Кәдімгі күнде жоба менеджері бірнеше жобаны бір уақытта басқаруы керек. Бұл жобаларды қадағалау, егер олар дұрыс ұйымдастырылмаса, жалықтыруы мүмкін. Динамикалық жиынтық көріністің болуы да көп көмектесуі мүмкін. Excel бағдарламасындағы бірнеше жобаны бір уақытта қалай қадағалауға болатындығы туралы мәселені шешу үшін біз Excel бағдарламасындағы бірнеше жобаларды бақылау үшін парақты тәжірибеге және өзгертуге болатын түсініктемелері бар Excel үлгісін ұсындық.

Үлгіні жүктеп алу

Осы үлгіні төменде жүктеп алыңыз.

Бірнеше жобаларды қадағалау.xlsx

Бізге жобаны бақылау құралы не үшін қажет?

Project Tracker пайдаланудың негізгі қажеттілігі тиімсіздігінен және ресурстарды бөлудің пропорциясыздығынан туындайды. Жоба трекері бізге аз ресурстармен көп нәрсеге қол жеткізуге көмектеседі. Негізгі себептер төменде келтірілген.

• Тапсырманың толып кетуі
• Ресурстарды бөлу
• Тіркелген басымдық тізімі жоқ

Жобаның артықшылықтары Трекер

Жоба трекерін басқарудың өзі аз уақытты алса да, нәтиже күш салуға тұрарлық.

Бірнеше жобаларды бақылау құралының артықшылықтары өте аз:

• Тым көп егжей-тегжейге кірмей-ақ деректерге шолу жасайды.
• Процесті еш қиындықсыз қайталай алады.
• Ресурстарды тиімді пайдалану.
• Мүмкіндік Бір тапсырмадан екіншісіне өту.

Бірнеше тапсырманы бақылау үшін үлгі жасау қадамдары диаграмма.

Әзірлеуші қойындысынан ашылмалы мәзірді қосқаннан кейін. Ашылмалы мәзірге менеджердің атын қосамыз.

• Аттарды қосқаннан кейін<6 ұяшығына формуланы енгіземіз> D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Одан кейін <ұяшығына келесі  формуланы енгіземіз 6>D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Келесі мәнді енгізіңіз D17 ұяшығындағы формула:

=D15-D16

• Келесі ұяшықты таңдау D18 және келесі формуланы енгізіңіз:

=D16/D15

• Келесі мәнді енгізіңіз D19 ұяшығындағы формула:

=1-D18

• Басқарушылар арасында ауысуға болады ашылмалы мәзірде және олардың өнімділігінің динамикалық түрде өзгеретінін кестеде қараңыз.
• Келесі кірістіру қойындысы арқылы жұмыс парағындағы басқа пончик диаграммасын пайдаланады.
• Содан кейін біз оны байланыстырамыз. тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Деректерді таңдау түймесін басу арқылы диаграммамен мәндерді таңдаңыз.
• Содан кейін жаңа терезеде Қосу түймесін басыңыз.
• Содан кейін Se тармағына $D$16:$D$17 ұяшығының ауқымын енгізіңіз. ries мәндері .
• Осыдан кейін OK түймесін басыңыз.

• Содан кейін терезенің оң жағындағы Өңдеу белгішесін басыңыз.

• Келесі ұяшықтар ауқымын енгізіңіз $B$16:$C$17 ауқым атауларын көрсету үшін.
• Енді біз менеджердің атын өзгерткен кезде, пончик диаграммасы да боладысәйкес өзгертіңіз.

• Енді біздің бақылау тақтасы Excel бағдарламасындағы бірнеше жобаларды бір жерде бақылауға дайын.

Бұл үлгі Excel бағдарламасындағы бірнеше жобаларды тиімді бақылауға және басқаруға көмектеседі деп үміттенеміз.

Толығырақ оқу: Excel бағдарламасында жобаның орындалу барысын бақылау жолы (Жүктеп алу) Тегін үлгі)

Қорытынды

Қорытындылау үшін, Excel бағдарламасындағы бірнеше жобаларды қалай бақылауға болады» деген сұраққа Excel үлгісі үлгісін беру арқылы жауап беріледі. Біз бақылау мақсаттары үшін Гантт диаграммасын қолдандық, содан кейін бірнеше жобаны басқаруды жеңілдету үшін диаграммалар жолын қостық.

Бұл мәселе үшін жұмыс кітабының үлгісі тіркеледі. бірнеше жобаны қадағалауды үйрене алады.

Пікірлер бөлімі арқылы кез келген сұрақтарды немесе кері байланыстарды қоюға болады. Exceldemy қауымдастығын жақсартуға арналған кез келген ұсыныс өте бағаланатын болады

Бір Excel үлгісінде бірнеше жобаларды бақылау мақсатында біз осы жерге үлгі жұмыс парағын қосамыз. Excel бағдарламасында бірнеше жобаларды қадағалау үшін бізге бүкіл жобаның қысқаша мазмұны мен шолуын қамтамасыз ететін әртүрлі диаграмма түрлері бар бірнеше парақ жасау керек.

1-қадам: Бірнеше жобалардан деректерді жинау

Осы жобаны бақылау Excel үлгісін жасау алдындағы ең маңызды қадам, біз тапсырмалар тізімін жасап, оларды бөлек жобаларға бөлуіміз керек. Біз оларды жоба ақпараты ретінде де анықтай аламыз.

• Біріншіден, деректерді реттеңіз, бұл жобаңызды кішірек тапсырмаларға бөлуді білдіреді, содан кейін оларды басталу күндері мен аяқталу күндеріне жоспарлауды білдіреді.
• Сонымен қатар , тапсырмаға жауапты болатын менеджерді тағайындаңыз.
• Олардың орындалу барысын белгілеңіз. Оны параққа жазып алыңыз.

• Кейін жаңа жұмыс парағын жасаңыз және сол жұмыс парағынан деректер парағы қойындысындағы барлық деректерді байланыстырыңыз.
• Содан кейін біз әр тапсырманың орындалған күн санын есептеу үшін жұмсалған күндер бағанын қосамыз.
• Ол үшін ұяшыққа келесі формуланы енгізіңіз. G3 .

• Содан кейін Толтыру тұтқасы белгішесін келесіге сүйреңіз ұяшық G32 .
• Енді G3 G32 ұяшықтар ауқымы енді Бастау күні<7 арасындағы айырмашылықтармен толтырылған> және әрқайсысының Орындалу мерзімі тапсырма.

• Енді G3 - G32 ұяшықтар ауқымы енді арасындағы айырмашылықтармен толтырылған. әр тапсырманың Басталу күні және Орындалу күні .

• Кейін, біз қалай әрекет ететінін қосамыз. осы күнге дейін әр тапсырмаға көп күн жұмсалды. L3 ұяшығына келесі формуланы енгізіңіз:

=G3*F3

• Толтыру тұтқасын L32 ұяшығына сүйреп апарыңыз, содан кейін L3:L32 ұяшығының ауқымы енді әр ұяшыққа жұмсалған күндермен толтырылғанын байқайсыз. тапсырма.

2-қадам: Гант диаграммасын дайындаңыз

Жобаның хронологиясын нақты шолу үшін пайдаланушы жасай алады. Гант бірнеше жобаларға бөлінген тапсырмалар диаграммасы. Бұл қадамда біз IF және Күн функцияларын қолданамыз.

• Енді осы ақпаратты пайдаланып Гант диаграммасын дайындаймыз. .
• Ол үшін біз шартты пішімдеуді қолданамыз және оған дейін барлық орындалған тапсырмалар үшін уақыт кестесін жасауымыз керек.
• Ол үшін біз хронологияның бастапқы күнін белгіледік. содан кейін уақыт шкаласының соңғы күнін орнатыңыз. Бұл жағдайда, бұл 3 ақпан 2020 және соңғы мерзімі 27 сәуір 2021 .
• Әр күн үшін уақыт кестесін орнату қажет болғандықтан, біз төмендегі формула:

Одан кейін Толтыру тұтқасын көлденеңінен 2021 жылдың 27 сәуіріне дейін сүйреңіз .

• Келесі мәтінді тігінен көрсету үшін ұяшықтарды пішімдеңізаз кеңістікте көбірек жолдарды көру үшін.

• Осыдан кейін барлық тақырыптар сағат тіліне қарсы бұрылғанын байқайсыз.

• Одан кейін J3 ұяшығын таңдап, келесі формуланы енгізіңіз:

• Одан кейін Толтыру тұтқасын көлденеңінен сүйреңіз.
• Оны орындасаңыз, “ X ” белгіленеді. қандай тапсырма орындалды.

Мысалы, басқа ұяшықтар үшін бірдей процесті қайталаңыз. J4 ұяшығын, содан кейін келесі формуланы таңдаңыз.

Және Толтыру тұтқасы белгішесін көлденең соңы.

• Барлық жолдар үшін формуланы қайталау тапсырманың барлық уақыт шкаласын белгілейді.

• Кейін, біз сол белгілерден Гант диаграммасын жасау үшін шартты пішімдеуді пайдаланады.
• Ол үшін алдымен Үйдегі Шартты пішімдеу түймесін басыңыз. қойындысын.
• Одан кейін Жаңа ережелер түймесін басыңыз.

• Содан кейін жаңа терезеде <тармағын таңдаңыз. 6> Ереже түрін таңдау жолағындағы опциялары бар ұяшықтарды ғана пішімдеңіз.
• Сондықтан, ашылмалы мәзірден Тек бар ұяшықтарды пішімдеу опциясын таңдаңыз. Арнайы мәтін бірінші ашылмалы терезеде және екінші ашылмалы терезеде Құрамында тармағын таңдаңыз.
• Үшінші жолақта біз белгі әріпімізді көрсетуіміз керек. x, тапсырма уақыт шкаласын x белгісімен белгілеу үшін қоямыз.
• Одан кейін түймесін басыңыз. Пішім .

• Кейін, жаңа пішім терезесінде Толтыру қойындысына өтіп, содан кейін Fill Effects түймесін басыңыз.

• Содан кейін Fill Effects терезесінде таңдаңыз. Екі түс .
• Осыдан кейін қажетті түсті таңдаңыз, Түс 2 және <ретінде Қара және Ақ таңдаймыз. 6>Түс 1 .
• Содан кейін Көлеңкелеу мәнерлерінде Көлденең таңдаңыз.
• Келесі, инварианттар, қалаған нұсқаларды таңдаңыз. Біз ортаңғы жолақты таңдаймыз.
• Пішімдеудің жұмыс парағында қалай көрінетінін көрсететін үлгі терезе болады.
• Осыдан кейін OK түймесін басыңыз.

• Содан кейін Шрифт қойындысында қалаған түсті таңдаңыз. Біз Қара әріпті x қара фонмен араластыру үшін таңдаймыз.
• Осыдан кейін OK түймесін басыңыз.

• OK түймесін басқаннан кейін осы терезеде Пішімдеу ережесін өңдеу терезесіне қайта ораламыз. Жарайды түймесін басыңыз.

• Содан кейін біз қайтадан Шартты пішімдеу ережелерінің реттеушісі терезесіне ораламыз.
• Осыдан кейін Қолдану түймесін басыңыз.

• Гант диаграммасы дайын болады және өте жақсы көрінеді.

Осы Гант диаграммасын жақсырақ өңдеу үшін айналдыру жолағын қосуға болады.

• Ол үшін жұмыс парағындағы Әзірлеуші ​​ қойындысын басыңыз.
• Одан кейін Кірістіру пәрменін басыңыз.ашылмалы мәзірді таңдап, Айналдыру жолағын (Басқарудан) басыңыз.

• Осыдан кейін экранда айналдыру түймесі пайда болады. жұмыс парағы.
• Айналдыру түймешігінің өлшемін өзгертіп, оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
• Одан кейін Форматты басқару түймесін басыңыз.

Жаңа Форматты басқару терезесінде, Басқару қойындысында сіз байланыстырғыңыз келетін ұяшықтың орнын енгізіңіз., бұл жағдайда біз таңдаймыз $E$38 .

• Одан кейін қалауыңыз бойынша ең төменгі мәнді таңдаңыз, біз осы жерден 3-ті таңдаймыз.
• Содан кейін сіздің қалауыңыз бойынша максималды мәнді таңдаңыз, біз таңдаймыз Мұнда 400, өйткені біз мұнда 365 күннен астам уақытпен айналысып жатырмыз.
• Күн сайын жүріп жатқандықтан, 1 ретінде қосымша өзгеріс таңдаңыз.
• Жарайды <түймесін басыңыз. 7>осыдан кейін.

• Одан кейін J2 ұяшығын таңдап, $ ұяшығын байланыстыру үшін келесі формуланы енгіземіз. E$38 осы күнге дейін.

• Формуланы енгізгеннен кейін, күні өзгеріссіз қалады. бірақ енді ол $E$38 ұяшығына қосылған. енді біз айналдыру жолағын жылжытқанда, $E$38 ұяшығының мәні артады және күн де ​​өседі. келесі ұяшықтар.
• Және осылайша айналдыру жолағы дұрыс жұмыс істейді.
• Біздің Гант диаграммасы енді аяқталды.

3-қадам : Өнімділік матрицалық диаграммаларын жасау

Келесі қадам бірнеше жобаның динамикалық бақылауы негізінде өнімділік матрицалық диаграммаларын жасау болып табылады. Анаудиаграммалар бізге динамикалық шолу береді және әртүрлі жобаларды бір үлгіде басқаруға көмектеседі. Бұл қадамды аяқтау үшін біз SUMIF және AVERAGEIF функцияларынан көмек аламыз.

• Енді біз Жоба өнімділігі<7 деп аталатын жаңа жұмыс парағын ашамыз>.
• Одан кейін төмендегі суреттегідей кесте құрыңыз.

• Содан кейін F26 ұяшығына формуланы енгізіңіз. :

Және Толтыру тұтқасын F28 ұяшығына сүйреңіз.

• Одан кейін G26 ұяшығына формуланы енгізіңіз:

Және Толтыру тұтқасын G28 ұяшығына сүйреңіз.

• Содан кейін <6 ұяшығына формуланы енгізіңіз>H26 :

Және Толтыру тұтқасын G28 ұяшығына сүйреңіз.

Содан кейін кесте осылай болады.

• Негізінен біз қанша екенін салыстырамыз. әр жобаны аяқтау және олардың қаншалықты прогреске қол жеткізгенін бақылайтын күндер қажет. Содан кейін біз әлі қанша жоба жұмысы қалғанын есептедік.
• Одан кейін біз бірнеше жобалардың орындалу барысын салыстыруды көрсететін бағаналы диаграмма жасаймыз.
• Ол үшін кірістіру қойындысына өтіп, түймесін басыңыз. 100% жинақталған баған .

• Диаграмма пайда болған кезде диаграмма аймағын басыңыз және тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз .
• Мәтінмәндік мәзірден Деректерді таңдау түймесін басыңыз.

• Содан кейін таңдаңызДеректер көздері терезесі, Қосу түймесін басыңыз.

• Содан кейін жаңа терезеде ұяшықтар ауқымын таңдаңыз. серия атауы $E$26:$E$28 .
• Және қатар мәні ретінде ұяшықтар ауқымын $G$26:$G$28 таңдаңыз.
• Осыдан кейін OK түймесін басыңыз.

• Содан кейін алдыңғы қадамға ұқсас Қосу<7 түймесін басыңыз> түймесін қайтадан басыңыз және келесі ұяшықтар ауқымын таңдаңыз $E$26:$E$28 .
• Кейін, $H$26:$H$28 ұяшықтар ауқымын таңдаңыз. Қатар мәндері .
• Осыдан кейін OK түймесін басыңыз.

• Енді Диаграммаға ось атын қосу үшін Өңдеу түймесін басыңыз.

• Содан кейін ұяшықтар ауқымын таңдаңыз. E$26:$E$28 қорапта.

• Енді жоба атауларының оң жағында көрсетілгенін көресіз. Дерек көзін таңдаңыз. ол диаграммада да көрінеді.

• Осыдан кейін OK басыңыз. .

Енді сіз диаграмманы толық түрде көресіз.

4-қадам: G Enate Dashboard

Жазғы стильдегі презентация жасау үшін біз жобаларды тиімді қадағалауға көмектесетін әртүрлі өнімділік критерийлері негізінде осы қадам бойынша тағы бірнеше диаграммалар жасаймыз. SUMIF функциясы осы жерде пайдаланылады.

• Енді жаңа жұмыс парағында біз төмендегідей жаңа кесте қосамыз.

• Содан кейін қанша күн өткіздік, қанша күн өткіздік деген құндылықты байланыстырыңыз H13 - H16 ұяшықтары ауқымындағы жалпы жобада қалған және т.б..
• Одан кейін Кірістіру қойындысынан қалыпты пончик диаграммасын кірістіреміз , диаграмма әдепкі параметрлерді көрсетеді және кездейсоқ мәнді таңдайды.

• Содан кейін біз пончик диаграммасы үшін деректер ауқымын таңдаймыз.
• Ол үшін тінтуірдің оң жақ түймешігін басып, Деректерді таңдау түймесін басыңыз.

• Содан кейін жаңа терезеде, Қосу түймесін басыңыз.

• Таңдау терезесін жасаңыз және ұяшықтар ауқымын таңдаңыз $F$7:$ F$8 .

• Жарайды түймесін басқаннан кейін пончик диаграммасы қазір байланыстырылған деректермен көрсетілетінін байқаңыз.
• Кейбір өзгертулерден кейін ол аздап осылай көрінеді.

• Осының үстіне тіктөртбұрышты <қосамыз. 6>Кірістіру қойындысынан мәтін ұясы пішіні.

• Және қорапты пончиктің бос орнына қойып, қорапты ұяшықпен байланыстырыңыз $H$15 , біз $H$15 ұяшығы c жұмысының пайызын көрсететінін білеміз жобада жойылған.
• Егер қандай да бір себептермен деректеріміз өзгерсе, жұмыстың аяқталу пайызы пончик диаграммасында да, мәтін ұясында да өзгереді.

• Одан кейін бақылау тақтасына жоба менеджерлерінің аттары мен олардың өнімділік матрицасын қосамыз.
• Ол үшін біз әрбір менеджердің жұмысын бағалауға арналған ашылмалы тізімді қосамыз. Гант