Normal bir günde, bir proje yöneticisi aynı anda birden fazla projeyi yönetmek zorundadır. Düzgün organize edilmezlerse bu projeleri izlemek sıkıcı olabilir. Dinamik bir özet görünüme sahip olmak da çok yardımcı olabilir. Tor, Excel'de aynı anda birden fazla projeyi nasıl izleyebileceğimiz sorununu çözdü, sayfayı istediğiniz gibi uygulayabileceğiniz ve değiştirebileceğiniz açıklamalarla birlikte bir Excel şablonu sağladık.Excel'de çoklu projelerinizi takip edin.

Şablonu İndir

Bu şablonu aşağıdan indirin.

Birden Fazla Projeyi Takip Et.xlsx

Proje Takipçisine Neden İhtiyacımız Var?

Bir Proje İzleyici kullanmanın temel gerekliliği verimsizlik ve kaynak dağılımının orantısızlığından kaynaklanmaktadır. Proje izleyici, daha az kaynakla daha fazlasını elde etmemize yardımcı olabilir. Bunun ana nedenleri aşağıda belirtilmiştir.

• Görev Taşması
• Kaynakların Dağılımı
• Sabit Öncelik Listesi Yok

Proje İzleyicinin Avantajları

Bir proje takipçisini yönetmek biraz zaman alsa da, çıktıları bu çabaya oldukça değer.

Çoklu Proje izleyicisinin avantajları oldukça azdır:

• Çok fazla ayrıntıya girmeden verilere genel bir bakış sağlar.
• İşlemi herhangi bir güçlük çekmeden tekrarlayabilir.
• Verimli kaynak kullanımı.
• Bir görevden diğerine atlama yeteneğine sahiptir.

Excel'de Birden Fazla Projeyi İzlemek için Şablon Oluşturma Adımları

Tek bir Excel şablonunda birden fazla projenin izlenmesi amacıyla buraya örnek bir çalışma sayfası ekleyeceğiz. Excel'de birden fazla projeyi izlemek için, bize tüm projenin bir özetini ve genel görünümünü sağlayacak farklı grafik türlerine sahip birden fazla sayfa oluşturmamız gerekir.

Adım 1: Birden Fazla Projeden Veri Toplayın

Bu proje izleme Excel şablonunu yapmadan önce en önemli adım, bir görev listesi oluşturmamız ve bunları ayrı projelere dağıtmamız gerekir. Bunları proje bilgileri olarak da tanımlayabiliriz.

• Öncelikle verileri düzenleyin, bu da projenizi daha küçük görevlere bölmek, ardından bunları başlangıç ve bitiş tarihlerine göre planlamak anlamına gelir.
• Ayrıca, görevden sorumlu olacak bir yönetici atayın.
• İlerlemelerini işaretleyin ve kağıda not edin.

• Ardından, yeni bir çalışma sayfası oluşturun ve bu çalışma sayfasından veri sayfası sekmesindeki tüm verileri bağlayın.
• Daha sonra, harcanan günlerin bir sütununu ekleyeceğiz. Her bir görevin gün sayısını hesaplayın tamamlandı.
• Bunu yapmak için, hücreye aşağıdaki formülü girin G3 .

• Ve sonra sürükleyin Doldurma Kolu hücreye simge G32 .
• Şimdi hücre aralığı G3 için G32 arasındaki farklarla doludur. Başlangıç Tarihi ve Son Tarih her görevin.

• Şimdi hücre aralığı G3 için G32 arasındaki farklarla doludur. Başlangıç Tarihi ve Son Tarih her görevin.

• Ardından, bugüne kadar her görev için kaç gün harcandığını ekleyeceğiz, bunu yapmak için. hücreye aşağıdaki formülü girin L3 :

=G3*F3

• Sürükleyin Doldurma Kolu hücreye L32 'yi seçerseniz, hücre aralığının L3:L32 artık her bir görev için harcanan günlerle dolu.

Adım 2: Gantt Şemasını Hazırlayın

Proje zaman çizelgesine net bir genel bakış elde etmek için kullanıcı bir Gantt Birden fazla projeye dağıtılmış görevlerin çizelgesi. EĞER ve Tarih bu adımdaki işlevler.

• Şimdi bir tane hazırlayacağız Gantt Bu bilgileri kullanarak grafik.
• Bunun için koşullu biçimlendirme kullanacağız ve bundan önce, yapılan tüm görevler için bir zaman çizelgesi oluşturmamız gerekiyor.
• Bunun için, zaman çizelgemiz için başlangıç tarihini belirleriz ve ardından zaman çizelgesinin son tarihini belirleriz. Bu durumda 3 Şubat 2020 ve son teslim tarihi 27 Nisan 2021 .
• Her gün için bir zaman çizelgesi belirlememiz gerektiğinden, aşağıdaki formülü ayarlıyoruz:

Ardından Doldurma Kolu yatay olarak 27 Nisan 2021 .

• Ardından, daha az alanda daha fazla satır görüntülemek için hücreleri metni dikey olarak gösterecek şekilde biçimlendirin.

• Bundan sonra, tüm başlıkların artık saat yönünün tersine döndürüldüğünü fark edeceksiniz.

• Ardından hücreyi seçin J3 ve aşağıdaki formülü girin:

• Ardından Doldurma Kolu yatay olarak.
• Bunu yaptığınızda " X " hangi görevin yapıldığı.

Aynı işlemi diğer hücreler için de tekrarlayın, örneğin. hücreyi seçin J4 ve ardından aşağıdaki formül.

Ve sürükleyin Doldurma Kolu simgesini yatay uca yerleştirin.

• Formülün tüm satırlar için tekrarlanması, görevin tüm zaman çizelgesini işaretleyecektir.

• Ardından, koşullu biçimlendirmeyi kullanarak bir Gantt bu işaretlerden grafik.
• Bunu yapmak için önce Koşullu Biçimlendirme bir şey yok. Ev sekmesi.
• Daha sonra Yeni Kurallar .

• Ardından, yeni pencerede Yalnızca aşağıdakileri içeren hücreleri biçimlendirin seçeneklerinden Bir Kural Türü Seçin Kutu.
• Bu nedenle, içinde Yalnızca aşağıdakileri içeren hücreleri biçimlendirin açılır menüsünden Özel Metin öğesini seçin ve ilk açılır kutuda İçeren ikinci açılır kutuda.
• Üçüncü kutuda, işaret harfimizi belirtmemiz gerekiyor. x, Görev zaman çizelgesini x ile işaretlemek istediğimiz için.
• Daha sonra Biçim .

• Ardından, yeni format penceresinde Doldur sekmesine tıklayın ve ardından Dolgu Efektleri .

• Sonra da Dolgu Efektleri penceresinde İki renk .
• Bundan hemen sonra, istediğiniz rengi seçin, biz seçiyoruz Siyah ve Beyaz olarak Renk 2 ve Renk 1 .
• Sonra da Gölgelendirme Stilleri, seçin Yatay .
• Sonra, değişmezler, tercih ettiğiniz varyantları seçin. Biz orta şeritli olanı seçiyoruz.
• Biçimlendirmenin çalışma sayfasında nasıl görüneceğini gösteren örnek bir pencere olacaktır.
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Sonra da Yazı Tipi sekmesinden istediğiniz rengi seçin. Siyah harfi karıştırmak için x siyah arka plan ile.
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Tıkladıktan sonra TAMAM, geri döneceğiz. Biçimlendirme Kuralını Düzenle penceresinde, bu pencerede TAMAM. .

• O zaman tekrar Koşullu Biçimlendirme Kural Yöneticisi Pencere.
• Tıklayın Başvurmak Bundan sonra.

• Bu Gantt grafik hazır olacak ve oldukça iyi görünecektir.

Bunu daha iyi işlemek için bir kaydırma çubuğu ekleyebiliriz Gantt Grafik.

• Bunu yapmak için Geliştirici çalışma sayfasındaki sekme.
• Daha sonra Ekleme komutunu, açılır menüden seçin ve Kaydırma çubuğu (Kontrolden) .

• Bundan sonra, çalışma sayfasında bir kaydırma düğmesi görünecektir.
• Kaydırma düğmesini yeniden boyutlandırın ve ardından üzerine sağ tıklayın.
• Daha sonra Format Kontrolü .

Yeni Format Kontrolü penceresinde Kontrol sekmesinde, bağlamak istediğiniz hücrenin konumunu girin, bu durumda $E$38 .

• Ardından minimum değeri istediğiniz gibi seçin, biz burada 3'ü seçiyoruz.
• Ardından maksimum değeri istediğiniz gibi seçin, burada 365 günden fazla bir süreyle uğraştığımız için 400'ü seçiyoruz.
• Seçin artımlı değişim 1 olarak, günden güne ilerliyoruz.
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Sonra hücreyi seçiyoruz J2 ve hücreyi bağlamak için aşağıdaki formülü girin $E$38 bu tarihe kadar.

• Formülü girdikten sonra tarih aynı kalır. ancak şimdi hücreye bağlanmıştır $E$38. şimdi kaydırma çubuğunu kaydırdıkça, hücrenin değeri $E$38 artacak ve sonraki hücrelerde tarih de artacaktır.
• Ve kaydırma çubuğu şimdi bu şekilde düzgün çalışıyor.
• Bizim Gantt grafik şimdi tamamlandı.

Adım 3: Performans Matrisi Grafikleri Oluşturun

Bir sonraki adım, çoklu proje dinamik takibi temelinde performans matrisi grafikleri oluşturmaktır. Bu grafikler bize dinamik bir genel bakış sunacak ve farklı projeleri tek bir şablonda yönetmemize yardımcı olacaktır. Bu adımı tamamlamak için aşağıdakilerden yardım alacağız SUMIF ve AVERAGEIF fonksiyonlar.

• Şimdi yeni bir çalışma sayfası açıyoruz Proje Performansı .
• Ardından aşağıdaki resimdeki gibi bir tablo oluşturun.

• Ardından hücreye formülü girin F26 :

Ve sürükleyin Doldurma Kolu hücreye F28.

• Ardından hücreye formülü girin G26 :

Ve sürükleyin Doldurma Kolu hücreye G28 .

• Ardından hücreye formülü girin H26 :

Ve sürükleyin Doldurma Kolu hücreye G28 .

O zaman tablo bir şekilde şöyle görünecektir.

• Temel olarak yaptığımız şey, her bir projenin bitmesi için kaç güne ihtiyaç duyacağını karşılaştırmak ve gerçekte ne kadar ilerleme kaydettiklerini izlemek. Daha sonra hala ne kadar proje işi kaldığını da hesapladık.
• Ardından, birden fazla projenin ilerleme karşılaştırmalarını gösteren bir çubuk grafik oluşturacağız.
• Bunu yapmak için ekle sekmesine gidin ve 100 İstiflenmiş Sütun .

• Grafik göründüğünde, grafik alanına tıklayın ve farenin sağ tuşuna tıklayın.
• Bağlam menüsünden Veri Seçiniz .

• Sonra da Veri Kaynaklarını Seçin penceresinde Ekle .

• Ardından yeni pencerede, seri adındaki hücre aralığını seçin $E$26:$E$28 .
• Ve seri değeri olarak hücre aralığını seçin $G$26:$G$28 .
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Ardından, bir önceki adıma benzer şekilde Ekle düğmesine tekrar basın ve aşağıdaki hücre aralığını seçin $E$26:$E$28 .
• Ardından, hücre aralığını seçin $H$26:$H$28 içinde Seri değerleri .
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Şimdi de Düzenle düğmesine basarak grafik üzerine eksen adını ekleyin.

• Ardından hücre aralığını seçin E$26:$E$28 Kutunun içinde.

• Şimdi proje adlarının artık ekranın sağ tarafında gösterildiğini göreceksiniz. Veri Kaynağını Seçin. grafikte de görünür olacaktır.

• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

Şimdi grafiği tam formda göreceksiniz.

Adım 4: Gösterge Tablosu Oluşturun

Özet tarzında bir sunum yapmak için, bu adımda projeleri verimli bir şekilde izlememize yardımcı olacak çeşitli performans kriterlerine dayalı birkaç grafik daha yapacağız. SUMIF Fonksiyonu burada kullanılacaktır.

• Şimdi yeni çalışma sayfasına aşağıdaki gibi yeni bir tablo ekleyeceğiz.

• Ve sonra kaç gün harcadığımızın değerini, toplam projede kaç gün kaldığını vb. hücre aralığına bağlayın H13 için H16 .
• Daha sonra normal bir çörek grafiğini Ekleme sekmesine tıkladığınızda, grafik varsayılan ayarları gösterecek ve rastgele bir değer seçecektir.

• Ardından halka grafiği için veri aralığını seçiyoruz.
• Bunu yapmak için fareye sağ tıklıyoruz ve Veri Seçiniz .

• Ardından yeni pencerede Ekle .

• Seçim penceresini oluşturun ve hücre aralığını seçin $F$7:$F$8 .

• Tıkladıktan sonra TAMAM. 'de, çörek grafiğinin artık ilişkili verilerle birlikte gösterildiğine dikkat edin.
• Biraz değişiklik yaptıktan sonra bu şekilde görünecektir.

• Bunun üzerine eklemek için, dikdörtgen bir Metin Kutusu şeklini Ekle sekmesinden seçin.

• Ve kutuyu çöreğin boşluğuna yerleştirin ve kutuyu hücreye bağlayın $H$15 hücre olduğunu biliyoruz $H$15 projede tamamlanan işin yüzdesini gösterir.
• Dolayısıyla, herhangi bir nedenle verilerimiz değişirse, iş tamamlama yüzdesi de hem donut grafikte hem de metin kutusunda değişecektir.

• Bundan sonra, proje yöneticilerinin isimlerini ve performans matrislerini gösterge tablosuna ekleyeceğiz.
• Bunu yapmak için, her bir yöneticinin performansını değerlendirmek için bir açılır menü ekleyeceğiz. Gantt Grafik.
• menüsünden bir açılır menü ekledikten sonra Geliştirici sekmesi. Açılır menüye yöneticinin adını ekliyoruz.

• İsimleri ekledikten sonra hücreye formülü giriyoruz D15 :

• Ardından hücreye aşağıdaki formülü giriyoruz D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Hücreye aşağıdaki formülü girin D17 :

• Sonraki hücreyi seçin D18 ve aşağıdaki formülü girin:

• Hücreye aşağıdaki formülü girin D19 :

• Açılır menüden yöneticiler arasında geçiş yapabilir ve performanslarının tabloda dinamik olarak değiştiğini görebilirsiniz.
• Bir sonraki er, çalışma sayfasında ekle sekmesi aracılığıyla başka bir çörek grafiği kullanacaktır.
• Daha sonra farenin sağ tuşuna tıklayarak değerleri grafikle ilişkilendiriyoruz ve Veri Seçiniz .
• Ardından yeni pencerede Ekle .
• Ardından hücre aralığını girin $D$16:$D$17 içinde Seri değerleri .
• Tıklayın TAMAM. Bundan sonra.

• Daha sonra Düzenle penceresinin sağ tarafındaki simgesine tıklayın.

• Ardından hücre aralığını girin $B$16:$C$17 aralık adlarını belirtmek için.
• Şimdi değiştirdiğimiz gibi müdürün adını değiştirdiğinizde, donut grafiği de buna göre değişecektir.

• Artık kontrol panelimiz Excel'deki birden fazla projeyi tek bir yerde izlemeye hazır.

Bu şablonun Excel'de birden fazla projeyi verimli bir şekilde izlemenize ve yönetmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Daha fazlasını okuyun: Excel'de Proje İlerlemesi Nasıl Takip Edilir (Ücretsiz Şablonu İndirin)

Sonuç

Özetlemek gerekirse, "Excel'de Birden Fazla Proje Nasıl Takip Edilir" sorusuna burada örnek bir Excel şablonu sunarak cevap veriyoruz. Gantt çizelgesini oluşturduktan sonra birden fazla projenin yönetimini çok daha kolay hale getirmek için bir dizi çizelge ekledik.

Bu problem için, çoklu proje takibi yapabileceğiniz örnek bir çalışma kitabı eklenmiştir.

Yorum bölümü aracılığıyla herhangi bir soru veya geri bildirim sormaktan çekinmeyin. Exceldemy toplum tarafından takdir edilecektir.