Un día normal, un xestor de proxecto ten que xestionar varios proxectos á vez. O seguimento destes proxectos pode ser tedioso se non se organizan correctamente. Ter unha visión de resumo que sexa dinámica tamén pode axudar moito. Para resolver o problema de como podemos rastrexar varios proxectos en Excel á vez, proporcionamos un modelo de Excel con explicacións onde podes practicar e modificar a folla segundo a túa vontade para rastrexar os teus múltiples proxectos en Excel.

Descargar modelo.

Descarga este modelo a continuación.

Fai un seguimento de varios proxectos.xlsx

Por que necesitamos o seguimento de proxectos?

A necesidade básica de usar un Rastreador de proxectos vén da ineficiencia e a desproporción da distribución dos recursos. O seguimento de proxectos pode axudarnos a conseguir máis con menos recursos. As principais razóns indícanse a continuación.

• Desbordamento da tarefa
• Distribución dos recursos
• Sen lista de prioridades fixas

Vantaxes do proxecto Seguidor

Aínda que xestionar un seguimento de proxectos en si mesmo leva un pouco de tempo, a saída paga a pena o esforzo.

As vantaxes do seguimento de proxectos múltiples son moitas:

• Ofrece unha visión xeral dos datos sen entrar en demasiados detalles.
• Pode repetir o proceso sen ningún problema.
• Utilización de recursos eficiente.
• Capaz de saltar dunha tarefa a outra.

Pasos para crear un modelo para rastrexar varias gráfico.

Despois de engadir un menú despregable desde a pestana Desenvolvedor . Engadimos o nome do xestor no menú despregable.

• Despois de engadir os nomes, introducimos a fórmula na cela D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Entón introducimos a seguinte fórmula na cela D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Introduza o seguinte fórmula na cela D17 :

=D15-D16

• Seguinte selecciona a cela D18 e introduza a seguinte fórmula:

=D16/D15

• Introduza o seguinte fórmula na cela D19 :

=1-D18

Ver tamén: Como aplicar fórmulas a toda a columna sen arrastrar en Excel

• Podes cambiar entre xestores no menú despregable e verá que o seu rendemento cambia de forma dinámica na táboa.
• A continuación, utilizaremos outro gráfico de rosquillas na folla de traballo, a través da pestana de inserción.
• A continuación, vinculamos o valores co gráfico, premendo co botón dereito do rato e facendo clic en Seleccionar datos .
• A continuación, na nova xanela fai clic en Engadir .
• A continuación, introduza o intervalo da cela $D$16:$D$17 no Se ries values .
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• A continuación, faga clic na icona Editar no lado dereito da xanela.

• A continuación, introduza o intervalo de celas $B$16:$C$17 para especificar os nomes dos intervalos.
• Agora mentres cambiamos o nome do xestor , o gráfico de rosquillas taméncambiar en consecuencia.

• Agora o noso panel de control está preparado para seguir varios proxectos en Excel nun só lugar.

Espero que este modelo che axude a rastrexar e xestionar varios proxectos en Excel de forma eficiente.

Ler máis: Como  seguir o progreso do proxecto en Excel (descargar Modelo gratuíto)

Conclusión

Para resumir, a pregunta "Como rastrexar varios proxectos en Excel" responde aquí proporcionando un modelo de Excel de mostra. Usamos un diagrama de Gantt para o seguimento e despois engadimos unha cadea de gráficos para facilitar moito a xestión de varios proxectos.

Para este problema, adxuntase un libro de exemplo onde se atopa pode practicar o seguimento de varios proxectos.

Non dubide en facer calquera pregunta ou comentario a través da sección de comentarios. Calquera suxestión para mellorar a comunidade Exceldemy será moi apreciable

Engadiremos aquí unha folla de traballo de mostra para o seguimento de varios proxectos nun único modelo de Excel. Para facer un seguimento de varios proxectos en Excel, necesitamos crear varias follas con diferentes tipos de gráficos que nos proporcionarán un resumo e unha visión xeral de todo o proxecto.

Paso 1: recompilar datos de varios proxectos

O paso máis crucial antes de facer este modelo de Excel de seguimento de proxectos, necesitamos crear unha lista de tarefas e distribuílas en proxectos separados. Tamén podemos identificalos como información do proxecto.

• Primeiro, organiza os datos, o que significa dividir o proxecto en tarefas máis pequenas e, a continuación, programalos en datas de inicio e datas de vencemento.
• Tamén , asigna un xestor que vai ser o responsable da tarefa.
• Marque o seu progreso. E anoteo na folla.

• A continuación, cree unha nova folla de traballo e desde esa folla de traballo, ligue todos os datos da pestana da folla de datos.
• A continuación, engadiremos unha columna de días dedicados para calcular o número de días que se completa cada tarefa .
• Para facelo, introduza a seguinte fórmula na cela G3 .

• E logo arrastre a icona Recheo de control ata cela G32 .
• Agora o intervalo de celas G3 a G32 agora está cuberto coas diferenzas entre a Data de inicio e a Data de vencemento de cada untarefa.

• Agora o intervalo de celas G3 a G32 agora está cuberto coas diferenzas entre a Data de inicio e a Data de vencemento de cada tarefa.

• A continuación, engadiremos como moitos días dedicados a cada tarefa ata a data, para facelo. introduza a seguinte fórmula na cela L3 :

=G3*F3

• Arrastre o Recheo de recheo á cela L32 , entón notarás que o intervalo da cela L3:L32 agora está cheo de días dedicados a cada unha.

Paso 2: preparar un diagrama de Gantt

Para ter unha visión xeral clara da liña de tempo do proxecto, o usuario pode crear un Diagrama de Gantt das tarefas distribuídas en múltiples proxectos. Imos utilizar as funcións IF e Data neste paso.

• Agora prepararemos un diagrama de Gantt usando esta información .
• Para iso, utilizaremos o formato condicional e, antes disto, necesitamos crear unha liña de tempo para todas as tarefas realizadas.
• Para iso, establecemos a data inicial para a nosa liña de tempo. e, a continuación, establece a data final da liña de tempo. Neste caso, é 3 de febreiro de 2020 e a data de vencemento final é 27 de abril de 2021 .
• Como necesitamos establecer un calendario para cada día, establecemos a fórmula a continuación:

A continuación, arrastre o Recheo horizontalmente ata o 27 de abril de 2021 .

• A continuación, formatear as celas para mostrar o texto verticalmentepara ver máis filas en menos espazo.

• Despois diso, notarás que agora todas as cabeceiras xiran no sentido antihorario.

• Entón seleccione a cela J3 e introduza a seguinte fórmula:

• A continuación, arrastre o Manija de recheo horizontalmente.
• Ao facelo, marcarase " X " en que tarefa se fixo.

Repita o mesmo proceso para as outras celas, por exemplo. seleccione a cela J4 e, a continuación, a seguinte fórmula.

E arrastre a icona Recheo de control ata o final horizontal.

• Repetir a fórmula para todas as filas marcará toda a liña de tempo da tarefa.

• A continuación, utilizará o formato condicional para crear un diagrama de Gantt a partir dos que marcan.
• Para facelo, primeiro, fai clic en Formato condicional na Inicio
• A continuación, faga clic en Novas regras .

• A continuación, na nova xanela, seleccione Formatar só as celas que conteñan opcións da caixa Seleccione un tipo de regra .
• Polo tanto, no menú despregable Formato só as celas con , seleccione Texto específico na primeira caixa despregable e seleccione Contén na segunda caixa despregable.
• Na terceira caixa, necesitamos especificar a nosa letra de marca. Poñemos x, xa que queremos marcar a liña de tempo da tarefa con x.
• A continuación, prema en Formato .

• A continuación, na xanela do novo formato, vai á pestana Encher e despois prema no Efectos de recheo .

• A continuación, na xanela Efectos de recheo , seleccione Dúas cores .
• Xusto despois, selecciona a cor que desexes, escollemos Negro e Branco como Cor 2 e Cor 1 .
• A continuación, en Estilos de sombreado, escolla Horizontal .
• A continuación, invariantes, escolla as súas variantes preferidas. Escollemos a franxa do medio.
• Haberá unha xanela de mostra que mostrará como quedaría o formato na folla de traballo.
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• A continuación, na pestana Tipo de letra , escolla a cor desexada. Escollemos Negro para mesturar a letra x co fondo negro.
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• Despois de facer clic en Aceptar, volveremos á xanela Editar regra de formato , nesa xanela. Fai clic en Aceptar .

• Entón volvemos á xanela Xestor de regras de formato condicional .
• Faga clic en Aplicar despois.

• O gráfico Gantt estará listo e visible bastante ben.

Podemos engadir unha barra de desprazamento para un mellor manexo deste diagrama de Gantt .

• Para facelo, faga clic na pestana Desenvolvedor da folla de traballo.
• A continuación, faga clic no comando Inserir , desde omenú despregable e prema na Barra de desprazamento (Desde o control) .

• Despois disto, aparecerá un botón de desprazamento en a folla de traballo.
• Cambia o tamaño do botón de desprazamento e fai clic co botón dereito nel.
• A continuación fai clic en Control de formato .

Na nova xanela Control de formato , na pestana Control , introduza a localización da cela que quere vincular., neste caso, escollemos $E$38 .

• Entón elixe o valor mínimo que desexes, escollemos 3 aquí.
• Entón selecciona o valor máximo que desexes, escollemos nós 400 aquí, xa que estamos lidando con máis de 365 días aquí.
• Escolle cambio incremental como 1, mentres avanzamos día a día.
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• Entón seleccionamos a cela J2 e introducimos a seguinte fórmula para vincular a cela $ E$38 a esta data.

• Despois de introducir a fórmula, o a data segue sendo a mesma. pero agora está conectado á cela $E$38. agora mentres desprazamos a barra de desprazamento, o valor da cela $E$38 aumentará e a data tamén aumentará no as seguintes celas.
• E así funciona correctamente a barra de desprazamento.
• O noso gráfico Gantt xa está completo.

Paso 3 : Crear gráficos de matriz de rendemento

O seguinte paso é crear gráficos de matriz de rendemento baseándose no seguimento dinámico de varios proxectos. EsesOs gráficos daranos unha visión xeral dinámica e axúdanos a xestionar diferentes proxectos nun só modelo. Para completar este paso, necesitaremos axuda das funcións SUMIF e PROMEDIO. .

• Agora abrimos unha nova folla de traballo chamada Rendemento do proxecto .
• A continuación, cree unha táboa como a imaxe de abaixo.

• A continuación, introduza a fórmula na cela F26 :

E arrastra o Recheo de control á cela F28.

• Entón introduce a fórmula na cela G26 :

E arrastre o Recheo de control á cela G28 .

• A continuación, introduza a fórmula na cela H26 :

E arrastra o Recheo de control á cela G28 .

Entón a táboa terá un aspecto así.

• Basicamente o que fixemos é comparar cantos días que cada proxecto debería rematar e seguir o progreso que realmente fixeron. Despois tamén calculamos o traballo que aínda queda para o proxecto.
• A continuación, crearemos un gráfico de barras que mostre as comparacións do progreso dos múltiples proxectos.
• Para facelo vai á pestana de inserción e fai clic en a Columna 100% apilada .

• Cando apareza o gráfico, fai clic na área do gráfico e fai clic co botón dereito do rato no rato. .
• No menú contextual prema en Seleccionar datos .

• A continuación, no SeleccioneFiestra Fontes de datos, faga clic en Engadir .

• A continuación, na nova xanela, seleccione o intervalo de celas en o nome da serie $E$26:$E$28 .
• E como valor da serie seleccione o intervalo de celas $G$26:$G$28 .
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• A continuación, de forma similar ao paso anterior, fai clic no Engadir de novo e seleccione o seguinte intervalo de celas $E$26:$E$28 .
• A continuación, seleccione o intervalo de celas $H$26:$H$28 nos Valores da serie .
• Fai clic en Aceptar despois disto.

• Agora prema no botón Editar para engadir o nome do eixe ao gráfico.

• A continuación, seleccione o intervalo de celas E$26:$E$28 na caixa.

• Agora verás que os nomes dos proxectos están agora presentados no lado dereito do Seleccione a fonte de datos. tamén estará visible no gráfico.

• Fai clic en Aceptar despois disto. .

Agora verá o gráfico en forma completa.

Paso 4: G enerate Dashboard

Para facer unha presentación de estilo veraniego, faremos máis gráficos sobre este paso en base a varios criterios de rendemento que nos axudarán a facer un seguimento dos proxectos de forma eficiente. Utilizarase aquí a función SUMIF .

• Agora, na nova folla de traballo, engadiremos unha nova táboa como se indica a continuación.

• E logo vincula o valor de cantos días pasamos, cantos díaspermanecendo no proxecto total, etc. no intervalo de celas H13 a H16 .
• A continuación, inserimos un gráfico de rosquilla normal desde a pestana Inserir , o gráfico mostrará a configuración predeterminada e escollerá algún valor aleatorio.

• Entón escollemos o intervalo de datos para o gráfico de rosca.
• Para iso facemos clic co botón dereito do rato e en Seleccionar datos .

• A continuación, na nova xanela, prema en Engadir .

• Forme a xanela de selección e seleccione o intervalo de celas $F$7:$ F$8 .

• Despois de facer clic en Aceptar , observa que agora aparece o gráfico de rosquilla cos datos asociados.
• Despois dalgunha modificación, quedará algo así.

• Para engadir por riba disto, engadiremos un Forma Caixa de texto desde a pestana Inserir.

• E coloque a caixa en inactividade da rosquilla e vincule a caixa á cela $H$15 , sabemos que a cela $H$15 mostra a porcentaxe de traballo c completado no proxecto.
• Entón, se por algún motivo os nosos datos cambian, a porcentaxe de finalización do traballo tamén cambiará tanto no gráfico de rosca como no cadro de texto.

• Despois diso, engadiremos os nomes dos xestores do proxecto e a súa matriz de rendemento ao panel.
• Para facelo, engadiremos un menú despregable para avaliar o rendemento de cada xestor en o Gantt