Уобичајеног дана, менаџер пројекта мора да управља више пројеката одједном. Праћење тих пројеката могло би бити заморно ако нису правилно организовани. Динамичан приказ сажетка такође може много помоћи. Да бисмо решили проблем како можемо да пратимо више пројеката у Екцел-у одједном, обезбедили смо Екцел шаблон са објашњењима где можете вежбати и модификовати лист по жељи да пратите више пројеката у Екцел-у.

Преузми шаблон

Преузмите овај шаблон испод.

Прати вишеструке пројекте.клск

Зашто нам је потребан Пројецт Трацкер?

Основна неопходност коришћења Пројецт Трацкер-а произилази из неефикасности и диспропорције дистрибуције ресурса. Пројецт трацкер може нам помоћи да постигнемо више са мање ресурса. Главни разлози су наведени у наставку.

• Преливање задатака
• Дистрибуција ресурса
• Нема фиксне листе приоритета

Предности пројекта Трацкер

Иако је за само управљање програмом за праћење пројекта потребно мало времена, резултат је прилично вредан труда.

Предности праћења вишеструких пројеката су бројне:

• Даје преглед података без улажења у превише детаља.
• Може да понови процес без икаквих проблема.
• Ефикасно коришћење ресурса.
• Могуће скакања са једног задатка на други.

Кораци за креирање шаблона за вишеструко праћење графикон.

Након додавања падајућег менија са картице Програмер . Додамо име менаџера у падајући мени.

• Након што додамо имена, уносимо формулу у ћелију Д15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Затим уносимо следећу  формулу у ћелију Д16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Унесите следеће формула у ћелији Д17 :

=D15-D16

• Следећа изаберите ћелију Д18 и унесите следећу формулу:

=D16/D15

• Унесите следеће формула у ћелији Д19 :

=1-D18

• Можете да прелазите између менаџера у падајућем менију и погледајте како се њихов учинак динамички мења у табели.
• Следећи ће користити други дијаграм крофни на радном листу, преко картице за уметање.
• Потом повезујемо вредности са графиконом, десним кликом миша и кликом на Изабери податке .
• Затим у новом прозору кликните на Додај .
• Затим унесите опсег ћелије $Д$16:$Д$17 у Се риес валуес .
• Кликните на ОК после овога.

• Затим кликните на икону Измени на десној страни прозора.

• Следеће унесите опсег ћелија $Б$16:$Ц$17 да бисте навели имена опсега.
• Сада када променимо име менаџера , дијаграм крофница ће такођепромените у складу са тим.

• Сада је наша контролна табла спремна да прати више пројеката у Екцел-у на једном месту.

Надам се да ће вам овај шаблон помоћи да ефикасно пратите и управљате више пројеката у Екцел-у.

Прочитајте више: Како  пратити напредак пројекта у Екцел-у (преузмите Бесплатни шаблон)

Закључак

Да сумирамо, на питање „Како пратити више пројеката у Екцел-у“ овде је одговорено пружањем узорка Екцел шаблона. Користили смо Ганттов графикон за потребе праћења, а затим смо додали низ графикона како бисмо ово управљање вишеструким пројектима учинили много лакшим.

За овај проблем је приложен пример радне свеске где сте може да вежба вишеструко праћење пројеката.

Слободно постављајте питања или повратне информације преко одељка за коментаре. Свака сугестија за побољшање заједнице Екцелдеми биће веома цењена

Овде ћемо додати пример радног листа у сврху праћења више пројеката у једном Екцел шаблону. Да бисмо пратили више пројеката у Екцел-у, потребно је да направимо више листова са различитим типовима графикона који ће нам пружити резиме и преглед целог пројекта.

Корак 1: Прикупите податке из више пројеката

Најважнији корак пре него што направимо овај Екцел шаблон за праћење пројекта, потребно је да креирамо листу задатака и да их дистрибуирамо у засебне пројекте. Такође можемо да их идентификујемо као информације о пројекту.

• Прво, организујте податке, што значи да поделите пројекат на мање задатке, а затим да их распоредите на почетне датуме и рокове.
• Такође , доделите менаџера који ће бити одговоран за задатак.
• Означите њихов напредак. И забележите то на листу.

• Даље, направите нови радни лист и са тог радног листа повежите све податке са картице са подацима.
• Затим ћемо додати колону дана проведених да бисмо израчунали број дана у којима је сваки задатак завршен.
• Да бисте то урадили, унесите следећу формулу у ћелију Г3 .

• А затим превуците икону Филл Хандле на ћелија Г32 .
• Сада је опсег ћелија Г3 до Г32 сада испуњен разликама између Почетни датум и Рок свакогзадатак.

• Сада је опсег ћелија Г3 до Г32 сада испуњен разликама између Датум почетка и Рок сваког задатка.

• Следеће ћемо додати како много дана проведених на сваком задатку до данас, да бисте то урадили. унесите следећу формулу у ћелију Л3 :

=G3*F3

• Превуците ручицу за попуњавање у ћелију Л32 , тада ћете приметити да је опсег ћелија Л3:Л32 сада испуњен данима проведеним са сваким задатак.

Корак 2: Припремите гантограм

Да бисте добили јасан преглед временске линије пројекта, корисник може да креира Гантов графикон задатака распоређених у више пројеката. Користићемо функције ИФ и Дате у овом кораку.

• Сада ћемо припремити Ганттов графикон користећи ове информације .
• За ово ћемо користити условно форматирање, а пре тога морамо да направимо временску линију за све обављене задатке.
• За ово постављамо почетни датум за нашу временску линију а затим поставите коначни датум временске линије. У овом случају, то је 3. фебруар 2020. , а крајњи рок је 27. април 2021. .
• Пошто треба да поставимо временски оквир за сваки дан, постављамо формула испод:

Затим превуците ручицу за попуњавање хоризонтално до 27. априла 2021. .

• Следеће форматирајте ћелије тако да се текст приказује вертикалнокако бисте видели више редова на мање простора.

• Након тога, приметићете да су сва заглавља сада ротирана у супротном смеру казаљке на сату.

• Затим изаберите ћелију Ј3 и унесите следећу формулу:

• Затим превуците ручицу за попуњавање хоризонтално.
• Ако ово урадите, означићете „ Кс ” у којем је задатак обављен.

Поновите исти процес за друге ћелије, на пример. изаберите ћелију Ј4 , а затим следећу формулу.

И превуците икону Ручица за попуњавање на хоризонтални крај.

• Понављање формуле за све редове означиће сву временску линију задатка.

• Даље, ми користиће условно форматирање да направи Гантов графикон од тих ознака.
• Да бисте то урадили, прво кликните на Условно форматирање са Почетне таб.
• Затим кликните на Нова правила .

• Следеће, у новом прозору, изаберите Форматирајте само ћелије које садрже опције из поља Изаберите тип правила .
• Зато у падајућем менију Форматирај само ћелије са изаберите Специфиц Тект у првом падајућем оквиру и изаберите Цонтаининг у другом падајућем оквиру.
• У трећем пољу, морамо да наведемо наше слово ознаке. Стављамо к, пошто желимо да означимо временску линију задатка са к.
• Затим кликните на Формат .

• Следеће, у прозору новог формата, идите на картицу Попуни , а затим кликните на Ефекти попуњавања .

• Затим у прозору Ефекти попуњавања изаберите Две боје .
• Одмах након овога изаберите жељену боју, ми бирамо Црна и Бела као Боја 2 и Боја 1 .
• Затим у Стилови сенчења, изаберите Хоризонтално .
• Следеће, инваријанте, изаберите жељене варијанте. Бирамо средњу траку.
• Појавиће се пример прозора који показује како би форматирање изгледало на радном листу.
• Кликните на ОК након овога.

• Затим на картици Фонт изаберите жељену боју. Бирамо Црна да спојимо слово к са црном позадином.
• Кликните на ОК након овога.

• Након што кликнете на ОК, вратићемо се на прозор Уреди правило форматирања , у том прозору. Кликните на ОК .

• Онда се поново враћамо на прозор Управитељ правила условног форматирања .
• Кликните на Примени након овога.

• Табела Гантов ће бити спремна и видљиво прилично добро.

Можемо додати траку за померање ради бољег руковања овим Гантовим графиком.

• Да бисте то урадили, кликните на картицу Програмер у радном листу.
• Затим кликните на команду Инсерт , изпадајући мени и кликните на Трака за померање (из контроле) .

• Након овога, дугме за померање ће се појавити на радни лист.
• Промените величину дугмета за померање, а затим кликните десним тастером миша на њега.
• Затим кликните на Контрола формата .

У новом прозору Контрола формата , на картици Контрола унесите локацију ћелије коју желите да повежете., у овом случају бирамо $Е$38 .

• Затим изаберите минималну вредност по вашој жељи, ми бирамо 3 овде.
• Затим изаберите максималну вредност по вашој жељи, ми бирамо 400 овде, јер овде имамо посла са преко 365 дана.
• Изаберите инкременталну промену као 1, како настављамо из дана у дан.
• Кликните на ОК после овога.

• Онда бирамо ћелију Ј2 и уносимо следећу формулу да повежемо ћелију $ 38 Е$ до овог датума.

• Након уноса формуле, датум остаје исти. али сада је сада повезана са ћелијом $Е$38. сада док померамо траку за померање, вредност ћелије $Е$38 ће се повећати и датум ће се такође повећати у следеће ћелије.
• И овако трака за померање сада ради исправно.
• Наш Гантов графикон је сада завршен.

Корак 3 : Креирајте графиконе матрице перформанси

Следећи корак је креирање графикона матрице перформанси на основу динамичког праћења вишеструких пројеката. Онеграфикони ће нам дати преглед који је динамичан и помаже нам да управљамо различитим пројектима у једном шаблону. Да бисмо завршили овај корак, користићемо помоћ од функција СУМИФ и АВЕРАГЕИФ .

• Сада отварамо нови радни лист под називом Перформансе пројекта .
• Затим креирајте табелу као на слици испод.

• Затим унесите формулу у ћелију Ф26 :

И превуците ручицу за попуњавање у ћелију Ф28.

• Затим унесите формулу у ћелију Г26 :

И превуците ручицу за попуњавање у ћелију Г28 .

• Затим унесите формулу у ћелију Х26 :

И превуците ручицу за попуњавање у ћелију Г28 .

Тада ће табела изгледати некако овако.

• У суштини оно што смо урадили је да смо упоредили колико дана који би сваки пројекат требао да заврши и прати колико су заиста напредовали. Затим смо такође израчунали колико је још преостало посла на пројекту.
• Затим ћемо направити тракасти графикон који приказује поређење напретка више пројеката.
• Да бисте то урадили, идите на картицу за уметање и кликните на 100% наслагана колона .

• Када се графикон појави, кликните на област графикона и кликните десним тастером миша .
• У контекстуалном менију кликните на Изабери податке .

• Затим на ИзаберитеИзвори података прозор, кликните на Додај .

• Затим у новом прозору изаберите опсег ћелија у име серије $Е$26:$Е$28 .
• И као вредност серије изаберите опсег ћелија $Г$26:$Г$28 .
• Кликните на ОК после овога.

• Затим, слично као у претходном кораку, кликните на Додај поново дугме и изаберите следећи опсег ћелија $Е$26:$Е$28 .
• Следеће изаберите опсег ћелија $Х$26:$Х$28 у Вредности серије .
• Кликните на ОК после овога.

• Сада кликните на дугме Измени да додате назив осе на графикон.

• Затим изаберите опсег ћелија Е$26:$Е$28 у кутији.

• Сада ћете видети да су називи пројеката сада представљени на десној страни Изаберите извор података. такође ће бити видљив на графикону.

• Кликните на ОК после овога .

Сада ћете видети графикон у пуном облику.

Корак 4: Г енерате Дасхбоард

Да бисмо направили презентацију у летњем стилу, направићемо још неколико графикона на овом кораку на основу различитих критеријума перформанси који ће нам помоћи да ефикасно пратимо пројекте. Функција СУМИФ ће се користити овде.

• Сада у новом радном листу, додаћемо нову табелу као испод.

• И онда повежите вредност колико смо дана провели, колико данапреостали у укупном пројекту итд. на опсегу ћелија Х13 до Х16 .
• Онда убацујемо нормалан дијаграм крофна са картице Инсерт , графикон ће показати подразумевана подешавања и изабрати неку насумичне вредности.

• Онда бирамо опсег података за дијаграм крофни.
• Да бисмо то урадили, кликнемо десним тастером миша и кликнемо на Изабери податке .

• Затим у новом прозору, кликните на Додај .

• Формирајте прозор за избор и изаберите опсег ћелија $Ф$7:$ Ф$8 .

• Након што кликнете на ОК , приметите да се сада приказује дијаграм крофна са повезаним подацима.
• После неке измене, изгледаће отприлике овако.

• Да бисмо додали на ово, додаћемо правоугаони Тект Бок облик са картице Инсерт.

• И поставите кутију у празно место крофне и повежите оквир са ћелијом $Х$15 , знамо да ћелија $Х$15 показује проценат рада ц завршено на пројекту.
• Дакле, ако се из било ког разлога наши подаци промене, проценат завршености посла ће се такође променити и на дијаграму крофни и у пољу за текст.

• Након тога ћемо додати имена менаџера пројекта и њихову матрицу учинка на контролну таблу.
• Да бисмо то урадили, додаћемо падајући мени за процену учинка сваког менаџера у тхе Гантт