В обычный день менеджеру проекта приходится управлять несколькими проектами одновременно. Отслеживание этих проектов может быть утомительным, если они не организованы должным образом. Наличие динамического представления сводки также может оказать большую помощь. Тор решил вопрос о том, как можно отслеживать несколько проектов в Excel одновременно, мы предоставили шаблон Excel с пояснениями, где вы можете практиковаться и изменять лист по своему усмотрению.отслеживайте свои многочисленные проекты в Excel.

Скачать шаблон

Загрузите этот шаблон ниже.

Отслеживание нескольких проектов.xlsx

Зачем нужен Project Tracker?

Основная необходимость использования проектного трекера обусловлена неэффективностью и непропорциональностью распределения ресурсов. Проектный трекер может помочь нам достичь большего с меньшими ресурсами. Основные причины указаны ниже.

• Перевыполнение задания
• Распределение ресурсов
• Нет фиксированного списка приоритетов

Преимущества Project Tracker

Хотя само управление трекером проектов занимает немного времени, результат стоит затраченных усилий.

Преимуществ у трекера Multiple Projects довольно много:

• Дает общее представление о данных, не вдаваясь в излишние подробности.
• Можно повторить процесс без каких-либо затруднений.
• Эффективное использование ресурсов.
• Способен перескакивать с одной задачи на другую.

Шаги по созданию шаблона для отслеживания нескольких проектов в Excel

Здесь мы добавим образец рабочего листа для отслеживания нескольких проектов в одном шаблоне Excel. Чтобы отслеживать несколько проектов в Excel, нам нужно создать несколько листов с различными типами диаграмм, которые предоставят нам сводку и обзор всего проекта.

Шаг 1: Сбор данных по нескольким проектам

Самым важным шагом перед созданием шаблона Excel для отслеживания проектов является создание списка задач и распределение их по отдельным проектам, а также определение их как информации о проекте.

• Во-первых, упорядочьте данные, что означает разделение проекта на более мелкие задачи, а затем расписание их по датам начала и срокам выполнения.
• Кроме того, назначьте менеджера, который будет отвечать за выполнение задания.
• Отметьте их успехи. И запишите их на листе.

• Затем создайте новый рабочий лист и на этом листе свяжите все данные из вкладки datasheet.
• Затем мы добавим колонку проведенных дней для того, чтобы рассчитать количество дней для каждой задачи завершена.
• Для этого введите следующую формулу в ячейку G3 .

• А затем перетащите Наполнительная рукоятка значок в ячейку G32 .
• Теперь диапазон ячеек G3 на G32 теперь заполнена различиями между Дата начала и Срок исполнения каждой задачи.

• Теперь диапазон ячеек G3 на G32 теперь заполнена различиями между Дата начала и Срок исполнения каждой задачи.

• Далее мы добавим, сколько дней потрачено на каждую задачу на сегодняшний день, для этого введите следующую формулу в ячейку L3 :

=G3*F3

• Перетащите Наполнительная рукоятка в ячейку L32 , то вы заметите, что диапазон ячейки L3:L32 теперь заполнена днями, потраченными на выполнение каждой задачи.

Шаг 2: Подготовьте диаграмму Ганта

Для того чтобы получить четкое представление о временной шкале проекта, пользователь может создать Ганта диаграмма задач, распределенных по нескольким проектам. Мы будем использовать ЕСЛИ и Дата функции на этом этапе.

• Теперь мы подготовим Ганта диаграмму, используя эту информацию.
• Для этого мы будем использовать условное форматирование, а перед этим нам нужно создать временную шкалу для всех выполненных задач.
• Для этого мы устанавливаем начальную дату для нашей временной шкалы, а затем устанавливаем конечную дату временной шкалы. В данном случае это 3 февраля 2020 года и окончательный срок исполнения - 27 апреля 2021 года .
• Поскольку нам нужно установить временную шкалу для каждого дня, мы задаем формулу, приведенную ниже:

Затем перетащите Наполнительная рукоятка горизонтально до 27 апреля 2021 года .

• Затем отформатируйте ячейки так, чтобы текст отображался вертикально для просмотра большего количества строк на меньшем пространстве.

• После этого вы заметите, что все заголовки теперь повернуты против часовой стрелки.

• Затем выберите ячейку J3 и введите следующую формулу:

• Затем перетащите Наполнительная рукоятка горизонтально.
• Это позволит пометить " X ", в котором задание было выполнено.

Повторите тот же процесс для других ячеек, например, выберите ячейку J4 , а затем следующую формулу.

И перетащите Наполнительная рукоятка значок к горизонтальному концу.

• Повторение формулы для всех строк позволит отметить все временные рамки задачи.

• Далее мы будем использовать условное форматирование для создания Ганта график из этих отметок.
• Чтобы сделать это, сначала нажмите на Условное форматирование из Главная вкладка.
• Затем нажмите на Новые правила .

• Далее, в новом окне выберите Форматируйте только те ячейки, которые содержат опции из Выберите тип правила коробка.
• Поэтому в Форматируйте только ячейки с в выпадающем меню выберите Конкретный текст в первом выпадающем окне и выберите Содержит во втором выпадающем окне.
• В третьем поле мы должны указать букву нашего знака. Мы помещаем x, так как мы хотим пометить временную шкалу задачи символом x.
• Затем нажмите на Формат .

• Далее, в окне нового формата перейдите к пункту Заполнить вкладку и затем нажмите на Эффекты заливки .

• Затем в Эффекты заливки в окне выберите Два цвета .
• Сразу после этого выберите желаемый цвет, мы выбрали Черный и Белый как Цвет 2 и Цвет 1 .
• Затем в Стили затенения, выбрать Горизонтальный .
• Далее, инварианты, выбираем предпочтительные варианты. Мы выбираем вариант со средней полосой.
• Появится окно с примером, показывающее, как форматирование будет выглядеть в рабочем листе.
• Нажмите OK после этого.

• Затем в Шрифт выберите желаемый цвет. Мы выбираем Черный чтобы смешать букву x с черным фоном.
• Нажмите OK после этого.

• После нажатия OK, мы вернемся в Редактирование правила форматирования в этом окне. Нажмите OK .

• Затем мы снова возвращаемся к Менеджер правил условного форматирования окно.
• Нажмите Применить после этого.

• Сайт Ганта график будет готов и хорошо виден.

Мы можем добавить полосу прокрутки для более удобной работы с этим Ганта диаграмма.

• Для этого нажмите на кнопку Разработчик вкладку в рабочем листе.
• Затем нажмите на Вставка команду из выпадающего меню и нажмите на кнопку Полоса прокрутки (Из управления) .

• После этого на рабочем листе появится кнопка прокрутки.
• Измените размер кнопки прокрутки, а затем щелкните по ней правой кнопкой мыши.
• Затем нажмите на Управление форматом .

В новом Управление форматом окно, в Контроль введите местоположение ячейки, которую вы хотите связать, в данном случае мы выбираем $E$38 .

• Затем выберите минимальное значение по вашему желанию, мы выбрали 3.
• Затем выберите максимальное значение по своему желанию, мы выбрали 400, так как здесь мы имеем дело с более чем 365 днями.
• Выберите постепенное изменение как 1, по мере того, как мы продвигаемся день за днем.
• Нажмите OK после этого.

• Затем мы выбираем ячейку J2 и введите следующую формулу, чтобы связать ячейку $E$38 до настоящего времени.

• После ввода формулы дата остается прежней. но теперь она связана с ячейкой $E$38. теперь, когда мы прокручиваем полосу прокрутки, значение ячейки $E$38 увеличится, и дата также увеличится в последующих ячейках.
• И вот так полоса прокрутки теперь работает правильно.
• Наш Ганта график завершен.

Шаг 3: Создание матричных диаграмм эффективности

Следующим шагом будет создание диаграмм матрицы производительности на основе динамического отслеживания нескольких проектов. Эти диаграммы дадут нам динамический обзор и помогут управлять различными проектами в одном шаблоне. Для выполнения этого шага нам помогут SUMIF и СРЕДНЕЕ ЗНАЧЕНИЕ функции.

• Теперь мы открываем новый рабочий лист с именем Производительность проекта .
• Затем создайте таблицу, как показано на рисунке ниже.

• Затем введите формулу в ячейку F26 :

И перетащите Наполнительная рукоятка в ячейку F28.

• Затем введите формулу в ячейку G26 :

И перетащите Наполнительная рукоятка в ячейку G28 .

• Затем введите формулу в ячейку H26 :

И перетащите Наполнительная рукоятка в ячейку G28 .

Тогда таблица будет выглядеть примерно так.

• По сути, мы сравнили, сколько дней потребуется каждому проекту для завершения, и проследили, насколько они продвинулись вперед, а затем подсчитали, сколько работы по проекту еще осталось.
• Затем мы создадим гистограмму, показывающую сравнение прогресса нескольких проектов.
• Для этого перейдите на вкладку "Вставка" и нажмите кнопку 100% штабельная колонка .

• Когда появится график, щелкните по области графика и нажмите правую кнопку мыши.
• В контекстном меню нажмите на Выберите данные .

• Затем на Выберите источники данных окно, нажмите на Добавить .

• Затем в новом окне выберите диапазон ячеек в имени серии $E$26:$E$28 .
• И в качестве значения серии выберите диапазон ячеек $G$26:$G$28 .
• Нажмите OK после этого.

• Затем, аналогично предыдущему шагу, нажмите на кнопку Добавить снова нажмите кнопку и выберите следующий диапазон ячеек $E$26:$E$28 .
• Затем выберите диапазон ячеек $H$26:$H$28 в Серийные значения .
• Нажмите OK после этого.

• Теперь нажмите на Редактировать чтобы добавить название оси на график.

• Затем выберите диапазон ячеек E$26:$E$28 в коробке.

• Теперь вы увидите, что названия проектов теперь представлены в правой части окна Выберите Источник данных. он также будет виден на графике.

• Нажмите OK после этого.

Теперь вы увидите график в полном виде.

Шаг 4: Создание приборной панели

Чтобы сделать презентацию в летнем стиле, мы построим еще несколько диаграмм на этом этапе на основе различных критериев эффективности, которые помогут нам эффективно отслеживать проекты. Функция SUMIF будет использоваться здесь.

• Теперь в новом рабочем листе добавим новую таблицу, как показано ниже.

• А затем привязать значение того, сколько дней мы потратили, сколько дней осталось в общем проекте и т.д. к диапазону ячеек H13 на H16 .
• Затем мы вставляем обычную диаграмму пончика из Вставка вкладки, график покажет настройки по умолчанию и выберет случайное значение.

• Затем мы выбираем диапазон данных для графика пончика.
• Для этого щелкнем правой кнопкой мыши и нажмем кнопку Выберите данные .

• Затем в новом окне нажмите на Добавить .

• Сформируйте окно выбора и выберите диапазон ячеек $F$7:$F$8 .

• После нажатия OK Заметьте, что график пончика теперь отображается с соответствующими данными.
• После некоторой модификации он будет выглядеть примерно так.

• Чтобы добавить поверх этого, мы добавим прямоугольник Текстовое поле фигуру на вкладке "Вставка".

• И поместите коробку на место пончика и свяжите коробку с ячейкой $H$15 мы знаем, что клетка $H$15 показывает процент выполненной работы по проекту.
• Таким образом, если по какой-либо причине наши данные изменятся, процент выполнения работы также изменится как на диаграмме пончика, так и в текстовом поле.

• После этого мы добавим на приборную панель имена руководителей проектов и матрицу их эффективности.
• Для этого мы добавим выпадающий список для оценки работы каждого менеджера в Ганта диаграмма.
• После добавления выпадающего меню из Разработчик вкладка. Добавляем имя менеджера в выпадающее меню.

• После добавления имен, мы вводим формулу в ячейку D15 :

• Затем мы вводим в ячейку следующую формулу D16 :

=SUMIF('Диаграмма Ганта'!C3:C32,'Обзор проекта'!D14,'Диаграмма Ганта'!I3:I32)

• Введите в ячейку следующую формулу D17 :

• Далее выберите ячейку D18 и введите следующую формулу:

• Введите следующую формулу в ячейку D19 :

• Вы можете переключаться между менеджерами в выпадающем меню и видеть, как динамически меняются их показатели в таблице.
• Далее Эр будет использовать другую диаграмму пончика в рабочем листе, через вкладку "Вставка".
• Затем мы связываем значения с графиком, щелкнув правой кнопкой мыши и нажав кнопку Выберите данные .
• Затем в новом окне нажмите на Добавить .
• Затем введите диапазон ячейки $D$16:$D$17 в Серийные значения .
• Нажмите OK после этого.

• Затем нажмите на Редактировать значок в правой части окна.

• Далее введите диапазон ячеек $B$16:$C$17 чтобы указать имена диапазонов.
• Теперь, когда мы меняем менеджер имя, диаграмма пончиков также изменится соответствующим образом.

• Теперь наша приборная панель готова к отслеживанию нескольких проектов в Excel в одном месте.

Надеюсь, этот шаблон поможет вам эффективно отслеживать и управлять несколькими проектами в Excel.

Читать далее: Как отслеживать ход проекта в Excel (скачать бесплатный шаблон)

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что на вопрос "Как отслеживать несколько проектов в Excel" здесь дан ответ с помощью примера шаблона Excel. Мы использовали Ганта диаграмму для целей отслеживания, а затем добавил ряд диаграмм, чтобы сделать управление несколькими проектами намного проще.

Для решения этой задачи прилагается образец рабочей книги, в которой вы можете попрактиковаться в отслеживании нескольких проектов.

Не стесняйтесь задавать любые вопросы или оставлять отзывы в разделе комментариев. Любые предложения по улучшению Exceldemy сообщество будет высоко оценено