Un dia normal, un gestor de projectes ha de gestionar diversos projectes alhora. El seguiment d'aquests projectes podria ser tediós si no s'organitzen correctament. Tenir una visió de resum que sigui dinàmica també pot ajudar molt. Per resoldre el problema de com podem fer un seguiment de diversos projectes a Excel alhora, hem proporcionat una plantilla d'Excel amb explicacions on podeu practicar i modificar el full segons la vostra voluntat per fer un seguiment dels vostres múltiples projectes a Excel.

Descarregar la plantilla.

Baixa aquesta plantilla a continuació.

Fes un seguiment de diversos projectes.xlsx

Per què necessitem el seguiment de projectes?

La necessitat bàsica d'utilitzar un Project Tracker prové de la ineficiència i la desproporció de la distribució dels recursos. El seguiment de projectes ens pot ajudar a aconseguir més amb menys recursos. A continuació s'indiquen els motius principals.

• Desbordament de la tasca
• Distribució de recursos
• Sense llista de prioritats fixa

Avantatges del projecte Seguidor

Tot i que la gestió d'un seguiment de projectes en si porta una mica de temps, la sortida val la pena l'esforç.

Els avantatges del seguiment de projectes múltiples són bastants:

• Ofereix una visió general de les dades sense entrar en massa detalls.
• Pot repetir el procés sense cap molèstia.
• Ús eficient dels recursos.
• Capacitat de saltar d'una tasca a l'altra.

Passos per crear una plantilla per fer un seguiment de múltiples gràfic.

Després d'afegir un menú desplegable des de la pestanya Desenvolupador . Afegim el nom del gestor al menú desplegable.

• Després d'afegir els noms, introduïm la fórmula a la cel·la D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• A continuació, introduïm la fórmula següent a la cel·la D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Introduïu el següent fórmula a la cel·la D17 :

=D15-D16

• Següent selecciona la cel·la D18 i introduïu la fórmula següent:

=D16/D15

• Introduïu el següent fórmula a la cel·la D19 :

=1-D18

• Podeu canviar entre gestors al menú desplegable i veureu que el seu rendiment canvia dinàmicament a la taula.
• A continuació, utilitzarem un altre gràfic de donuts al full de treball, a través de la pestanya d'inserció.
• A continuació, enllaçem el valors amb el gràfic, fent clic amb el botó dret del ratolí i fent clic a Selecciona dades .
• A continuació, a la nova finestra, feu clic a Afegeix .
• A continuació, introduïu l'interval de la cel·la $D$16:$D$17 al Se ries valors .
• Feu clic a D'acord després.

• A continuació, feu clic a la icona Edita a la part dreta de la finestra.

• A continuació, introduïu l'interval de cel·les $B$16:$C$17 per especificar els noms d'interval.
• Ara, mentre canviem el nom del gestor , el gràfic de dona tambécanvieu en conseqüència.

• Ara el nostre tauler està preparat per fer un seguiment de diversos projectes a Excel en un sol lloc.

Esperem que aquesta plantilla us ajudi a fer un seguiment i a gestionar diversos projectes a Excel de manera eficient.

Llegiu més: Com  seguir el progrés del projecte a Excel (Baixa Plantilla gratuïta)

Conclusió

En resum, la pregunta "Com fer el seguiment de diversos projectes a Excel" es respon aquí proporcionant una plantilla d'Excel de mostra. Hem utilitzat un gràfic Gantt amb finalitats de seguiment i després hem afegit una cadena de gràfics per tal de facilitar la gestió de diversos projectes.

Per a aquest problema, s'adjunta un quadern de treball de mostra on pot practicar el seguiment de diversos projectes.

No dubteu a fer qualsevol pregunta o comentari a la secció de comentaris. Qualsevol suggeriment per millorar la comunitat Exceldemy serà molt apreciable

Afegim un full de treball de mostra aquí, amb el propòsit de fer el seguiment de diversos projectes en una sola plantilla d'Excel. Per fer un seguiment de diversos projectes a Excel, hem de crear diversos fulls amb diferents tipus de gràfics que ens proporcionaran un resum i una visió general de tot el projecte.

Pas 1: recopilar dades de diversos projectes

El pas més crucial abans de fer aquesta plantilla d'Excel de seguiment de projectes, hem de crear una llista de tasques i distribuir-les en projectes separats. També podem identificar-los com a informació del projecte.

• Primer, organitzeu les dades, la qual cosa significa dividir el vostre projecte en tasques més petites i, a continuació, programar-les en dates d'inici i dates de venciment.
• També. , assigneu un responsable que serà el responsable de la tasca.
• Marqueu el seu progrés. I anoteu-ho al full.

• A continuació, creeu un nou full de treball i des d'aquest full de treball, enllaceu totes les dades de la pestanya del full de dades.
• A continuació, afegirem una columna de dies dedicats per calcular el nombre de dies que s'ha completat cada tasca .
• Per fer-ho, introduïu la fórmula següent a la cel·la G3 .

• I després arrossegueu la icona Emplenar mànec a cel·la G32 .
• Ara l'interval de cel·les G3 a G32 s'omple ara amb les diferències entre la Data d'inici i la Data de venciment de cadascun

• Ara l'interval de cel·les G3 a G32 s'omple ara amb les diferències entre la Data d'inici i la Data de venciment de cada tasca.

• A continuació, afegirem com molts dies dedicats a cada tasca fins ara, per fer-ho. introduïu la fórmula següent a la cel·la L3 :

=G3*F3

• Arrossegueu el Mànec d'ompliment a la cel·la L32 , aleshores notareu que l'interval de la cel·la L3:L32 ara s'omple de dies dedicats a cadascuna.

Pas 2: preparar un diagrama de Gantt

Per obtenir una visió general clara de la línia de temps del projecte, l'usuari pot crear un Diagrama de Gantt de les tasques distribuïdes en múltiples projectes. Utilitzarem les funcions IF i Data en aquest pas.

• Ara prepararem un diagrama Gantt amb aquesta informació. .
• Per a això, utilitzarem el format condicional, i abans d'això, haurem de crear una línia de temps per a totes les tasques realitzades.
• Per a això, establim la data inicial per a la nostra línia de temps. i després establiu la data final de la línia de temps. En aquest cas, és el 3 de febrer de 2020 i la data de venciment final és 27 d'abril de 2021 .
• Com que hem d'establir un calendari per a cada dia, establim la fórmula següent:

A continuació, arrossegueu la Annexa d'ompliment horitzontalment fins al 27 d'abril de 2021 .

• A continuació, formateu les cel·les per mostrar el text verticalmentper veure més files en menys espai.

• Després, notareu que ara totes les capçaleres giren en sentit antihorari.

• A continuació, seleccioneu la cel·la J3 i introduïu la fórmula següent:

• A continuació, arrossegueu la Annexa d'ompliment horitzontalment.
• En fer-ho, marcarà " X " en quina tasca s'ha fet.

Repetiu el mateix procés per a les altres cel·les, per exemple. seleccioneu la cel·la J4 i, a continuació, la fórmula següent.

I arrossegueu la icona Emplenar mànec a la final horitzontal.

• Repetir la fórmula per a totes les files marcarà tota la línia de temps de la tasca.

• A continuació, utilitzarà el format condicional per crear un diagrama de Gantt a partir dels que marquen.
• Per fer-ho, primer, feu clic a Format condicional des de la Inici pestanya.
• A continuació, feu clic a Noves regles .

• A continuació, a la finestra nova, seleccioneu Format només les cel·les que continguin opcions del quadre Seleccioneu un tipus de regla .
• Per tant, al menú desplegable Format només les cel·les amb , seleccioneu Text específic al primer quadre desplegable i seleccioneu Conté al segon quadre desplegable.
• Al tercer quadre, hem d'especificar la nostra lletra de marca. Posem x, ja que volem marcar la línia de temps de la tasca amb x.
• A continuació, feu clic a Format .

• A continuació, a la finestra de format nou, aneu a la pestanya Emplenar i després feu clic a Efectes de farciment .

• A continuació, a la finestra Efectes de farciment , seleccioneu Dos colors .
• Després d'això, seleccioneu el color desitjat, triem Negre i Blanc com a Color 2 i Color 1 .
• A continuació, a Estils d'ombrejat, trieu Horizontal .
• A continuació, invariants, trieu les vostres variants preferides. Triem la franja del mig.
• Hi haurà una finestra de mostra que mostrarà com es veuria el format al full de treball.
• Feu clic a D'acord després d'això.

• A continuació, a la pestanya Font , trieu el color desitjat. Escollim Negre per combinar la lletra x amb el fons negre.
• Feu clic a D'acord després d'això.

• Després de fer clic a D'acord, tornarem a la finestra Edita la regla de format , en aquesta finestra. Feu clic a D'acord .

• A continuació, tornem a la finestra Gestor de regles de format condicional .
• Feu clic a Aplica després d'això.

• El diagrama Gantt estarà preparat i visible força bé.

Podem afegir una barra de desplaçament per a un millor maneig d'aquest diagrama de Gantt .

• Per fer-ho, feu clic a la pestanya Desenvolupador del full de treball.
• A continuació, feu clic a l'ordre Insereix , des de lamenú desplegable i feu clic a la Barra de desplaçament (Des del control) .

• Després d'això, apareixerà un botó de desplaçament a el full de treball.
• Canvia la mida del botó de desplaçament i després feu-hi clic amb el botó dret.
• A continuació, feu clic a Control de format .

A la nova finestra Control de format , a la pestanya Control , introduïu la ubicació de la cel·la que voleu enllaçar, en aquest cas, escollim $E$38 .

• A continuació, trieu el valor mínim que desitgeu, aquí en triem 3.
• A continuació, seleccioneu el valor màxim que desitgeu, nosaltres escollim 400 aquí, ja que estem tractant amb més de 365 dies aquí.
• Escolliu canvi incremental com a 1, mentre avancem dia a dia.
• Feu clic a D'acord després d'això.

• Després seleccionem la cel·la J2 i introduïm la fórmula següent per enllaçar la cel·la $ E$38 fins a aquesta data.

• Després d'introduir la fórmula, el la data segueix sent la mateixa. però ara està connectat a la cel·la $E$38. a mesura que ens desplacem per la barra de desplaçament, el valor de la cel·la $E$38 augmentarà i la data també augmentarà a la cel·les posteriors.
• I així és com ara funciona correctament la barra de desplaçament.
• El nostre gràfic Gantt ja està complet.

Pas 3 : Crea gràfics de matriu de rendiment

El següent pas és crear gràfics de matriu de rendiment sobre la base del seguiment dinàmic de múltiples projectes. AquellsEls gràfics ens donaran una visió general que és dinàmica i ens ajudarà a gestionar diferents projectes en una plantilla. Per completar aquest pas, rebrem ajuda de les funcions SUMIF i MITJANAIF .

• Ara obrim un full de treball nou anomenat Rendiment del projecte .
• A continuació, creeu una taula com la imatge següent.

• A continuació, introduïu la fórmula a la cel·la F26 :

I arrossegueu la Annexa d'emplenament a la cel·la F28.

• A continuació, introduïu la fórmula a la cel·la G26 :

I arrossegueu el Annexa d'ompliment a la cel·la G28 .

• A continuació, introduïu la fórmula a la cel·la H26 :

I arrossegueu la Annexa d'ompliment a la cel·la G28 .

Llavors la taula semblarà una mica així.

• Bàsicament el que hem fet és comparar quants dies que cada projecte hauria d'acabar i fer un seguiment del progrés que realment va fer. A continuació, també hem calculat quanta feina del projecte encara queda.
• A continuació, crearem un gràfic de barres que mostra les comparacions del progrés dels múltiples projectes.
• Per fer-ho, aneu a la pestanya d'inserció i feu clic a la Columna apilada al 100% .

• Quan aparegui el gràfic, feu clic a l'àrea del gràfic i feu clic amb el botó dret del ratolí. .
• Des del menú contextual, feu clic a Seleccionar dades .

• A continuació, a SeleccioneuFonts de dades finestra, feu clic a Afegeix .

• A continuació, a la finestra nova, seleccioneu l'interval de cel·les a el nom de la sèrie $E$26:$E$28 .
• I com a valor de la sèrie seleccioneu l'interval de cel·les $G$26:$G$28 .
• Feu clic a D'acord després d'això.

• A continuació, de manera similar al pas anterior, feu clic a Afegeix de nou i seleccioneu el següent rang de cel·les $E$26:$E$28 .
• A continuació, seleccioneu l'interval de cel·les $H$26:$H$28 als Valors de la sèrie .
• Feu clic a D'acord després.

• Ara. feu clic al botó Edita per afegir el nom de l'eix al gràfic.

• A continuació, seleccioneu l'interval de cel·les E$26:$E$28 al quadre.

• Ara veureu que els noms dels projectes es presenten a la part dreta de la Seleccioneu la font de dades. també serà visible al gràfic.

• Feu clic a D'acord després d'això .

Ara veureu el gràfic en forma completa.

Pas 4: G enerate Dashboard

Per fer una presentació d'estil estiuenc, farem alguns gràfics més sobre aquest pas basats en diversos criteris de rendiment que ens ajudaran a fer un seguiment dels projectes de manera eficient. La funció SUMIF s'utilitzarà aquí.

• Ara, al nou full de treball, afegirem una taula nova com a continuació.

• I després enllaça el valor de quants dies hem passat, quants diesromanent al projecte total, etc. a l'interval de cel·les H13 a H16 .
• A continuació, inserim un gràfic de rosquilla normal des de la pestanya Insereix , el gràfic mostrarà la configuració predeterminada i escollirà algun valor aleatori.

• A continuació, escollim l'interval de dades per al gràfic de dona.
• Per fer-ho fem clic amb el botó dret del ratolí i feu clic a Seleccionar dades .

• A continuació, a la nova finestra, feu clic a Afegeix .

• Formeu la finestra de selecció i seleccioneu l'interval de cel·les $F$7:$ F$8 .

• Després de fer clic a D'acord , observeu que ara es mostra el gràfic amb les dades associades.
• Després d'alguna modificació, es veurà una mica així.

• Per afegir-hi a sobre, afegirem un rectangular Forma Quadre de text des de la pestanya Insereix.

• I col·loqueu la caixa en inactiu del bunyol i enllaceu la caixa a la cel·la $H$15 , sabem que la cel·la $H$15 mostra el percentatge de treball c completat al projecte.
• Per tant, si per qualsevol motiu les nostres dades canvien, el percentatge d'acabament del treball també canviarà tant al gràfic com al quadre de text.

• Després d'això, afegirem els noms dels directors de projecte i la seva matriu de rendiment al tauler.
• Per fer-ho, afegirem un desplegable per avaluar el rendiment de cada director en el Gantt