På en almindelig dag skal en projektleder administrere flere projekter på én gang. Det kan være kedeligt at spore disse projekter, hvis de ikke er organiseret ordentligt. At have en oversigtsvisning, der er dynamisk, kan også hjælpe meget. Tor løse spørgsmålet om, hvordan vi kan spore flere projekter i Excel på én gang, vi har givet en Excel-skabelon med forklaringer, hvor du kan øve og ændre arket som din vilje til atfølge dine forskellige projekter i Excel.

Hent skabelon

Download denne skabelon nedenfor.

Spor flere projekter.xlsx

Hvorfor har vi brug for Project Tracker?

Den grundlæggende nødvendighed af at bruge en Project Tracker skyldes ineffektivitet og uforholdsmæssig stor fordeling af ressourcerne. Project Tracker kan hjælpe os med at opnå mere med færre ressourcer. De vigtigste grunde er anført nedenfor.

• Overløb af opgave
• Fordeling af ressourcer
• Ingen fast prioriteringsliste

Fordele ved Project Tracker

Selv om det tager en smule tid at administrere en projekttracker, er resultatet indsatsen værd.

Der er mange fordele ved sporing af flere projekter:

• Giver et overblik over dataene uden at komme for meget i detaljer.
• Kan gentage processen uden besvær.
• Effektiv udnyttelse af ressourcerne.
• Kan springe fra den ene opgave til den anden.

Trin til at oprette en skabelon til at spore flere projekter i Excel

Vi vil tilføje et eksempel på et regneark her med henblik på sporing af flere projekter i en enkelt Excel-skabelon. For at spore flere projekter i Excel skal vi oprette flere ark med forskellige typer diagrammer, der giver os et resumé og overblik over hele projektet.

Trin 1: Indsaml data fra flere projekter

Det mest afgørende skridt, før vi laver denne Excel-skabelon til projektsporing, er at oprette en liste over opgaver og distribuere dem i separate projekter. Vi kan også identificere dem som projektoplysninger.

• Først skal du organisere dataene, hvilket betyder, at du skal opdele dit projekt i mindre opgaver og derefter planlægge dem med start- og forfaldsdatoer.
• Du skal også udpege en leder, som skal være ansvarlig for opgaven.
• Markér deres fremskridt, og noter dem på arket.

• Opret derefter et nyt regneark, og fra dette regneark skal du sammenkæde alle dataene fra fanen Dataark.
• Derefter vil vi tilføje en kolonne med antal dage, der er brugt, for at beregne antallet af dage for hver opgave er afsluttet.
• For at gøre dette skal du indtaste følgende formel i celle G3 .

• Og træk derefter den Håndtag til påfyldning ikon til celle G32 .
• Nu er intervallet af celler G3 til G32 er nu fyldt med forskellene mellem de Startdato og Forfaldsdato af hver enkelt opgave.

• Nu er intervallet af celler G3 til G32 er nu fyldt med forskellene mellem de Startdato og Forfaldsdato af hver enkelt opgave.

• Dernæst vil vi tilføje hvor mange dage der er brugt på hver opgave til dato, for at gøre dette skal du indtaste følgende formel i celle L3 :

=G3*F3

• Træk den Håndtag til påfyldning til celle L32 , så vil du bemærke, at intervallet i celle L3:L32 er nu fyldt med dage, der er brugt på hver enkelt opgave.

Trin 2: Forbered Gantt-diagram

For at få et klart overblik over projektets tidslinje kan brugeren oprette en Gantt diagram over opgaverne fordelt på flere projekter. Vi vil bruge IF og Dato funktioner i dette trin.

• Nu vil vi forberede en Gantt diagram ved hjælp af disse oplysninger.
• Til dette formål skal vi bruge betinget formatering, og før dette skal vi oprette en tidslinje for alle de udførte opgaver.
• Til dette formål indstiller vi den oprindelige dato for vores tidslinje og derefter den endelige dato for tidslinjen. I dette tilfælde er det 3. februar 2020 og den sidste frist er 27. april 2021 .
• Da vi har brug for at fastsætte en tidslinje for hver dag, indstiller vi nedenstående formel:

Træk derefter den Håndtag til påfyldning horisontalt indtil 27. april 2021 .

• Formater derefter cellerne til at vise teksten lodret for at få vist flere rækker på mindre plads.

• Herefter vil du bemærke, at alle overskrifter nu er drejet mod uret.

• Vælg derefter cellen J3 og indtast følgende formel:

• Træk derefter den Håndtag til påfyldning vandret.
• Hvis du gør dette, markeres " X ", hvor opgaven er blevet udført.

Gentag den samme proces for de andre celler, f.eks. vælg cellen J4 , og derefter følgende formel.

Og træk den Håndtag til påfyldning ikonet til den vandrette ende.

• Hvis du gentager formlen for alle rækker, markeres alle opgavens tidslinje.

• Dernæst bruger vi betinget formatering til at oprette en Gantt diagram fra disse markeringer.
• For at gøre dette skal du først klikke på Betinget formatering fra den Hjem fanebladet.
• Klik derefter på Nye regler .

• I det nye vindue skal du derefter vælge Formater kun celler, der indeholder indstillinger fra den Vælg en regeltype boks.
• Derfor skal der i den Formater kun celler med i dropdown-menuen, vælg Specifik tekst i den første dropdown-boks og vælg Indeholdende i den anden dropdown-boks.
• I det tredje felt skal vi angive vores bogstav for mærket. Vi skriver x, da vi ønsker at markere opgavetidslinjen med x.
• Klik derefter på Format .

• I det nye formatvindue skal du derefter gå til Fyld og klik derefter på fanen Fyldeeffekter .

• Så i den Fyldeeffekter vindue, vælg To farver .
• Lige efter dette skal du vælge din ønskede farve, vi vælger Sort og Hvid som den Farve 2 og Farve 1 .
• Så i den Skygge stilarter, Vælg Vandret .
• Dernæst invarianter, vælg dine foretrukne varianter. Vi vælger den midterste stribe.
• Der vises et eksempelvindue, der viser, hvordan formateringen ville se ud i regnearket.
• Klik på OK efter dette.

• Så i den Skrifttype fanen, vælg den ønskede farve. Vi vælger Sort til at blande bogstavet x med den sorte baggrund.
• Klik på OK efter dette.

• Når du har klikket på OK, vi vil vende tilbage til Rediger formatteringsregel i dette vindue. Klik på OK .

• Så er vi igen tilbage til den Regelhåndtering for betinget formatering vindue.
• Klik på Ansøg efter dette.

• Gantt kortet vil være klar og synligt.

Vi kan tilføje en rullebjælke for at opnå en bedre håndtering af dette Gantt diagram.

• Det gør du ved at klikke på Udvikler fanen i regnearket.
• Klik derefter på Indsæt fra rullemenuen, og klik på Rullebjælke (fra kontrol) .

• Herefter vises en rulleknap på regnearket.
• Ændr størrelsen på rulleknappen, og højreklik derefter på den.
• Klik derefter på Kontrol af format .

I den nye Kontrol af format i vinduet Kontrol Fanen, indtast placeringen af den celle, som du ønsker at linke., i dette tilfælde vælger vi $E$38 .

• Vælg derefter den mindste værdi, som du ønsker, vi vælger 3 her.
• Vælg derefter den maksimale værdi, som du ønsker, vi vælger 400 her, da vi har med over 365 dage at gøre her.
• Vælg trinvis ændring som 1, som vi går frem dag for dag.
• Klik på OK efter dette.

• Derefter vælger vi celle J2 og indtast følgende formel for at forbinde cellen $E$38 til denne dato.

• Efter indtastning af formlen forbliver datoen den samme. men nu er den nu forbundet med cellen $E$38. Når vi nu ruller rullebjælken, vil værdien af celle $E$38 vil stige, og datoen vil også stige i de efterfølgende celler.
• Og sådan fungerer rullebjælken nu korrekt.
• Vores Gantt diagrammet er nu komplet.

Trin 3: Opret resultatmatrixdiagrammer

Det næste skridt er at oprette matrixdiagrammer på grundlag af den dynamiske sporing af flere projekter. Disse diagrammer vil give os et dynamisk overblik og hjælpe os med at styre forskellige projekter i én skabelon. For at gennemføre dette trin vil vi tage hjælp fra SUMIF og GENNEMSNITLIG HVIS funktioner.

• Nu åbner vi et nyt regneark ved navn Projektets resultater .
• Derefter opretter du en tabel som i nedenstående billede.

• Indtast derefter formlen i cellen F26 :

Og træk den Håndtag til påfyldning til celle F28.

• Indtast derefter formlen i cellen G26 :

Og træk den Håndtag til påfyldning til celle G28 .

• Indtast derefter formlen i cellen H26 :

Og træk den Håndtag til påfyldning til celle G28 .

Så vil tabellen se nogenlunde sådan her ud.

• Vi sammenlignede, hvor mange dage hvert projekt skulle bruge til at blive afsluttet, og vi fulgte op på, hvor meget de faktisk gjorde fremskridt, og beregnede derefter, hvor meget projektarbejde der stadig er tilbage.
• Derefter vil vi oprette et søjlediagram, der viser sammenligningen af de forskellige projekters fremskridt.
• For at gøre dette skal du gå til fanen Indsæt og klikke på 100% stablet kolonne .

• Når diagrammet vises, skal du klikke på diagramområdet og højreklikke på musen.
• Klik i kontekstmenuen på Vælg data .

• Derefter på den Vælg datakilder vindue, klik på Tilføj .

• I det nye vindue skal du derefter vælge området af celler i seriens navn $E$26:$E$28 .
• Og som serieværdi vælges området af celler $G$26:$G$28 .
• Klik på OK efter dette.

• Klik derefter på samme måde som i det foregående trin på Tilføj knappen igen og vælg følgende række af celler $E$26:$E$28 .
• Vælg derefter området af celler $H$26:$H$28 i den Værdier i serien .
• Klik på OK efter dette.

• Klik nu på den Rediger for at tilføje navnet på aksen på diagrammet.

• Vælg derefter området af celler E$26:$E$28 i kassen.

• Nu vil du se, at projektnavnene nu vises i højre side af Vælg Datakilde. vil det også være synligt i diagrammet.

• Klik på OK efter dette.

Nu kan du se diagrammet i sin fulde form.

Trin 4: Generer dashboard

For at få en overskuelig præsentation vil vi lave nogle flere diagrammer på dette trin baseret på forskellige præstationskriterier, som vil hjælpe os med at følge projekterne effektivt. SUMIF-funktionen vil blive anvendt her.

• I det nye regneark tilføjer vi nu en ny tabel som nedenfor.

• Og derefter knytter du værdien af hvor mange dage vi har brugt, hvor mange dage der er tilbage af det samlede projekt osv. til cellerne i intervallet H13 til H16 .
• Derefter indsætter vi et normalt doughnut-diagram fra Indsæt fanen, vil diagrammet vise standardindstillingerne og vælge en tilfældig værdi.

• Derefter vælger vi dataområdet til doughnutdiagrammet.
• For at gøre dette højreklikker vi på musen og klikker på Vælg data .

• Klik derefter i det nye vindue på Tilføj .

• Udform udvælgelsesvinduet, og vælg området med celler $F$7:$F$8 .

• Når du har klikket på OK , bemærk, at doughnutdiagrammet nu vises med de tilhørende data.
• Efter nogle ændringer vil det se nogenlunde sådan ud.

• For at tilføje oven på dette, vil vi tilføje en rektangulær Tekstboks form fra fanen Indsæt.

• Og placer boksen i tomgang i doughnut og forbind boksen med cellen $H$15 , ved vi, at cellen $H$15 viser den procentdel af arbejdet, der er udført på projektet.
• Så hvis vores data af en eller anden grund ændres, vil procentdelen af færdiggjort arbejde også ændre sig i både doughnutdiagrammet og tekstboksen.

• Derefter tilføjer vi projektledernes navne og deres præstationsmatrix til dashboardet.
• For at gøre dette vil vi tilføje en drop-down til evaluering af hver enkelt leders præstationer i Gantt diagram.
• Når du har tilføjet en rullemenuen fra Udvikler Vi tilføjer lederens navn i dropdown-menuen.

• Når vi har tilføjet navnene, indtaster vi formlen i celle D15 :

• Derefter indtaster vi følgende formel i cellen D16 :

=SUMIF('Gantt-diagram'!C3:C32,'Projektoversigt'!D14,'Gantt-diagram'!I3:I32)

• Indtast følgende formel i cellen D17 :

• Vælg derefter celle D18 og indtast følgende formel:

• Indtast følgende formel i celle D19 :

• Du kan skifte mellem ledere i drop-down-menuen og se deres præstationer ændre sig dynamisk i tabellen.
• Dernæst vil vi bruge et andet doughnut-diagram i regnearket via fanen Indsæt.
• Vi linker derefter værdierne til diagrammet ved at højreklikke med musen og klikke på Vælg data .
• I det nye vindue klikker du derefter på Tilføj .
• Indtast derefter cellens område $D$16:$D$17 i den Værdier i serien .
• Klik på OK efter dette.

• Klik derefter på Rediger ikonet i højre side af vinduet.

• Indtast derefter området af celler $B$16:$C$17 for at angive navnene på intervallerne.
• Når vi nu ændrer lederens navn, ændres doughnutdiagrammet også i overensstemmelse hermed.

• Nu er vores dashboard klar til at spore flere projekter i Excel på ét sted.

Jeg håber, at denne skabelon vil hjælpe dig med at spore og administrere flere projekter i Excel effektivt.

Læs mere: Sådan sporer du projektets fremskridt i Excel (download gratis skabelon)

Konklusion

For at opsummere det, er spørgsmålet "Hvordan man sporer flere projekter i Excel" besvaret her ved at give en Excel-skabelon. Vi brugte en Gantt diagram til sporingsformål og tilføjede derefter en række diagrammer for at gøre det meget lettere at styre flere projekter.

Til denne opgave er der vedlagt en prøvearbejdsbog, hvor du kan øve dig i at spore flere projekter.

Du er velkommen til at stille spørgsmål eller give feedback i kommentarfeltet. Ethvert forslag til forbedring af Exceldemy Fællesskabet vil være meget værdsat