati ​​između menadžera u padajućem meniju i pogledajte kako se njihova izvedba dinamički mijenja u tabeli.
• Sljedeći će koristiti drugi dijagram krofni na radnom listu, kroz karticu umetanja.
• Potom povezujemo vrijednosti sa grafikonom, desnim klikom miša i klikom na Odaberi podatke .
• Zatim u novom prozoru kliknite na Dodaj .
• Zatim unesite raspon ćelije $D$16:$D$17 u Se ries vrijednosti .
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Zatim kliknite na ikonu Uredi na desnoj strani prozora.

• Sljedeće unesite raspon ćelija $B$16:$C$17 da navedete imena opsega.
• Sada kada promijenimo ime menadžera , dijagram krofni će takođerpromijenite u skladu s tim.

Vidi_takođe: VBA funkcija datuma (12 upotreba makroa s primjerima)

• Sada je naša kontrolna ploča spremna za praćenje više projekata u Excelu na jednom mjestu.

Nadam se da će vam ovaj predložak pomoći da efikasno pratite i upravljate više projekata u Excelu.

Pročitajte više: Kako  Pratiti napredak projekta u Excelu (Preuzmite Besplatni predložak)

Zaključak

Da sumiramo, na pitanje “Kako pratiti više projekata u Excelu” ovdje se daje odgovor pružanjem uzorka Excel predloška. Koristili smo Ganttov graf u svrhu praćenja, a zatim smo dodali niz grafikona kako bismo ovo upravljanje višestrukim projektima učinili mnogo lakšim.

Za ovaj problem je priložen primjer radne sveske gdje možete može prakticirati višestruko praćenje projekata.

Slobodno postavljajte pitanja ili povratne informacije putem odjeljka za komentare. Svaki prijedlog za poboljšanje zajednice Exceldemy bit će vrlo vrijedan

Ovdje ćemo dodati ogledni radni list u svrhu praćenja više projekata u jednom Excel predlošku. Da bismo pratili više projekata u Excelu, moramo kreirati više listova s ​​različitim tipovima grafikona koji će nam pružiti sažetak i pregled cijelog projekta.

Korak 1: Prikupiti podatke iz više projekata

Najvažniji korak prije nego što napravimo ovaj Excel predložak za praćenje projekta, moramo kreirati listu zadataka i distribuirati ih u zasebne projekte. Također ih možemo identificirati kao informacije o projektu.

• Prvo, organizirajte podatke, što znači podijeliti svoj projekt na manje zadatke, a zatim ih rasporediti na početne datume i rokove.
• Također , dodijelite menadžera koji će biti odgovoran za zadatak.
• Označite njihov napredak. I zabilježite to na listu.

• Dalje, kreirajte novi radni list i iz tog radnog lista povežite sve podatke sa kartice sa podacima.
• Zatim ćemo dodati kolonu provedenih dana kako bismo izračunali broj dana u kojima je svaki zadatak završen.
• Da biste to učinili, unesite sljedeću formulu u ćeliju G3 .

• A zatim prevucite ikonu Fill Handle na ćelija G32 .
• Sada je raspon ćelija G3 do G32 sada ispunjen razlikama između Početni datum i Rok svakogzadatak.

• Sada je raspon ćelija G3 do G32 sada ispunjen razlikama između Datum početka i Rok svakog zadatka.

• Sljedeće ćemo dodati kako mnogo dana provedenih na svakom zadatku do danas, da to uradite. unesite sljedeću formulu u ćeliju L3 :

=G3*F3

• Prevucite Fill Handle na ćeliju L32 , tada ćete primijetiti da je raspon ćelija L3:L32 sada ispunjen danima provedenim sa svakim zadatak.

Korak 2: Pripremite Ganttov dijagram

Da biste dobili jasan pregled vremenske linije projekta korisnik može kreirati Gantt dijagram zadataka raspoređenih u više projekata. U ovom koraku ćemo koristiti funkcije IF i Date .

• Sada ćemo pripremiti Ganttov grafikon koristeći ove informacije .
• Za ovo ćemo koristiti uslovno formatiranje, a prije toga moramo kreirati vremensku liniju za sve obavljene zadatke.
• Za ovo postavljamo početni datum za našu vremensku liniju a zatim postavite konačni datum vremenske linije. U ovom slučaju, to je 3. februar 2020. , a konačni rok je 27. april 2021. .
• Pošto trebamo postaviti vremenski okvir za svaki dan, postavljamo formula ispod:

Zatim prevucite ručicu za popunjavanje horizontalno do 27. aprila 2021. .

• Sljedeće formatirajte ćelije tako da se tekst prikazuje okomitokako biste vidjeli više redova na manje prostora.

• Nakon toga, primijetit ćete da su sva zaglavlja sada rotirana u smjeru suprotnom od kazaljke na satu.

• Zatim odaberite ćeliju J3 i unesite sljedeću formulu:

• Zatim povucite ručicu za popunjavanje vodoravno.
• Ovo će označiti “ X ” u kojem je zadatak obavljen.

Ponovite isti proces za druge ćelije, na primjer. odaberite ćeliju J4 , a zatim sljedeću formulu.

I prevucite ikonu Fill Handle na horizontalni kraj.

• Ponavljanje formule za sve redove označit će svu vremensku liniju zadatka.

• Dalje, mi koristit će uvjetno oblikovanje za kreiranje Ganttove grafikone od tih oznaka.
• Da biste to učinili, prvo kliknite na Uvjetno oblikovanje na Početnoj stranici tab.
• Zatim kliknite na Nova pravila .

• Sljedeće, u novom prozoru, odaberite Formatirajte samo ćelije koje sadrže opcije iz okvira Odaberite vrstu pravila .
• Zato u padajućem izborniku Formatiraj samo ćelije sa odaberite Specific Text u prvom padajućem okviru i odaberite Sadrži u drugom padajućem okviru.
• U trećem polju, moramo navesti naše slovo oznake. Stavljamo x, jer želimo označiti vremensku liniju zadatka sa x.
• Zatim kliknite na Format .

• Sljedeće, u prozoru novog formata, idite na karticu Popuni i zatim kliknite na Fill Efekti .

• Zatim u prozoru Efekti popunjavanja odaberite Dvije boje .
• Odmah nakon toga odaberite željenu boju, mi biramo Crna i Bijela kao Boja 2 i Boja 1 .
• Zatim u Stilovi sjenčanja, odaberite Horizontalno .
• Sljedeće, invarijante, odaberite željene varijante. Odabiremo srednju traku.
• Pojaviće se uzorak prozora koji pokazuje kako bi formatiranje izgledalo na radnom listu.
• Kliknite na OK nakon ovoga.

• Zatim na kartici Font odaberite željenu boju. Odabiremo Crna da spojimo slovo x s crnom pozadinom.
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Nakon što kliknete na OK, vratit ćemo se na prozor Uredi pravilo formatiranja , u tom prozoru. Kliknite OK .

• Onda se ponovo vraćamo na Upravitelj pravila uvjetnog formatiranja prozor.
• Kliknite na Primijeni nakon ovoga.

• Tabela Gantt će biti spremna i vidljivo prilično dobro.

Možemo dodati traku za pomicanje za bolje rukovanje ovim Ganttovim grafikonom.

• Da biste to učinili, kliknite na karticu Developer u radnom listu.
• Zatim kliknite na naredbu Insert , izpadajući meni i kliknite na Traka za pomicanje (iz kontrole) .

• Nakon ovoga, dugme za pomicanje će se pojaviti na radni list.
• Promijenite veličinu gumba za pomicanje, a zatim kliknite desnim klikom na njega.
• Zatim kliknite na Kontrola formata .

U novom prozoru Kontrola formata , na kartici Kontrola unesite lokaciju ćelije koju želite povezati., u ovom slučaju biramo $E$38 .

• Zatim odaberite minimalnu vrijednost po vašoj želji, mi biramo 3 ovdje.
• Zatim odaberite maksimalnu vrijednost po vašoj želji, mi biramo 400 ovdje, jer ovdje imamo posla s više od 365 dana.
• Odaberite inkrementalnu promjenu kao 1, kako nastavljamo iz dana u dan.
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Zatim biramo ćeliju J2 i unosimo sljedeću formulu da povežemo ćeliju $ E$38 do ovog datuma.

• Nakon unosa formule, datum ostaje isti. ali sada je sada povezana sa ćelijom $E$38. sada kako pomičemo traku za pomicanje, vrijednost ćelije $E$38 će se povećati i datum će se također povećati u sljedeće ćelije.
• I ovako traka za pomicanje sada radi ispravno.
• Naš Gantt grafikon je sada završen.

Korak 3 : Kreirajte matrice performansi

Sljedeći korak je kreiranje matričnih grafikona performansi na osnovu dinamičkog praćenja višestrukih projekata. Onegrafikoni će nam dati pregled koji je dinamičan i pomaže nam da upravljamo različitim projektima u jednom predlošku. Da završimo ovaj korak, uzet ćemo pomoć od funkcija SUMIF i AVERAGEIF .

• Sada otvaramo novi radni list pod nazivom Performanse projekta .
• Zatim kreirajte tabelu kao na slici ispod.

• Zatim unesite formulu u ćeliju F26 :

I prevucite ručicu za popunjavanje u ćeliju F28.

• Zatim unesite formulu u ćeliju G26 :

I povucite ručicu za popunjavanje do ćelije G28 .

• Zatim unesite formulu u ćeliju H26 :

I prevucite ručicu za popunjavanje u ćeliju G28 .

Tada će tabela izgledati nekako ovako.

• U suštini ono što smo uradili je da smo uporedili koliko dana koji bi svaki projekat trebao završiti i pratiti koliki je napredak zapravo postigao. Zatim smo također izračunali koliko je još preostalo posla na projektu.
• Zatim ćemo kreirati trakasti grafikon koji prikazuje poređenje napretka više projekata.
• Da biste to učinili, idite na karticu za umetanje i kliknite na 100% naslagani stupac .

• Kada se pojavi grafikon, kliknite na područje grafikona i desnim klikom miša .
• Iz kontekstnog menija kliknite na Odaberi podatke .

• Zatim na OdaberiteIzvori podataka prozor, kliknite na Dodaj .

• Zatim u novom prozoru odaberite raspon ćelija u naziv serije $E$26:$E$28 .
• I kao vrijednost serije odaberite raspon ćelija $G$26:$G$28 .
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Zatim, slično kao u prethodnom koraku, kliknite na Dodaj ponovo dugme i odaberite sljedeći raspon ćelija $E$26:$E$28 .
• Sljedeće odaberite raspon ćelija $H$26:$H$28 u Vrijednosti serije .
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Sada kliknite na dugme Uredi da dodate naziv ose na grafikon.

• Zatim odaberite raspon ćelija E$26:$E$28 u kutiji.

• Sada ćete vidjeti da su nazivi projekata sada predstavljeni na desnoj strani Odaberite izvor podataka. također će biti vidljiv na grafikonu.

• Kliknite OK nakon ovoga .

Sada ćete vidjeti grafikon u punom obliku.

Korak 4: G enerate Dashboard

Da bismo napravili prezentaciju u ljetnom stilu, napravit ćemo još nekoliko grafikona na ovom koraku na osnovu različitih kriterija performansi koji će nam pomoći da efikasno pratimo projekte. Funkcija SUMIF će se koristiti ovdje.

• Sada ćemo u novi radni list dodati novu tabelu kao ispod.

• I onda povežite vrijednost koliko smo dana proveli, koliko danapreostali u ukupnom projektu itd. na rasponu ćelija H13 do H16 .
• Zatim ubacujemo normalni dijagram krofna sa kartice Insert , grafikon će pokazati zadane postavke i odabrati neku nasumične vrijednosti.

• Zatim biramo raspon podataka za dijagram krofni.
• Da bismo to uradili, kliknemo desnim tasterom miša i kliknemo na Odaberi podatke .

• Zatim u novom prozoru, kliknite na Dodaj .

• Formirajte prozor za odabir i odaberite raspon ćelija $F$7:$ F$8 .

• Nakon što kliknete na OK , primijetite da se sada prikazuje grafikon krofna s povezanim podacima.
• Nakon neke modifikacije, izgledat će otprilike ovako.

• Da bismo dodali na ovo, dodaćemo pravokutni Text Box oblik sa kartice Umetanje.

• I postavite kutiju u prazno mjesto krofne i povežite okvir sa ćelijom $H$15 , znamo da ćelija $H$15 pokazuje postotak rada c završeno na projektu.
• Dakle, ako se iz bilo kojeg razloga naši podaci promijene, postotak dovršenosti posla će se također promijeniti i na dijagramu krofni iu tekstualnom okviru.

• Nakon toga ćemo dodati imena projekt menadžera i njihovu matricu učinka na kontrolnu ploču.
• Da bismo to učinili, dodaćemo padajući meni za procjenu učinka svakog menadžera u Gantt