U običnom danu voditelj projekta mora upravljati s više projekata odjednom. Praćenje tih projekata moglo bi biti zamorno ako nisu ispravno organizirani. Imati sažetak koji je dinamičan također može puno pomoći. Da bismo riješili problem kako možemo pratiti više projekata u Excelu odjednom, osigurali smo predložak programa Excel s objašnjenjima gdje možete vježbati i mijenjati tablicu prema svojoj volji za praćenje više projekata u programu Excel.

Preuzmi predložak

Preuzmite ovaj predložak u nastavku.

Praćenje više projekata.xlsx

Zašto nam je potreban alat za praćenje projekata?

Osnovna potreba korištenja alata za praćenje projekta proizlazi iz neučinkovitosti i neproporcionalne distribucije resursa. Praćenje projekta može nam pomoći da postignemo više s manje resursa. Glavni razlozi navedeni su u nastavku.

• Prelijevanje zadataka
• Distribucija resursa
• Nema fiksne liste prioriteta

Prednosti projekta Praćenje

Iako samo upravljanje projektnim praćenjem oduzima malo vremena, rezultat je prilično vrijedan truda.

Prednosti višestrukog praćenja projekata su brojne:

• Daje pregled podataka bez zalaženja u previše detalja.
• Može ponoviti proces bez ikakvih problema.
• Učinkovito korištenje resursa.
• Sposoban skakanja s jednog zadatka na drugi.

Koraci za stvaranje predloška za praćenje više grafikon.

Nakon dodavanja padajućeg izbornika s kartice Razvojni programer . U padajućem izborniku dodajemo ime upravitelja.

• Nakon dodavanja imena, unosimo formulu u ćeliju D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Zatim unosimo sljedeću  formulu u ćeliju D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Unesite sljedeće formula u ćeliji D17 :

=D15-D16

• Sljedeći odabir ćelije D18 i unesite sljedeću formulu:

=D16/D15

• Unesite sljedeće formula u ćeliji D19 :

=1-D18

• Možete se prebacivati ​​između upravitelja u padajućem izborniku i pogledajte kako se njihova izvedba dinamički mijenja u tablici.
• Sljedeći će upotrijebiti drugi prstenasti grafikon na radnom listu, putem kartice za umetanje.
• Zatim povezujemo vrijednosti s grafikonom, desnim klikom miša i klikom na Odaberi podatke .
• Zatim u novom prozoru kliknite na Dodaj .
• Zatim unesite raspon ćelije $D$16:$D$17 u Se vrijednosti .
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Zatim kliknite na ikonu Uredi na desnoj strani prozora.

• Sljedeće unesite raspon ćelija $B$16:$C$17 za određivanje naziva raspona.
• Sada kada promijenimo ime upravitelja , prstenasti grafikon također ćepromijenite u skladu s tim.

• Sada je naša nadzorna ploča spremna za praćenje više projekata u Excelu na jednom mjestu.

Nadamo se da će vam ovaj predložak pomoći da učinkovito pratite više projekata u programu Excel i upravljate njima.

Pročitajte više: Kako  pratiti napredak projekta u programu Excel (preuzmi Besplatni predložak)

Zaključak

Ukratko, na pitanje "Kako pratiti više projekata u Excelu" ovdje je odgovoreno pružanjem uzorka Excel predloška. Koristili smo Ganttov gram za potrebe praćenja, a zatim smo dodali niz dijagrama kako bismo ovo upravljanje višestrukim projektima učinili mnogo lakšim.

Za ovaj problem, primjer radne knjige je priložen gdje možete može prakticirati višestruko praćenje projekata.

Slobodno postavite sva pitanja ili povratne informacije putem odjeljka za komentare. Svaki prijedlog za poboljšanje Exceldemy zajednice bit će vrlo zahvalan

Ovdje ćemo dodati ogledni radni list u svrhu praćenja više projekata u jednom Excel predlošku. Kako bismo pratili više projekata u Excelu, moramo izraditi više listova s ​​različitim vrstama grafikona koji će nam dati sažetak i pregled cijelog projekta.

Korak 1: Prikupite podatke iz više projekata

Najvažniji korak prije izrade ovog Excel predloška za praćenje projekta, moramo stvoriti popis zadataka i distribuirati ih u zasebne projekte. Također ih možemo identificirati kao informacije o projektu.

• Prvo, organizirajte podatke, što znači da svoj projekt podijelite na manje zadatke, a zatim ih rasporedite prema datumima početka i rokovima.
• Također , odredite upravitelja koji će biti odgovoran za zadatak.
• Označite njihov napredak. I zabilježite to na listu.

• Zatim stvorite novi radni list i s tog radnog lista povežite sve podatke s kartice podatkovne tablice.
• Tada ćemo dodati stupac potrošenih dana kako bismo izračunali broj dana u kojima je svaki zadatak dovršen.
• Da biste to učinili, unesite sljedeću formulu u ćeliju G3 .

• A zatim povucite ikonu Fill Handle na ćelija G32 .
• Sada je raspon ćelija G3 do G32 sada ispunjen razlikama između Datuma početka i Rok svakogzadatak.

• Sada je raspon ćelija G3 do G32 sada ispunjen razlikama između Datum početka i Rok završetka svakog zadatka.

• Dalje ćemo dodati kako mnogo dana provedenih na svakom zadatku do danas, da to učinite. unesite sljedeću formulu u ćeliju L3 :

=G3*F3

• Povucite Ručku za punjenje u ćeliju L32 , tada ćete primijetiti da je raspon ćelije L3:L32 sada ispunjen danima provedenim sa svakim zadatak.

Korak 2: Pripremite gantogram

Kako biste dobili jasan pregled vremenske crte projekta korisnik može izraditi Gantogram zadataka raspoređenih u više projekata. Koristit ćemo funkcije IF i Datum u ovom koraku.

• Sada ćemo pripremiti Ganttov dijagram pomoću ovih informacija .
• Za ovo ćemo koristiti uvjetno oblikovanje, a prije toga trebamo izraditi vremensku traku za sve obavljene zadatke.
• Za ovo postavljamo početni datum za našu vremensku traku a zatim postavite konačni datum vremenske crte. U ovom slučaju, to je 3. veljače 2020. , a krajnji datum poroda je 27. travnja 2021. .
• Kako trebamo postaviti vremenski okvir za svaki dan, postavili smo formula u nastavku:

Zatim povucite Ručku za popunjavanje vodoravno do 27. travnja 2021. .

• Sljedeće formatirajte ćelije za okomiti prikaz tekstakako biste vidjeli više redaka na manje prostora.

• Nakon toga, primijetit ćete da su sva zaglavlja sada zakrenuta u smjeru suprotnom od kazaljke na satu.

• Zatim odaberite ćeliju J3 i unesite sljedeću formulu:

• Zatim povucite Ručku za popunjavanje vodoravno.
• Time ćete označiti “ X ” u kojem je zadatak obavljen.

Ponovite isti postupak za druge ćelije, na primjer. odaberite ćeliju J4 , a zatim sljedeću formulu.

I povucite ikonu Ručka za popunjavanje na vodoravni kraj.

• Ponavljanje formule za sve retke označit će cijelu vremensku traku zadatka.

• Dalje, koristit će uvjetno oblikovanje za stvaranje Ganttovog dijagrama iz tih oznaka.
• Da biste to učinili, prvo kliknite na Uvjetno oblikovanje na Početnoj karticu.
• Zatim kliknite na Nova pravila .

• Dalje, u novom prozoru odaberite Formatirajte samo ćelije koje sadrže opcije iz okvira Odaberite vrstu pravila .
• Stoga, u padajućem izborniku Formatiraj samo ćelije s odaberite Određeni tekst u prvom padajućem okviru i odaberite Sadrži u drugom padajućem okviru.
• U trećem okviru moramo navesti svoje slovo oznake. Stavili smo x, jer želimo označiti vremensku traku zadatka s x.
• Zatim kliknite na Format .

• Zatim, u prozoru novog formata, idite na karticu Fill i zatim kliknite na Efekti ispune .

• Zatim u prozoru Efekti ispune odaberite Dvije boje .
• Odmah nakon ovoga odaberite željenu boju, mi biramo Crnu i Bijelu kao Boju 2 i Boja 1 .
• Zatim u Stilovi sjenčanja, odaberite Vodoravno .
• Dalje, invarijante, odaberite željene varijante. Odabiremo onu sa srednjom prugom.
• Pojavit će se prozor s uzorkom koji prikazuje kako bi oblikovanje izgledalo na radnom listu.
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Zatim na kartici Font odaberite željenu boju. Odabiremo Crno kako bismo spojili slovo x s crnom pozadinom.
• Kliknite OK nakon ovoga.

• Nakon klika na OK, vratit ćemo se u prozor Edit Formatting Rule u tom prozoru. Kliknite U redu .

• Tada se ponovno vraćamo na prozor Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja .
• Kliknite Primijeni nakon ovoga.

• Ganttov dijagram će biti spreman i vidljiv prilično dobro.

Možemo dodati traku za pomicanje za bolje rukovanje ovim Ganttovim gramom.

• Da biste to učinili, kliknite karticu Razvojni programer na radnom listu.
• Zatim kliknite na naredbu Umetni izpadajućeg izbornika i kliknite na Traka za pomicanje (iz kontrole) .

• Nakon toga, gumb za pomicanje pojavit će se na radni list.
• Promijenite veličinu gumba za pomicanje i kliknite ga desnom tipkom miša.
• Zatim kliknite na Kontrola oblikovanja .

U novom prozoru Kontrola oblikovanja u kartici Kontrola unesite lokaciju ćelije koju želite povezati. U ovom slučaju odabiremo $38$ .

• Zatim odaberite minimalnu vrijednost po vašoj želji, mi ovdje biramo 3.
• Zatim odaberite maksimalnu vrijednost po vašoj želji, mi biramo 400 ovdje, budući da ovdje imamo posla s više od 365 dana.
• Odaberite inkrementalnu promjenu kao 1, kako nastavljamo dan po dan.
• Kliknite U redu nakon ovoga.

• Zatim odabiremo ćeliju J2 i upisujemo sljedeću formulu za povezivanje ćelije $ 38 E$ do ovog datuma.

• Nakon unosa formule, datum ostaje isti. ali sada je sada povezan s ćelijom $E$38. sada dok se pomičemo po traci za pomicanje, vrijednost ćelije $E$38 će se povećati i datum će se također povećati u sljedeće ćelije.
• I ovako traka za pomicanje sada radi ispravno.
• Naš Ganttov grafikon je sada dovršen.

Korak 3 : Izrada dijagrama matrice učinka

Sljedeći je korak stvaranje dijagrama matrice učinka na temelju dinamičkog praćenja više projekata. Onigrafikoni će nam dati pregled koji je dinamičan i pomaže nam upravljati različitim projektima u jednom predlošku. Za dovršetak ovog koraka koristit će nam se funkcije SUMIF i AVERAGEIF .

• Sada otvaramo novi radni list pod nazivom Project Performance .
• Zatim stvorite tablicu kao na slici ispod.

• Zatim unesite formulu u ćeliju F26 :

I povucite Ručku za popunjavanje u ćeliju F28.

• Zatim unesite formulu u ćeliju G26 :

I povucite Ručku za punjenje u ćeliju G28 .

• Zatim unesite formulu u ćeliju H26 :

I povucite Ručku za punjenje u ćeliju G28 .

Tada će tablica otprilike izgledati ovako.

• U osnovi ono što smo učinili je da smo usporedili koliko dana svaki bi projekt trebao završiti i pratiti koliko su zapravo napredovali. Zatim smo također izračunali koliko je projektnog posla još preostalo.
• Tada ćemo izraditi trakasti grafikon koji prikazuje usporedbe napretka više projekata.
• Da biste to učinili, idite na karticu za umetanje i kliknite na 100% naslagani stupac .

• Kada se grafikon pojavi, kliknite na područje grafikona i kliknite desnom tipkom miša .
• Iz kontekstnog izbornika kliknite na Odaberi podatke .

• Zatim na OdaberiIzvori podataka prozor, kliknite na Dodaj .

• Zatim u novom prozoru odaberite raspon ćelija u naziv serije $E$26:$E$28 .
• I kao vrijednost serije odaberite raspon ćelija $G$26:$G$28 .
• Kliknite U redu nakon ovoga.

• Zatim, slično kao u prethodnom koraku, kliknite na Dodaj ponovo i odaberite sljedeći raspon ćelija $E$26:$E$28 .
• Zatim odaberite raspon ćelija $H$26:$H$28 u Serijske vrijednosti .
• Kliknite U redu nakon ovoga.

• Sada kliknite na gumb Uredi da dodate naziv osi na grafikon.

• Zatim odaberite raspon ćelija E$26:$E$28 u okviru.

• Sada ćete vidjeti da su nazivi projekata prikazani na desnoj strani Odaberite izvor podataka. također će biti vidljiv na grafikonu.

• Kliknite U redu nakon ovoga .

Sada ćete vidjeti grafikon u punom obliku.

Korak 4: G enerate Dashboard

Kako bismo napravili prezentaciju u ljetnom stilu, napravit ćemo još neke grafikone u ovom koraku na temelju različitih kriterija izvedbe koji će nam pomoći da učinkovito pratimo projekte. Funkcija SUMIF će se koristiti ovdje.

• Sada ćemo u novom radnom listu dodati novu tablicu kao ispod.

• I zatim povežite vrijednost koliko smo dana proveli, koliko danapreostali u ukupnom projektu itd. na rasponu ćelija H13 do H16 .
• Zatim umećemo normalni prstenasti grafikon s kartice Umetni , grafikon će prikazati zadane postavke i odabrati neku slučajnu vrijednost.

• Zatim odabiremo raspon podataka za prstenasti grafikon.
• Da bismo to učinili, kliknite desnom tipkom miša i kliknite na Odaberi podatke .

• Zatim u novom prozoru, kliknite na Dodaj .

• Formirajte prozor za odabir i odaberite raspon ćelija $F$7:$ F$8 .

• Nakon što kliknete OK , primijetite da se sada prikazuje prstenasti grafikon s pridruženim podacima.
• Nakon nekih izmjena, izgledat će otprilike ovako.

• Da dodamo povrh ovoga, dodat ćemo pravokutni Oblik tekstualnog okvira s kartice Umetanje.

• I postavite okvir u neaktivan dio krafne i povežite okvir s ćelijom $H$15 , znamo da ćelija $H$15 pokazuje postotak rada c dovršeno na projektu.
• Dakle, ako se iz bilo kojeg razloga naši podaci promijene, postotak dovršenosti posla također će se promijeniti i na prstenastom grafikonu i u tekstualnom okviru.

• Nakon toga ćemo dodati imena voditelja projekta i njihovu matricu učinka na nadzornu ploču.
• Da bismo to učinili, dodat ćemo padajući izbornik za procjenu učinka svakog voditelja u Gantt