W zwykłym dniu kierownik projektu musi zarządzać wieloma projektami jednocześnie. Śledzenie tych projektów może być uciążliwe, jeśli nie są one zorganizowane prawidłowo. Posiadanie widoku podsumowania, który jest dynamiczny, może również bardzo pomóc. Tor rozwiązać problem, jak możemy śledzić wiele projektów w programie Excel jednocześnie, dostarczyliśmy szablon Excel z wyjaśnieniami, gdzie można ćwiczyć i modyfikować arkusz, jak chceszśledzenie wielu projektów w programie Excel.

Pobierz szablon

Pobierz ten szablon poniżej.

Śledzenie wielu projektów.xlsx

Dlaczego potrzebujemy Project Trackera?

Podstawowa konieczność korzystania z Project Trackera wynika z nieefektywności i dysproporcji w dystrybucji zasobów. Project Tracker może pomóc nam osiągnąć więcej przy mniejszej ilości zasobów. Główne powody są podane poniżej.

• Przepełnienie zadania
• Dystrybucja zasobów
• Brak stałej listy priorytetów

Zalety Project Trackera

Choć samo zarządzanie project trackerem zajmuje trochę czasu, to rezultat jest całkiem wart wysiłku.

Zalet trackera Multiple Projects jest całkiem sporo:

• Daje przegląd danych bez wchodzenia w zbyt wiele szczegółów.
• Może powtarzać proces bez kłopotów.
• Wykorzystanie zasobów, które jest efektywne.
• Zdolny do przeskakiwania z jednego zadania na drugie.

Kroki tworzenia szablonu do śledzenia wielu projektów w Excelu

Dodamy tutaj przykładowy arkusz na potrzeby śledzenia wielu projektów w jednym szablonie Excela. Aby śledzić wiele projektów w Excelu, musimy stworzyć wiele arkuszy z różnymi rodzajami wykresów, które zapewnią nam podsumowanie i przegląd całego projektu.

Krok 1: Zbierz dane z wielu projektów

Najważniejszym krokiem przed wykonaniem tego szablonu Excel śledzenia projektu, musimy stworzyć listę zadań i podzielić je na oddzielne projekty,. Możemy również zidentyfikować je jako informacje o projekcie.

• Najpierw uporządkuj dane, czyli podziel swój projekt na mniejsze zadania, a następnie zaplanuj je na daty rozpoczęcia i terminy realizacji.
• Wyznacz również kierownika, który będzie odpowiedzialny za realizację zadania.
• Zaznacz ich postępy i zanotuj je na kartce.

• Następnie utwórz nowy arkusz i z tego arkusza połącz wszystkie dane z zakładki datasheet.
• Następnie dodamy kolumnę dni spędzonych w celu obliczyć liczbę dni, w których każde zadanie jest zakończona.
• Aby to zrobić, wprowadź w komórce następującą formułę G3 .

• A następnie przeciągnij Uchwyt do napełniania ikona do komórki G32 .
• Teraz zakres komórek G3 do G32 jest teraz wypełniony różnicami pomiędzy Data rozpoczęcia i Termin płatności każdego zadania.

• Teraz zakres komórek G3 do G32 jest teraz wypełniony różnicami pomiędzy Data rozpoczęcia i Termin płatności każdego zadania.

• Następnie dodamy ile dni spędziliśmy nad każdym zadaniem do dnia dzisiejszego, w tym celu. wprowadź następującą formułę w komórce L3 :

=G3*F3

• Przeciągnij Uchwyt do napełniania do komórki L32 to zauważysz, że zakres komórki L3:L32 jest teraz wypełniona dniami spędzonymi z każdym zadaniem.

Krok 2: Przygotuj wykres Gantta

Aby uzyskać jasny przegląd osi czasu projektu, użytkownik może utworzyć Gantt wykres zadań rozłożonych w wielu projektach. Będziemy używać JEŚLI oraz Data funkcji w tym kroku.

• Teraz przygotujemy Gantt wykres z wykorzystaniem tych informacji.
• Do tego celu wykorzystamy formatowanie warunkowe, a wcześniej musimy stworzyć oś czasu dla wszystkich wykonanych zadań.
• W tym celu ustawiamy datę początkową dla naszej osi czasu, a następnie ustawiamy datę końcową osi czasu.W tym przypadku jest to 3 lutego 2020 r. a ostateczny termin płatności to. 27 kwietnia 2021 r. .
• Ponieważ musimy ustawić oś czasu dla każdego dnia, ustawiamy formułę bellow:

Następnie przeciągnij Uchwyt do napełniania poziomo do 27 kwietnia 2021 r. .

• Następnie sformatuj komórki, aby pokazać tekst w pionie, aby wyświetlić więcej wierszy w mniejszej przestrzeni.

• Po tym, zauważysz, że wszystkie nagłówki są teraz obrócone w kierunku przeciwnym do ruchu wskazówek zegara.

• Następnie wybierz komórkę J3 i wprowadzić następujący wzór:

• Następnie przeciągnij Uchwyt do napełniania poziomo.
• Wykonanie tej czynności spowoduje zaznaczenie " X ", w którym zadanie zostało wykonane.

Powtórz ten sam proces dla pozostałych komórek, np. wybierz komórkę J4 , a następnie następujący wzór.

I przeciągnij Uchwyt do napełniania ikona do poziomego końca.

• Powtórzenie formuły dla wszystkich wierszy spowoduje zaznaczenie wszystkich osi czasu zadania.

• Następnie użyjemy formatowania warunkowego, aby stworzyć Gantt wykres z tych oznaczeń.
• Aby to zrobić, należy najpierw kliknąć na Formatowanie warunkowe od Strona główna tab.
• Następnie kliknij na Nowe zasady .

• Następnie w nowym oknie należy wybrać Formatuj tylko komórki, które zawierają opcje z Wybierz typ reguły pudełko.
• Dlatego też w Formatuj tylko komórki z z menu rozwijanego, wybierz Tekst szczegółowy w pierwszym oknie rozwijanym i wybierz Zawierający w drugim oknie rozwijanym.
• W trzecim polu musimy określić nasz znak literowy.Umieszczamy x, ponieważ chcemy zaznaczyć oś czasu zadania za pomocą x.
• Następnie kliknij na Format .

• Następnie w oknie nowej formatki przejdź do. Wypełnij a następnie kliknij na Efekty wypełnienia .

• Następnie w Efekty wypełnienia okno, wybierz Dwa kolory .
• Zaraz po tym należy wybrać pożądany kolor, my wybieramy Czarny oraz Biały jako Kolor 2 oraz Kolor 1 .
• Następnie w Style cieniowania, wybierz Poziomo .
• Następnie inwarianty, wybieramy preferowane warianty, my wybieramy środkowy paskowy.
• Pojawi się przykładowe okno pokazujące jak wyglądałoby formatowanie w arkuszu.
• Kliknij OK po tym.

• Następnie w Czcionka zakładka, wybierz żądany kolor. My wybieramy Czarny aby wymieszać list x z czarnym tłem.
• Kliknij OK po tym.

• Po kliknięciu OK, wrócimy do Edytuj regułę formatowania w tym oknie, kliknij OK .

• Potem znów wracamy do Menedżer reguł formatowania warunkowego okno.
• Kliknij Zastosuj po tym.

• Na stronie Gantt wykres będzie gotowy i widoczny całkiem dobrze.

Możemy dodać pasek przewijania, aby lepiej sobie z tym poradzić Gantt wykres.

• Aby to zrobić, należy kliknąć na Deweloper zakładka w arkuszu.
• Następnie kliknij na Wkładka polecenie, z menu rozwijanego, i kliknij na Pasek przewijania (z Control) .

• Po tej czynności na arkuszu pojawi się przycisk przewijania.
• Zmień rozmiar przycisku przewijania, a następnie kliknij na nim prawym przyciskiem myszy.
• Następnie kliknij na Kontrola formatu .

W nowym Kontrola formatu w oknie, w Kontrola w zakładce wpisujemy lokalizację komórki, którą chcemy połączyć. w tym przypadku wybieramy $E$38 .

• Następnie wybierz minimalną wartość zgodnie ze swoim życzeniem, wybieramy tutaj 3.
• Następnie wybierz maksymalną wartość według własnego uznania, my wybieramy tutaj 400, ponieważ mamy tutaj do czynienia z ponad 365 dniami.
• Wybierz zmiana przyrostowa jak 1, gdy będziemy postępować dzień po dniu.
• Kliknij OK po tym.

• Następnie wybieramy komórkę J2 i wprowadź następującą formułę, aby połączyć komórkę $E$38 do tej daty.

• Po wprowadzeniu formuły data pozostaje taka sama. ale teraz jest połączona z komórką $E$38. Teraz, gdy przewijamy pasek przewijania, wartość komórki $E$38 wzrośnie, a w kolejnych komórkach wzrośnie również data.
• A tak wygląda teraz prawidłowo działający pasek przewijania.
• Nasz Gantt wykres jest już kompletny.

Krok 3: Tworzenie wykresów macierzy wydajności

Kolejnym krokiem jest stworzenie wykresów macierzy wydajności na podstawie dynamicznego śledzenia wielu projektów. Wykresy te dadzą nam przegląd, który jest dynamiczny i pomoże nam zarządzać różnymi projektami w jednym szablonie. Aby wykonać ten krok, skorzystamy z pomocy SUMIF oraz ŚREDNIAIF funkcje.

• Teraz otwieramy nowy arkusz o nazwie Wydajność projektu .
• Następnie utwórz tabelę tak jak na poniższym obrazku.

• Następnie w komórce należy wpisać formułę F26 :

I przeciągnij Uchwyt do napełniania do komórki F28.

• Następnie w komórce należy wpisać formułę G26 :

I przeciągnij Uchwyt do napełniania do komórki G28 .

• Następnie w komórce należy wpisać formułę H26 :

I przeciągnij Uchwyt do napełniania do komórki G28 .

Wtedy tabela będzie wyglądała poniekąd tak.

• W zasadzie to, co zrobiliśmy, to porównanie, ile dni każdy projekt potrzebowałby na ukończenie, i śledzenie, ile postępów faktycznie poczynili. Następnie obliczyliśmy również, ile pracy nad projektem jeszcze pozostało.
• Następnie stworzymy wykres słupkowy pokazujący porównanie postępów wielu projektów.
• Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Wstaw" i kliknij na 100% Kolumna ułożona w stos .

• Gdy pojawi się wykres, kliknij na obszarze wykresu i kliknij prawym przyciskiem myszy.
• W menu kontekstowym kliknij na Wybierz dane .

• Następnie na Wybierz źródła danych w oknie, kliknij na Dodaj .

• Następnie na nowym oknie zaznaczamy zakres komórek w nazwie serii $E$26:$E$28 .
• I jako wartość serii wybierz zakres komórek $G$26:$G$28 .
• Kliknij OK po tym.

• Następnie, podobnie jak w poprzednim kroku, kliknij na Dodaj i wybierz następujący zakres komórek $E$26:$E$28 .
• Następnie należy wybrać zakres komórek $H$26:$H$28 w Wartości serii .
• Kliknij OK po tym.

• Teraz kliknij na Edytuj aby dodać nazwę osi na wykresie.

• Następnie wybierz zakres komórek E$26:$E$28 w pudełku.

• Teraz zobaczysz, że nazwy projektów są teraz prezentowane po prawej stronie Wybierz Źródło danych. będzie on również widoczny na wykresie.

• Kliknij OK po tym.

Teraz zobaczysz wykres w pełnej formie.

Krok 4: Wygenerowanie tablicy rozdzielczej

Aby zrobić prezentację w stylu summery, na tym etapie zrobimy jeszcze kilka wykresów opartych na różnych kryteriach wydajności, które pomogą nam efektywnie śledzić projekty. Funkcja SUMIF zostanie tu użyta.

• Teraz w nowym arkuszu dodamy nową tabelę jak poniżej.

• A następnie powiązać wartość ile dni spędziliśmy, ile dni pozostało w całym projekcie itp. na zakresie komórek H13 do H16 .
• Następnie wstawiamy zwykły wykres pączkowy z Wkładka w zakładce, wykres pokaże domyślne ustawienia i wybierze jakąś losową wartość.

• Następnie wybieramy zakres danych dla wykresu pączkowego.
• W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Wybierz dane .

• Następnie w nowym oknie kliknij na Dodaj .

• Utwórz okno wyboru i wybierz zakres komórek $F$7:$F$8 .

• Po kliknięciu OK , zauważ, że wykres pączka teraz pokazuje się z powiązanymi danymi.
• Po pewnych modyfikacjach będzie to wyglądało nieco tak.

• Aby dodać na wierzchu, dodamy prostokątny Pole tekstowe kształt z zakładki Insert.

• Umieść pudełko w środku pączka i połącz pudełko z komórką $H$15 wiemy, że komórka $H$15 pokazuje procent ukończonej pracy nad projektem.
• Jeśli więc z jakiegoś powodu nasze dane ulegną zmianie, procent wykonania pracy zmieni się również zarówno na wykresie pączkowym, jak i w polu tekstowym.

• Po tym dodamy do dashboardu nazwiska kierowników projektów i ich matrycę wydajności.
• Aby to zrobić, dodamy rozwijaną listę do oceny wyników każdego menedżera w Gantt wykres.
• Po dodaniu menu rozwijanego z Deweloper tab. Dodajemy nazwisko kierownika w menu rozwijanym.

• Po dodaniu nazwisk, w komórce wpisujemy formułę D15 :

• Następnie w komórce wpisujemy następującą formułę D16 :

=SUMIF('Wykres Gantta'!C3:C32,'Przegląd projektu'!D14,'Wykres Gantta'!I3:I32)

• Wprowadź do komórki następującą formułę D17 :

• Następnie wybierz komórkę D18 i wpisać następujący wzór:

• Wprowadź następującą formułę w komórce D19 :

• Możesz przełączać się między menedżerami w menu rozwijanym i widzieć, jak ich wyniki zmieniają się dynamicznie w tabeli.
• Następny er użyje kolejnego wykresu pączków w arkuszu, poprzez zakładkę insert.
• Następnie łączymy wartości z wykresem, klikając prawym przyciskiem myszy i klikając na Wybierz dane .
• Następnie w nowym oknie kliknij na Dodaj .
• Następnie należy wpisać zakres komórki $D$16:$D$17 w Wartości serii .
• Kliknij OK po tym.

• Następnie kliknij na Edytuj ikona po prawej stronie okna.

• Następnie wprowadź zakres komórek $B$16:$C$17 aby określić nazwy zakresów.
• Teraz, gdy zmieniamy kierownik nazwa, wykres pączków również ulegnie odpowiedniej zmianie.

• Teraz nasz dashboard jest gotowy do śledzenia wielu projektów w Excelu w jednym miejscu.

Mam nadzieję, że ten szablon pomoże Ci w skutecznym śledzeniu i zarządzaniu wieloma projektami w Excelu.

Read More: Jak śledzić postępy projektu w Excelu (pobierz darmowy szablon)

Wniosek

Podsumowując, na pytanie "Jak śledzić wiele projektów w Excelu" odpowiadamy tutaj poprzez dostarczenie przykładowego szablonu Excel.Użyliśmy Gantt wykres dla celów śledzenia, a następnie dodał ciąg wykresów, aby ułatwić zarządzanie wieloma projektami.

Do tego problemu dołączony jest przykładowy skoroszyt, w którym można przećwiczyć śledzenie wielu projektów.

Zachęcamy do zadawania wszelkich pytań lub opinii poprzez sekcję komentarzy. Wszelkie sugestie dotyczące ulepszenia Exceldemy wspólnota będzie wysoko ceniona