У звычайны дзень кіраўнік праекта павінен кіраваць некалькімі праектамі адначасова. Адсочванне гэтых праектаў можа быць стомным, калі яны не арганізаваны належным чынам. Наяўнасць зводнага выгляду, які з'яўляецца дынамічным, таксама можа вельмі дапамагчы. Каб вырашыць праблему, як мы можам адсочваць некалькі праектаў у Excel адначасова, мы падалі шаблон Excel з тлумачэннямі, дзе вы можаце практыкавацца і змяняць табліцу па сваім жаданні для адсочвання некалькіх праектаў у Excel.

Спампаваць шаблон

Спампуйце гэты шаблон ніжэй.

Адсочванне некалькіх праектаў.xlsx

Навошта нам трэкер для адсочвання праектаў?

Асноўная неабходнасць выкарыстання Project Tracker вынікае з неэфектыўнасці і непрапарцыйнага размеркавання рэсурсаў. Адсочванне праектаў можа дапамагчы нам дасягнуць большага з меншымі рэсурсамі. Асноўныя прычыны прыведзены ніжэй.

• Перапаўненне задачы
• Размеркаванне рэсурсаў
• Няма фіксаванага спісу прыярытэтаў

Перавагі праекта Трэкер

Хоць само кіраванне трэкерам праектаў займае трохі часу, вынік цалкам варты высілкаў.

Перавасцей трэкера некалькіх праектаў даволі шмат:

• Дае агляд даных, не паглыбляючыся ў дэталі.
• Можа паўтарыць працэс без клопатаў.
• Эфектыўнае выкарыстанне рэсурсаў.
• Здольны пераходу ад адной задачы да другой.

Крокі для стварэння шаблона для адсочвання некалькіх дыяграма.

Пасля дадання выпадальнага меню з укладкі Распрацоўшчык . Дадаем імя кіраўніка ў выпадальным меню.

• Пасля дадання імёнаў мы ўводзім формулу ў ячэйку D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Затым мы ўводзім наступную формулу ў ячэйку D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Увядзіце наступнае формула ў ячэйцы D17 :

=D15-D16

• Наступны выбар ячэйкі D18 і ўвядзіце наступную формулу:

=D16/D15

• Увядзіце наступную формула ў ячэйцы D19 :

=1-D18

• Вы можаце пераключацца паміж кіраўнікамі у выпадальным меню і паглядзіце, як іх прадукцыйнасць дынамічна змяняецца ў табліцы.
• Далей будзе выкарыстоўвацца іншая круглая дыяграма на працоўным аркушы праз укладку ўстаўкі.
• Затым мы звязваем значэння з дыяграмай, пстрыкнуўшы правай кнопкай мышы і націснуўшы на Выбраць даныя .
• Затым у новым акне націсніце Дадаць .
• Затым увядзіце дыяпазон ячэйкі $D$16:$D$17 у Se значэнні .
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Затым націсніце на значок Праўка ў правай частцы акна.

• Далей увядзіце дыяпазон ячэек $B$16:$C$17 каб вызначыць імёны дыяпазонаў.
• Цяпер, калі мы зменім імя мэнэджэра , круглая дыяграма таксама будзезмяніць адпаведна.

• Цяпер наша прыборная панэль гатовая адсочваць некалькі праектаў у Excel ў адным месцы.

Спадзяюся, гэты шаблон дапаможа вам эфектыўна адсочваць некалькі праектаў у Excel і кіраваць імі.

Дадатковая інфармацыя: Як  адсочваць прагрэс праекта ў Excel (спампаваць Бясплатны шаблон)

Выснова

Падводзячы вынік, на пытанне «Як адсочваць некалькі праектаў у Excel» тут дадзены адказ узорам шаблону Excel. Мы выкарысталі дыяграму Ганта для мэт адсочвання, а затым дадалі радок дыяграм, каб значна палегчыць кіраванне некалькімі праектамі.

Для гэтай задачы прыкладаецца працоўны сшытак, дзе вы можа практыкаваць адсочванне некалькіх праектаў.

Не саромейцеся задаваць любыя пытанні ці водгукі праз раздзел каментарыяў. Любыя прапановы па паляпшэнню супольнасці Exceldemy будуць вельмі ўдзячныя

Мы дадамо сюды ўзор аркуша з мэтай адсочвання некалькіх праектаў у адным шаблоне Excel. Каб адсочваць некалькі праектаў у Excel, нам трэба стварыць некалькі аркушаў з рознымі тыпамі дыяграм, якія дадуць нам зводку і агляд усяго праекта.

Крок 1: Збярыце даныя з некалькіх праектаў

Самы важны крок перад тым, як зрабіць гэты шаблон Excel для адсочвання праекта, нам трэба стварыць спіс задач і размеркаваць іх па асобных праектах. Мы таксама можам ідэнтыфікаваць іх як інфармацыю аб праекце.

• Спачатку арганізуйце даныя, што азначае раздзяленне вашага праекта на меншыя задачы, а затым планаванне іх пачатку і тэрмінаў.
• Таксама , прызначыць мэнэджэра, які будзе адказваць за задачу.
• Адзначце іх прагрэс. І запішыце гэта на аркушы.

• Далей стварыце новы аркуш і з гэтага аркуша звяжыце ўсе даныя з укладкі табліцы даных.
• Потым мы дадамо слупок праведзеных дзён, каб вылічыць колькасць дзён, за якія выканана кожнае заданне .
• Для гэтага ўвядзіце ў ячэйку наступную формулу G3 .

• А потым перацягніце значок Маркер запаўнення на ячэйка G32 .
• Цяпер дыяпазон ячэек G3 да G32 цяпер запоўнены розніцамі паміж Датай пачатку і тэрмін выканання кожнагазадача.

• Цяпер дыяпазон ячэек G3 да G32 цяпер запоўнены адрозненнямі паміж Дата пачатку і Дата выканання кожнага задання.

• Далей мы дадамо, як шмат дзён, выдаткаваных на выкананне кожнай задачы на ​​сённяшні дзень, каб зрабіць гэта. увядзіце наступную формулу ў ячэйку L3 :

=G3*F3

• Перацягніце Маркер запаўнення ў ячэйку L32 , тады вы заўважыце, што дыяпазон ячэйкі L3:L32 цяпер запоўнены днямі, праведзенымі з кожнай задача.

Крок 2: Падрыхтуйце дыяграму Ганта

Для таго, каб атрымаць дакладны агляд часовай шкалы праекта, карыстальнік можа стварыць Дыяграма Ганта задач, размеркаваных у некалькіх праектах. На гэтым этапе мы будзем выкарыстоўваць функцыі IF і Date .

• Цяпер мы падрыхтуем дыяграму Ганта , выкарыстоўваючы гэтую інфармацыю .
• Для гэтага мы будзем выкарыстоўваць умоўнае фарматаванне, а перад гэтым нам трэба стварыць часовую шкалу для ўсіх выкананых задач.
• Для гэтага мы ўсталёўваем пачатковую дату для нашай часовай шкалы. а затым усталюйце канчатковую дату часовай шкалы. У гэтым выпадку гэта 3 лютага 2020 г. , а канчатковая дата выканання - 27 красавіка 2021 г. .
• Паколькі нам трэба ўсталяваць графік для кожнага дня, мы ўсталёўваем формула ніжэй:

Затым перацягніце Маркер запаўнення гарызантальна да 27 красавіка 2021 г. .

• Далей адфармаціруйце ячэйкі для вертыкальнага адлюстравання тэкстукаб праглядаць больш радкоў у меншай прасторы.

• Пасля гэтага вы заўважыце, што ўсе загалоўкі цяпер павернуты супраць гадзіннікавай стрэлкі.

• Затым абярыце ячэйку J3 і ўвядзіце наступную формулу:

• Затым перацягніце Маркер запаўнення гарызантальна.
• Гэта пазначае « X » у якой задача была выканана.

Паўтарыце той жа працэс для іншых вочак, напрыклад. выберыце ячэйку J4 , а потым наступную формулу.

І перацягніце значок Маркер запаўнення на гарызантальны канец.

• Паўтарэнне формулы для ўсіх радкоў будзе пазначаць увесь графік задачы.

• Далей мы будзе выкарыстоўваць умоўнае фарматаванне, каб стварыць дыяграму Ганта з гэтай маркіроўкі.
• Каб зрабіць гэта, спачатку націсніце Умоўнае фарматаванне на Галоўнай
• Затым націсніце Новыя правілы .

• Далей у новым акне абярыце Фарматаваць толькі ячэйкі, якія змяшчаюць параметры з поля Выбраць тып правіла .
• Такім чынам, у выпадальным меню Фарматаваць толькі ячэйкі з выберыце Пэўны тэкст у першым выпадальным акне і выберыце Змяшчае у другім выпадальным акне.
• У трэцім акне нам трэба ўказаць нашу літару. Мы ставім x, , бо хочам пазначыць часовую шкалу задачы х.
• Затым націсніце на Фарматаваць .

• Далей у новым акне фарматавання перайдзіце на ўкладку Запаўненне , а затым націсніце на Эфекты залівання .

• Затым у акне Эфекты залівання выберыце Два колеры .
• Адразу пасля гэтага абярыце патрэбны колер, мы выбіраем Чорны і Белы як Колер 2 і Колер 1 .
• Затым у Стылі зацянення абярыце Гарызантальны .
• Далей, інварыянты, абярыце пажаданыя варыянты. Мы выбіраем сярэднюю паласу.
• З'явіцца ўзор акна, які паказвае, як будзе выглядаць фарматаванне ў аркушы.
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Затым ва ўкладцы Шрыфт выберыце патрэбны колер. Мы выбіраем Чорны , каб змяшаць літару x з чорным фонам.
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Пасля націску OK, мы вернемся ў акно Правіла фарматавання ў гэтым акне. Націсніце ОК .

• Тады мы зноў вернемся да акна Дыспетчар правілаў умоўнага фарматавання .
• Націсніце Ужыць пасля гэтага.

• Дыяграма Ганта будзе гатовая і відаць даволі добра.

Мы можам дадаць паласу пракруткі для лепшай працы з гэтай дыяграмай Ганта .

• Для гэтага націсніце на ўкладку Распрацоўшчык на аркушы.
• Затым націсніце каманду Уставіць звыпадаючае меню і націсніце на Паласу пракруткі (з элемента кіравання) .

• Пасля гэтага кнопка пракруткі з'явіцца на працоўнага аркуша.
• Змяніце памер кнопкі пракруткі, а затым пстрыкніце па ёй правай кнопкай мышы.
• Затым націсніце Упраўленне фарматам .

У новым акне Элемент кіравання фарматам ва ўкладцы Элемент кіравання увядзіце размяшчэнне ячэйкі, якую вы хочаце звязаць. У гэтым выпадку мы выбіраем $E$38 .

• Затым выберыце мінімальнае значэнне па вашым жаданні, мы выбіраем тут 3.
• Затым выберыце максімальнае значэнне па вашаму жаданні, мы выбіраем 400 тут, таму што мы маем справу з больш чым 365 днямі тут.
• Выберыце паступовае змяненне як 1, калі мы будзем працягваць дзень за днём.
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Затым мы выбіраем ячэйку J2 і ўводзім наступную формулу, каб звязаць ячэйку $ 38 E$ да гэтай даты.

• Пасля ўводу формулы дата застаецца ранейшай. але зараз ён звязаны з ячэйкай $E$38. цяпер, калі мы пракручваем паласу пракруткі, значэнне ячэйкі $E$38 будзе павялічвацца, і дата таксама павялічваецца ў наступныя ячэйкі.
• І вось як паласа пракруткі зараз працуе належным чынам.
• Наша дыяграма Ганта завершана.

Крок 3 : Стварыце дыяграмы матрыцы прадукцыйнасці

Наступным крокам з'яўляецца стварэнне дыяграм матрыцы прадукцыйнасці на аснове дынамічнага адсочвання некалькіх праектаў. Тыядыяграмы дадуць нам агляд, які з'яўляецца дынамічным і дапамагае нам кіраваць рознымі праектамі ў адным шаблоне. Каб выканаць гэты крок, мы скарыстаемся дапамогай функцый SUMIF і AVERAGEIF .

• Цяпер мы адкрываем новы ліст з назвай Project Performance >.
• Затым стварыце табліцу, як на малюнку ніжэй.

• Затым увядзіце формулу ў ячэйку F26 :

І перацягніце Маркер запаўнення ў ячэйку F28.

• Затым увядзіце формулу ў ячэйку G26 :

І перацягніце Маркер запаўнення ў ячэйку G28 .

• Затым увядзіце формулу ў ячэйку H26 :

І перацягніце Маркер запаўнення ў ячэйку G28 .

Тады табліца будзе выглядаць прыкладна так.

• Па сутнасці, мы параўналі, колькі дзён кожны праект павінен быў бы скончыцца, і адсочваць, наколькі прагрэс яны сапраўды дасягнулі. Затым мы таксама падлічылі, колькі працы над праектам яшчэ засталося.
• Затым мы створым гістаграму, якая паказвае параўнанне прагрэсу некалькіх праектаў.
• Для гэтага перайдзіце на ўкладку ўстаўкі і націсніце на 100% слупок са стэкам .

• Калі з'явіцца дыяграма, пстрыкніце вобласць дыяграмы і пстрыкніце правай кнопкай мышы .
• У кантэкстным меню націсніце Выбраць даныя .

• Затым на ВыберыцеКрыніцы даных акно, націсніце Дадаць .

• Затым у новым акне выберыце дыяпазон вочак у назву серыі $E$26:$E$28 .
• І ў якасці значэння серыі выберыце дыяпазон ячэек $G$26:$G$28 .
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Затым, як і ў папярэднім кроку, націсніце на Дадаць яшчэ раз і вылучыце наступны дыяпазон ячэек $E$26:$E$28 .
• Далей абярыце дыяпазон ячэек $H$26:$H$28 у Значэнні серыі .
• Націсніце ОК пасля гэтага.

• Зараз націсніце кнопку Праўка , каб дадаць назву восі на дыяграму.

• Затым выберыце дыяпазон вочак E$26:$E$28 у полі.

• Цяпер вы ўбачыце, што назвы праектаў цяпер прадстаўлены ў правай частцы Абярыце крыніцу даных. гэта таксама будзе бачна на дыяграме.

• Націсніце ОК пасля гэтага .

Цяпер вы ўбачыце дыяграму ў поўным выглядзе.

Крок 4: G enerate Dashboard

Каб зрабіць прэзентацыю ў летнім стылі, на гэтым этапе мы створым некалькі дыяграм на аснове розных крытэрыяў прадукцыйнасці, якія дапамогуць нам эфектыўна адсочваць праекты. Функцыя SUMIF будзе выкарыстоўвацца тут.

• Цяпер у новы аркуш мы дадамо новую табліцу, як паказана ніжэй.

• А потым звяжыце значэнне таго, колькі дзён мы правялі, колькі дзёнзастаючыся ў агульным праекце і г.д. у дыяпазоне ячэек H13 да H16 .
• Затым мы ўстаўляем звычайную кольчавую дыяграму з укладкі Уставіць , дыяграма будзе паказваць налады па змаўчанні і выбіраць выпадковае значэнне.

• Затым мы выбіраем дыяпазон даных для круглай дыяграмы.
• Для гэтага пстрыкніце правай кнопкай мышы і націсніце Выбраць даныя .

• Затым у новым акне націсніце на Дадаць .

• Сфармуйце акно выбару і абярыце дыяпазон вочак $F$7:$ F$8 .

• Пасля націску кнопкі OK заўважце, што цяпер паказваецца круглая дыяграма з звязанымі данымі.
• Пасля некаторай мадыфікацыі гэта будзе выглядаць прыкладна так.

• Каб дадаць паверх гэтага, мы дадамо прастакутнік Фігура тэкставага поля з укладкі «Устаўка».

• Змесціце поле ў неактыўнае поле і звяжыце поле з ячэйкай $H$15 , мы ведаем, што ячэйка $H$15 паказвае працэнт працы c выканана ў праекце.
• Такім чынам, калі па якой-небудзь прычыне нашы даныя зменяцца, працэнт выканання працы таксама зменіцца як у круглай дыяграме, так і ў тэкставым полі.

• Пасля гэтага мы дадамо імёны кіраўнікоў праектаў і іх матрыцу эфектыўнасці на прыборную панэль.
• Для гэтага мы дадамо выпадальны спіс для ацэнкі эфектыўнасці кожнага кіраўніка ў Гант