Σε μια συνηθισμένη ημέρα, ένας διαχειριστής έργων πρέπει να διαχειριστεί πολλά έργα ταυτόχρονα. Η παρακολούθηση αυτών των έργων θα μπορούσε να είναι κουραστική εάν δεν είναι σωστά οργανωμένα. Η ύπαρξη μιας συνοπτικής προβολής που είναι δυναμική μπορεί επίσης να βοηθήσει πολύ. Tor λύσει το ζήτημα του πώς μπορούμε να παρακολουθήσουμε πολλά έργα στο Excel ταυτόχρονα, παρέχουμε ένα πρότυπο Excel με εξηγήσεις όπου μπορείτε να εξασκηθείτε και να τροποποιήσετε το φύλλο όπως θέλετε νανα παρακολουθείτε τα πολλαπλά έργα σας στο Excel.

Λήψη προτύπου

Κατεβάστε αυτό το πρότυπο παρακάτω.

Παρακολούθηση πολλαπλών έργων.xlsx

Γιατί χρειαζόμαστε το Project Tracker;

Η βασική αναγκαιότητα της χρήσης ενός Project Tracker πηγάζει από την αναποτελεσματικότητα και τη δυσανάλογη κατανομή των πόρων. Το Project Tracker μπορεί να μας βοηθήσει να πετύχουμε περισσότερα με λιγότερους πόρους. Οι κύριοι λόγοι αναφέρονται παρακάτω.

• Υπερχείλιση της εργασίας
• Κατανομή των πόρων
• Δεν υπάρχει σταθερός κατάλογος προτεραιοτήτων

Πλεονεκτήματα του Project Tracker

Αν και η διαχείριση ενός συστήματος παρακολούθησης έργων απαιτεί λίγο χρόνο, το αποτέλεσμα αξίζει τον κόπο.

Τα πλεονεκτήματα του συστήματος παρακολούθησης πολλαπλών έργων είναι αρκετά:

• Δίνει μια επισκόπηση των δεδομένων χωρίς να υπεισέρχεται σε πολλές λεπτομέρειες.
• Μπορεί να επαναλάβει τη διαδικασία χωρίς καμία ταλαιπωρία.
• Αποτελεσματική χρήση των πόρων.
• Ικανός να μεταπηδά από τη μία εργασία στην άλλη.

Βήματα για τη δημιουργία προτύπου για την παρακολούθηση πολλαπλών έργων στο Excel

Θα προσθέσουμε εδώ ένα δείγμα φύλλου εργασίας, με σκοπό την παρακολούθηση πολλαπλών έργων σε ένα ενιαίο πρότυπο Excel. Για την παρακολούθηση πολλαπλών έργων στο Excel, πρέπει να δημιουργήσουμε πολλαπλά φύλλα με διαφορετικούς τύπους διαγραμμάτων που θα μας παρέχουν μια σύνοψη και επισκόπηση ολόκληρου του έργου.

Βήμα 1: Συλλογή δεδομένων από πολλαπλά έργα

Το πιο κρίσιμο βήμα πριν από τη δημιουργία αυτού του προτύπου παρακολούθησης έργων Excel, πρέπει να δημιουργήσουμε έναν κατάλογο εργασιών και να τις κατανείμουμε σε ξεχωριστά έργα,. Μπορούμε επίσης να τις προσδιορίσουμε ως πληροφορίες έργου.

• Πρώτον, οργανώστε τα δεδομένα, δηλαδή χωρίστε το έργο σας σε μικρότερες εργασίες και, στη συνέχεια, προγραμματίστε τις σε ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
• Επίσης, ορίστε έναν υπεύθυνο που θα είναι υπεύθυνος για την εργασία.
• Σημειώστε την πρόοδό τους και σημειώστε την στο φύλλο.

• Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας και από αυτό το φύλλο εργασίας, συνδέστε όλα τα δεδομένα από την καρτέλα φύλλο δεδομένων.
• Στη συνέχεια, θα προσθέσουμε μια στήλη με τις ημέρες που πέρασαν για να να υπολογίσετε τον αριθμό των ημερών κάθε εργασίας έχει ολοκληρωθεί.
• Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί G3 .

• Και στη συνέχεια σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης εικονίδιο στο κελί G32 .
• Τώρα το εύρος των κελιών G3 στο G32 είναι τώρα γεμάτη με τις διαφορές μεταξύ των Ημερομηνία έναρξης και το Ημερομηνία λήξης κάθε εργασίας.

• Τώρα το εύρος των κελιών G3 στο G32 είναι τώρα γεμάτη με τις διαφορές μεταξύ των Ημερομηνία έναρξης και το Ημερομηνία λήξης κάθε εργασίας.

• Στη συνέχεια, θα προσθέσουμε πόσες ημέρες δαπανήθηκαν για κάθε εργασία μέχρι σήμερα, για να το κάνουμε αυτό, εισάγουμε τον ακόλουθο τύπο στο κελί L3 :

=G3*F3

• Σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης στο κύτταρο L32 , τότε θα παρατηρήσετε ότι το εύρος του κελιού L3:L32 είναι τώρα γεμάτη με τις ημέρες που πέρασαν με κάθε εργασία.

Βήμα 2: Προετοιμάστε το διάγραμμα Gantt

Για να έχει μια σαφή εικόνα του χρονοδιαγράμματος του έργου, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει ένα Gantt διάγραμμα των εργασιών που είναι κατανεμημένες σε πολλαπλά έργα. Θα χρησιμοποιήσουμε ΕΆΝ και Ημερομηνία λειτουργίες σε αυτό το βήμα.

• Τώρα θα ετοιμάσουμε ένα Gantt διάγραμμα χρησιμοποιώντας αυτές τις πληροφορίες.
• Για το σκοπό αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε μορφοποίηση υπό όρους, και πριν από αυτό, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα χρονοδιάγραμμα για όλες τις εργασίες που έχουν γίνει.
• Για το σκοπό αυτό, ορίζουμε την αρχική ημερομηνία για το χρονοδιάγραμμά μας και στη συνέχεια ορίζουμε την τελική ημερομηνία του χρονοδιαγράμματος. Σε αυτή την περίπτωση, Είναι 3 Φεβρουαρίου 2020 και η τελική προθεσμία είναι 27 Απριλίου 2021 .
• Καθώς πρέπει να ορίσουμε ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε ημέρα, ορίζουμε τον παρακάτω τύπο:

Στη συνέχεια, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης οριζόντια μέχρι 27 Απριλίου 2021 .

• Στη συνέχεια, διαμορφώστε τα κελιά ώστε να εμφανίζεται το κείμενο κάθετα, προκειμένου να προβάλλονται περισσότερες σειρές σε μικρότερο χώρο.

• Μετά από αυτό, θα παρατηρήσετε ότι όλες οι επικεφαλίδες έχουν πλέον περιστραφεί αριστερόστροφα.

• Στη συνέχεια επιλέξτε το κελί J3 και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

• Στη συνέχεια, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης οριζόντια.
• Με αυτόν τον τρόπο θα επισημάνετε " X " στην οποία έχει γίνει η εργασία.

Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για τα υπόλοιπα κελιά, για παράδειγμα, επιλέξτε το κελί J4 και στη συνέχεια τον ακόλουθο τύπο.

Και σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης στο οριζόντιο άκρο.

• Επαναλαμβάνοντας τον τύπο για όλες τις γραμμές, θα επισημανθεί όλο το χρονοδιάγραμμα της εργασίας.

• Στη συνέχεια, θα χρησιμοποιήσουμε τη μορφοποίηση υπό όρους για να δημιουργήσουμε ένα Gantt διάγραμμα από τη σήμανση αυτή.
• Για να το κάνετε αυτό, κάντε πρώτα κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους από το Αρχική σελίδα καρτέλα.
• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Νέοι κανόνες .

• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο, επιλέξτε Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν επιλογές από το Επιλέξτε έναν τύπο κανόνα κουτί.
• Ως εκ τούτου, στο Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά με το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ειδικό κείμενο στο πρώτο πτυσσόμενο πλαίσιο και επιλέξτε Περιέχει στο δεύτερο πτυσσόμενο πλαίσιο.
• Στο τρίτο πλαίσιο, πρέπει να καθορίσουμε το γράμμα του σήματος. Βάζουμε x, καθώς θέλουμε να επισημάνουμε το χρονοδιάγραμμα της εργασίας με x.
• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Μορφή .

• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο μορφοποίησης, μεταβείτε στην επιλογή Συμπλήρωση και στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Εφέ πλήρωσης .

• Στη συνέχεια, στο Εφέ πλήρωσης παράθυρο, επιλέξτε Δύο χρώματα .
• Αμέσως μετά, επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα, εμείς επιλέγουμε Μαύρο και Λευκό ως το Χρώμα 2 και Χρώμα 1 .
• Στη συνέχεια, στο Στυλ σκίασης, επιλέξτε Οριζόντια .
• Στη συνέχεια, αναλλοίωτες παραλλαγές, επιλέξτε τις παραλλαγές που προτιμάτε. Εμείς επιλέγουμε τη μεσαία λωρίδα.
• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο δείγματος που θα δείχνει πώς θα φαίνεται η μορφοποίηση στο φύλλο εργασίας.
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Στη συνέχεια, στο Γραμματοσειρά επιλέξτε το χρώμα που επιθυμείτε. Επιλέγουμε Μαύρο για να συνδυάσετε το γράμμα x με το μαύρο φόντο.
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Αφού κάνετε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ, θα επιστρέψουμε στο Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης παράθυρο, σε αυτό το παράθυρο. OK .

• Στη συνέχεια, επιστρέφουμε και πάλι στο Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους παράθυρο.
• Κάντε κλικ στο Εφαρμογή μετά από αυτό.

• Το Gantt διάγραμμα θα είναι έτοιμο και ορατό αρκετά καλά.

Μπορούμε να προσθέσουμε μια γραμμή κύλισης για καλύτερο χειρισμό αυτού του Gantt διάγραμμα.

• Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Προγραμματιστής στο φύλλο εργασίας.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισαγωγή από το αναπτυσσόμενο μενού και κάντε κλικ στην εντολή Γραμμή κύλισης (Από το Control) .

• Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα κουμπί κύλισης στο φύλλο εργασίας.
• Αλλάξτε το μέγεθος του κουμπιού κύλισης και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ πάνω του.
• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Έλεγχος μορφής .

Στο νέο Έλεγχος μορφής στο παράθυρο Έλεγχος πληκτρολογήστε τη θέση του κελιού που θέλετε να συνδέσετε, στην προκειμένη περίπτωση επιλέγουμε $E$38 .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε την ελάχιστη τιμή όπως επιθυμείτε, εδώ επιλέγουμε 3.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε τη μέγιστη τιμή που επιθυμείτε, εμείς εδώ επιλέγουμε 400, καθώς εδώ έχουμε να κάνουμε με πάνω από 365 ημέρες.
• Επιλέξτε σταδιακή αλλαγή ως 1, καθώς προχωράμε μέρα με τη μέρα.
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Στη συνέχεια επιλέγουμε το κελί J2 και εισάγετε τον ακόλουθο τύπο για να συνδέσετε το κελί $E$38 μέχρι σήμερα.

• Μετά την εισαγωγή του τύπου, η ημερομηνία παραμένει η ίδια, αλλά τώρα είναι συνδεδεμένη με το κελί $E$38. τώρα καθώς μετακινούμε τη γραμμή κύλισης, η τιμή του κελιού $E$38 θα αυξηθεί και η ημερομηνία θα αυξηθεί επίσης στα επόμενα κελιά.
• Και αυτό είναι το πώς η γραμμή κύλισης λειτουργεί τώρα σωστά.
• Το μας Gantt το διάγραμμα έχει πλέον ολοκληρωθεί.

Βήμα 3: Δημιουργία διαγραμμάτων πίνακα επιδόσεων

Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε διαγράμματα πίνακα επιδόσεων με βάση τη δυναμική παρακολούθηση πολλαπλών έργων. Αυτά τα διαγράμματα θα μας δώσουν μια επισκόπηση που θα είναι δυναμική και θα μας βοηθήσει να διαχειριστούμε διαφορετικά έργα σε ένα πρότυπο. Για να ολοκληρώσουμε αυτό το βήμα, θα λάβουμε βοήθεια από το SUMIF και AVERAGEIF λειτουργίες.

• Τώρα ανοίγουμε ένα νέο φύλλο εργασίας με όνομα Απόδοση έργου .
• Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν πίνακα ακριβώς όπως στην παρακάτω εικόνα.

• Στη συνέχεια, εισάγετε τον τύπο στο κελί F26 :

Και σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης στο κύτταρο F28.

• Στη συνέχεια, εισάγετε τον τύπο στο κελί G26 :

Και σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης στο κύτταρο G28 .

• Στη συνέχεια, εισάγετε τον τύπο στο κελί H26 :

Και σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης στο κύτταρο G28 .

Τότε ο πίνακας θα μοιάζει κάπως έτσι.

• Βασικά, αυτό που κάναμε είναι να συγκρίνουμε πόσες ημέρες θα χρειαζόταν κάθε έργο για να ολοκληρωθεί και να παρακολουθήσουμε πόση πρόοδο σημείωσαν στην πραγματικότητα. Στη συνέχεια, υπολογίσαμε επίσης πόση εργασία του έργου απομένει ακόμη.
• Στη συνέχεια, θα δημιουργήσουμε ένα ραβδόγραμμα που θα δείχνει τις συγκρίσεις προόδου των πολλαπλών έργων.
• Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα insert και κάντε κλικ στην επιλογή 100% στοιβαγμένη στήλη .

• Όταν εμφανιστεί το διάγραμμα, κάντε κλικ στην περιοχή του διαγράμματος και κάντε δεξί κλικ με το ποντίκι.
• Από το μενού περιβάλλοντος κάντε κλικ στην επιλογή Επιλέξτε δεδομένα .

• Στη συνέχεια, στο Επιλογή πηγών δεδομένων παράθυρο, κάντε κλικ στο Προσθέστε .

• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο, επιλέξτε το εύρος των κελιών στο όνομα της σειράς $E$26:$E$28 .
• Και ως τιμή σειράς επιλέξτε το εύρος των κελιών $G$26:$G$28 .
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Στη συνέχεια, όπως και στο προηγούμενο βήμα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθέστε και επιλέξτε την ακόλουθη σειρά κελιών $E$26:$E$28 .
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών $H$26:$H$28 στο Τιμές σειράς .
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Τώρα κάντε κλικ στο Επεξεργασία για να προσθέσετε το όνομα του άξονα στο διάγραμμα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών E$26:$E$28 στο κουτί.

• Τώρα θα δείτε ότι τα ονόματα των έργων παρουσιάζονται τώρα στη δεξιά πλευρά της οθόνης Επιλέξτε Πηγή δεδομένων. θα είναι επίσης ορατό στο διάγραμμα.

• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

Τώρα θα δείτε το διάγραμμα σε πλήρη μορφή.

Βήμα 4: Δημιουργία πίνακα ελέγχου

Για να κάνουμε μια συνοπτική παρουσίαση, θα φτιάξουμε μερικά ακόμη διαγράμματα σε αυτό το βήμα με βάση διάφορα κριτήρια απόδοσης, τα οποία θα μας βοηθήσουν να παρακολουθούμε αποτελεσματικά τα έργα. Η συνάρτηση SUMIF θα χρησιμοποιηθεί εδώ.

• Τώρα στο νέο φύλλο εργασίας, θα προσθέσουμε έναν νέο πίνακα όπως παρακάτω.

• Και στη συνέχεια συνδέστε την τιμή του πόσες ημέρες δαπανήσαμε, πόσες ημέρες απομένουν για το συνολικό έργο κ.λπ. στην περιοχή των κελιών H13 στο H16 .
• Στη συνέχεια εισάγουμε ένα κανονικό διάγραμμα ντόνατ από το Εισαγωγή το διάγραμμα θα εμφανίσει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις και θα επιλέξει κάποια τυχαία τιμή.

• Στη συνέχεια, επιλέγουμε το εύρος δεδομένων για το διάγραμμα ντόνατ.
• Για να το κάνουμε αυτό κάνουμε δεξί κλικ στο ποντίκι και κάνουμε κλικ στο Επιλέξτε δεδομένα .

• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο, κάντε κλικ στο Προσθέστε .

• Σχηματίστε το παράθυρο επιλογής και επιλέξτε την περιοχή κελιών $F$7:$F$8 .

• Αφού κάνετε κλικ στο OK , παρατηρήστε ότι το διάγραμμα ντόνατ εμφανίζεται τώρα με τα δεδομένα που σχετίζονται.
• Μετά από κάποια τροποποίηση, θα μοιάζει κάπως έτσι.

• Για να προσθέσουμε πάνω από αυτό, θα προσθέσουμε ένα ορθογώνιο Πλαίσιο κειμένου σχήμα από την καρτέλα Εισαγωγή.

• Και τοποθετήστε το κουτί στην αδράνεια του ντόνατ και συνδέστε το κουτί με το κελί $H$15 , γνωρίζουμε ότι το κύτταρο $H$15 δείχνει το ποσοστό των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί στο έργο.
• Έτσι, αν για οποιονδήποτε λόγο αλλάξουν τα δεδομένα μας, το ποσοστό ολοκλήρωσης εργασιών θα αλλάξει επίσης τόσο στο διάγραμμα ντόνατ όσο και στο πλαίσιο κειμένου.

• Μετά από αυτό, θα προσθέσουμε τα ονόματα των διαχειριστών έργων και τον πίνακα επιδόσεών τους στο ταμπλό.
• Για να το κάνουμε αυτό, θα προσθέσουμε ένα αναπτυσσόμενο μενού για την αξιολόγηση της απόδοσης κάθε διαχειριστή στο Gantt διάγραμμα.
• Αφού προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού από το Προγραμματιστής Προσθέτουμε το όνομα του διαχειριστή στο αναπτυσσόμενο μενού.

• Αφού προσθέσουμε τα ονόματα, εισάγουμε τον τύπο στο κελί D15 :

• Στη συνέχεια, εισάγουμε τον ακόλουθο τύπο στο κελί D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Εισάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί D17 :

• Επόμενο επιλέξτε το κελί D18 και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

• Εισάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί D19 :

• Μπορείτε να εναλλάσσεστε μεταξύ των διαχειριστών στο αναπτυσσόμενο μενού και να βλέπετε την απόδοσή τους να αλλάζει δυναμικά στον πίνακα.
• Στη συνέχεια, ο er θα χρησιμοποιήσει ένα άλλο διάγραμμα ντόνατ στο φύλλο εργασίας, μέσω της καρτέλας insert.
• Στη συνέχεια συνδέουμε τις τιμές με το διάγραμμα, κάνοντας δεξί κλικ με το ποντίκι και κάνοντας κλικ στο Επιλέξτε δεδομένα .
• Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο κάντε κλικ στο Προσθέστε .
• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το εύρος του κελιού $D$16:$D$17 στο Τιμές σειράς .
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επεξεργασία στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.

• Στη συνέχεια εισάγετε το εύρος των κελιών $B$16:$C$17 για να καθορίσετε τα ονόματα των περιοχών.
• Τώρα, καθώς αλλάζουμε το του διευθυντή όνομα, το διάγραμμα ντόνατ θα αλλάξει ανάλογα.

• Τώρα το ταμπλό μας είναι έτοιμο να παρακολουθεί πολλαπλά έργα στο Excel σε ένα μέρος.

Ελπίζω ότι αυτό το πρότυπο θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά πολλαπλά έργα στο Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου στο Excel (Κατεβάστε το δωρεάν πρότυπο)

Συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, το ερώτημα "Πώς να παρακολουθείτε πολλαπλά έργα στο Excel" απαντάται εδώ με την παροχή ενός δείγματος προτύπου Excel. Χρησιμοποιήσαμε ένα Gantt διάγραμμα για τους σκοπούς της παρακολούθησης και στη συνέχεια πρόσθεσε μια σειρά από διαγράμματα, προκειμένου να κάνει τη διαχείριση πολλαπλών έργων πολύ πιο εύκολη.

Για αυτό το πρόβλημα, επισυνάπτεται ένα δείγμα βιβλίου εργασίας όπου μπορείτε να εξασκηθείτε στην παρακολούθηση πολλαπλών έργων.

Μη διστάσετε να κάνετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια μέσω της ενότητας σχολίων. Οποιαδήποτε πρόταση για τη βελτίωση του Exceldemy κοινότητα θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα