რეგულარულ დღეს, პროექტის მენეჯერმა უნდა მართოს რამდენიმე პროექტი ერთდროულად. ამ პროექტების თვალყურის დევნება შეიძლება იყოს დამღლელი, თუ ისინი სწორად არ არის ორგანიზებული. დინამიური შემაჯამებელი ხედვის ქონა ასევე ძალიან დაგეხმარებათ. იმისათვის, რომ გადავჭრათ საკითხი, თუ როგორ შეგვიძლია თვალყური ადევნოთ რამდენიმე პროექტს Excel-ში ერთდროულად, ჩვენ მივაწოდეთ Excel-ის შაბლონი ახსნა-განმარტებით, სადაც შეგიძლიათ ივარჯიშოთ და შეცვალოთ ფურცელი თქვენი სურვილისამებრ, რომ თვალყური ადევნოთ თქვენს მრავალ პროექტს Excel-ში.

ჩამოტვირთეთ შაბლონი

ჩამოტვირთეთ ეს შაბლონი ქვემოთ.

Track Multiple Projects.xlsx

რატომ გვჭირდება Project Tracker?

პროექტის ტრეკერის გამოყენების ძირითადი აუცილებლობა გამოწვეულია არაეფექტურობით და რესურსების განაწილების არაპროპორციით. პროექტის ტრეკერი დაგვეხმარება ნაკლები რესურსით მეტის მიღწევაში. ძირითადი მიზეზები ჩამოთვლილია ქვემოთ.

• დავალებების გადაჭარბება
• რესურსების განაწილება
• ფიქსირებული პრიორიტეტების სია არ არის

პროექტის უპირატესობები ტრეკერი

მიუხედავად იმისა, რომ თავად პროექტის ტრეკერის მართვას ცოტა დრო სჭირდება, შედეგი ღირს ძალისხმევად.

Multiple Projects tracker-ის უპირატესობები საკმაოდ მცირეა:

• აძლევს მონაცემთა მიმოხილვას ზედმეტი დეტალების გარეშე.
• შეიძლება პროცესის გამეორება ყოველგვარი შეფერხების გარეშე.
• რესურსების ეფექტური გამოყენება.
• შესაძლებელია ერთი ამოცანიდან მეორეზე გადახტომა.

ნაბიჯები შაბლონის შესაქმნელად, რათა თვალყური ადევნოთ მრავალჯერადს დიაგრამა.

ჩამოშლილი მენიუს დამატების შემდეგ დეველოპერი ჩანართიდან. ჩამოსაშლელ მენიუში ვამატებთ მენეჯერის სახელს.

• სახელების დამატების შემდეგ შევიყვანთ ფორმულას უჯრედში D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• შემდეგ შევიყვანთ შემდეგ ფორმულას უჯრედში D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა უჯრედში D17 :

=D15-D16

• შემდეგი აირჩიეთ უჯრედი D18 და შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა:

=D16/D15

• შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა უჯრედში D19 :

=1-D18

• შეგიძლიათ გადახვიდეთ მენეჯერებს შორის ჩამოსაშლელ მენიუში და ნახეთ, როგორ იცვლება მათი შესრულება დინამიურად ცხრილში.
• შემდეგში გამოიყენებს სხვა დონატ დიაგრამას სამუშაო ფურცელში, ჩასმის ჩანართის მეშვეობით.
• შემდეგ ჩვენ ვაკავშირებთ მნიშვნელობები დიაგრამით, მაუსის მარჯვენა ღილაკით დაჭერით და Select Data .
• შემდეგ ახალ ფანჯარაში დააწკაპუნეთ Add .
• შემდეგ შეიყვანეთ უჯრედის დიაპაზონი $D$16:$D$17 Se-ში ries მნიშვნელობები .
• დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.

• შემდეგ დააწკაპუნეთ რედაქტირება ხატულაზე ფანჯრის მარჯვენა მხარეს.

• შემდეგ შეიყვანეთ უჯრედების დიაპაზონი $B$16:$C$17 დიაპაზონის სახელების დასაზუსტებლად.
• ახლა, როგორც ჩვენ შევცვლით მენეჯერის სახელს, დონატის დიაგრამაცშეცვალეთ შესაბამისად.

• ახლა ჩვენი დაფა მზად არის თვალყური ადევნოს რამდენიმე პროექტს Excel-ში ერთ ადგილას.

ვიმედოვნებთ, რომ ეს შაბლონი დაგეხმარებათ აკონტროლოთ და მართოთ მრავალი პროექტი Excel-ში.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ თვალყური ადევნოთ პროექტის პროგრესს Excel-ში (ჩამოტვირთვა უფასო შაბლონი)

დასკვნა

შესაჯამებლად, კითხვაზე „როგორ მივადევნოთ თვალი მრავალ პროექტს Excel-ში“ პასუხი აქ მოცემულია Excel-ის შაბლონის ნიმუშის მიწოდებით. ჩვენ გამოვიყენეთ Gantt დიაგრამა თვალთვალის მიზნებისთვის და შემდეგ დავამატეთ დიაგრამების სტრიქონი, რათა გაადვილებულიყო მრავალი პროექტის მართვა.

ამ პრობლემისთვის, დართულია სამუშაო წიგნის ნიმუში, სადაც თქვენ შეუძლია მრავალი პროექტის თვალთვალის პრაქტიკა.

შეგიძლიათ დაუსვათ ნებისმიერი შეკითხვა ან გამოხმაურება კომენტარების განყოფილების მეშვეობით. ნებისმიერი შემოთავაზება Exceldemy საზოგადოების გასაუმჯობესებლად ძალიან დასაფასებელია

ჩვენ დავამატებთ სამუშაო ფურცლის ნიმუშს აქ, მრავალი პროექტის თვალთვალის მიზნით ერთ Excel შაბლონში. Excel-ში რამდენიმე პროექტს თვალყურის დევნებისთვის, ჩვენ უნდა შევქმნათ მრავალი ფურცელი სხვადასხვა ტიპის დიაგრამებით, რომლებიც მოგვცემს მთლიანი პროექტის შეჯამებას და მიმოხილვას.

ნაბიჯი 1: მონაცემთა შეგროვება მრავალი პროექტიდან

ყველაზე გადამწყვეტი ნაბიჯი ამ პროექტის თვალთვალის Excel შაბლონის გაკეთებამდე, ჩვენ უნდა შევქმნათ ამოცანების სია და გავანაწილოთ ისინი ცალკეულ პროექტებში. ჩვენ ასევე შეგვიძლია მათი იდენტიფიცირება, როგორც პროექტის ინფორმაცია.

• პირველ რიგში, მონაცემების ორგანიზება, რაც გულისხმობს თქვენი პროექტის დაყოფას მცირე ამოცანებად, შემდეგ კი მათი დაგეგმვა დაწყების თარიღად და ვადების მიხედვით.
• ასევე. , დანიშნეთ მენეჯერი, რომელიც პასუხისმგებელია დავალებაზე.
• მონიშნეთ მათი პროგრესი. და ჩაწერეთ იგი ფურცელზე.

• შემდეგ, შექმენით ახალი სამუშაო ფურცელი და ამ სამუშაო ფურცლიდან დააკავშირეთ ყველა მონაცემი მონაცემთა ცხრილის ჩანართიდან.
• შემდეგ ჩვენ დავამატებთ გატარებული დღეების სვეტს, რათა გამოვთვალოთ თითოეული დავალების შესრულების დღეების რაოდენობა .
• ამისთვის შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა უჯრედში. G3 .

• და შემდეგ გადაიტანეთ შევსების სახელურის ხატულა აქ უჯრედი G32 .
• ახლა უჯრედების დიაპაზონი G3 G32 ახლა ივსება განსხვავებებით დაწყების თარიღს<7 შორის> და თითოეულის შესასრულებელი თარიღი ამოცანა.

• ახლა უჯრედების დიაპაზონი G3 G32 ახლა ივსება განსხვავებებით თითოეული ამოცანის დაწყების თარიღი და სრული თარიღი .

• შემდეგ, ჩვენ დავამატებთ როგორ ბევრი დღე დაიხარჯა თითოეულ დავალებაზე დღემდე, ამისათვის. შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა უჯრედში L3 :

=IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","")

• გადაათრიეთ შევსების სახელური უჯრედში L32 , შემდეგ შეამჩნევთ, რომ უჯრედის L3:L32 დიაპაზონი ახლა ივსება თითოეულში გატარებული დღეებით. ამოცანა.

ნაბიჯი 2: მოამზადეთ Gantt Chart

პროექტის ვადების მკაფიო მიმოხილვის მისაღებად მომხმარებელს შეუძლია შექმნას Gantt მრავალ პროექტში განაწილებული ამოცანების სქემა. ჩვენ ვაპირებთ გამოვიყენოთ IF და Date ფუნქციები ამ ეტაპზე.

• ახლა ჩვენ მოვამზადებთ Gantt დიაგრამას ამ ინფორმაციის გამოყენებით. .
• ამისთვის ჩვენ გამოვიყენებთ პირობით ფორმატირებას და მანამდე უნდა შევქმნათ ვადები ყველა შესრულებული ამოცანისთვის.
• ამისთვის ჩვენ დავაყენეთ საწყისი თარიღი ჩვენი დროის ხაზისთვის. და შემდეგ დააყენეთ ვადების საბოლოო თარიღი. ამ შემთხვევაში, ეს არის 3 თებერვალი 2020 და საბოლოო ვადა არის 2021 წლის 27 აპრილი .
• რადგან ჩვენ გვჭირდება დავაყენოთ ვადები ყოველი დღისთვის, ჩვენ ვაყენებთ ფორმულა ქვემოთ:

შემდეგ გადაიტანეთ შევსების სახელური ჰორიზონტალურად 2021 წლის 27 აპრილამდე .

• შემდეგი უჯრედების ფორმატირება ტექსტის ვერტიკალურად საჩვენებლადიმისათვის, რომ ნახოთ მეტი მწკრივი ნაკლებ სივრცეში.

• ამის შემდეგ შეამჩნევთ, რომ ყველა სათაური ბრუნავს საათის ისრის საწინააღმდეგოდ.

• შემდეგ აირჩიეთ უჯრედი J3 და შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა:

• შემდეგ გადაიტანეთ შევსების სახელური ჰორიზონტალურად.
• ამას მონიშნავს „ X “ რომელი დავალება შესრულებულია.

იგივე პროცესი სხვა უჯრედებისთვის, მაგალითად. აირჩიეთ უჯრედი J4 და შემდეგ შემდეგი ფორმულა.

და გადაიტანეთ შევსების სახელურის ხატულა ჰორიზონტალური დასასრული.

• ფორმულის გამეორება ყველა მწკრივისთვის მონიშნავს ამოცანის ყველა ვადას.

• შემდეგ, ჩვენ გამოიყენებს პირობით ფორმატირებას, რათა შექმნას Gantt დიაგრამა ამ მარკებიდან.
• ამისთვის, ჯერ დააწკაპუნეთ პირობითი ფორმატირება მთავარი tab.
• შემდეგ დააწკაპუნეთ New Rules .

• შემდეგი, ახალ ფანჯარაში აირჩიეთ უჯრიდან აირჩიეთ წესის ტიპი მხოლოდ უჯრედების დაფორმატება, რომლებიც შეიცავს ვარიანტებს.
• ამიტომ ჩამოსაშლელი მენიუში უჯრედების მხოლოდ ფორმატირება აირჩიეთ კონკრეტული ტექსტი პირველ ჩამოსაშლელ ველში და აირჩიეთ შეიცავს მეორე ჩამოსაშლელ ველში.
• მესამე ველში უნდა მივუთითოთ ჩვენი ნიშნის ასო. ჩვენ ვაყენებთ x, როგორც გვინდა დავალების ვადების ხაზი x-ით აღვნიშნოთ.
• შემდეგ დააწკაპუნეთ ფორმატი .

• შემდეგ, ახალი ფორმატის ფანჯარაში გადადით შევსება ჩანართზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ Fill Effects .

• შემდეგ ფანჯარაში Fill Effects აირჩიეთ ორი ფერი .
• ამის შემდეგ, აირჩიეთ სასურველი ფერი, ჩვენ ვირჩევთ შავი და თეთრი როგორც ფერი 2 და ფერი 1 .
• შემდეგ დაჩრდილვის სტილებში აირჩიეთ ჰორიზონტალური .
• შემდეგი, უცვლელი, აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ვარიანტები. ჩვენ ვირჩევთ შუა ზოლს.
• იქ იქნება ნიმუში ფანჯარა, რომელიც აჩვენებს, თუ როგორ გამოიყურება ფორმატირება სამუშაო ფურცელში.
• დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.
• 11>

  

  • შემდეგ შრიფტი ჩანართში აირჩიეთ სასურველი ფერი. ჩვენ ვირჩევთ შავს ასოს x შავ ფონთან შესარევად.
  • დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.

  

  • OK-ზე დაწკაპუნების შემდეგ, ჩვენ დავბრუნდებით ფორმატირების წესის რედაქტირების ფანჯარაში, ამ ფანჯარაში. დააწკაპუნეთ OK .

  

  • შემდეგ ჩვენ კვლავ ვუბრუნდებით პირობითი ფორმატირების წესების მენეჯერის ფანჯარას.
  • დააწკაპუნეთ Apply ამის შემდეგ.

  

  • Gantt დიაგრამა მზად იქნება და საკმაოდ კარგად ჩანს.

  

  ჩვენ შეგვიძლია დავამატოთ გადახვევის ზოლი ამ Gantt დიაგრამის უკეთ მართვისთვის.

  • ამისთვის, დააწკაპუნეთ Developer ჩანართზე სამუშაო ფურცელში.
  • შემდეგ დააჭირეთ Insert ბრძანებასჩამოსაშლელი მენიუ და დააწკაპუნეთ გადახვევის ზოლზე (კონტროლიდან) .

  

  • ამის შემდეგ, გადახვევის ღილაკი გამოჩნდება სამუშაო ფურცელი.
  • შეცვალეთ გადახვევის ღილაკის ზომა და შემდეგ დააწკაპუნეთ მასზე მარჯვენა ღილაკით.
  • შემდეგ დააწკაპუნეთ Format Control .

  

  ახალ Format Control ფანჯარაში, Control ჩანართში შეიყვანეთ იმ უჯრედის მდებარეობა, რომლის მიბმაც გსურთ. ამ შემთხვევაში, ჩვენ ვირჩევთ $E$38 .

  • შემდეგ აირჩიეთ მინიმალური მნიშვნელობა, როგორც თქვენი სურვილი, ჩვენ ვირჩევთ 3 აქ.
  • შემდეგ აირჩიეთ მაქსიმალური მნიშვნელობა როგორც თქვენი სურვილი, ჩვენ ვირჩევთ 400 აქ, რადგან აქ საქმე გვაქვს 365 დღეზე მეტთან.
  • აირჩიეთ დამატებითი ცვლილება როგორც 1, რადგან ყოველდღიურად ვაგრძელებთ.
  • დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.

  

  • შემდეგ ვირჩევთ უჯრედს J2 და შევიყვანთ შემდეგ ფორმულას უჯრედის დასაკავშირებლად $ 38 E$ ამ თარიღამდე.
  =DATE(2020,2,E38 )

  

  • ფორმულის შეყვანის შემდეგ, თარიღი იგივე რჩება. მაგრამ ახლა ის ახლა დაკავშირებულია უჯრედთან $E$38. ახლა გადახვევის ზოლის გადახვევისას $E$38 უჯრედის ღირებულება გაიზრდება და თარიღი ასევე გაიზრდება შემდგომი უჯრედები.
  • და ასე მუშაობს გადახვევის ზოლი ახლა გამართულად.
  • ჩვენი Gantt დიაგრამა დასრულებულია.

  ნაბიჯი 3 : შექმენით შესრულების მატრიცული დიაგრამები

  შემდეგი ნაბიჯი არის მუშაობის მატრიცის დიაგრამების შექმნა მრავალჯერადი პროექტის დინამიური თვალთვალის საფუძველზე. იმათდიაგრამები მოგვცემს მიმოხილვას, რომელიც არის დინამიური და გვეხმარება სხვადასხვა პროექტების მართვაში ერთ შაბლონში. ამ ნაბიჯის დასასრულებლად ჩვენ გამოვიყენებთ დახმარებას SUMIF და AVERAGEIF ფუნქციებიდან.

  • ახლა ვხსნით ახალ სამუშაო ფურცელს სახელად Project Performance .
  • შემდეგ შექმენით ცხრილი, როგორც ქვემოთ მოცემული სურათი.

  

  • შემდეგ შეიყვანეთ ფორმულა უჯრედში F26 :
  =SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]])

  და გადაიტანეთ შევსების სახელური უჯრედში F28.

  

  • შემდეგ შეიყვანეთ ფორმულა უჯრედში G26 :
  =AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress])

  და გადაიტანეთ შევსების სახელური უჯრედში G28 .

  

  • შემდეგ შეიყვანეთ ფორმულა უჯრედში H26 :
  =1-G26

  და გადაიტანეთ შევსების სახელური უჯრედში G28 .

  

  მაშინ ცხრილი გარკვეულწილად ასე გამოიყურება.

  

  • ძირითადად, რაც გავაკეთეთ არის ის, რომ შევადარეთ რამდენი დღეებში, თითოეულ პროექტს დასჭირდება დასრულება და თვალყური ადევნეთ რამდენად პროგრესს მიაღწიეს მათ რეალურად. შემდეგ ჩვენ ასევე გამოვთვალეთ, რამდენი პროექტი დარჩა ჯერ კიდევ.
  • შემდეგ შევქმნით სვეტების დიაგრამას, რომელიც აჩვენებს მრავალი პროექტის პროგრესის შედარებას.
  • ამისთვის გადადით ჩასმის ჩანართზე და დააწკაპუნეთ 100% დაწყობილი სვეტი .

  

  • როდესაც დიაგრამა გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ დიაგრამის ზონაზე და დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით .
  • კონტექსტური მენიუდან დააწკაპუნეთ აირჩიეთ მონაცემები .

  

  • შემდეგ აირჩიეთმონაცემთა წყაროების ფანჯარა, დააწკაპუნეთ დამატება .

  

  • შემდეგ ახალ ფანჯარაში აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი სერიის სახელი $E$26:$E$28 .
  • და სერიების მნიშვნელობად აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი $G$26:$G$28 .
  • დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.

  

  • შემდეგ წინა ნაბიჯის მსგავსად, დააწკაპუნეთ დამატება დააწკაპუნეთ ხელახლა და აირჩიეთ უჯრედების შემდეგი დიაპაზონი $E$26:$E$28 .
  • შემდეგ აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი $H$26:$H$28 სერიის მნიშვნელობებში .
  • დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ.

  

  • ახლა დააწკაპუნეთ ღილაკზე რედაქტირება , რათა დაამატოთ ღერძის სახელი დიაგრამაზე.

  

  • შემდეგ აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი E$26:$E$28 ყუთში.

  

  • ახლა ნახავთ, რომ პროექტის სახელები წარმოდგენილია მარჯვენა მხარეს აირჩიეთ მონაცემთა წყარო. ის ასევე გამოჩნდება სქემაში.

  

  • დააწკაპუნეთ OK ამის შემდეგ .

  ახლა დაინახავთ დიაგრამას სრული სახით.

  

  ნაბიჯი 4: გ შექმენით Dashboard

  საზაფხულო სტილის პრეზენტაციის გასაკეთებლად, ჩვენ გავაკეთებთ კიდევ რამდენიმე სქემას ამ საფეხურზე სხვადასხვა შესრულების კრიტერიუმებზე დაყრდნობით, რაც დაგვეხმარება პროექტების ეფექტურად თვალყურის დევნებაში. SUMIF ფუნქცია აქ იქნება გამოყენებული.

  • ახლა ახალ სამუშაო ფურცელში ჩვენ დავამატებთ ახალ ცხრილს, როგორც ქვემოთ.

  

  • და შემდეგ დააკავშირეთ მნიშვნელობა რამდენი დღე გავატარეთ, რამდენი დღედარჩენილია მთლიან პროექტში და ა.შ. უჯრედების დიაპაზონში H13 H16 .
  • შემდეგ ჩავსვამთ ნორმალურ დიაგრამას Insert ჩანართიდან , დიაგრამა აჩვენებს ნაგულისხმევ პარამეტრებს და აირჩევს შემთხვევით მნიშვნელობას.

  

  • შემდეგ ვირჩევთ მონაცემთა დიაპაზონს დონატ დიაგრამისთვის.
  • ამისთვის ვაწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით და დააჭირეთ Select Data .

  

  • შემდეგ ახალ ფანჯარაში, დააწკაპუნეთ დამატება .

  

  • შექმენით შერჩევის ფანჯარა და აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი $F$7:$ F$8 .

  

  • OK დაწკაპუნების შემდეგ შენიშნეთ, რომ დონატ დიაგრამა ახლა ნაჩვენებია ასოცირებულ მონაცემებთან.
  • გარკვეული მოდიფიკაციის შემდეგ, ის გარკვეულწილად ასე გამოიყურება.

  

  Იხილეთ ასევე: როგორ გამოვიყენოთ Format Painter Shortcut Excel-ში (5 გზა)
  • ამაზე დასამატებლად, ჩვენ დავამატებთ მართკუთხა Text Box ფორმის ჩასმა ჩანართიდან.

  

  • და მოათავსეთ ყუთი დონატში უმოქმედოდ და მიაბა უჯრა უჯრედს $H$15 , ვიცით, რომ უჯრედი $H$15 აჩვენებს სამუშაოს პროცენტს c დასრულებულია პროექტზე.
  • ასე რომ, თუ რაიმე მიზეზით შეიცვლება ჩვენი მონაცემები, სამუშაოს შესრულების პროცენტი ასევე შეიცვლება როგორც დონატის დიაგრამაში, ასევე ტექსტურ ველში.

  

  • ამის შემდეგ, ჩვენ დავამატებთ პროექტის მენეჯერების სახელებს და მათი შესრულების მატრიცას საინფორმაციო დაფაზე.
  • ამისთვის, ჩვენ დავამატებთ ჩამოსაშლელ მენიუს თითოეული მენეჯერის მუშაობის შესაფასებლად განტი