جدول المحتويات
في يوم عادي ، يتعين على مدير المشروع إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد. قد يكون تتبع هذه المشاريع مملاً إذا لم يتم تنظيمها بشكل صحيح. يمكن أن يساعد الحصول على عرض موجز ديناميكي أيضًا كثيرًا. قام Tor بحل مشكلة كيف يمكننا تتبع مشاريع متعددة في Excel في وقت واحد ، لقد قدمنا قالب Excel مع توضيحات حيث يمكنك التدرب على الورقة وتعديلها حسب إرادتك لتتبع مشاريعك المتعددة في Excel.
تنزيل النموذج
تنزيل هذا النموذج أدناه.
تتبع مشاريع متعددة. xlsx
لماذا نحتاج إلى أداة تعقب المشاريع؟
تأتي الضرورة الأساسية لاستخدام Project Tracker من عدم الكفاءة وعدم التناسب في توزيع الموارد. يمكن أن يساعدنا متعقب المشروع في تحقيق المزيد بموارد أقل. الأسباب الرئيسية موضحة أدناه.
- تجاوز المهمة
- توزيع الموارد
- لا توجد قائمة أولويات ثابتة
مزايا المشروع Tracker
على الرغم من أن إدارة متعقب المشروع نفسه تستغرق بعض الوقت ، فإن المخرجات تستحق الجهد.
مزايا أداة تعقب المشروعات المتعددة قليلة جدًا:
- يعطي نظرة عامة على البيانات دون الخوض في الكثير من التفاصيل.
- يمكنه تكرار العملية دون أي متاعب.
- استخدام الموارد بكفاءة.
- قادر للقفز من مهمة إلى أخرى.
خطوات إنشاء نموذج لتعقب متعدد الرسم البياني.
- بعد إضافة الأسماء ، ندخل الصيغة في الخلية D15 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32) 
- ثم ندخل الصيغة التالية في الخلية D16 :
=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)
- أدخل ما يلي الصيغة في الخلية D17 :
=D15-D16 
- اختر الخلية التالية D18 وأدخل الصيغة التالية:
=D16/D15 
- أدخل ما يلي الصيغة في الخلية D19 :
=1-D18 
- يمكنك التبديل بين المديرين في القائمة المنسدلة وشاهد أدائها يتغير ديناميكيًا في الجدول.
- التالي سيستخدم مخطط دائري دائري آخر في ورقة العمل ، من خلال علامة التبويب "إدراج".
- ثم نقوم بربط القيم مع المخطط ، عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن والنقر فوق تحديد البيانات .
- ثم في النافذة الجديدة انقر فوق إضافة .
- ثم أدخل نطاق الخلية $ D $ 16: $ D $ 17 في Se قيم ريس .
- انقر فوق موافق بعد ذلك.
- ثم انقر فوق رمز تحرير على الجانب الأيمن من النافذة.
- بعد ذلك أدخل نطاق الخلايا $ B $ 16: $ C $ 17 لتحديد أسماء النطاقات.
- الآن بينما نقوم بتغيير اسم المدير ، فإن المخطط الدائري المجوف أيضًاتغيير وفقًا لذلك.
- الآن لوحة التحكم لدينا جاهزة لتتبع عدة مشاريع في Excel في مكان واحد.
آمل أن يساعدك هذا القالب في تتبع وإدارة مشاريع متعددة في Excel بكفاءة.
اقرأ المزيد: كيفية تتبع تقدم المشروع في Excel (تنزيل قالب مجاني)
خاتمة
لتلخيص ذلك ، تتم الإجابة على السؤال "كيفية تتبع عدة مشاريع في Excel" هنا من خلال تقديم نموذج Excel. استخدمنا مخطط جانت لأغراض التتبع ثم أضفنا سلسلة من المخططات لجعل إدارة المشاريع المتعددة أسهل بكثير.
لهذه المشكلة ، تم إرفاق نموذج مصنف حيث أنت يمكن ممارسة تتبع عدة مشاريع.
لا تتردد في طرح أي أسئلة أو ملاحظات من خلال قسم التعليقات. أي اقتراح لتحسين مجتمع Exceldemy سيكون محل تقدير كبير
المشاريع في Excelسنضيف نموذج ورقة عمل هنا ، لغرض تتبع المشاريع المتعددة في قالب Excel واحد. من أجل تتبع مشاريع متعددة في Excel ، نحتاج إلى إنشاء أوراق متعددة بأنواع مختلفة من المخططات التي ستوفر لنا ملخصًا ونظرة عامة عن المشروع بأكمله.
الخطوة 1: جمع البيانات من مشاريع متعددة
الخطوة الأكثر أهمية قبل إجراء هذا المشروع لتتبع قالب Excel ، نحتاج إلى إنشاء قائمة بالمهام وتوزيعها في مشاريع منفصلة ،. يمكننا أيضًا تحديدها كمعلومات للمشروع.
- أولاً ، قم بتنظيم البيانات ، مما يعني تقسيم مشروعك إلى مهام أصغر ، ثم جدولتها في تواريخ البدء وتواريخ الاستحقاق.
- أيضًا ، قم بتعيين مدير سيكون مسؤولاً عن المهمة.
- حدد تقدمهم. ولاحظ ذلك على الورقة.
- بعد ذلك ، قم بإنشاء ورقة عمل جديدة ومن ورقة العمل هذه ، اربط جميع البيانات من علامة تبويب ورقة البيانات.
- ثم سنضيف عمودًا من الأيام التي أمضيتها من أجل حساب عدد الأيام التي تكتمل فيها كل مهمة .
- للقيام بذلك ، أدخل الصيغة التالية في الخلية G3 .
=E3-F3
- ثم اسحب رمز مقبض التعبئة إلى الخلية G32 .
- الآن يتم ملء نطاق الخلايا G3 إلى G32 بالاختلافات بين تاريخ البدء و تاريخ الاستحقاق لكل منهماالمهمة.
- الآن يتم ملء نطاق الخلايا G3 إلى G32 الآن بالاختلافات بين تاريخ البدء و تاريخ الاستحقاق لكل مهمة.
- بعد ذلك ، سنضيف كيف عدة أيام قضاها في كل مهمة حتى الآن ، للقيام بذلك. أدخل الصيغة التالية في الخلية L3 :
=G3*F3
- اسحب مقبض التعبئة إلى الخلية L32 ، ثم ستلاحظ أن نطاق الخلية L3: L32 مليء الآن بالأيام التي يقضيها كل منهما مهمة.
الخطوة 2: إعداد مخطط جانت
من أجل الحصول على نظرة عامة واضحة على المخطط الزمني للمشروع ، يمكن للمستخدم إنشاء مخطط جانت للمهام الموزعة في مشاريع متعددة. سنستخدم وظائف IF و Date في هذه الخطوة.
- الآن سنقوم بإعداد مخطط Gantt باستخدام هذه المعلومات .
- لهذا ، سنستخدم التنسيق الشرطي ، وقبل ذلك ، نحتاج إلى إنشاء جدول زمني لجميع المهام المنجزة.
- لهذا ، قمنا بتعيين التاريخ الأولي لجدولنا الزمني. ثم قم بتعيين التاريخ النهائي للجدول الزمني. في هذه الحالة ، هو 3 فبراير 2020 وتاريخ الاستحقاق النهائي هو 27 أبريل 2021 .
- نظرًا لأننا بحاجة إلى تعيين جدول زمني لكل يوم ، فقد حددنا الصيغة أدناه:
=J2+1 ثم اسحب مقبض التعبئة أفقيًا حتى 27 أبريل 2021 .
- تنسيق الخلايا التالية لإظهار النص عموديًالعرض المزيد من الصفوف في مساحة أقل.
- بعد ذلك ، ستلاحظ أن جميع الرؤوس تدور الآن عكس اتجاه عقارب الساعة.
- ثم حدد الخلية J3 وأدخل الصيغة التالية:
=IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","") 
- ثم اسحب مقبض التعبئة أفقيًا.
- سيؤدي القيام بذلك إلى تحديد " X " تم تنفيذ المهمة.
كرر نفس العملية للخلايا الأخرى ، على سبيل المثال. حدد الخلية J4 ، ثم الصيغة التالية.
=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","") واسحب رمز مقبض التعبئة إلى نهاية أفقية.
- سيؤدي تكرار الصيغة لجميع الصفوف إلى تحديد كل الجدول الزمني للمهمة.
- التالي ، نحن سيستخدم التنسيق الشرطي لإنشاء مخطط جانت من تلك العلامات.
- للقيام بذلك ، أولاً ، انقر فوق تنسيق شرطي من الصفحة الرئيسية علامة التبويب.
- ثم انقر فوق قواعد جديدة .
- التالي ، في النافذة الجديدة ، حدد تنسيق فقط الخلايا التي تحتوي على خيارات من حدد نوع القاعدة المربع.
- لذلك ، في تنسيق الخلايا فقط مع القائمة المنسدلة ، حدد نص محدد في المربع المنسدل الأول وحدد يحتوي على في المربع المنسدل الثاني
- في المربع الثالث ، نحتاج إلى تحديد حرف العلامة الخاص بنا. نضع x ، لأننا نريد تمييز الجدول الزمني للمهمة بـ x.
- ثم انقر فوق التنسيق .
- التالي ، في نافذة التنسيق الجديد ، انتقل إلى علامة التبويب ملء ثم انقر فوق تأثيرات التعبئة .
- ثم في نافذة تأثيرات التعبئة ، حدد لونان .
- بعد ذلك مباشرة ، حدد اللون المطلوب ، نختار أسود و أبيض باعتباره اللون 2 و اللون 1 .
- ثم في أنماط التظليل ، اختر أفقي .
- بعد ذلك ، اختر المتغيرات المفضلة لديك. نختار الشريط الأوسط.
- ستكون هناك نافذة عينة توضح كيف سيبدو التنسيق في ورقة العمل.
- انقر فوق موافق بعد ذلك.
- ثم في علامة التبويب الخط ، اختر اللون الذي تريده. نختار أسود لمزج الحرف × مع الخلفية السوداء.
- انقر فوق موافق بعد ذلك.
- بعد النقر فوق موافق ، سنعود إلى نافذة تحرير قاعدة التنسيق ، في تلك النافذة. انقر فوق موافق .
- ثم نعود مرة أخرى إلى نافذة إدارة قواعد التنسيق الشرطي .
- انقر فوق تطبيق بعد ذلك.
- مخطط جانت سيكون جاهزًا مرئي جيدًا.
يمكننا إضافة شريط تمرير للتعامل بشكل أفضل مع مخطط جانت .
- للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب Developer في ورقة العمل.
- ثم انقر فوق الأمر Insert ، منالقائمة المنسدلة ، وانقر فوق شريط التمرير (من التحكم) .
- بعد ذلك ، سيظهر زر التمرير في ورقة العمل.
- قم بتغيير حجم زر التمرير ثم انقر بزر الماوس الأيمن فوقه.
- ثم انقر فوق تنسيق التحكم .
في نافذة التحكم في التنسيق الجديدة ، في علامة التبويب التحكم ، أدخل موقع الخلية التي تريد ربطها. ، في هذه الحالة ، نختار $ E $ 38 .
- ثم اختر الحد الأدنى للقيمة حسب رغبتك ، نختار 3 هنا
- ثم حدد الحد الأقصى للقيمة حسب رغبتك ، نختار 400 هنا ، لأننا نتعامل مع أكثر من 365 يومًا هنا.
- اختر تغيير تصاعدي مثل 1 ، بينما نمضي يومًا بعد يوم.
- انقر فوق موافق بعد ذلك
- ثم نختار الخلية J2 وأدخل الصيغة التالية لربط الخلية $ E $ 38 لهذا التاريخ.
=DATE(2020,2,E38 ) 
- بعد إدخال الصيغة ، التاريخ لا يزال هو نفسه. لكنها الآن متصلة بالخلية $ E $ 38. الآن أثناء قيامنا بتمرير شريط التمرير ، ستزيد قيمة الخلية $ E $ 38 وسيزداد التاريخ أيضًا في الخلايا اللاحقة.
- وهذه هي الطريقة التي يعمل بها شريط التمرير الآن بشكل صحيح.
- اكتمل مخططنا جانت الآن.
الخطوة 3 : إنشاء مخططات مصفوفة الأداء
الخطوة التالية هي إنشاء مخططات مصفوفة الأداء على أساس التتبع الديناميكي المتعدد للمشروع. أولئكستعطينا المخططات نظرة عامة ديناميكية وتساعدنا على إدارة المشاريع المختلفة في قالب واحد. لإكمال هذه الخطوة ، سنتلقى المساعدة من الدالتين SUMIF و AVERAGEIF .
- الآن نفتح ورقة عمل جديدة باسم أداء المشروع .
- ثم أنشئ جدولًا تمامًا مثل الصورة أدناه.
- ثم أدخل الصيغة في الخلية F26 :
=SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]]) واسحب مقبض التعبئة إلى الخلية F28.
- ثم أدخل الصيغة في الخلية G26 :
=AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress]) واسحب مقبض التعبئة إلى الخلية G28 .
- ثم أدخل الصيغة في الخلية H26 :
=1-G26 واسحب مقبض التعبئة إلى الخلية G28 .
ثم سيبدو الجدول إلى حد ما هكذا.
- ما فعلناه أساسًا هو مقارنة عدد عدد الأيام التي يحتاجها كل مشروع للانتهاء ، وتتبع مقدار التقدم الذي أحرزه بالفعل. ثم قمنا أيضًا بحساب مقدار العمل المتبقي في المشروع.
- ثم سننشئ مخططًا شريطيًا يعرض مقارنات تقدم المشاريع المتعددة.
- للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "إدراج" وانقر فوق عمود مكدس بنسبة 100٪ .
- عندما يظهر الرسم البياني ، انقر فوق منطقة الرسم البياني وانقر بزر الماوس الأيمن .
- من قائمة السياق ، انقر فوق حدد البيانات .
- ثم على يختارنافذة مصادر البيانات ، انقر فوق إضافة .
- ثم في النافذة الجديدة ، حدد نطاق الخلايا في اسم السلسلة $ E $ 26: $ E $ 28 .
- وكقيمة سلسلة حدد نطاق الخلايا $ G $ 26: $ G $ 28 .
- انقر فوق موافق بعد ذلك.
- ثم بشكل مشابه للخطوة السابقة ، انقر فوق إضافة مرة أخرى وحدد نطاق الخلايا التالي $ E $ 26: $ E $ 28 .
- بعد ذلك ، حدد نطاق الخلايا $ H $ 26: $ H $ 28 في قيم السلسلة .
- انقر فوق موافق بعد ذلك.
- الآن انقر فوق الزر تحرير لإضافة اسم المحور على الرسم البياني.
- ثم حدد نطاق الخلايا 26 دولارًا أمريكيًا: 28 دولارًا أمريكيًا في المربع.
- الآن سترى أسماء المشروع معروضة الآن على الجانب الأيمن من حدد مصدر البيانات. سيكون مرئيًا أيضًا في المخطط.
- انقر فوق موافق بعد ذلك .
الآن سترى المخطط في شكله الكامل.
الخطوة 4: G تنشيط Dashboard
لتقديم عرض بأسلوب صيفي ، سنقوم بعمل المزيد من الرسوم البيانية في هذه الخطوة بناءً على معايير الأداء المختلفة التي ستساعدنا على تتبع المشاريع بكفاءة. سيتم استخدام وظيفة SUMIF هنا.
- الآن في ورقة العمل الجديدة ، سنضيف جدولًا جديدًا على النحو التالي.
- ثم اربط قيمة عدد الأيام التي قضيناها وعدد الأيامالمتبقية في إجمالي المشروع وما إلى ذلك في نطاق الخلايا H13 إلى H16 .
- ثم نقوم بإدراج مخطط دائري عادي من علامة التبويب إدراج ، سيعرض المخطط الإعدادات الافتراضية ويختار بعض القيم العشوائية.
- ثم نختار نطاق البيانات للمخطط الدائري المجوف.
- للقيام بذلك نقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن على الماوس ثم النقر فوق تحديد البيانات .
- ثم في النافذة الجديدة ، انقر فوق إضافة .
- شكل نافذة التحديد ، وحدد نطاق الخلايا $ F $ 7: $ F $ 8 .
- بعد النقر فوق موافق ، لاحظ أن المخطط الدائري المجوف يظهر الآن مع البيانات المرتبطة.
- بعد إجراء بعض التعديلات ، سيبدو مثل هذا إلى حد ما.
- لإضافة فوق هذا ، سنضيف مستطيلًا مربع نص شكل من علامة التبويب إدراج.
- وضع المربع في وضع الخمول من دونات واربط المربع بالخلية $ H $ 15 ، نعلم أن الخلية $ H $ 15 تعرض النسبة المئوية للعمل ج محذوف في المشروع.
- لذلك إذا تغيرت بياناتنا لأي سبب من الأسباب ، ستتغير نسبة اكتمال العمل أيضًا في كل من المخطط الدائري المجوف ومربع النص.
- بعد ذلك ، سنضيف أسماء مديري المشروع ومصفوفة أدائهم إلى لوحة القيادة.
- للقيام بذلك ، سنضيف قائمة منسدلة لتقييم أداء كل مدير في جانت
