Á venjulegum degi þarf verkefnastjóri að stjórna mörgum verkefnum í einu. Að fylgjast með þessum verkefnum gæti verið leiðinlegt ef þau eru ekki skipulögð á réttan hátt. Að hafa yfirlitssýn sem er kraftmikil getur líka hjálpað mikið. Til að leysa málið hvernig við getum fylgst með mörgum verkefnum í Excel í einu, við útvegum Excel sniðmát með útskýringum þar sem þú getur æft og breytt blaðinu eins og þú vilt til að fylgjast með mörgum verkefnum þínum í Excel.

Sækja sniðmát

Hlaða niður þessu sniðmáti hér að neðan.

Rekja mörg verkefni.xlsx

Hvers vegna þurfum við að rekja verkefni?

Grunnnauðsyn þess að nota Project Tracker kemur frá óhagkvæmni og óhófi auðlindadreifingar. Project tracker getur hjálpað okkur að ná meira með færri fjármagni. Helstu ástæðurnar eru tilgreindar hér að neðan.

• Yfirflæði verkefna
• Dreifing fjármagns
• Enginn fastur forgangslisti

Kostir verkefnis Rekja spor einhvers

Þó að það taki smá tíma að stjórna verkefnarakningu sjálft er framleiðslan alveg fyrirhafnarinnar virði.

Kostirnir við Multiple Projects tracker eru nokkrir:

• Gefur yfirsýn yfir gögnin án þess að fara í of mörg smáatriði.
• Getur endurtekið ferlið án vandræða.
• Auðlindanýting sem er skilvirk.
• Fær að hoppa úr einu verkefni í annað.

Skref til að búa til sniðmát til að rekja mörg töflu.

Eftir að hafa bætt við fellivalmynd af flipanum Hönnuði . Við bætum við nafni stjórnanda í fellivalmyndinni.

• Eftir að nöfnum hefur verið bætt við slæjum við formúluna inn í reit D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Þá sláum við inn eftirfarandi  formúlu í reitinn D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Sláðu inn eftirfarandi formúla í reitnum D17 :

=D15-D16

• Veldu næst reit D18 og sláðu inn eftirfarandi formúlu:

=D16/D15

• Sláðu inn eftirfarandi formúla í reit D19 :

=1-D18

• Þú getur skipt á milli stjórnenda í fellivalmyndinni og sjáðu frammistöðu þeirra breytast á kraftmikinn hátt í töflunni.
• Næst mun nota annað kleinuhringjatöflu í vinnublaðinu, í gegnum innsetningarflipann.
• Við tengjum síðan gildi með töflunni, með því að hægrismella á músina og smella á Veldu gögn .
• Smelltu síðan á Bæta við í nýja glugganum.
• Sláðu síðan inn svið reitsins $D$16:$D$17 í Se ries gildi .
• Smelltu á OK eftir þetta.

• Smelltu síðan á táknið Breyta hægra megin í glugganum.

• Sláðu næst inn svið frumna $B$16:$C$17 til að tilgreina sviðsnöfnin.
• Nú þegar við breytum nafni stjórans mun kleinuhringjakortið einnigbreyta í samræmi við það.

• Nú er mælaborðið okkar tilbúið til að fylgjast með mörgum verkefnum í Excel á einum stað.

Vona að þetta sniðmát hjálpi þér að fylgjast með og stjórna mörgum verkefnum í Excel á skilvirkan hátt.

Lesa meira: Hvernig á að fylgjast með framvindu verkefna í Excel (Hlaða niður Ókeypis sniðmát)

Niðurstaða

Til að draga þetta saman, spurningunni „Hvernig á að rekja mörg verkefni í Excel“ er svarað hér með því að gefa sýnishorn af Excel sniðmáti. Við notuðum Gantt töflu í rakningarskyni og bættum svo við línu af myndritum til að gera þetta miklu auðveldara að stjórna mörgum verkefnum.

Fyrir þetta vandamál fylgir sýnishorn af vinnubók þar sem þú getur æft eftirlit með mörgum verkefnum.

Vinn frjálst að spyrja spurninga eða athugasemda í gegnum athugasemdahlutann. Allar tillögur til að bæta Exceldemy samfélagið verða mjög vel þegnar

Við munum bæta við sýnishornsvinnublaði hér, í þeim tilgangi að rekja mörg verkefni í einu Excel sniðmáti. Til þess að rekja mörg verkefni í Excel þurfum við að búa til mörg blöð með mismunandi gerðum af myndritum sem gefa okkur samantekt og yfirlit yfir allt verkefnið.

Skref 1: Safna gögnum úr mörgum verkefnum

Mikilvægasta skrefið áður en við gerum þetta verkefni að rekja Excel sniðmát, við þurfum að búa til lista yfir verkefni og dreifa þeim í aðskilin verkefni. Við getum líka borið kennsl á þau sem verkefnisupplýsingar.

• Fyrst skaltu skipuleggja gögnin, sem þýðir að skipta verkefninu þínu í smærri verkefni, og skipuleggja þau síðan í upphafsdagsetningu og gjalddaga.
• Einnig , úthlutaðu stjórnanda sem ætlar að bera ábyrgð á verkefninu.
• Merka framfarir þeirra. Og skrifaðu það niður á blaðinu.

• Næst, búðu til nýtt vinnublað og frá því vinnublaði skaltu tengja öll gögnin frá gagnablaðsflipanum.
• Þá munum við bæta við dálki með eyddum dögum til að reikna út fjölda daga sem hverju verkefni er lokið.
• Til að gera þetta skaltu slá inn eftirfarandi formúlu í reitinn G3 .

• Og dragðu síðan Fill Handle táknið til reit G32 .
• Nú er svið frumna G3 til G32 fyllt með muninum á upphafsdagsetningu og gjalddagi hversverkefni.

• Nú er svið frumna G3 til G32 nú fyllt með muninum á milli upphafsdagur og skiladagur hvers verkefnis.

• Næst munum við bæta við hvernig mörgum dögum varið í hvert verkefni til þessa, til að gera þetta. sláðu inn eftirfarandi formúlu í reit L3 :

=G3*F3

• Dragðu fyllingarhandfangið í reit L32 , þá muntu taka eftir því að svið reitsins L3:L32 er nú fyllt með dögum sem varið er með hverjum verkefni.

Skref 2: Undirbúa Gantt mynd

Til þess að fá skýra yfirsýn yfir tímalínu verkefnisins getur notandi búið til Gantt töflu yfir verkefni sem dreift er í mörgum verkefnum. Við ætlum að nota aðgerðirnar IF og Date í þessu skrefi.

• Nú munum við útbúa Gantt töflu með þessum upplýsingum .
• Til þess munum við nota skilyrt snið og áður en það gerist þurfum við að búa til tímalínu fyrir öll verkefnin sem unnin eru.
• Til þess setjum við upphafsdagsetningu fyrir tímalínuna okkar. og stilltu svo lokadagsetningu tímalínunnar. Í þessu tilviki er það 3. febrúar 2020 og lokaskiladagur er 27. apríl 2021 .
• Þar sem við þurfum að setja tímalínu fyrir hvern dag, setjum við formúlan hér að neðan:

Dragðu síðan Fill Handle lárétt til 27. apríl 2021 .

• Næst sniðið hólf til að sýna texta lóðrétt ítil að skoða fleiri línur á minna plássi.

• Eftir það muntu taka eftir því að öllum hausunum er nú snúið rangsælis.

• Veldu síðan reitinn J3 og sláðu inn eftirfarandi formúlu:

• Dragðu síðan Fill Handle lárétt.
• Ef þú gerir þetta merkir „ X “ í hvaða verkefni hefur verið unnið.

Endurtaktu til dæmis sama ferli fyrir hinar frumurnar. veldu reitinn J4 og síðan eftirfarandi formúlu.

Og dragðu Fill Handle táknið að láréttur endi.

• Að endurtaka formúluna fyrir allar línur mun merkja alla tímalínu verkefnisins.

• Næst, við mun nota skilyrt snið til að búa til Gantt töflu úr þessum merkingum.
• Til að gera þetta skaltu fyrst smella á Skilyrt snið á Heimasíðu flipa.
• Smelltu síðan á Nýjar reglur .

• Næst, í nýjum glugga, velurðu Snið aðeins hólf sem innihalda valkosti úr Veldu reglugerð reitnum.
• Þess vegna, í Snið aðeins hólf með fellivalmyndinni, veljið Sérstakur texti í fyrsta fellilistanum og veldu Innheldur í öðrum fellilistanum.
• Í þriðja reitnum þurfum við að tilgreina merkisstafinn okkar. Við setjum x, þar sem við viljum merkja verktímalínuna með x.
• Smelltu svo á Format .

• Næst, í nýja sniðglugganum, farðu í flipann Fylla og síðan smelltu á Fill Effects .

• Í glugganum Fill Effects skaltu velja Tveir litir .
• Beint eftir þetta velurðu litinn sem þú vilt, við veljum Svartur og Hvítur sem Litur 2 og Litur 1 .
• Síðan í Skyggingarstíll, veljið Lárétt .
• Næst, óbreytanlegar, veldu valin afbrigði. Við veljum miðröndina.
• Það verður sýnishornsgluggi sem sýnir hvernig sniðið myndi líta út í vinnublaðinu.
• Smelltu á OK eftir þetta.

• Síðan á flipanum Leturgerð skaltu velja litinn sem þú vilt. Við veljum Svartur til að blanda stafnum x við svarta bakgrunninn.
• Smelltu á Í lagi eftir þetta.

• Eftir að hafa smellt á Í lagi, komum við aftur í gluggann Breyta sniðreglu í þeim glugga. Smelltu á Í lagi .

• Þá erum við aftur komin í Skilyrt sniðreglustjórnun glugganum.
• Smelltu á Apply eftir þetta.

• Gantt myndritið verður tilbúið og sést nokkuð vel.

Við getum bætt við skrunstiku til að fá betri meðhöndlun á þessu Gantt töflu.

• Til að gera þetta skaltu smella á flipann Hönnuði í vinnublaðinu.
• Smelltu síðan á skipunina Setja inn fráfellivalmyndina og smelltu á Skrunstikuna (From Control) .

• Eftir þetta birtist skrunhnappur á vinnublaðið.
• Breyttu stærð skrunhnappsins og hægrismelltu síðan á hann.
• Smelltu svo á Formatstýring .

Í nýja Format Control glugganum, í Control flipanum, sláðu inn staðsetningu reitsins sem þú vilt tengja., í þessu tilfelli veljum við $E$38 .

• Veldu síðan lágmarksgildi sem þú vilt, við veljum 3 hér.
• Veldu síðan hámarksgildi eins og þú vilt, við veljum 400 hér, þar sem við erum að fást við yfir 365 daga hér.
• Veldu stigvaxandi breytingu sem 1, þar sem við höldum áfram dag frá degi.
• Smelltu á Í lagi eftir þetta.

• Svo veljum við reit J2 og sláum inn eftirfarandi formúlu til að tengja reitinn $ E$38 til þessa dags.

• Eftir að formúlan hefur verið slegin inn, dagsetning helst sú sama. en nú er það nú tengt við reitinn $E$38. Nú þegar við flettum á skrunstikuna mun gildi reitsins $E$38 hækka og dagsetningin mun einnig hækka í síðari frumur.
• Og þetta er hvernig skrunstikan virkar rétt.
• Gantt töfluna okkar er nú lokið.

Skref 3 : Búa til árangursfylkistöflur

Næsta skref er að búa til árangursfylkistöflur á grundvelli margra verkefna kraftmikilla rakningar. Þeirtöflur gefa okkur yfirsýn sem er kraftmikil og hjálpar okkur að stjórna mismunandi verkefnum í einu sniðmáti. Til að ljúka þessu skrefi munum við fá hjálp frá aðgerðunum SUMIF og AVERAGEIF .

• Nú opnum við nýtt vinnublað sem heitir Project Performance .
• Búðu síðan til töflu eins og myndin hér að neðan.

• Sláðu síðan inn formúluna í reitinn F26 :

Og dragðu Fill Handle í reit F28.

• Sláðu síðan inn formúluna í reitinn G26 :

Og dragðu Fill Handle í reit G28 .

• Sláðu síðan inn formúluna í reitinn H26 :

Og dragðu Fill Handle í reit G28 .

Þá mun taflan líta svona út.

• Í grundvallaratriðum það sem við gerðum er að við berum saman hversu margir daga sem hvert verkefni þyrfti að klára og fylgjast með hversu miklum framförum þeir náðu í raun. Síðan reiknuðum við líka út hversu mikil verkefnavinna er enn eftir.
• Síðan munum við búa til súlurit sem sýnir framvindusamanburð margra verkefna.
• Til að gera þetta ferðu á Insert flipann og smellir á 100% staflað dálkinn .

• Þegar grafið birtist skaltu smella á grafsvæðið og hægrismella á músina .
• Í samhengisvalmyndinni smelltu á Veldu gögn .

• Síðan á VelduGagnaheimildir gluggi, smelltu á Bæta við .

• Veldu síðan svið frumna í nýja glugganum röð nafnið $E$26:$E$28 .
• Og sem röð gildi velurðu svið frumna $G$26:$G$28 .
• Smelltu á Í lagi eftir þetta.

• Smelltu síðan á Bæta við<7 eins og í fyrra skrefi> hnappinn aftur og veldu eftirfarandi hólfsvið $E$26:$E$28 .
• Næst skaltu velja hólfsviðið $H$26:$H$28 í Series values .
• Smelltu á OK eftir þetta.

• Nú smelltu á hnappinn Breyta til að bæta nafni áss á töfluna.

• Veldu síðan svið reita E$26:$E$28 í kassanum.

• Nú muntu sjá að verkefnanöfnin eru sýnd hægra megin á Veldu Data Source. það mun einnig vera sýnilegt á töflunni.

• Smelltu á OK eftir þetta .

Nú munt þú sjá töfluna í fullu formi.

Skref 4: G enerate Mælaborð

Til að gera kynningu í sumarlegum stíl munum við búa til fleiri töflur á þessu skrefi sem byggjast á ýmsum frammistöðuviðmiðum sem hjálpa okkur að fylgjast með verkefnum á skilvirkan hátt. SUMIF aðgerðin verður notuð hér.

• Nú í nýja vinnublaðinu munum við bæta við nýrri töflu eins og hér að neðan.

• Og tengja svo gildið á því hversu mörgum dögum við eyddum, hversu mörgum dögumeftir í heildarverkefninu o.s.frv. á bilinu H13 til H16 .
• Síðan setjum við inn venjulegt kleinuhringjarit af flipanum Insert , myndritið mun sýna sjálfgefnar stillingar og velja eitthvað af handahófi.

• Þá veljum við gagnasviðið fyrir kleinuhringjatöfluna.
• Til að gera þetta hægri smellum við á músina og smellum á Veldu gögn .

• Þá í nýjum glugga, smelltu á Bæta við .

• Myndu valgluggann og veldu hólfsviðið $F$7:$ F$8 .

• Eftir að hafa smellt á Í lagi , taktu eftir því að kleinuhringjakortið birtist nú með gögnunum sem tengjast.
• Eftir smá breytingar mun það líta nokkuð svona út.

• Til að bæta ofan á þetta munum við bæta við rétthyrndu Textabox lögun frá Insert flipanum.

• Og settu kassann í aðgerðalausan kleinuhring og tengdu kassann við reitinn $H$15 , við vitum að hólfið $H$15 sýnir hlutfall vinnu c lokið á verkefninu.
• Þannig að ef gögnin okkar breytast af einhverjum ástæðum, mun verklokunarprósentan einnig breytast bæði í kleinuhringjatöflunni og textareitnum.

• Eftir það munum við bæta nöfnum verkefnastjóranna og árangursfylki þeirra á mælaborðið.
• Til að gera þetta munum við bæta við fellilista til að meta frammistöðu hvers stjórnanda í Ganttinn