Egy átlagos napon egy projektmenedzsernek egyszerre több projektet kell kezelnie. Ezeknek a projekteknek a nyomon követése fárasztó lehet, ha nem megfelelően vannak megszervezve. Egy dinamikus összefoglaló nézet is sokat segíthet. Tor megoldani a kérdést, hogyan tudjuk nyomon követni több projektet az Excelben egyszerre, adtunk egy Excel-sablont magyarázatokkal, ahol gyakorolhatja és módosíthatja a lapot, ahogyan akarja, hogynyomon követheti több projektjét az Excelben.

Sablon letöltése

Töltse le ezt a sablont az alábbiakban.

Több projekt nyomon követése.xlsx

Miért van szükségünk Project Trackerre?

A projektkövető használatának alapvető szükségessége a hatékonyság hiányából és az erőforrások elosztásának aránytalanságából fakad. A projektkövető segíthet abban, hogy kevesebb erőforrással többet érjünk el. A főbb okokat az alábbiakban ismertetjük.

• A feladat túlcsordulása
• A források elosztása
• Nincs rögzített prioritási lista

A Project Tracker előnyei

Bár a projektkövető kezelése önmagában egy kis időt vesz igénybe, a kimenet megéri a fáradságot.

A Több projekt nyomkövető előnyei meglehetősen sokrétűek:

• Áttekintést ad az adatokról anélkül, hogy túl sok részletbe bocsátkozna.
• Minden gond nélkül megismételheti a folyamatot.
• Hatékony erőforrás-felhasználás.
• Képes egyik feladatról a másikra ugrani.

Lépések a sablon létrehozásához, hogy több projektet kövessen az Excelben

Itt egy mintatáblázatot adunk hozzá, több projekt egyetlen Excel-sablonban történő nyomon követése céljából. Ahhoz, hogy több projektet követhessünk az Excelben, több lapot kell létrehoznunk különböző típusú diagramokkal, amelyek összefoglalót és áttekintést nyújtanak számunkra az egész projektről.

1. lépés: Adatok gyűjtése több projektből

A legfontosabb lépés a projektkövető Excel sablon elkészítése előtt, hogy létrehozzuk a feladatok listáját, és szétosztjuk őket külön projektekre,. Mi is azonosíthatjuk őket projektinformációként.

• Először is rendszerezze az adatokat, ami azt jelenti, hogy a projektet kisebb feladatokra osztja, majd ezeket kezdő és esedékességi időpontok szerint ütemezi.
• Jelöljön ki egy vezetőt is, aki a feladatért felelős.
• Jegyezd fel a fejlődésüket, és jegyezd fel a lapra.

• Ezután hozzon létre egy új munkalapot, és ebből a munkalapból kapcsolja össze az összes adatot az adatlap lapról.
• Ezután hozzáadunk egy oszlopot az eltöltött napokról annak érdekében, hogy kiszámítja, hogy az egyes feladatok hány napig tartanak befejeződött.
• Ehhez írja be a következő képletet a cellába G3 .

• Majd húzza a Töltse ki a fogantyút ikon a cellához G32 .
• Most a cellák tartománya G3 a címre. G32 most tele van a különbségekkel a Kezdeti dátum és a Esedékesség dátuma az egyes feladatok.

• Most a cellák tartománya G3 a címre. G32 most tele van a különbségekkel a Kezdeti dátum és a Esedékesség dátuma az egyes feladatok.

• Ezután hozzáadjuk, hogy hány napot töltöttünk az egyes feladatokkal a mai napig, ehhez írjuk be a következő képletet a cellába L3 :

=G3*F3

• Húzza a Töltse ki a fogantyút a cellához L32 , akkor észre fogja venni, hogy a cella tartománya L3:L32 most tele van az egyes feladatokkal töltött napokkal.

2. lépés: Gantt-diagram elkészítése

A projekt idővonalának áttekintése érdekében a felhasználó létrehozhat egy Gantt a több projektben elosztott feladatok diagramja. A következő módszert fogjuk használni IF és Dátum funkciók ebben a lépésben.

• Most elkészítünk egy Gantt táblázatot ezen információk felhasználásával.
• Ehhez feltételes formázást fogunk használni, és előtte létre kell hoznunk egy idővonalat az összes elvégzett feladathoz.
• Ehhez beállítjuk az idővonalunk kezdeti dátumát, majd beállítjuk az idővonal végső dátumát. Ebben az esetben, Ez 2020. február 3. a végső határidő pedig április 27. 2021 .
• Mivel minden napra be kell állítanunk egy idővonalat, az alábbi képletet állítjuk be:

Ezután húzza a Töltse ki a fogantyút vízszintesen, amíg április 27. 2021 .

• Ezután formázza a cellákat úgy, hogy a szöveg függőlegesen jelenjen meg, hogy több sort láthasson kevesebb helyen.

• Ezután észre fogja venni, hogy az összes fejléc az óramutató járásával ellentétesen van elforgatva.

• Ezután válassza ki a cellát J3 és írja be a következő képletet:

• Ezután húzza a Töltse ki a fogantyút vízszintesen.
• Ezáltal a " X ", amelyben a feladatot elvégezték.

Ismételje meg ugyanezt a folyamatot a többi cellára, például. jelölje ki a cellát. J4 , majd a következő képletet.

És húzza a Töltse ki a fogantyút ikon a vízszintes végére.

• A képlet megismétlésével az összes sorban a feladat összes idővonala megjelölésre kerül.

• Ezután feltételes formázás segítségével létrehozunk egy Gantt a jelölésekből származó táblázat.
• Ehhez először kattintson a Feltételes formázás a Home tab.
• Ezután kattintson a Új szabályok .

• Ezután az új ablakban válassza a Csak olyan cellák formázása, amelyek opciók a Szabálytípus kiválasztása doboz.
• Ezért a Csak a következő cellák formázása a legördülő menüben válassza a Különleges szöveg az első legördülő mezőben, és válassza a Tartalmazza a címet. a második legördülő mezőben.
• A harmadik mezőben meg kell adnunk a jelölőbetűnket. A következő szövegbe írjuk x, mivel a feladat idővonalát x-szel akarjuk jelölni.
• Ezután kattintson a Formátum .

• Ezután az új formátum ablakban lépjen a Töltse ki a címet. fülre, majd kattintson a Kitöltési effektek .

• Aztán a Kitöltési effektek ablakban válassza a Két szín .
• Rögtön ezután válassza ki a kívánt színt, mi úgy döntünk, hogy Fekete és Fehér mint a Szín 2 és Szín 1 .
• Aztán a Árnyékolási stílusok, válasszon Vízszintes .
• Ezután következnek az invariánsok, válasszuk ki a kívánt változatokat. Mi a középső csíkosat választjuk.
• Egy mintaablak fogja mutatni, hogyan nézne ki a formázás a munkalapon.
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Aztán a Betűtípus fülön válassza ki a kívánt színt. Mi a Fekete a betű összekeveréséhez x a fekete háttérrel.
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Miután rákattintott RENDBEN, visszatérünk a Formázási szabály szerkesztése ablakban. Kattintson a OK .

• Aztán ismét visszatérünk a Feltételes formázás szabálykezelő ablak.
• Kattintson a címre. Alkalmazás ezután.

• A Gantt diagram készen áll és jól látható lesz.

Hozzáadhatunk egy görgetősávot a jobb kezelés érdekében. Gantt táblázat.

• Ehhez kattintson a Fejlesztő lapot a munkalapon.
• Ezután kattintson a Beillesztés parancsot a legördülő menüből, és kattintson a Gördítősáv (a vezérlőből) .

• Ezután a munkalapon megjelenik egy görgető gomb.
• Módosítsa a görgetőgomb méretét, majd kattintson rá a jobb gombbal.
• Ezután kattintson a Formátum vezérlés .

Az új Formátum vezérlés ablakban, a Vezérlés fülön adja meg a cellának a helyét, amelyet összekapcsolni szeretne, ebben az esetben a $E$38 .

• Ezután válassza ki a kívánt minimális értéket, mi itt a 3-at választjuk.
• Ezután válassza ki a kívánt maximális értéket, mi itt a 400-at választjuk, mivel itt több mint 365 napról van szó.
• Válassza ki a címet. fokozatos változás mint 1, ahogy napról napra haladunk előre.
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Ezután kiválasztjuk a cellát J2 és írja be a következő képletet a cella összekapcsolásához $E$38 a mai napig.

• A képlet beírása után a dátum ugyanaz marad, de most már a cellához kapcsolódik. $E$38. most, ahogy görgetjük a görgetősávot, a cella értéke $E$38 növekszik, és a dátum is növekszik a következő cellákban.
• És így a görgetősáv most már megfelelően működik.
• A Gantt a táblázat most már teljes.

3. lépés: Teljesítménymátrix diagramok létrehozása

A következő lépés a több projekt dinamikus nyomon követése alapján teljesítménymátrix diagramok létrehozása. Ezek a diagramok dinamikus áttekintést adnak nekünk, és segítenek nekünk a különböző projektek kezelésében egy sablonban. Ennek a lépésnek a befejezéséhez segítséget fogunk igénybe venni a következőkből SUMIF és AVERAGEIF funkciók.

• Most megnyitunk egy új munkalapot Projekt teljesítmény .
• Ezután hozzon létre egy táblázatot az alábbi képhez hasonlóan.

• Ezután írja be a képletet a cellába F26 :

És húzza a Töltse ki a fogantyút a cellához F28.

• Ezután írja be a képletet a cellába G26 :

És húzza a Töltse ki a fogantyút a cellához G28 .

• Ezután írja be a képletet a cellába H26 :

És húzza a Töltse ki a fogantyút a cellához G28 .

Akkor a táblázat valahogy így fog kinézni.

• Alapvetően azt tettük, hogy összehasonlítottuk, hány napra van szükség az egyes projektek befejezéséhez, és nyomon követtük, hogy ténylegesen mennyit haladtak előre. Aztán azt is kiszámítottuk, hogy mennyi projektmunka van még hátra.
• Ezután létrehozunk egy oszlopdiagramot, amely a több projekt előrehaladásának összehasonlítását mutatja.
• Ehhez lépjen a beszúrás fülre, és kattintson a 100% halmozott oszlop .

• Amikor megjelenik a diagram, kattintson a diagram területére, és kattintson az egér jobb gombjával.
• A kontextusmenüben kattintson a Adatok kiválasztása .

• Aztán a Adatforrások kiválasztása ablakban kattintson a Add .

• Ezután az új ablakban jelölje ki a sorozatok nevének cellatartományát. $E$26:$E$28 .
• És sorozatértékként válassza ki a cellák tartományát $G$26:$G$28 .
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Ezután az előző lépéshez hasonlóan kattintson a Add gombot, és válassza ki a következő cellatartományt $E$26:$E$28 .
• Ezután válassza ki a cellatartományt $H$26:$H$28 a Sorozat értékei .
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Most kattintson a Szerkesztés gomb megnyomásával adhatja hozzá a tengely nevét a diagramhoz.

• Ezután válassza ki a cellatartományt E$26:$E$28 a dobozban.

• Most már látni fogja, hogy a projektnevek a jobb oldalon a Válassza ki az adatforrást. ez a diagramon is látható lesz.

• Kattintson a címre. OK ezután.

Most a diagramot teljes formában láthatja.

4. lépés: Műszerfal létrehozása

A nyárias stílusú bemutatáshoz készítünk még néhány grafikont a különböző teljesítménykritériumok alapján, amelyek segítenek a projektek hatékony nyomon követésében. A SUMIF függvény itt fogjuk használni.

• Most az új munkalapon egy új táblázatot adunk hozzá az alábbiak szerint.

• Majd kapcsolja össze az értéket, hogy hány napot töltöttünk, hány nap van hátra a teljes projektből stb. a cellák tartományában. H13 a címre. H16 .
• Ezután beillesztünk egy normál fánkdiagramot a Beillesztés lapon a diagram alapértelmezett beállításokat mutat, és véletlenszerű értéket választ.

• Ezután kiválasztjuk a fánkdiagram adattartományát.
• Ehhez jobb egérgombbal kattintunk az egérrel, és a Adatok kiválasztása .

• Ezután az új ablakban kattintson a Add .

• Alakítsa ki a kiválasztási ablakot, és válassza ki a cellatartományt. $F$7:$F$8 .

• Miután rákattintott OK , vegye észre, hogy a fánk diagram most mutatja a kapcsolódó adatokkal.
• Némi módosítás után valahogy így fog kinézni.

• Ennek tetejébe még egy téglalap alakú Szövegdoboz alakzatot a Beszúrás lapon.

• És helyezze a dobozt a fánk üresjáratába, és kösse a dobozt a cellához. $H$15 , tudjuk, hogy a sejt $H$15 a projektben elvégzett munka százalékos arányát mutatja.
• Ha tehát valamilyen oknál fogva megváltoznak az adataink, a munka befejezésének százalékos aránya is változni fog mind a fánkdiagramban, mind a szövegdobozban.

• Ezután hozzáadjuk a projektmenedzserek nevét és teljesítménymátrixát a műszerfalhoz.
• Ehhez egy legördülő menüpontot adunk hozzá az egyes menedzserek teljesítményének értékeléséhez a Gantt táblázat.
• A legördülő menü hozzáadása után a Fejlesztő A legördülő menüben hozzáadjuk a menedzser nevét.

• A nevek hozzáadása után a képletet írjuk be a cellába D15 :

• Ezután a következő képletet írjuk be a cellába D16 :

=SUMIF('Gantt diagram'!C3:C32,'Projekt áttekintés'!D14,'Gantt diagram'!I3:I32)

• Írja be a következő képletet a cellába D17 :

• Következő cella kiválasztása D18 és írja be a következő képletet:

• Írja be a következő képletet a cellába D19 :

• A legördülő menüben válthat a menedzserek között, és láthatja, hogy a táblázatban dinamikusan változik a teljesítményük.
• Ezután er egy másik fánkdiagramot fog használni a munkalapon, a beszúrás lapon keresztül.
• Ezután összekapcsoljuk az értékeket a grafikonnal, az egér jobb gombjával kattintva a Adatok kiválasztása .
• Ezután az új ablakban kattintson a Add .
• Ezután adja meg a cella tartományát $D$16:$D$17 a Sorozat értékei .
• Kattintson a címre. OK ezután.

• Ezután kattintson a Szerkesztés ikonra az ablak jobb oldalán.

• Ezután adja meg a cellák tartományát $B$16:$C$17 a tartománynevek megadásához.
• Most, ahogy megváltoztatjuk a menedzser nevet, a fánkdiagram is ennek megfelelően változik.

• Most már a műszerfalunk készen áll arra, hogy több projektet is nyomon követhessünk az Excelben egy helyen.

Reméljük, hogy ez a sablon segít Önnek több projekt hatékony nyomon követésében és kezelésében az Excelben.

Bővebben: Hogyan kövesse nyomon a projekt előrehaladását Excelben (ingyenes sablon letöltése)

Következtetés

Összefoglalva, a "Hogyan kövessünk nyomon több projektet Excelben" kérdésre itt egy minta Excel sablon biztosításával válaszolunk. Mi egy Gantt diagramot a nyomon követési célokra, majd egy sor diagramot adtunk hozzá annak érdekében, hogy ez a több projekt kezelése sokkal könnyebbé váljon.

Ehhez a problémához csatoltunk egy minta munkafüzetet, ahol gyakorolhatja a több projekt nyomon követését.

Nyugodtan tegyen fel bármilyen kérdést vagy visszajelzést a megjegyzés rovatban. Bármilyen javaslat a jobbítás a Exceldemy a közösség nagyra értékelendő lesz