En un día normal, un gestor de proyectos tiene que gestionar varios proyectos a la vez. El seguimiento de esos proyectos puede ser tedioso si no se organizan adecuadamente. Tener una vista resumida que sea dinámica también puede ayudar mucho. Para resolver la cuestión de cómo podemos realizar el seguimiento de varios proyectos en Excel a la vez, le proporcionamos una plantilla de Excel con explicaciones donde se puede practicar y modificar la hoja como su voluntad deHaga un seguimiento de sus múltiples proyectos en Excel.

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Seguimiento de varios proyectos.xlsx

¿Por qué necesitamos Project Tracker?

La necesidad básica de utilizar un Project Tracker proviene de la ineficacia y la desproporción en la distribución de los recursos. El Project Tracker puede ayudarnos a conseguir más con menos recursos. A continuación se exponen las principales razones.

• Desbordamiento de la tarea
• Distribución de recursos
• Sin lista fija de prioridades

Ventajas de Project Tracker

Aunque la gestión de un gestor de proyectos requiere un poco de tiempo, el resultado merece la pena.

Las ventajas del rastreador de proyectos múltiples son bastantes:

• Ofrece una visión general de los datos sin entrar en demasiados detalles.
• Puede repetir el proceso sin problemas.
• Utilización eficiente de los recursos.
• Capaz de saltar de una tarea a otra.

Pasos para crear una plantilla de seguimiento de varios proyectos en Excel

Para realizar el seguimiento de varios proyectos en Excel, necesitamos crear varias hojas con distintos tipos de gráficos que nos proporcionen un resumen y una visión general de todo el proyecto.

Paso 1: Recopilar datos de varios proyectos

El paso más importante antes de confeccionar esta plantilla Excel de seguimiento de proyectos es crear una lista de tareas y distribuirlas en proyectos separados. También podemos identificarlas como información del proyecto.

• En primer lugar, organice los datos, lo que significa dividir su proyecto en tareas más pequeñas y, a continuación, programarlas en fechas de inicio y vencimiento.
• Además, asigne un responsable que se encargará de la tarea.
• Marca sus progresos y anótalos en la hoja.

• A continuación, cree una nueva hoja de cálculo y, desde ella, vincule todos los datos de la ficha de la hoja de datos.
• A continuación, añadiremos una columna de días pasados para calcular el número de días que dura cada tarea se ha completado.
• Para ello, introduzca la siguiente fórmula en la celda G3 .

• Y luego arrastre el Asa de llenado icono a celda G32 .
• Ahora el rango de celdas G3 a G32 se llena ahora con las diferencias entre el Fecha de inicio y el Fecha de vencimiento de cada tarea.

• Ahora el rango de celdas G3 a G32 se llena ahora con las diferencias entre el Fecha de inicio y el Fecha de vencimiento de cada tarea.

• A continuación, añadiremos cuántos días se han dedicado a cada tarea hasta la fecha, para ello. introduzca la siguiente fórmula en la celda L3 :

=G3*F3

• Arrastre el Asa de llenado a la célula L32 notará que el rango de la celda L3:L32 ahora está lleno de días dedicados a cada tarea.

Paso 2: Preparar el diagrama de Gantt

Para tener una visión clara de la línea de tiempo del proyecto, el usuario puede crear un Gantt de las tareas distribuidas en varios proyectos. Vamos a utilizar SI y Fecha funciones en este paso.

• Ahora prepararemos un Gantt utilizando esta información.
• Para ello, utilizaremos el formato condicional y, antes, debemos crear una línea de tiempo para todas las tareas realizadas.
• Para ello, establecemos la fecha inicial de nuestra línea de tiempo y, a continuación, establecemos la fecha final de la línea de tiempo. En este caso, es 3 de febrero de 2020 y la fecha de vencimiento final es 27 de abril de 2021 .
• Como necesitamos establecer una línea de tiempo para cada día, establecemos la fórmula de abajo:

A continuación, arrastre el Asa de llenado horizontalmente hasta 27 de abril de 2021 .

• A continuación, formatee las celdas para mostrar el texto verticalmente con el fin de ver más filas en menos espacio.

• A continuación, observará que todas las cabeceras giran ahora en sentido contrario a las agujas del reloj.

• A continuación, seleccione la celda J3 e introduce la siguiente fórmula:

• A continuación, arrastre el Asa de llenado horizontalmente.
• Al hacerlo, se marcará " X " en la que se ha realizado la tarea.

Repita el mismo proceso para las demás celdas, por ejemplo. seleccione la celda J4 y, a continuación, la siguiente fórmula.

Y arrastra el Asa de llenado al extremo horizontal.

• Repitiendo la fórmula para todas las filas se marcará toda la línea temporal de la tarea.

• A continuación, utilizaremos el formato condicional para crear un archivo Gantt gráfico de esas marcas.
• Para ello, en primer lugar, haga clic en Formato condicional del Inicio ficha.
• A continuación, haga clic en Nuevas normas .

• A continuación, en la nueva ventana, seleccione Formatear sólo las celdas que contienen opciones del Seleccione un tipo de regla caja.
• Por lo tanto, en el Formatear sólo las celdas con el menú desplegable, seleccione Texto específico en el primer cuadro desplegable y seleccione Contiene en el segundo cuadro desplegable.
• En la tercera casilla, tenemos que especificar la letra de nuestra marca. Ponemos x, ya que queremos marcar la línea de tiempo de la tarea con x.
• A continuación, haga clic en Formato .

• A continuación, en la nueva ventana de formato, vaya a la opción Rellene y, a continuación, haga clic en Efectos de relleno .

• Luego, en el Efectos de relleno seleccione Dos colores .
• Justo después, seleccione el color que desee, nosotros elegimos Negro y Blanco como el Color 2 y Color 1 .
• Luego, en el Estilos de sombreado, elija Horizontal .
• A continuación, invariantes, elija sus variantes preferidas. Nosotros elegimos la de la raya en medio.
• Aparecerá una ventana de ejemplo mostrando cómo se vería el formato en la hoja de cálculo.
• Haga clic en OK después de esto.

• Luego, en el Fuente elija el color que desee. Nosotros elegimos Negro para mezclar la letra x con el fondo negro.
• Haga clic en OK después de esto.

• Después de pulsar DE ACUERDO, volveremos al Editar regla de formato en esa ventana. Haga clic en OK .

• Entonces volvemos de nuevo a la Gestor de reglas de formato condicional ventana.
• Haga clic en Solicitar después de esto.

• En Gantt gráfico estará listo y visible bastante bien.

Podemos añadir una barra de desplazamiento para un mejor manejo de este Gantt gráfico.

• Para ello, haga clic en el botón Desarrollador de la hoja de cálculo.
• A continuación, haga clic en el botón Inserte del menú desplegable y haga clic en el botón Barra de desplazamiento (Desde Control) .

• A continuación, aparecerá un botón de desplazamiento en la hoja de cálculo.
• Cambia el tamaño del botón de desplazamiento y haz clic con el botón derecho del ratón sobre él.
• A continuación, haga clic en Control de formato .

En el nuevo Control de formato en la ventana Controlar introduzca la ubicación de la celda que desea vincular, en este caso, elegimos $E$38 .

• A continuación, elija el valor mínimo que desee, aquí elegimos 3.
• A continuación, seleccione el valor máximo que desee, aquí elegimos 400, ya que se trata de más de 365 días.
• Elija cambio progresivo como 1, a medida que avanzamos día a día.
• Haga clic en OK después de esto.

• A continuación seleccionamos la celda J2 e introduzca la siguiente fórmula para vincular la celda $E$38 hasta la fecha.

• Después de introducir la fórmula, la fecha sigue siendo la misma. pero ahora está conectada a la celda $E$38. ahora al desplazar la barra de desplazamiento, el valor de la celda $E$38 aumentará y la fecha también aumentará en las celdas siguientes.
• Y así es como la barra de desplazamiento ahora funciona correctamente.
• Nuestra Gantt El gráfico ya está completo.

Paso 3: Crear gráficos de matriz de rendimiento

El siguiente paso es crear gráficos de matriz de rendimiento basados en el seguimiento dinámico de múltiples proyectos. Estos gráficos nos darán una visión general dinámica y nos ayudarán a gestionar diferentes proyectos en una plantilla. Para completar este paso, nos ayudaremos de SUMIF y MEDIA SI funciones.

• Ahora abrimos una nueva hoja de cálculo llamada Rendimiento del proyecto .
• A continuación, cree una tabla como la de la imagen siguiente.

• A continuación, introduzca la fórmula en la celda F26 :

Y arrastra el Asa de llenado a la célula F28.

• A continuación, introduzca la fórmula en la celda G26 :

Y arrastra el Asa de llenado a la célula G28 .

• A continuación, introduzca la fórmula en la celda H26 :

Y arrastra el Asa de llenado a la célula G28 .

Entonces la tabla tendrá más o menos este aspecto.

• Básicamente lo que hicimos fue comparar cuántos días necesitaría cada proyecto para terminar, y hacer un seguimiento de los avances que realmente han hecho. Luego también calculamos cuánto trabajo del proyecto aún queda por hacer.
• A continuación, crearemos un gráfico de barras que muestre las comparaciones del progreso de los múltiples proyectos.
• Para ello, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón Columna 100% apilada .

• Cuando aparezca el gráfico, haga clic en el área del gráfico y pulse el botón derecho del ratón.
• En el menú contextual, haga clic en el botón Seleccionar datos .

• Luego, en el Seleccionar fuentes de datos haga clic en Añadir .

• A continuación, en la nueva ventana, seleccione el rango de celdas del nombre de la serie $E$26:$E$28 .
• Y como valor de la serie seleccione el rango de celdas $G$26:$G$28 .
• Haga clic en OK después de esto.

• A continuación, de forma similar al paso anterior, haga clic en el botón Añadir y seleccione el siguiente rango de celdas $E$26:$E$28 .
• A continuación, seleccione el rango de celdas $H$26:$H$28 en el Valores de la serie .
• Haga clic en OK después de esto.

• Ahora haga clic en el botón Editar para añadir el nombre del eje en el gráfico.

• A continuación, seleccione el rango de celdas E$26:$E$28 en la caja.

• Ahora verá que los nombres de los proyectos se presentan en la parte derecha de la pantalla Seleccione la fuente de datos. también será visible en el gráfico.

• Haga clic en OK después de esto.

Ahora verás el gráfico completo.

Paso 4: Generar panel de control

Para hacer una presentación de estilo estival, haremos algunos gráficos más en este paso basados en diversos criterios de rendimiento que nos ayudarán a realizar un seguimiento eficaz de los proyectos. La función SUMIF se utilizará aquí.

• Ahora, en la nueva hoja de cálculo, añadiremos una nueva tabla como se indica a continuación.

• Y luego vincular el valor de cuántos días pasamos, cuántos días restantes en el proyecto total, etc en el rango de celdas H13 a H16 .
• A continuación, insertamos un gráfico de donuts normal del Inserte el gráfico mostrará la configuración por defecto y elegirá un valor aleatorio.

• A continuación, elegimos el intervalo de datos para el gráfico de donuts.
• Para ello pulsamos el botón derecho del ratón y hacemos clic en Seleccionar datos .

• A continuación, en la nueva ventana, haga clic en Añadir .

• Forme la ventana de selección y seleccione el rango de celdas $F$7:$F$8 .

• Después de pulsar OK Observe que ahora se muestra el gráfico de donuts con los datos asociados.
• Tras algunas modificaciones, tendrá un aspecto parecido a éste.

• Para añadir encima de esto, vamos a añadir un rectángulo Cuadro de texto en la pestaña Insertar.

• Y coloque la caja en reposo del donut y vincule la caja a la celda $H$15 sabemos que la célula $H$15 muestra el porcentaje de trabajo realizado en el proyecto.
• Así, si por alguna razón cambian nuestros datos, el porcentaje de finalización del trabajo también cambiará tanto en el gráfico de rosquilla como en el cuadro de texto.

• A continuación, añadiremos al cuadro de mandos los nombres de los jefes de proyecto y su matriz de rendimiento.
• Para ello, añadiremos un desplegable para evaluar la actuación de cada gestor en el Gantt gráfico.
• Después de añadir un menú desplegable desde Desarrollador Añadimos el nombre del gestor en el menú desplegable.

• Después de añadir los nombres, introducimos la fórmula en la celda D15 :

• A continuación, introducimos la siguiente fórmula en la celda D16 :

=SUMIF('Diagrama de Gantt'!C3:C32,'Resumen del proyecto'!D14,'Diagrama de Gantt'!I3:I32)

• Introduzca la siguiente fórmula en la celda D17 :

• A continuación, seleccione la celda D18 e introduce la siguiente fórmula:

• Introduzca la siguiente fórmula en la celda D19 :

• Puede cambiar de gestor en el menú desplegable y ver cómo cambia dinámicamente su rendimiento en la tabla.
• A continuación er utilizará otro gráfico de donuts en la hoja de cálculo, a través de la pestaña insertar.
• A continuación, vinculamos los valores con el gráfico, pulsando el botón derecho del ratón y haciendo clic en Seleccionar datos .
• A continuación, en la nueva ventana, haga clic en Añadir .
• A continuación, introduzca el rango de la celda $D$16:$D$17 en el Valores de la serie .
• Haga clic en OK después de esto.

• A continuación, haga clic en el botón Editar en la parte derecha de la ventana.

• A continuación, introduzca el rango de celdas $B$16:$C$17 para especificar los nombres de los rangos.
• Ahora como cambiamos el del gerente nombre, el gráfico de donuts también cambiará en consecuencia.

• Ahora nuestro panel de control está listo para realizar el seguimiento de varios proyectos en Excel en un solo lugar.

Espero que esta plantilla le ayude a realizar un seguimiento y gestionar varios proyectos en Excel de forma eficaz.

Más información: Cómo seguir el progreso de un proyecto en Excel (Descargar plantilla gratuita)

Conclusión

En resumen, la pregunta "¿Cómo realizar el seguimiento de varios proyectos en Excel?" se responde aquí proporcionando una plantilla de Excel de ejemplo. Hemos utilizado una plantilla de Gantt para el seguimiento y, a continuación, añadió una serie de gráficos para facilitar la gestión de varios proyectos.

Para este problema, se adjunta un libro de trabajo de ejemplo en el que podrá practicar el seguimiento de proyectos múltiples.

Siéntase libre de hacer cualquier pregunta o comentario a través de la sección de comentarios. Cualquier sugerencia para la mejora de la Exceldemy comunidad será muy apreciable