På en vanlig dag måste en projektledare hantera flera projekt samtidigt. Att spåra dessa projekt kan vara tråkigt om de inte är organiserade på rätt sätt. Att ha en sammanfattning som är dynamisk kan också hjälpa till mycket. Tor lösa frågan om hur vi kan spåra flera projekt i Excel samtidigt, vi gav en Excel-mall med förklaringar där du kan öva och ändra arket som din vilja till.spåra dina olika projekt i Excel.

Ladda ner mallen

Ladda ner mallen nedan.

Spåra flera projekt.xlsx

Varför behöver vi Project Tracker?

Den grundläggande nödvändigheten av att använda en projektrackare beror på ineffektivitet och en oproportionerlig fördelning av resurser. Projektrackare kan hjälpa oss att uppnå mer med mindre resurser. De viktigaste skälen anges nedan.

• Överflöd av uppgifter
• Fördelning av resurser
• Ingen fastställd prioriteringslista

Fördelar med Project Tracker

Även om det tar lite tid att hantera en projektrackare i sig självt, är resultatet värt mödan.

Det finns många fördelar med spåraren för flera projekt:

• Ger en översikt över uppgifterna utan att gå in på alltför många detaljer.
• Du kan upprepa processen utan problem.
• Effektivt resursutnyttjande.
• Kan hoppa från en uppgift till en annan.

Steg för att skapa en mall för att spåra flera projekt i Excel

Vi kommer att lägga till ett exempelarbetsblad här för att spåra flera projekt i en enda Excel-mall. För att spåra flera projekt i Excel måste vi skapa flera blad med olika typer av diagram som ger oss en sammanfattning och översikt över hela projektet.

Steg 1: Samla in data från flera projekt

Det viktigaste steget innan vi gör denna Excel-mall för projektspårning är att skapa en lista över uppgifter och fördela dem i separata projekt. Vi kan också identifiera dem som projektinformation.

• Först organiserar du uppgifterna, vilket innebär att du delar upp ditt projekt i mindre uppgifter och sedan schemalägger dem med start- och förfallodagar.
• Utse också en chef som kommer att ansvara för uppgiften.
• Markera deras framsteg och anteckna dem på bladet.

• Skapa sedan ett nytt arbetsblad och länka alla data från fliken Dataark från det arbetsbladet.
• Sedan lägger vi till en kolumn med antalet dagar som spenderats för att beräkna antalet dagar för varje uppgift är avslutad.
• För att göra detta anger du följande formel i cell G3 .

• Dra sedan i Handtag för fyllning ikon till cell G32 .
• Nu är det området med cellerna G3 till G32 är nu fylld med skillnader mellan de olika Startdatum och Förfallodag för varje uppgift.

• Nu är det området med cellerna G3 till G32 är nu fylld med skillnader mellan de olika Startdatum och Förfallodag för varje uppgift.

• Därefter ska vi lägga till hur många dagar som hittills har lagts ner på varje uppgift, för att göra detta skriver vi in följande formel i cell L3 :

=G3*F3

• Dra i Handtag för fyllning till cell L32 , kommer du att märka att intervallet i cell L3:L32 är nu fylld med dagar som spenderats med varje uppgift.

Steg 2: Förbered Gantt-diagram

För att få en tydlig överblick över projektets tidslinje kan användaren skapa en Gantt diagram över de uppgifter som är fördelade på flera projekt. Vi kommer att använda oss av IF och Datum funktioner i detta steg.

• Nu förbereder vi en Gantt diagram med hjälp av denna information.
• För detta kommer vi att använda villkorlig formatering, och innan dess måste vi skapa en tidslinje för alla utförda uppgifter.
• För detta fastställer vi det första datumet för vår tidslinje och sedan det sista datumet för tidslinjen. I det här fallet är det 3 februari 2020 och den sista förfallodagen är 27 april 2021 .
• Eftersom vi behöver fastställa en tidslinje för varje dag, använder vi följande formel:

Dra sedan i Handtag för fyllning horisontellt till 27 april 2021 .

• Formatera sedan cellerna så att texten visas vertikalt för att visa fler rader på mindre utrymme.

• Därefter kommer du att märka att alla rubrikerna nu är roterade moturs.

• Välj sedan cellen J3 och ange följande formel:

• Dra sedan i Handtag för fyllning horisontellt.
• På så sätt markeras " X " där uppgiften har utförts.

Upprepa samma process för de andra cellerna, t.ex. välj cellen. J4 , och sedan följande formel.

Och dra den Handtag för fyllning ikonen till den horisontella änden.

• Genom att upprepa formeln för alla rader markeras hela uppgiftens tidslinje.

• Därefter använder vi villkorlig formatering för att skapa en Gantt diagrammet från dessa markeringar.
• För att göra detta klickar du först på Villkorlig formatering från Hem fliken.
• Klicka sedan på Nya regler .

• I det nya fönstret väljer du sedan Formatera endast celler som innehåller alternativ från Välj en regeltyp box.
• I den Formatera endast celler med i rullgardinsmenyn, välj Särskild text i den första rullgardinsrutan och välj Innehåller i den andra rullgardinsrutan.
• I den tredje rutan måste vi ange vår bokstavsbeteckning. Vi skriver x, eftersom vi vill markera tidslinjen för uppgiften med x.
• Klicka sedan på Format .

• I det nya formatfönstret går du sedan till Fyll på och klicka sedan på fliken Utfyllnadseffekter .

• Sedan i Utfyllnadseffekter fönstret, välj Två färger .
• Direkt efter detta väljer du önskad färg, vi väljer Svart och Vit som Färg 2 och Färg 1 .
• Sedan i Skuggningsstilar, Välj Horisontell .
• Därefter, invarianter, välj dina favoritvarianter. Vi väljer den mittersta streckade varianten.
• Det kommer att finnas ett exempelfönster som visar hur formateringen skulle se ut i arbetsbladet.
• Klicka på OK efter detta.

• Sedan i Typsnitt och välj önskad färg. Vi väljer Svart för att blanda bokstaven x med svart bakgrund.
• Klicka på OK efter detta.

• Efter att ha klickat på OKEJ, vi kommer att återvända till Redigera formateringsregel fönstret, i det fönstret. Klicka på OK .

• Sedan är vi återigen tillbaka till Hanteraren för villkorliga formateringsregler fönster.
• Klicka på Ansök på efter detta.

• Gantt kartan kommer att vara klar och synlig ganska bra.

Vi kan lägga till ett rullningsfält för att hantera detta bättre. Gantt diagram.

• Detta gör du genom att klicka på Utvecklare i arbetsbladet.
• Klicka sedan på Infoga från rullgardinsmenyn och klicka på Rullfält (från kontroll) .

• Därefter visas en rullningsknapp på arbetsbladet.
• Ändra storleken på rullknappen och högerklicka sedan på den.
• Klicka sedan på Formatkontroll .

I den nya Formatkontroll i fönstret Kontroll Ange platsen för den cell som du vill länka., i det här fallet väljer vi $E$38 .

• Välj sedan det lägsta värdet som du vill, vi väljer 3 här.
• Välj sedan det högsta värdet som du vill ha, vi väljer 400 här eftersom vi har att göra med 365 dagar.
• Välj stegvis förändring. som 1, när vi går vidare dag för dag.
• Klicka på OK efter detta.

• Därefter väljer vi cell J2 och ange följande formel för att länka cellen $E$38 till detta datum.

• Efter att ha skrivit in formeln är datumet detsamma, men nu är det kopplat till cellen $E$38. När vi nu rullar i rullgardinsbältet kommer värdet i cell $E$38 kommer att öka och datumet kommer också att öka i de efterföljande cellerna.
• Och så här fungerar rullfältet nu som det ska.
• Vår Gantt är nu klar.

Steg 3: Skapa resultatmatrisdiagram

Nästa steg är att skapa resultatmatrisdiagram på grundval av den dynamiska spårningen av flera projekt. Dessa diagram ger oss en dynamisk översikt som hjälper oss att hantera olika projekt i en mall. För att slutföra detta steg tar vi hjälp av SUMIF och AVERAGEIF funktioner.

• Nu öppnar vi ett nytt arbetsblad med namnet Projektets resultat .
• Skapa sedan en tabell precis som i bilden nedan.

• Ange sedan formeln i cellen F26 :

Och dra den Handtag för fyllning till cell F28.

• Ange sedan formeln i cellen G26 :

Och dra den Handtag för fyllning till cell G28 .

• Ange sedan formeln i cellen H26 :

Och dra den Handtag för fyllning till cell G28 .

Då kommer tabellen att se ut ungefär så här.

• I princip jämförde vi hur många dagar varje projekt skulle behöva för att slutföras och följde upp hur mycket framsteg de faktiskt gjorde. Sedan beräknade vi också hur mycket arbete som återstår av projektet.
• Sedan skapar vi ett stapeldiagram som visar hur de olika projekten går framåt.
• Detta gör du genom att gå till fliken Infoga och klicka på 100 % staplad kolumn .

• När diagrammet visas klickar du på diagramområdet och högerklickar på musen.
• Från kontextmenyn klickar du på Välj data .

• Sedan på den Välj datakällor fönstret, klicka på Lägg till .

• I det nya fönstret väljer du sedan intervallet av celler i seriens namn. $E$26:$E$28 .
• Och som serievärde väljer du ett intervall av celler $G$26:$G$28 .
• Klicka på OK efter detta.

• Klicka sedan, på samma sätt som i föregående steg, på Lägg till knappen igen och välj följande cellintervall $E$26:$E$28 .
• Välj sedan ett intervall av celler $H$26:$H$28 i den Värden i serien .
• Klicka på OK efter detta.

• Klicka nu på Redigera för att lägga till axelnamnet i diagrammet.

• Välj sedan ett intervall av celler E$26:$E$28 i lådan.

• Nu ser du att projektnamnen nu visas på höger sida av Välj Datakälla. kommer det också att synas i diagrammet.

• Klicka på OK efter detta.

Nu ser du diagrammet i sin helhet.

Steg 4: Skapa en instrumentpanel

För att göra en översiktlig presentation kommer vi att göra några fler diagram i detta steg baserat på olika resultatkriterier som hjälper oss att följa projekten effektivt. Funktionen SUMIF kommer att användas här.

• I det nya arbetsbladet lägger vi till en ny tabell enligt nedan.

• Och koppla sedan värdet av hur många dagar vi spenderat, hur många dagar som återstår av det totala projektet osv. till cellerna i intervallet H13 till H16 .
• Sedan infogar vi ett normalt munkdiagram från den Infoga visar diagrammet standardinställningarna och väljer ett slumpmässigt värde.

• Sedan väljer vi dataområdet för donutdiagrammet.
• För att göra detta högerklickar vi på musen och klickar på Välj data .

• I det nya fönstret klickar du på Lägg till .

• Formulera urvalsfönstret och välj cellintervallet. $F$7:$F$8 .

• Efter att ha klickat på OK , märker du att munkdiagrammet nu visas med de associerade uppgifterna.
• Efter vissa ändringar kommer den att se ut ungefär så här.

• För att lägga till en rektangulär Textruta på fliken Infoga.

• Placera lådan i idle av munken och koppla lådan till cellen. $H$15 vet vi att cellen $H$15 visar den procentuella andelen arbete som slutförts i projektet.
• Så om våra data ändras av någon anledning kommer procentandelen för slutfört arbete också att ändras i både donutdiagrammet och textrutan.

• Därefter lägger vi till projektledarnas namn och deras prestationsmatris i instrumentpanelen.
• För att göra detta kommer vi att lägga till en rullgardinsmeny för att utvärdera varje ledares prestationer i Gantt diagram.
• När du har lagt till en rullgardinsmeny från Utvecklare Vi lägger till chefens namn i rullgardinsmenyn.

• Efter att ha lagt till namnen anger vi formeln i cellen D15 :

• Sedan skriver vi in följande formel i cellen D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Ange följande formel i cellen D17 :

• Välj sedan cell D18 och ange följande formel:

• Ange följande formel i cell D19 :

• Du kan växla mellan cheferna i rullgardinsmenyn och se hur deras prestationer ändras dynamiskt i tabellen.
• Därefter kommer vi att använda ett annat munkdiagram i kalkylbladet genom fliken Infoga.
• Vi kopplar sedan värdena till diagrammet genom att högerklicka med musen och klicka på Välj data .
• I det nya fönstret klickar du sedan på Lägg till .
• Ange sedan cellens intervall $D$16:$D$17 i den Värden i serien .
• Klicka på OK efter detta.

• Klicka sedan på Redigera ikonen till höger i fönstret.

• Ange sedan intervallet av celler $B$16:$C$17 för att ange namn på intervallet.
• När vi nu ändrar chefens namn ändras också munkdiagrammet i enlighet med detta.

• Nu är vår instrumentpanel redo att spåra flera projekt i Excel på ett och samma ställe.

Jag hoppas att den här mallen hjälper dig att effektivt spåra och hantera flera projekt i Excel.

Läs mer: Hur man följer projektets framsteg i Excel (ladda ner gratis mall)

Slutsats

Sammanfattningsvis besvaras frågan "Hur man spårar flera projekt i Excel" här genom att ge ett exempel på en Excel-mall. Vi använde en Gantt diagram för spårning och lade sedan till en rad diagram för att underlätta hanteringen av flera projekt.

För det här problemet bifogas en arbetsbok där du kan öva på att spåra flera projekt.

Du får gärna ställa frågor eller ge feedback i kommentarsfältet. Alla förslag för att förbättra Excellent gemenskapen kommer att vara mycket uppskattad.