در یک روز عادی، یک مدیر پروژه باید چندین پروژه را همزمان مدیریت کند. ردیابی آن پروژه ها اگر به درستی سازماندهی نشده باشند می تواند خسته کننده باشد. داشتن یک نمای خلاصه که پویا باشد نیز می تواند کمک زیادی کند. برای حل این مشکل که چگونه می‌توانیم چندین پروژه را در اکسل ردیابی کنیم، یک الگوی اکسل با توضیحاتی ارائه کردیم که در آن می‌توانید برگه را تمرین کنید و آن را تغییر دهید تا چندین پروژه خود را در اکسل ردیابی کنید.

دانلود الگو.

این الگو را در زیر دانلود کنید.

Track Multiple Projects.xlsx

چرا به Project Tracker نیاز داریم؟

ضرورت اساسی استفاده از Project Tracker ناشی از ناکارآمدی و عدم تناسب توزیع منابع است. ردیاب پروژه می تواند به ما کمک کند تا با منابع کمتر به دستاوردهای بیشتری برسیم. دلایل اصلی در زیر بیان شده است.

• سرریز کار
• توزیع منابع
• بدون لیست اولویت ثابت

مزایای پروژه ردیاب

اگرچه مدیریت یک ردیاب پروژه به خودی خود کمی زمان می برد، اما خروجی آن کاملاً ارزش تلاش را دارد.

مزایای ردیاب پروژه های چندگانه بسیار اندک است:

• نمای کلی از داده‌ها را بدون وارد شدن به جزئیات زیاد ارائه می‌دهد.
• می‌تواند بدون هیچ زحمتی فرآیند را تکرار کند.
• استفاده از منابع کارآمد است.
• قابلیت پرش از یک کار به کار دیگر.

مراحل ایجاد الگو برای ردیابی چندگانه نمودار.

پس از افزودن یک منوی کشویی از برگه Developer . نام مدیر را در منوی کشویی اضافه می کنیم.

• پس از افزودن نام ها، فرمول را در سلول وارد می کنیم D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• سپس فرمول زیر را در سلول <وارد می کنیم. 6>D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• موارد زیر را وارد کنید فرمول در سلول D17 :

=D15-D16

• سلول بعدی را انتخاب کنید D18 و فرمول زیر را وارد کنید:

=D16/D15

• شکل زیر را وارد کنید فرمول موجود در سلول D19 :

=1-D18

• می توانید بین مدیران جابجا شوید در منوی کشویی مشاهده کنید که عملکرد آنها از آنها به صورت پویا در جدول تغییر می کند.
• در مرحله بعدی از طریق برگه درج، نمودار دونات دیگری در کاربرگ استفاده می شود.
• سپس ما این نمودار را پیوند می دهیم. مقادیر را با نمودار، با کلیک راست ماوس و کلیک بر روی Select Data .
• سپس در پنجره جدید بر روی Add کلیک کنید.
• سپس محدوده سلول $D$16:$D$17 را در Se وارد کنید مقادیر ries .
• پس از این OK کلیک کنید.

• سپس روی نماد ویرایش در سمت راست پنجره کلیک کنید.

• بعد محدوده سلول ها را وارد کنید $B$16:$C$17 برای تعیین نام محدوده.
• اکنون با تغییر نام مدیر ، نمودار دونات نیز خواهد بود.بر این اساس تغییر دهید.

همچنین ببینید: نحوه قالب بندی سفارشی سلول ها در اکسل (17 مثال)

• اکنون داشبورد ما آماده ردیابی چندین پروژه در اکسل در یک مکان است.

امیدواریم این الگو به شما کمک کند چندین پروژه را در اکسل ردیابی و مدیریت کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه پیشرفت پروژه را در اکسل ردیابی کنید (دانلود قالب رایگان)

نتیجه گیری

برای جمع بندی، به سوال "چگونه پروژه های متعدد در اکسل را ردیابی کنیم" در اینجا با ارائه یک نمونه الگوی اکسل پاسخ داده می شود. ما از یک نمودار Gantt برای اهداف ردیابی استفاده کردیم و سپس رشته ای از نمودارها را اضافه کردیم تا مدیریت پروژه های متعدد را بسیار آسان کنیم.

برای این مشکل، یک کتاب کار نمونه پیوست شده است که در آن شما می تواند ردیابی پروژه های متعدد را تمرین کند.

از طریق بخش نظرات هر گونه سوال یا بازخوردی را بپرسید. هر پیشنهادی برای بهبود جامعه Exceldemy بسیار قابل قدردانی خواهد بود

ما یک کاربرگ نمونه را در اینجا اضافه می‌کنیم، به منظور ردیابی پروژه‌های متعدد در یک الگوی اکسل. برای ردیابی چندین پروژه در اکسل، باید چندین برگه با انواع مختلف نمودار ایجاد کنیم که خلاصه و نمای کلی کل پروژه را در اختیار ما قرار دهد.

مرحله 1: جمع آوری داده ها از پروژه های متعدد

مهمترین مرحله قبل از ساخت الگوی اکسل ردیابی پروژه، باید فهرستی از وظایف ایجاد کرده و آنها را در پروژه های جداگانه توزیع کنیم. ما همچنین می‌توانیم آنها را به‌عنوان اطلاعات پروژه شناسایی کنیم.

• ابتدا داده‌ها را سازماندهی کنید، به این معنی که پروژه خود را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید، سپس آنها را به تاریخ شروع و سررسید زمان‌بندی کنید.
• همچنین ، مدیری را تعیین کنید که قرار است مسئولیت کار را بر عهده بگیرد.
• پیشرفت آنها را علامت گذاری کنید. و آن را در برگه یادداشت کنید.

• بعد، یک کاربرگ جدید ایجاد کنید و از آن کاربرگ، همه داده ها را از برگه دیتاشیت پیوند دهید.
• سپس ستونی از روزهای صرف شده اضافه می کنیم تا بتوانیم تعداد روزهایی را که هر کار تکمیل شده است محاسبه کنیم .
• برای انجام این کار، فرمول زیر را در سلول وارد کنید. G3 .

• و سپس نماد Fill Handle را به سلول G32 .
• اکنون محدوده سلول‌ها G3 تا G32 اکنون با تفاوت‌های بین تاریخ شروع<7 پر شده است> و تاریخ سررسید هر کداموظیفه.

• اکنون محدوده سلولهای G3 تا G32 اکنون با تفاوتهای بین پر شده است تاریخ شروع و تاریخ سررسید هر کار.

• بعد، نحوه انجام کار را اضافه می کنیم برای انجام این کار، روزهای زیادی برای هر کار تا به امروز صرف شده است. فرمول زیر را در سلول L3 وارد کنید:

=G3*F3

• Fill Handle را به سلول L32 بکشید، سپس متوجه خواهید شد که محدوده سلول L3:L32 اکنون با روزهای صرف شده برای هر یک پر شده است. وظیفه.

مرحله 2: تهیه نمودار گانت

به منظور دریافت نمای کلی واضح از جدول زمانی پروژه، کاربر می تواند یک ایجاد کند. نمودار Gantt از وظایف توزیع شده در چندین پروژه. ما قصد داریم در این مرحله از توابع IF و Date استفاده کنیم.

• اکنون با استفاده از این اطلاعات نمودار Gantt را آماده خواهیم کرد. .
• برای این کار، از قالب بندی شرطی استفاده می کنیم، و قبل از این، باید یک جدول زمانی برای تمام کارهای انجام شده ایجاد کنیم.
• برای این، تاریخ اولیه را برای جدول زمانی خود تعیین می کنیم. و سپس تاریخ نهایی جدول زمانی را تعیین کنید. در این مورد، 3 فوریه 2020 است و تاریخ سررسید نهایی 27 آوریل 2021 است.
• از آنجایی که باید برای هر روز یک جدول زمانی تنظیم کنیم، ما تعیین می کنیم فرمول زیر:

سپس Fill Handle را به صورت افقی تا 27 آوریل 2021 بکشید .

• بعد سلولها را فرمت کنید تا متن به صورت عمودی نمایش داده شودبرای مشاهده ردیف های بیشتر در فضای کمتر.

• پس از آن، متوجه خواهید شد که اکنون همه سرصفحه ها در خلاف جهت عقربه های ساعت چرخانده شده اند.

• سپس سلول J3 را انتخاب کنید و فرمول زیر را وارد کنید:

• سپس Fill Handle را به صورت افقی بکشید.
• با انجام این کار " X " علامت گذاری می شود. که در آن کار انجام شده است.

برای مثال همین فرآیند را برای سلول های دیگر تکرار کنید. سلول J4 و سپس فرمول زیر را انتخاب کنید.

و نماد Fill Handle را به پایان افقی.

• تکرار فرمول برای همه ردیف ها، تمام جدول زمانی کار را مشخص می کند.

• بعد، ما از قالب‌بندی شرطی برای ایجاد نمودار Gantt از علامت‌گذاری‌ها استفاده می‌کند.
• برای انجام این کار، ابتدا روی Conditional Formatting از Home کلیک کنید. tab.
• سپس بر روی New Rules کلیک کنید.

• بعد، در پنجره جدید، <را انتخاب کنید. 6>فقط سلول‌هایی را قالب‌بندی کنید که حاوی گزینه‌های از کادر انتخاب نوع قانون هستند.
• بنابراین، در منوی کشویی فقط سلول‌ها با قالب‌بندی، را انتخاب کنید. متن خاص در کادر کشویی اول و Containing را در کادر کشویی دوم انتخاب کنید.
• در کادر سوم، باید حرف علامت خود را مشخص کنیم. ما x، را قرار می دهیم همانطور که می خواهیم خط زمانی کار را با x علامت گذاری کنیم.
• سپس بر روی Format .

• بعد، در پنجره فرمت جدید، به برگه پر کردن بروید و سپس روی Fill Effects کلیک کنید.

• سپس در پنجره Fill Effects ، را انتخاب کنید. دو رنگ .
• درست پس از این، رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید، سیاه و سفید را به عنوان رنگ 2 و <انتخاب می کنیم. 6>رنگ 1 .
• سپس در سبک های سایه، افقی را انتخاب کنید.
• بعد، متغیرها، انواع دلخواه خود را انتخاب کنید. ما نوار میانی را انتخاب می کنیم.
• یک پنجره نمونه وجود خواهد داشت که نشان می دهد قالب بندی در کاربرگ چگونه به نظر می رسد.
• پس از این روی OK کلیک کنید.

• سپس در تب Font رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید. ما سیاه را برای ترکیب حرف x با پس زمینه سیاه انتخاب می کنیم.
• پس از این OK را کلیک کنید.

• پس از کلیک بر روی OK، به پنجره Edit Formatting Rule در آن پنجره باز خواهیم گشت. روی OK کلیک کنید.

• سپس دوباره به پنجره Conditional Formatting Rule Manager بازگشته ایم.
• پس از این روی اعمال کلیک کنید.

• نمودار Gantt آماده خواهد شد و به خوبی قابل مشاهده است.

ما می توانیم یک نوار پیمایش برای مدیریت بهتر این نمودار Gantt اضافه کنیم.

• برای انجام این کار، روی برگه Developer در کاربرگ کلیک کنید.
• سپس بر روی دستور Insert ازمنوی کشویی، و روی نوار پیمایش (از کنترل) کلیک کنید.

• بعد از این، یک دکمه اسکرول ظاهر می شود کاربرگ.
• اندازه دکمه اسکرول را تغییر دهید و سپس روی آن کلیک راست کنید.
• سپس بر روی Format Control کلیک کنید.

در پنجره جدید Format Control ، در تب Control ، محل سلولی را که می خواهید پیوند دهید را وارد کنید. در این مورد، ما انتخاب می کنیم. $E$38 .

• سپس حداقل مقدار را به عنوان میل خود انتخاب کنید، ما در اینجا 3 را انتخاب می کنیم.
• سپس حداکثر مقدار را به عنوان میل خود انتخاب کنید، ما انتخاب می کنیم 400 در اینجا، زیرا در اینجا با بیش از 365 روز سروکار داریم.
• تغییر افزایشی را به عنوان 1 انتخاب کنید، همانطور که روز به روز ادامه می دهیم.
• کلیک کنید OK بعد از این.

• سپس سلول J2 را انتخاب می کنیم و فرمول زیر را وارد می کنیم تا سلول را پیوند دهیم $ E$38 تا این تاریخ.

• پس از وارد کردن فرمول، تاریخ ثابت می ماند اما اکنون به سلول $E$38 وصل شده است. اکنون با پیمایش نوار اسکرول، مقدار سلول $E$38 افزایش خواهد یافت و تاریخ نیز در سلول های بعدی.
• و به این صورت است که نوار پیمایش به درستی کار می کند.
• نمودار Gantt ما اکنون کامل شده است.

مرحله 3 : ایجاد نمودارهای ماتریس عملکرد

مرحله بعدی ایجاد نمودارهای ماتریس عملکرد بر اساس ردیابی پویا چند پروژه است. آن هانمودارها یک نمای کلی به ما می دهند که پویا است و به ما کمک می کند تا پروژه های مختلف را در یک قالب مدیریت کنیم. برای تکمیل این مرحله، از توابع SUMIF و AVERAGEIF کمک خواهیم گرفت.

• اکنون یک کاربرگ جدید به نام عملکرد پروژه<7 باز می کنیم>.
• سپس یک جدول درست مانند تصویر زیر ایجاد کنید.

• سپس فرمول را در سلول وارد کنید F26 :

و Fill Handle را به سلول F28 بکشید.

• سپس فرمول را در سلول G26 وارد کنید:

و Fill Handle را به سلول G28 بکشید.

• سپس فرمول را در سلول <6 وارد کنید>H26 :

و Fill Handle را به سلول G28 بکشید.

سپس جدول تا حدودی به این شکل خواهد بود.

• اساساً کاری که ما انجام دادیم این است که چند عدد را با هم مقایسه می کنیم. روزهایی که هر پروژه باید به پایان برسد، و میزان پیشرفت آنها را پیگیری کنید. سپس ما همچنین محاسبه کردیم که هنوز چه مقدار کار پروژه باقی مانده است.
• سپس یک نمودار میله ای ایجاد می کنیم که مقایسه پیشرفت پروژه های متعدد را نشان می دهد.
• برای انجام این کار به تب insert بروید و روی 100% Stacked Column .

• هنگامی که نمودار ظاهر شد، روی ناحیه نمودار کلیک کنید و روی ماوس کلیک راست کنید .
• از منوی زمینه روی Select Data کلیک کنید.

• سپس در انتخاب کنیددر پنجره منابع داده، روی افزودن کلیک کنید.

• سپس در پنجره جدید، محدوده سلول های موجود را انتخاب کنید. نام سری $E$26:$E$28 .
• و به عنوان مقدار سری محدوده سلولها را انتخاب کنید $G$26:$G$28 .
• بعد از این OK کلیک کنید.

• سپس مانند مرحله قبل، روی افزودن<7 کلیک کنید> را دوباره فشار دهید و محدوده سلول های زیر را انتخاب کنید $E$26:$E$28 .
• بعد، محدوده سلول ها را انتخاب کنید $H$26:$H$28 در مقادیر سری .
• بعد از این OK کلیک کنید.

• اکنون روی دکمه ویرایش کلیک کنید تا نام محور روی نمودار اضافه شود.

• سپس محدوده سلول ها را انتخاب کنید E$26:$E$28 در کادر.

• اکنون خواهید دید که نام پروژه اکنون در سمت راست نمایش داده شده است. منبع داده را انتخاب کنید. همچنین در نمودار قابل مشاهده خواهد بود.

• پس از این OK کلیک کنید .

اکنون نمودار را به صورت کامل خواهید دید.

مرحله 4: G Enerate Dashboard

برای ارائه سبک تابستانی، ما نمودارهای بیشتری را بر اساس معیارهای عملکردی مختلف در این مرحله ایجاد خواهیم کرد که به ما کمک می کند پروژه ها را به طور موثر پیگیری کنیم. عملکرد SUMIF در اینجا استفاده خواهد شد.

• اکنون در کاربرگ جدید، جدول جدیدی مانند زیر اضافه خواهیم کرد.

• و سپس ارزش چند روز را که صرف کردیم، چند روز را پیوند دهیدباقی مانده در کل پروژه و غیره در محدوده سلول های H13 تا H16 .
• سپس یک نمودار دونات معمولی را از تب Insert وارد می کنیم. ، نمودار تنظیمات پیش فرض را نشان می دهد و مقداری تصادفی را انتخاب می کند.

• سپس محدوده داده را برای نمودار دونات انتخاب می کنیم.
• برای این کار روی ماوس کلیک راست کرده و روی Select Data کلیک می کنیم.

• سپس در پنجره جدید، روی افزودن کلیک کنید.

• پنجره انتخاب را تشکیل دهید و محدوده سلولها را انتخاب کنید $F$7:$ F$8 .

• بعد از کلیک روی OK ، توجه کنید که نمودار دونات اکنون با داده های مرتبط نشان داده می شود.
• بعد از تغییراتی، تا حدودی شبیه به این خواهد شد.

• برای اضافه کردن به آن، یک مستطیل شکل اضافه می کنیم <شکل 6>Text Box از تب Insert.

• و کادر را در حالت بیکار دونات قرار دهید و کادر را به سلول پیوند دهید. $H$15 ، می دانیم که سلول $H$15 درصد کار c را نشان می دهد در پروژه تکمیل شده است.
• بنابراین اگر به هر دلیلی داده های ما تغییر کند، درصد تکمیل کار هم در نمودار دونات و هم در کادر متن تغییر می کند.

<. 1>

• بعد از آن، نام مدیران پروژه و ماتریس عملکرد آنها را به داشبورد اضافه می‌کنیم.
• برای انجام این کار، یک منوی کشویی برای ارزیابی عملکرد هر مدیر اضافه می‌کنیم. گانت