ایک عام دن پر، ایک پروجیکٹ مینیجر کو ایک ساتھ متعدد پروجیکٹس کا انتظام کرنا ہوتا ہے۔ ان منصوبوں کا سراغ لگانا مشکل ہوسکتا ہے اگر وہ مناسب طریقے سے منظم نہ ہوں۔ ایک خلاصہ نظریہ جو متحرک ہو اس سے بھی بہت مدد مل سکتی ہے۔ ٹور اس مسئلے کو حل کرتا ہے کہ ہم کس طرح ایکسل میں متعدد پروجیکٹس کو ایک ساتھ ٹریک کرسکتے ہیں، ہم نے وضاحت کے ساتھ ایکسل ٹیمپلیٹ فراہم کیا ہے جہاں آپ ایکسل میں اپنے متعدد پروجیکٹس کو ٹریک کرنے کے لیے اپنی مرضی کے مطابق شیٹ کو مشق اور ترمیم کرسکتے ہیں۔

ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں۔

اس ٹیمپلیٹ کو نیچے ڈاؤن لوڈ کریں۔

Track Multiple Projects.xlsx

ہمیں پروجیکٹ ٹریکر کی ضرورت کیوں ہے؟

پروجیکٹ ٹریکر کو استعمال کرنے کی بنیادی ضرورت نا اہلی اور وسائل کی تقسیم کے غیر متناسب ہونے سے ہوتی ہے۔ پروجیکٹ ٹریکر کم وسائل کے ساتھ مزید حاصل کرنے میں ہماری مدد کر سکتا ہے۔ اہم وجوہات ذیل میں بیان کی گئی ہیں۔

• ٹاسک کی اوور فلو
• وسائل کی تقسیم
• کوئی فکسڈ ترجیحی فہرست نہیں

پروجیکٹ کے فوائد ٹریکر

اگرچہ کسی پروجیکٹ ٹریکر کو سنبھالنے میں تھوڑا سا وقت لگتا ہے، لیکن آؤٹ پٹ کوشش کے قابل ہے۔

ایک سے زیادہ پروجیکٹس ٹریکر کے فوائد بہت کم ہیں:

متعدد کو ٹریک کرنے کے لیے ٹیمپلیٹ بنانے کے مراحل چارٹ۔

ڈیولپر ٹیب سے ڈراپ ڈاؤن مینو شامل کرنے کے بعد۔ ہم مینیجر کا نام ڈراپ ڈاؤن مینو میں شامل کرتے ہیں۔

• ناموں کو شامل کرنے کے بعد، ہم سیل میں فارمولہ درج کرتے ہیں D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• پھر ہم سیل میں درج ذیل فارمولہ درج کرتے ہیں D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

59>

• درج ذیل درج کریں سیل میں فارمولا D17 :

=D15-D16

60>

• اگلا سیل منتخب کریں D18 اور درج ذیل فارمولہ درج کریں:

=D16/D15

61>1>

• درج ذیل درج کریں سیل میں فارمولہ D19 :

=1-D18

62>

• آپ مینیجرز کے درمیان سوئچ کر سکتے ہیں ڈراپ ڈاؤن مینو میں دیکھیں اور ٹیبل میں ان کی کارکردگی کو متحرک طور پر تبدیل ہوتے دیکھیں۔
• اگلا er انسرٹ ٹیب کے ذریعے ورک شیٹ میں ایک اور ڈونٹ چارٹ استعمال کرے گا۔
• پھر ہم اسے لنک کرتے ہیں۔ چارٹ کے ساتھ اقدار، ماؤس پر دائیں کلک کرکے اور ڈیٹا منتخب کریں پر کلک کریں۔
• پھر نئی ونڈو پر شامل کریں پر کلک کریں۔
• پھر سیل کی حد درج کریں $D$16:$D$17 میں Se ries ویلیوز ۔
• اس کے بعد ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

• پھر ونڈو کے دائیں جانب ترمیم کریں آئیکن پر کلک کریں۔

64>

• اس کے بعد سیلز کی رینج درج کریں $B$16:$C$17 رینج کے نام بتانے کے لیے۔
• اب جیسا کہ ہم مینیجر کا نام تبدیل کرتے ہیں، ڈونٹ چارٹ بھیاس کے مطابق تبدیل کریں۔

• اب ہمارا ڈیش بورڈ ایک ہی جگہ ایکسل میں متعدد پروجیکٹس کو ٹریک کرنے کے لیے تیار ہے۔

امید ہے کہ یہ ٹیمپلیٹ آپ کو ایکسل میں متعدد پروجیکٹس کو موثر طریقے سے ٹریک کرنے اور ان کا نظم کرنے میں مدد کرے گا۔

مزید پڑھیں: ایکسل میں پروجیکٹ کی پیشرفت کو کیسے ٹریک کریں (ڈاؤن لوڈ کریں مفت ٹیمپلیٹ)

نتیجہ

اس کا خلاصہ کرنے کے لیے، سوال "ایکسل میں ایک سے زیادہ پروجیکٹس کو کیسے ٹریک کریں" کا جواب یہاں ایک نمونہ ایکسل ٹیمپلیٹ فراہم کرکے دیا گیا ہے۔ ہم نے ٹریکنگ کے مقاصد کے لیے ایک Gantt چارٹ استعمال کیا اور پھر ایک سے زیادہ پروجیکٹس کے انتظام کو آسان بنانے کے لیے چارٹ کا ایک سٹرنگ شامل کیا۔

اس مسئلے کے لیے، ایک نمونہ ورک بک منسلک ہے جہاں آپ متعدد پروجیکٹ سے باخبر رہنے کی مشق کر سکتے ہیں۔

تبصرے کے سیکشن کے ذریعے بلا جھجھک کوئی سوال یا رائے پوچھیں۔ Exceldemy کمیونٹی کی بہتری کے لیے کوئی بھی تجویز انتہائی قابل تعریف ہوگی

ایک ایکسل ٹیمپلیٹ میں متعدد پروجیکٹس کو ٹریک کرنے کے مقصد کے لیے ہم یہاں ایک نمونہ ورک شیٹ شامل کریں گے۔ ایکسل میں متعدد پروجیکٹس کو ٹریک کرنے کے لیے، ہمیں مختلف قسم کے چارٹس کے ساتھ متعدد شیٹس بنانے کی ضرورت ہے جو ہمیں پورے پروجیکٹ کا خلاصہ اور جائزہ فراہم کرے گی۔

مرحلہ 1: متعدد پروجیکٹس سے ڈیٹا اکٹھا کریں

اس پروجیکٹ کو ٹریک کرنے والے ایکسل ٹیمپلیٹ کو بنانے سے پہلے سب سے اہم قدم، ہمیں کاموں کی فہرست بنانے اور انہیں الگ الگ پروجیکٹس میں تقسیم کرنے کی ضرورت ہے۔ ہم ان کی شناخت پراجیکٹ کی معلومات کے طور پر بھی کر سکتے ہیں۔

• سب سے پہلے، ڈیٹا کو منظم کریں، جس کا مطلب ہے کہ آپ کے پروجیکٹ کو چھوٹے کاموں میں تقسیم کریں، پھر انہیں شروع کی تاریخوں اور مقررہ تاریخوں میں شیڈول کریں۔
• نیز ایک مینیجر کو تفویض کریں جو اس کام کے لیے ذمہ دار ہو گا۔
• ان کی ترقی کو نشان زد کریں۔ اور اسے شیٹ پر نوٹ کریں۔

• اس کے بعد، ایک نئی ورک شیٹ بنائیں اور اس ورک شیٹ سے، ڈیٹا شیٹ ٹیب سے تمام ڈیٹا کو لنک کریں۔
• پھر ہم گزارے ہوئے دنوں کا ایک کالم شامل کریں گے تاکہ ہر کام کے مکمل ہونے والے دنوں کی تعداد کا حساب لگائیں ۔
• ایسا کرنے کے لیے، سیل میں درج ذیل فارمولہ درج کریں۔ G3 ۔

• اور پھر فل ہینڈل آئیکن کو گھسیٹیں سیل G32 ۔
• اب سیلز کی رینج G3 سے G32 اب شروع کی تاریخ<7 کے درمیان فرق سے بھرا ہوا ہے۔> اور ہر ایک کی مقررہ تاریخ کام۔

• اب سیلز کی رینج G3 سے G32 کے درمیان فرق سے بھری ہوئی ہے۔ ہر کام کی شروع کی تاریخ اور مقررہ تاریخ ۔

• اس کے بعد، ہم شامل کریں گے کہ کیسے آج تک ہر کام پر کئی دن گزارے، ایسا کرنے میں۔ سیل میں درج ذیل فارمولہ درج کریں L3 :

=G3*F3

مرحلہ 2: گینٹ چارٹ تیار کریں

پروجیکٹ ٹائم لائن کا واضح جائزہ حاصل کرنے کے لیے صارف ایک بنا سکتا ہے۔ Gantt متعدد منصوبوں میں تقسیم کردہ کاموں کا چارٹ۔ ہم اس مرحلے میں IF اور Date فنکشنز استعمال کرنے جا رہے ہیں۔

• اب ہم اس معلومات کا استعمال کرتے ہوئے ایک Gantt چارٹ تیار کریں گے۔ .
• اس کے لیے، ہم مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کریں گے، اور اس سے پہلے، ہمیں کیے گئے تمام کاموں کے لیے ایک ٹائم لائن بنانا ہوگی۔
• اس کے لیے، ہم اپنی ٹائم لائن کے لیے ابتدائی تاریخ مقرر کرتے ہیں۔ اور پھر ٹائم لائن کی آخری تاریخ مقرر کریں۔ اس معاملے میں، یہ 3 فروری 2020 ہے اور حتمی مقررہ تاریخ ہے 27 اپریل 2021 ۔
• جیسا کہ ہمیں ہر دن کے لیے ایک ٹائم لائن سیٹ کرنے کی ضرورت ہے، ہم نے سیٹ ترتیب دی ہے۔ مندرجہ ذیل فارمولا:

پھر فل ہینڈل کو افقی طور پر 27 اپریل 2021<7 تک گھسیٹیں۔>.

• عمودی طور پر متن دکھانے کے لیے سیلز کو اگلا فارمیٹ کریں۔کم جگہ میں مزید قطاریں دیکھنے کے لیے۔

• اس کے بعد، آپ دیکھیں گے کہ تمام ہیڈرز کو گھڑی کی مخالف سمت میں گھمایا گیا ہے۔

• پھر سیل J3 کو منتخب کریں اور درج ذیل فارمولہ درج کریں:

• پھر فل ہینڈل کو افقی طور پر گھسیٹیں۔
• ایسا کرنے سے " X " نشان زد ہو جائے گا۔ جس میں کام کیا گیا ہے. سیل J4 کو منتخب کریں، اور پھر درج ذیل فارمولہ کو منتخب کریں۔ =IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","")

  اور Fill Handle آئیکن کو گھسیٹیں افقی اختتام۔

  • تمام قطاروں کے فارمولے کو دہرانے سے تمام کام کی ٹائم لائن نشان زد ہو جائے گی۔

  

  • اس کے بعد، ہم ان مارکنگ سے گینٹ چارٹ بنانے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کریں گے۔
  • ایسا کرنے کے لیے، پہلے ہوم سے مشروط فارمیٹنگ پر کلک کریں۔ ٹیب۔
  • پھر نئے اصول پر کلک کریں۔

  

  • اس کے بعد، نئی ونڈو میں، منتخب کریں صرف ان سیلز کو فارمیٹ کریں جن میں ایک اصول کی قسم کو منتخب کریں باکس سے اختیارات پر مشتمل ہے۔
  • اس لیے، صرف سیلز کو فارمیٹ کریں ڈراپ ڈاؤن مینو میں، منتخب کریں۔ مخصوص متن پہلے ڈراپ ڈاؤن باکس میں اور دوسرے ڈراپ ڈاؤن باکس میں مشتمل کو منتخب کریں۔
  • تیسرے خانے میں، ہمیں اپنا نشانی خط بتانا ہوگا۔ ہم نے x، ڈال دیا جیسا کہ ہم ٹاسک ٹائم لائن کو x کے ساتھ نشان زد کرنا چاہتے ہیں۔
  • پھر کلک کریں۔ فارمیٹ ۔

  

  • اس کے بعد، نئے فارمیٹ ونڈو میں، Fill ٹیب پر جائیں اور پھر Fill Effects پر کلک کریں۔

  

  • پھر Fill Effects ونڈو میں، کو منتخب کریں۔ دو رنگ ۔
  • اس کے فوراً بعد، اپنا مطلوبہ رنگ منتخب کریں، ہم سیاہ اور سفید کو بطور رنگ 2 اور رنگ 1 ۔
  • پھر شیڈنگ اسٹائلز میں، منتخب کریں افقی ۔
  • اس کے بعد، انویریئنٹس، اپنی ترجیحی قسموں کا انتخاب کریں۔ ہم درمیانی پٹی کا انتخاب کرتے ہیں۔
  • ایک نمونہ ونڈو ہوگی جس میں دکھایا جائے گا کہ ورک شیٹ میں فارمیٹنگ کیسی نظر آئے گی۔
  • اس کے بعد ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

  

  • پھر فونٹ ٹیب میں، اپنا مطلوبہ رنگ منتخب کریں۔ ہم سیاہ پس منظر کے ساتھ حرف کو ملانے کے لیے سیاہ کا انتخاب کرتے ہیں۔
  • اس کے بعد ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
  <0
  • ٹھیک ہے، پر کلک کرنے کے بعد ہم اس ونڈو میں فارمیٹنگ رول میں ترمیم کریں ونڈو پر واپس آجائیں گے۔ ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

  

  • اس کے بعد ہم دوبارہ مشروط فارمیٹنگ رول مینیجر ونڈو پر واپس آئے ہیں۔ 10>
  • اس کے بعد Apply پر کلک کریں۔

• Gantt چارٹ تیار ہو جائے گا اور کافی اچھی طرح سے دکھائی دے رہا ہے۔

ہم اس گینٹ چارٹ کو بہتر طریقے سے سنبھالنے کے لیے اسکرول بار شامل کر سکتے ہیں۔

<9 ایسا کرنے کے لیے، ورک شیٹ میں ڈیولپر ٹیب پر کلک کریں۔

• اس کے بعد، ایک اسکرول بٹن ظاہر ہوگا۔ ورک شیٹ۔
• اسکرول بٹن کا سائز تبدیل کریں اور پھر اس پر دائیں کلک کریں۔
• پھر فارمیٹ کنٹرول پر کلک کریں۔

• پھر ہم سیل J2 کو منتخب کرتے ہیں اور سیل $ کو لنک کرنے کے لیے درج ذیل فارمولہ درج کرتے ہیں۔ E$38 اس تاریخ تک۔

• فارمولہ داخل کرنے کے بعد، تاریخ وہی رہتی ہے. لیکن اب یہ سیل سے منسلک ہے $E$38۔ اب جب ہم اسکرول بار کو اسکرول کریں گے تو سیل $E$38 کی قدر بڑھے گی اور تاریخ میں بھی اضافہ ہوگا۔ اس کے بعد کے سیلز۔
• اور اس طرح اسکرول بار اب ٹھیک سے کام کر رہا ہے۔
• ہمارا گینٹ چارٹ اب مکمل ہے۔

مرحلہ 3 : پرفارمنس میٹرکس چارٹس بنائیں

اگلا مرحلہ متعدد پروجیکٹ ڈائنامک ٹریکنگ کی بنیاد پر کارکردگی میٹرکس چارٹس بنانا ہے۔ وہچارٹس ہمیں ایک جائزہ فراہم کریں گے جو متحرک ہے اور ایک ٹیمپلیٹ میں مختلف پروجیکٹس کو منظم کرنے میں ہماری مدد کرتا ہے۔ اس مرحلے کو مکمل کرنے کے لیے، ہم SUMIF اور AVERAGEIF فنکشنز سے مدد لیں گے۔

• اب ہم پروجیکٹ پرفارمنس<7 کے نام سے ایک نئی ورک شیٹ کھولتے ہیں۔>.
• پھر نیچے دی گئی تصویر کی طرح ایک ٹیبل بنائیں۔

• پھر سیل میں فارمولا درج کریں F26 :

اور فل ہینڈل کو سیل F28

• پھر سیل میں فارمولہ درج کریں G26 :

اور Fill ہینڈل کو سیل G28 میں گھسیٹیں۔

• پھر سیل میں فارمولہ درج کریں H26 :

اور Fill ہینڈل کو سیل G28 میں گھسیٹیں۔

پھر ٹیبل کچھ اس طرح نظر آئے گا۔

40>

• بنیادی طور پر ہم نے کیا کیا ہم موازنہ کرتے ہیں کہ کتنے ہیں ہر پروجیکٹ کو ختم کرنے کے لیے کتنے دن درکار ہوں گے، اور ٹریک کریں گے کہ انھوں نے اصل میں کتنی پیش رفت کی ہے۔ پھر ہم نے یہ بھی حساب لگایا کہ پروجیکٹ کا کتنا کام ابھی باقی ہے۔
• پھر ہم ایک بار چارٹ بنائیں گے جس میں متعدد پروجیکٹس کی پیشرفت کا موازنہ دکھایا جائے گا۔
• اس کے لیے insert ٹیب پر جائیں اور پر کلک کریں۔ 6 .
• سیاق و سباق کے مینو سے ڈیٹا منتخب کریں پر کلک کریں۔

• پھر پر کلک کریں۔ منتخب کریں۔ڈیٹا سورسز ونڈو، شامل کریں پر کلک کریں۔

43>

• پھر نئی ونڈو پر، سیلز کی رینج منتخب کریں سیریز کا نام $E$26:$E$28 .
• اور سیریز ویلیو کے طور پر سیلز کی رینج منتخب کریں $G$26:$G$28 .
• اس کے بعد ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

44>1>

• پھر پچھلے مرحلے کی طرح، شامل کریں<7 پر کلک کریں۔> دوبارہ بٹن دبائیں اور سیلز کی درج ذیل رینج منتخب کریں $E$26:$E$28 ۔
• اس کے بعد، سیلز کی رینج منتخب کریں $H$26:$H$28 سیریز کی اقدار میں۔
• اس کے بعد ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

45>

• اب چارٹ پر محور کا نام شامل کرنے کے لیے ترمیم کریں بٹن پر کلک کریں۔

• پھر سیلز کی رینج منتخب کریں E$26:$E$28 باکس میں۔

• اب آپ دیکھیں گے کہ پروجیکٹ کے نام اب دائیں جانب پیش کیے گئے ہیں۔ 6 .

اب آپ چارٹ کو مکمل شکل میں دیکھیں گے۔

مرحلہ 4: G ڈیش بورڈ کو enerate کریں

ایک سمری طرز پریزنٹیشن بنانے کے لیے، ہم کارکردگی کے مختلف معیارات کی بنیاد پر اس مرحلے پر کچھ مزید چارٹ بنائیں گے جو ہمیں پروجیکٹس کو موثر طریقے سے ٹریک کرنے میں مدد کریں گے۔ SUMIF فنکشن یہاں استعمال کیا جائے گا۔

• اب نئی ورک شیٹ میں، ہم ذیل میں ایک نیا ٹیبل شامل کریں گے۔

• اور پھر اس کی قیمت کو لنک کریں کہ ہم نے کتنے دن گزارے، کتنے دنسیلز H13 سے H16 کی رینج پر کل پروجیکٹ وغیرہ میں باقی ہے۔
• پھر ہم Insert ٹیب سے ایک عام ڈونٹ چارٹ داخل کرتے ہیں۔ ، چارٹ ڈیفالٹ سیٹنگز دکھائے گا اور کچھ بے ترتیب قدر منتخب کرے گا۔

• پھر ہم ڈونٹ چارٹ کے لیے ڈیٹا رینج کا انتخاب کرتے ہیں۔
<9 ایسا کرنے کے لیے ہم ماؤس پر دائیں کلک کریں اور Select Data پر کلک کریں۔

• پھر نئی ونڈو میں، شامل کریں پر کلک کریں۔

• سلیکشن ونڈو بنائیں، اور سیلز کی رینج منتخب کریں $F$7:$ F$8 .

• OK پر کلک کرنے کے بعد، دیکھیں کہ ڈونٹ چارٹ اب منسلک ڈیٹا کے ساتھ دکھائی دے رہا ہے۔
• کچھ ترمیم کے بعد، یہ کچھ اس طرح نظر آئے گا۔

• اس کے اوپر شامل کرنے کے لیے، ہم ایک مستطیل شامل کریں گے انسرٹ ٹیب سے ٹیکسٹ باکس شکل۔

• اور باکس کو ڈونٹ کے خالی جگہ پر رکھیں اور باکس کو سیل سے جوڑیں۔ $H$15 ، ہم جانتے ہیں کہ سیل $H$15 کام کا فیصد دکھاتا ہے c پراجیکٹ پر مکمل۔
• لہذا اگر کسی بھی وجہ سے ہمارے ڈیٹا میں تبدیلی آتی ہے تو ڈونٹ چارٹ اور ٹیکسٹ باکس دونوں میں کام کی تکمیل کا فیصد بھی بدل جائے گا۔

• اس کے بعد، ہم پروجیکٹ مینیجرز کے نام اور ان کی کارکردگی کا میٹرکس ڈیش بورڈ میں شامل کریں گے۔
• ایسا کرنے کے لیے، ہم ہر مینیجر کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے ایک ڈراپ ڈاؤن شامل کریں گے۔ گینٹ