Într-o zi obișnuită, Un manager de proiect trebuie să gestioneze mai multe proiecte simultan. Urmărirea acestor proiecte ar putea fi plictisitoare dacă nu sunt organizate în mod corespunzător. Având o vedere de sinteză care este dinamică poate ajuta, de asemenea, foarte mult. Tor rezolva problema modului în care putem urmări mai multe proiecte în Excel simultan, am furnizat un șablon Excel cu explicații în care puteți practica și modifica foaia după cum doriți pentru aurmăriți mai multe proiecte în Excel.

Descărcați șablonul

Descărcați acest model de mai jos.

Urmărirea proiectelor multiple.xlsx

De ce avem nevoie de Project Tracker?

Necesitatea de bază a utilizării unui Project Tracker provine din ineficiența și disproporția distribuției resurselor. Project tracker ne poate ajuta să realizăm mai mult cu mai puține resurse. Principalele motive sunt prezentate mai jos.

• Depășirea sarcinii
• Distribuția resurselor
• Nu există o listă fixă de priorități

Avantajele Project Tracker

Deși gestionarea unui tracker de proiect în sine necesită ceva timp, rezultatul merită efortul.

Avantajele trackerului de proiecte multiple sunt destul de multe:

• Oferă o imagine de ansamblu a datelor fără a intra în prea multe detalii.
• Poate repeta procesul fără probleme.
• Utilizarea eficientă a resurselor.
• Capabil să treacă de la o sarcină la alta.

Pași pentru crearea unui șablon pentru urmărirea mai multor proiecte în Excel

Vom adăuga aici o foaie de lucru tip, în scopul urmăririi mai multor proiecte într-un singur șablon Excel. Pentru a urmări mai multe proiecte în Excel, trebuie să creăm mai multe foi cu diferite tipuri de diagrame care ne vor oferi un rezumat și o imagine de ansamblu a întregului proiect.

Pasul 1: Colectați date din mai multe proiecte

Pasul cel mai important înainte de a face acest șablon Excel de urmărire a proiectului, trebuie să creăm o listă de sarcini și să le distribuim în proiecte separate. De asemenea, le putem identifica ca informații despre proiect.

• În primul rând, organizați datele, ceea ce înseamnă să vă împărțiți proiectul în sarcini mai mici, apoi să le planificați în funcție de datele de început și de termenele limită.
• De asemenea, desemnați un manager care va fi responsabil pentru această sarcină.
• Notați-le progresele și notați-le pe foaie.

• În continuare, creați o nouă foaie de lucru și, din acea foaie de lucru, conectați toate datele din fila Datasheet.
• Apoi vom adăuga o coloană de zile petrecute pentru a să calculeze numărul de zile în care fiecare sarcină este finalizată.
• Pentru a face acest lucru, introduceți următoarea formulă în celula G3 .

• Și apoi trageți Mâner de umplere pictograma în celulă G32 .
• Acum, intervalul de celule G3 la G32 este acum plină de diferențele dintre Data de începere și Data limită a fiecărei sarcini.

• Acum, intervalul de celule G3 la G32 este acum plină de diferențele dintre Data de începere și Data limită a fiecărei sarcini.

• În continuare, vom adăuga câte zile am petrecut la fiecare sarcină până în prezent, pentru a face acest lucru. introduceți următoarea formulă în celulă L3 :

=G3*F3

• Trageți de butonul Mâner de umplere în celulă L32 , atunci veți observa că intervalul din celula L3:L32 este acum plină de zile petrecute cu fiecare sarcină.

Pasul 2: Pregătiți diagrama Gantt

Pentru a obține o imagine de ansamblu clară a cronologiei proiectului, utilizatorul poate crea un Gantt diagramă a sarcinilor distribuite în mai multe proiecte. Vom utiliza IF și Data în această etapă.

• Acum vom pregăti un Gantt diagramă folosind aceste informații.
• Pentru aceasta, vom folosi formatarea condiționată și, înainte de aceasta, trebuie să creăm o linie de timp pentru toate sarcinile efectuate.
• Pentru aceasta, se stabilește data inițială a cronologiei noastre și apoi se stabilește data finală a cronologiei. În acest caz, aceasta este 3 februarie 2020 iar data limită de plată este 27 aprilie 2021 .
• Deoarece trebuie să stabilim un interval de timp pentru fiecare zi, stabilim formula de mai jos:

Apoi, trageți de butonul Mâner de umplere pe orizontală până la 27 aprilie 2021 .

• Apoi formatați celulele pentru a afișa textul pe verticală, pentru a vizualiza mai multe rânduri într-un spațiu mai mic.

• După aceea, veți observa că toate anteturile sunt acum rotite în sens invers acelor de ceasornic.

• Apoi selectați celula J3 și introduceți următoarea formulă:

• Apoi, trageți de butonul Mâner de umplere pe orizontală.
• Acest lucru va marca " X " în care s-a realizat sarcina.

Repetați același proces pentru celelalte celule, de exemplu, selectați celula J4 și apoi următoarea formulă.

Și trageți Mâner de umplere la capătul orizontal.

• Repetarea formulei pentru toate rândurile va marca toată linia de timp a sarcinii.

• În continuare, vom folosi formatarea condiționată pentru a crea un fișier Gantt diagramă de la aceste marcaje.
• Pentru a face acest lucru, mai întâi, faceți clic pe Formatarea condiționată de la Acasă tab.
• Apoi faceți clic pe Reguli noi .

• Apoi, în noua fereastră, selectați Formatați numai celulele care conțin opțiuni din Selectați un tip de regulă cutie.
• Prin urmare, în Formatați numai celulele cu în meniul derulant, selectați Text specific în prima casetă derulantă și selectați Conține în cea de-a doua casetă derulantă.
• În a treia căsuță, trebuie să specificăm litera mărcii noastre. Punem x, deoarece dorim să marcăm linia de timp a sarcinii cu x.
• Apoi faceți clic pe Format .

• În continuare, în noua fereastră de format, accesați secțiunea Umpleți și apoi faceți clic pe Efecte de umplere .

• Apoi, în Efecte de umplere selectați Două culori .
• Imediat după aceasta, selectați culoarea dorită, noi alegem Negru și Alb ca Culoare 2 și Culoare 1 .
• Apoi, în Stiluri de umbrire, alege Orizontal .
• În continuare, invariante, alegeți variantele preferate. Noi am ales-o pe cea cu dungă din mijloc.
• Va apărea o fereastră de probă care va arăta cum va arăta formatarea în foaia de calcul.
• Faceți clic pe OK după asta.

• Apoi, în Font alegeți culoarea dorită. Noi alegem Negru pentru a amesteca litera x cu fundal negru.
• Faceți clic pe OK după asta.

• După ce faceți clic pe BINE, ne vom întoarce la Editarea regulii de formatare În fereastra respectivă, faceți clic pe OK .

• Apoi ne întoarcem din nou la Managerul de reguli de formatare condiționată fereastră.
• Faceți clic pe Aplicați după asta.

• The Gantt graficul va fi gata și va fi vizibil destul de bine.

Putem adăuga o bară de defilare pentru o mai bună gestionare a acestui lucru Gantt grafic.

• Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Dezvoltator din foaia de lucru.
• Apoi faceți clic pe butonul Introduceți din meniul derulant și faceți clic pe butonul Bară de defilare (din Control) .

• După aceasta, pe foaia de lucru va apărea un buton de defilare.
• Redimensionați butonul de defilare și apoi faceți clic dreapta pe el.
• Apoi faceți clic pe Controlul formatului .

În noul Controlul formatului în fereastra Control introduceți locația celulei pe care doriți să o legați, în acest caz, alegem $E$38 .

• Apoi, alegeți valoarea minimă dorită, noi am ales 3 aici.
• Apoi selectați valoarea maximă dorită, noi am ales 400, deoarece avem de-a face cu peste 365 de zile.
• Alegeți schimbare incrementală ca 1, pe măsură ce avansăm zi de zi.
• Faceți clic pe OK după asta.

• Apoi selectăm celula J2 și introduceți următoarea formulă pentru a lega celula $E$38 până la această dată.

• După introducerea formulei, data rămâne aceeași. dar acum este conectată la celula $E$38. acum, pe măsură ce derulăm bara de defilare, valoarea celulei $E$38 va crește, iar data va crește și ea în celulele următoare.
• Și iată cum funcționează acum corect bara de defilare.
• Site-ul nostru Gantt graficul este acum complet.

Pasul 3: Creați diagrame matriciale de performanță

Următorul pas este crearea de diagrame de matrice de performanță pe baza urmăririi dinamice a mai multor proiecte. Aceste diagrame ne vor oferi o imagine de ansamblu care este dinamică și ne ajută să gestionăm diferite proiecte într-un singur șablon. Pentru a finaliza acest pas, vom primi ajutor de la SUMIF și AVERAGEIF funcții.

• Acum deschidem o nouă foaie de lucru numită Performanța proiectului .
• Apoi creați un tabel exact ca în imaginea de mai jos.

• Apoi introduceți formula în celulă F26 :

Și trageți Mâner de umplere în celulă F28.

• Apoi introduceți formula în celulă G26 :

Și trageți Mâner de umplere în celulă G28 .

• Apoi introduceți formula în celulă H26 :

Și trageți Mâner de umplere în celulă G28 .

Apoi, tabelul va arăta oarecum așa.

• Practic, ceea ce am făcut a fost să comparăm câte zile ar trebui să aibă fiecare proiect pentru a fi finalizat și să monitorizăm cât de mult progres au făcut în realitate.
• Apoi vom crea un grafic cu bare care să arate comparațiile între progresele înregistrate de mai multe proiecte.
• Pentru a face acest lucru, mergeți la fila Inserare și faceți clic pe butonul Coloană 100% stivuită .

• Când apare graficul, faceți clic în zona graficului și faceți clic cu butonul drept al mouse-ului.
• Din meniul contextual, faceți clic pe butonul Selectați datele .

• Apoi, pe Selectați sursele de date faceți clic pe Adăugați .

• Apoi, în noua fereastră, selectați intervalul de celule din numele seriei $E$26:$E$28 .
• Și ca valoare a seriei selectați intervalul de celule $G$26:$G$28 .
• Faceți clic pe OK după asta.

• Apoi, în mod similar cu pasul anterior, faceți clic pe butonul Adăugați și selectați din nou următorul interval de celule $E$26:$E$28 .
• Apoi, selectați intervalul de celule $H$26:$H$28 în Valorile seriei .
• Faceți clic pe OK după asta.

• Acum faceți clic pe Editați pentru a adăuga numele axei pe diagramă.

• Apoi selectați intervalul de celule E$26:$E$28 în cutie.

• Acum veți vedea că numele proiectelor sunt acum prezentate în partea dreaptă a ferestrei Selectați Data Source (Sursa de date). acesta va fi vizibil și în grafic.

• Faceți clic pe OK după asta.

Acum veți vedea graficul în forma completă.

Pasul 4: Generarea tabloului de bord

Pentru a face o prezentare în stil sumar, vom realiza mai multe diagrame la această etapă, pe baza diferitelor criterii de performanță care ne vor ajuta să urmărim proiectele în mod eficient. Funcția SUMIF va fi utilizat aici.

• Acum, în noua foaie de lucru, vom adăuga un nou tabel, după cum urmează.

• Și apoi legați valoarea a câte zile am petrecut, câte zile au mai rămas din proiectul total etc. pe intervalul de celule H13 la H16 .
• Apoi, inserăm o diagramă normală de gogoașă de la Introduceți tab, graficul va afișa setările implicite și va alege o valoare aleatorie.

• Apoi alegem intervalul de date pentru graficul cu gogoși.
• Pentru a face acest lucru, facem clic dreapta pe mouse și facem clic pe Selectați datele .

• Apoi, în noua fereastră, faceți clic pe Adăugați .

• Formați fereastra de selecție și selectați intervalul de celule $F$7:$F$8 .

• După ce faceți clic pe OK , observați că graficul gogoașă apare acum cu datele asociate.
• După unele modificări, va arăta oarecum așa.

• Pentru a adăuga pe lângă aceasta, vom adăuga un dreptunghiular Caseta de text din fila Inserare.

• Și plasați cutia în locul gol al gogoașei și legați cutia de celulă $H$15 , știm că celula $H$15 arată procentul de lucrări finalizate în cadrul proiectului.
• Astfel, dacă, din orice motiv, datele noastre se modifică, procentul de finalizare a lucrărilor se va modifica și în diagrama în formă de gogoașă și în caseta de text.

• După aceea, vom adăuga în tabloul de bord numele managerilor de proiect și matricea de performanță a acestora.
• Pentru a face acest lucru, vom adăuga o listă derulantă pentru evaluarea performanțelor fiecărui manager în cadrul Gantt grafic.
• După adăugarea unui meniu derulant din lista Dezvoltator Adăugăm numele managerului în meniul derulant.

• După adăugarea numelor, introducem formula în celula D15 :

• Apoi introducem următoarea formulă în celulă D16 :

=SUMIF('Diagrama Gantt'!C3:C32,'Prezentare generală a proiectului'!D14,'Diagrama Gantt'!I3:I32)

• Introduceți următoarea formulă în celulă D17 :

• Apoi selectați celula D18 și introduceți următoarea formulă:

• Introduceți următoarea formulă în celula D19 :

• Puteți comuta între manageri din meniul derulant și puteți vedea cum se schimbă dinamic performanța acestora în tabel.
• În continuare vom folosi o altă diagramă de gogoși în foaia de calcul, prin intermediul filei Insert.
• Apoi legăm valorile de grafic, făcând clic dreapta pe mouse și făcând clic pe Selectați datele .
• Apoi, în noua fereastră, faceți clic pe Adăugați .
• Apoi introduceți intervalul celulei $D$16:$D$17 în Valorile seriei .
• Faceți clic pe OK după asta.

• Apoi faceți clic pe butonul Editați din partea dreaptă a ferestrei.

• Apoi introduceți intervalul de celule $B$16:$C$17 pentru a specifica numele intervalului.
• Acum, pe măsură ce schimbăm managerului numele, graficul de gogoși se va modifica în consecință.

• Acum, tabloul nostru de bord este pregătit pentru a urmări mai multe proiecte în Excel într-un singur loc.

Sperăm că acest șablon vă va ajuta să urmăriți și să gestionați mai multe proiecte în Excel în mod eficient.

Citește mai mult: Cum să urmăriți progresul proiectului în Excel (Descărcați șablonul gratuit)

Concluzie

În concluzie, la întrebarea "Cum să urmăriți mai multe proiecte în Excel" se răspunde aici prin furnizarea unui model de șablon Excel. Am folosit un Gantt pentru scopuri de urmărire și apoi a adăugat un șir de diagrame pentru a face mult mai ușoară gestionarea mai multor proiecte.

Pentru această problemă, este atașat un model de registru de lucru în care puteți exersa urmărirea mai multor proiecte.

Nu ezitați să puneți orice întrebare sau feedback prin intermediul secțiunii de comentarii. Orice sugestie de îmbunătățire a Exceldemy comunitate va fi foarte apreciată